Ніщо в житті не є певним, крім смерті та податків, принаймні так говорить стара приказка. Навіть якщо вам щороку доводиться стикатися з підготовкою податків, це ніколи не стане легшим. Зрештою, мало хто відкриває бізнес, тому що їм подобається заповнювати податкові форми (звичайно, якщо вони не займаються бухгалтерією). Ви самі вирішуєте, наскільки великим буде неприємний податковий сезон. Підприємства, які готуються до податкового сезону, збираючи всі необхідні документи та записи заздалегідь (і, можливо, навіть залучаючи податкового експерта, щоб допомогти з поданням), матимуть мінімальний час простою. Якщо ви не зберете дані завчасно, ви будете напружені, намагаючись знайти важливі папери та електронні листи, щоб дотриматися термінів подання. У цій статті ми обговоримо, для чого W9 використовується в бізнесі, в некомерційній організації та як заповнити форму.
Що таке W9?
Форма W9 – це форма IRS, яка використовується для надання податкового ідентифікаційного номера (TIN) особи її платнику або будь-якій особі, відповідальній за подання інформації в IRS. Форма W9 за повною назвою називається Запит на отримання ідентифікаційного номера платника податків і форми сертифікації.
W9 використовується компанією для звітування про платежі підрядникам, фрілансерам та іншим постачальникам до Служби внутрішніх доходів. Яку форму (W-9 чи W-4) потрібно заповнити? Відповідь буде різною, якщо ви незалежний підрядник чи найманий працівник.
Крім того, запит на ідентифікаційний номер платника податків і сертифікат, або форму W9, використовується підприємством для отримання податкової інформації від фрілансерів, консультантів та інших постачальників. Форма W-9 має бути заповнена підрядником або постачальником і надіслана компанії, яка їм платить.
Яка інформація міститься у формі W-9?
Ваше ім’я, як воно вказано у вашій податковій декларації, йде в першому рядку. Цей розділ простий, якщо ви фізична особа і реєструєте свої доходи за контрактом у Розкладі C «Прибуток або збиток від бізнесу». Ваше власне ім’я має бути в рядку 1, якщо ви є одноосібним власником або одноосібним підприємством з обмеженою відповідальністю (ТОВ). Якщо ви подаєте заявку як товариство, ТОВ із численними членами, корпорацію C або S, використовуйте юридичну назву компанії.
Крім того, якщо у вас є бізнес, ви можете вказати його тут, у другому рядку. У рядку 2 одноосібні підприємці та товариства з обмеженою відповідальністю з одним учасником повинні вказати свій бізнес або ім’я «ведуть бізнес як» (DBA). У рядку 2 партнерство, ТОВ з кількома учасниками, корпорація C або компанія S повинні вказати свою торгову назву, DBA або інші альтернативні назви.
У третьому розділі ви вкажете, як фізична особа або підприємство в рядку 1 оподатковується федеральним урядом. Виберіть лише один. Якщо ви виберете опцію «Товариство з обмеженою відповідальністю», вам доведеться обґрунтувати податковий статус свого підприємства. Ви можете вибрати між:
- Траст/Маєток
- Фізична особа/Приватний підприємець або одноосібне ТОВ
- S Corporation
- LLC
- C корпорації
- Партнерство
У рядку 4 ви можете вставити код, щоб пояснити, чому ви звільнені від додаткового утримання податку.
Крім того, ваша адреса має міститися в рядку 5. Будь ласка, надайте свою повну адресу, включаючи будь-які номери квартир або апартаментів. Ваша адреса (місто, штат і поштовий індекс) указана в рядку 6. IRS надішле ваш номер 1099-NEC або 1099-MISC на цю адресу. Крім того, якщо ви збираєтеся подавати свої податки, ви захочете включити ці дані.
Кому потрібно заповнити W9?
Форму W9 має заповнити будь-який незалежний підрядник, чий річний заробіток перевищує 600 доларів США. W9 також вимагається від усіх, хто отримує понад 600 доларів США неоподатковуваного річного доходу від роялті, орендної плати, призів і нагород.
Замість того, щоб подавати W9 до IRS, компанія, яка запитує, зберігає їх у файлі для податкового часу. Форму W9 вимагають такі ситуації:
- Кредитори часто відмовляються або значно зменшують боргові зобов’язання, такі як залишки на кредитній картці та виплати відсотків по іпотеці.
- Коли компанії потрібно найняти працівника, який принесе дохід понад 600 доларів, вона звертається до незалежних підрядників.
- Операція з нерухомістю, наприклад продаж будинку чи іншого майна, в якій бере участь платник податків.
- Фінансова установа, яка керує інвестиційним портфелем платника податків.
Як заповнити W9
Не хвилюйтеся, якщо заповнення податкових форм викликає у вас бажання; Форма W-9 є одним із найпростіших документів IRS. Ми покажемо вам правильний спосіб завершити це. На веб-сайті IRS є всі сторінки для форми W-9. Крім того, форма IRS може мати власний унікальний набір інструкцій. Ось декілька простих кроків, як заповнити W9.
