Рахунки-фактури є важливим елементом ведення бізнесу, і знання того, як правильно написати та надіслати рахунок-фактуру, допоможе вам підвищити ефективність і швидше отримувати гроші. Для початку створіть рахунок-фактуру, який містить ваше ім’я та контактну інформацію, ім’я та контактну інформацію вашого клієнта, дати, номер рахунку-фактури, кількість наданих послуг, загальну суму та умови оплати. Коли ви закінчите, надішліть його електронною поштою, поштою або програмним забезпеченням для виставлення рахунків, щоб отримати компенсацію за ваші зусилля.
Що таке рахунок-фактура
Рахунок-фактура - це лист, який компанії надсилають клієнтам з проханням оплатити надані товари та послуги. Щоб рахунок-фактура кваліфікувався як юридична документація, мають бути присутні такі компоненти:
- Контактна інформація для клієнтів і компаній
- Номер заряду
- Дата виставлення рахунку та дата платежу
- Назва та реквізити товарів і послуг
- Сума, сплачена в цілому та за кожну одиницю продукту
- Умови оплати
Як я маю підготувати рахунок-фактуру перед його відправкою?
Завжди повідомляйте своїм клієнтам про особливості покупки, перш ніж надсилати рахунок-фактуру. Ніщо в газеті не повинно їх шокувати чи дивувати.
Сума рахунку є найважливішим аспектом, який слід враховувати. Це легко визначити, оскільки ціни часто фіксовані. Якщо клієнта не влаштовують ваші ділові тарифи, ви можете спробувати домовитися, запропонувавши знижки або знижки.
Потім вкажіть терміни виставлення рахунків і платежу, щоб ваш клієнт знав, коли очікувати рахунок-фактуру та скільки часу він має повернути вам гроші. Просто дайте їм оцінку, якщо ви працюєте над проектом, де час доставки змінюється, щоб вони знали, чого очікувати.
Провівши ці обговорення на ранній стадії, ви можете покращити стосунки зі своїми клієнтами та збільшити ймовірність того, що вони заплатять вам вчасно.
Як надіслати рахунок
#1. Через електронну пошту
Електронна пошта – найшвидший і найзручніший спосіб надсилання рахунків. Щоб уникнути шахрайства, ви можете додати свій рахунок-фактуру у форматі PDF, який не можна редагувати. Крім того, обов’язково чітко й лаконічно опишіть свою компанію та рахунок-фактуру в темі та в тексті електронного листа.
Різні клієнти та споживачі можуть мати різні способи отримання рахунків. Гарною ідеєю може бути виявлення того, чи є конкретна інформація, яку потрібно надати в темі листа, щоб пришвидшити платіж.
#2. Через Snail Mail
Звичайний спосіб надсилання рахунка – поштою або факсом.
Документ необхідно роздрукувати, помістити в конверт, проштампувати та передати особисто або здати на пошті. З різних причин ми вважаємо такий підхід застарілим способом ведення бізнесу.
По-перше, процедура займає багато часу. З часом керування вашим бізнесом відійде на другий план, ніж робота листоношею. По-перше, процедура займає багато часу. З часом керування вашим бізнесом відійде на другий план, ніж робота листоношею.
Через вищу вартість паперу, чорнила та пошти порівняно з іншими способами надсилання чогось звичайною поштою також дорожче. Крім того, використання такої кількості паперу для надсилання простого рахунка-фактури складно для вашої компанії та навколишнього середовища.
#3. Використання програмного забезпечення для виставлення рахунків
Щоб створити рахунок-фактуру, ви можете скористатися однією з багатьох доступних програм для виставлення рахунків, наприклад PayPal. Перевагою використання програмного забезпечення для виставлення рахунків є велика кількість доступних шаблонів і простота брендування.
Клієнти можуть платити вам легше, оскільки вони мають простий доступ до платіжних посилань.
Як надіслати рахунок на PayPal
Щоб зробити рахунок-фактуру PayPal, потрібно кілька елементів. Спочатку ви повинні мати обліковий запис PayPal Business. На щастя, додаткова плата не стягується, і ці облікові записи легко налаштувати. Далі вам знадобиться адреса електронної пошти вашого клієнта. Відповідний файл зображення також потрібен, якщо ви плануєте додати логотип до свого рахунку-фактури.
Дотримуйтесь цих процедур, щоб створити свій рахунок-фактуру після того, як у вас є ці дві або три речі:
- Відкрийте ПК, Mac або iPad і увійдіть у свій обліковий запис PayPal.
- У спадному меню в розділі «Інструменти» виберіть «Виставлення рахунків», а потім натисніть «Створити рахунок».
- Введіть електронну адресу вашого клієнта. У полі «Копія» введіть додаткові адреси.
- Ім’я клієнта та інша інформація буде заповнено автоматично, коли ви натиснете «Додати дані клієнта». А також, при необхідності, адреса відправлення.
- Включіть у список розпродажу конкретні позиції, кількість і ціни. Включіть будь-які несвоєчасні збори або інші додаткові витрати.
- Переконайтеся, що ви двічі перевірили рахунок-фактуру, щоб переконатися в точності.
- Натисніть «Надіслати».
Тепер PayPal створить рахунок-фактуру та повідомить вашого клієнта електронною поштою. Потім ваші споживачі зможуть здійснити платіж за допомогою вибраного способу. Вони можуть використовувати свій баланс PayPal або кредитну чи дебетову картку замість цього.
Як надіслати рахунок на eBay
- Перейдіть на домашню сторінку eBay, увійдіть, натисніть посилання «Мій eBay» у верхньому правому куті та виберіть «Продаж» зі спадного меню.
- Виберіть «Очікує платіж», виділивши посилання «Замовлення» в розділі «Центр продавця».
- Щоб надіслати рахунок-фактуру, натисніть кнопку «Надіслати рахунок-фактуру» внизу екрана після перевірки вартості доставки, вибраного способу доставки та додавання примітки для клієнта на наступній сторінці.
- У відповідному замовленні виберіть «Відправити рахунок. Ви можете переконати покупця негайно сплатити, якщо додасте повідомлення до рахунку-фактури.
- Натисніть «Надіслати рахунок-фактуру», коли закінчите вводити інформацію.
- Після цього вам слід дочекатися відповіді з оплатою від вашого клієнта.
Як надіслати рахунок-фактуру електронною поштою
За допомогою електронного листа з рахунком-фактурою ви можете надсилати цифрові рахунки-фактури своїм клієнтам і гарантувати швидку оплату. Ваш електронний лист щодо рахунку-фактури має бути стисло, чітко та інформативно.
Нижче наведено поради щодо надсилання хорошого рахунка-фактури електронною поштою
Напишіть гарну тему:
]Найважливішим і першим, що побачить ваш клієнт, є тема. Ваші шанси вчасно отримати оплату за рахунком-фактурою збільшаться, якщо ви зробите його лаконічним і по суті. Ваші рахунки-фактури мають містити номер рахунка-фактури, назву проекту та назву підприємства в рядку теми електронного листа.
Виберіть відповідного одержувача(ів):
Щоб надіслати електронний лист із рахунком-фактурою правильним одержувачам, потрібно включити всіх відповідних одержувачів. Наприклад, якщо ви надсилаєте електронний лист із рахунком-фактурою компанії, вам слід скопіювати відповідний відділ, особу, яка надала вам проект, і бухгалтерію.
Додайте всі свої рахунки-фактури:
Не забудьте прикріпити рахунок до свого електронного листа! Ви повинні перетворити його на PDF, якщо ви написали його в Word. Після прикріплення дайте йому назву, яка включає назву вашої компанії та відповідний номер рахунку-фактури.
Виправте тіло електронного листа
Без відповідного речення надсилання рахунку-фактури електронною поштою лише наполовину ефективно. Це некоректна і непрофесійна поведінка. Однак це не повинен бути довгий або показний текст.
Електронний лист із рахунком має бути чітким та інформативним
Ви повинні повідомити свого клієнта про рахунок-фактуру, який було надіслано, і люб’язно попросити його підтримати свою частину угоди, а також подякувати йому за співпрацю.
Як надіслати рахунок фрілансеру
Коли ви працюєте на клієнтів як фрілансер, ви повинні отримувати оплату за виконане завдання. Виставлення рахунків – це найкращий спосіб отримання платежів.
Можливо, ви надали своєму клієнту цінову пропозицію із зазначенням вартості роботи, яку він у вас вимагав. Після завершення вашої роботи вам буде надіслано рахунок-фактуру з детальною інформацією про виконану роботу та сумою платежу, яку ви очікуєте сплатити.
Яка інформація має бути в рахунку-фактурі фрілансера?
Контактна інформація:
Включіть своє ім’я (або, якщо доречно, назву вашої компанії) та адресу. Вкажіть свій номер телефону та адресу електронної пошти на випадок, якщо клієнту знадобиться з вами зв’язатися. Якщо ваша компанія має логотип, додайте його до рахунку-фактури, щоб надати йому більш вишуканого вигляду. Ви також повинні вказати назву та адресу вашого клієнта або компанії вашого клієнта. Вкажіть ім’я особи, яка переглядає їхні рахунки-фактури, якщо ви про них знаєте.
Номер рахунку:
Ви повинні відстежувати номери своїх рахунків-фактур незалежно від того, чи створюєте ви їх вручну, чи використовуєте бухгалтерську програму, яка їх створює. Можливо, вам знадобиться з’ясувати місцезнаходження неоплачених рахунків або відповісти на запити клієнтів щодо вашої роботи як фрілансера. Коли виникають такі запити, організовані записи рахунків-фактур допоможуть вам відповісти. Посилання на номер рахунку гарантує, що і ви, і клієнт обговорюєте ту саму операцію.
Дата видачі та термін виконання:
Дуже важливо вказувати дату виписки на своїх рахунках-фактурах, оскільки це день, коли починається кінцевий термін оплати. Посилання на дату виписки також може допомогти відрізнити один рахунок-фактуру від іншого, якщо ви випадково пронумерували свої рахунки-фактури помилково.
Деталі позиції та сума до сплати:
Розподіл товарів і послуг, які ви надали, є найважливішою інформацією в рахунку-фактурі. Включіть точний розподіл загальної суми заборгованості за кожною позицією в списку, а також опис роботи або товару, які були виконані або доставлені, їх кількість, ціна та ставка.
Процедури оплати:
Зробіть оплату для своїх клієнтів максимально простою. Додайте варіанти вибору для клієнтів, щоб заплатити вам, а також будь-яку необхідну інформацію, щоб вони здійснили цей платіж. Якщо ви приймаєте чеки, обов’язково вкажіть, куди клієнти можуть їх надсилати. Включіть будь-яку електронну адресу, пов’язану з обліковим записом PayPal вашої компанії, і будь-які банківські реквізити, необхідні для банківських операцій.
Додаткові подробиці:
Унизу рахунка-фактури вкажіть будь-які додаткові витрати, знижки або неоднозначні формулювання. Це може бути пов’язано зі штрафними санкціями за прострочення платежу або знижками дострокового платежу.
Як я можу надіслати рахунок-фактуру електронною поштою.
Щоб надіслати рахунок-фактуру електронною поштою, потрібно вказати правильну тему, а потім вибрати відповідного одержувача. Зробивши це, ви повинні додати номер свого рахунку-фактури, а потім переконатися, що ви написали детальний і зрозумілий текст.
Як надіслати простий рахунок-фактуру?
Послідовна нумерація рахунків-фактур — це найпростіший спосіб надіслати простий рахунок-фактуру. Ви можете надіслати рахунок-фактуру 001 як перший, рахунок-фактуру 002 після нього і так далі.
Висновок
Компанії зобов’язані вести облік майже всього. Ключові деталі, як-от дата рахунка-фактури, загальна сума до сплати та чи здійснив клієнт платіж у повному обсязі чи ні, стають миттєво доступними завдяки рахункам-фактурам.
- Як створити та досягти успіху в бізнесі за допомогою PDF-шаблону порожнього рахунку-фактури
- Фінансування рахунків; Визначення, види, плюси і мінуси.
- Безкоштовне програмне забезпечення для рахунків-фактур; 15 найкращих програм для виставлення рахунків у 202 році3.
- Рахунок-проформа; Що таке рахунок-фактура Profoma та приклади?
посилання