#1. W-9, лінія 1
Введіть своє ім’я точно так, як воно вказано у вашій податковій декларації.
#2. W-9, лінія 2
Якщо назва вашої компанії або «юридичної особи» відрізняється від тієї, яку ви використали на кроці 1, вставте її сюди. Якщо ви одноосібний власник, але не хочете використовувати власне ім’я під час просування своєї компанії, ви можете використовувати вигадане ім’я, «ведучи бізнес як» будь-що інше. Це місце, щоб ввести цей псевдонім.
Одноособові товариства з обмеженою відповідальністю часто залишаються без уваги. Крім того, ніколи не використовується класифікація приватних підприємців і корпорацій S як неврахованих організацій.
#3. W-9, лінія 3
Будь ласка, вкажіть, чи є ваша фірма одноосібним підприємцем, партнерством, корпорацією, товариством з обмеженою відповідальністю, трастом, нерухомістю чи «іншим» для цілей федерального оподаткування. Слід вибрати лише одну категорію, тому переконайтеся, що ви відзначили правильний прапорець.
Крім того, у рамках інструкцій щодо форми W9 IRS надає зведену таблицю, яка допоможе вам вирішити, яку ділову організацію внести до списку.
#4. W-9, лінія 4
Винятки. Ймовірно, ви просто залишите ці поля порожніми. Однак існують наступні два випадки:
- У деяких випадках необхідно використовувати поле «Код звільненого одержувача», щоб вказати, що одержувач звільнений від додаткового утримання податку, як, наприклад, у випадку корпорацій. Звільнені одержувачі та їхні відповідні коди, а також категорії платежів, для яких потрібні ці коди, детально описані в інструкціях щодо форми W-9. Корпорації, які отримали відсотки або дивіденди, вносять код «5» у W-9.
- Поле «Звільнення від коду звітності FATCA» призначене для одержувачів, які звільнені від подання податкових декларацій відповідно до Закону про дотримання податкових вимог щодо іноземних рахунків (FATCA). Більшість незалежних підрядників не підходять ні до однієї з цих категорій.
#5. W-9, рядки 5-6
Потрібно вказати адресу, місто, штат і поштовий індекс. Використовуйте поштову адресу, зазначену у вашій податковій декларації. Для простоти припустімо, що ви приватний підприємець, який орендує офісне приміщення, але подає податки, використовуючи домашню адресу. У цьому випадку ви повинні вказати свою домашню адресу у формі W-9, щоб IRS легше зіставила ваші номери 1099 і 1040.
Крім того, форма W9 може бути єдиним механізмом, за допомогою якого компанія отримує ваші особисті дані. Коли ви зареєстровані як постачальник у їхніх записах, ця інформація може бути введена в їхню систему бухгалтерського обліку, і ви можете отримати свої податкові форми 1099 або інші податкові форми поштою на цю адресу.
#6. W-9, лінія 7
Ідентифікація запитувача за ім’ям та поштовим індексом необов’язкова. Поставте прапорець у цьому полі, якщо вам потрібен запис організацій, яким ви надали свій податковий ідентифікаційний номер.
Крім того, у нижній частині цієї першої частини форми W-9 ви можете включити номери рахунків, якщо це необхідно. Щоб ідентифікувати конкретного користувача в системі клієнта, вкажіть тут номер його рахунку. Вас можуть попросити, наприклад, заповнити форму W-9. Оскільки ви є постачальником №45 у їхній системі, вас можуть попросити вписати тут цей номер.
#7. W-9, частина I
Податкове управління США називає наступний розділ частиною I. Якщо ви одноосібний власник, введіть тут свій номер соціального страхування; якщо ви є корпорацією чи іншою юридичною особою, надайте свій ідентифікаційний номер роботи (EIN).
Хоча деякі приватні підприємці мають EIN, IRS радить окремим особам використовувати свої SSN під час заповнення форми W-9. Якщо ви подаєте податки, використовуючи свій номер соціального страхування, це спростить зіставлення будь-яких номерів 1099, які ви отримуєте, із вашою податковою декларацією.
Що робити, якщо ви ще не маєте EIN для своєї компанії? Форма W-9 все ще доступна для заповнення. Податкове управління США просить платників податків заповнити заяву про ідентифікаційний номер платника податків і вказати «заявлено» у відповідному полі. Доки ви не надасте цей номер, з вас буде додатково утримуватися податок, тож отримайте його якнайшвидше. Веб-сайт IRS – це місце, куди ви повинні звернутися, щоб подати заявку на EIN. Щоб отримати додаткову інформацію про додаткове утримання, зверніться до частини ІІ кроку 8 нижче.
#8. W-9, частина II
Перш ніж підписати форму W-9, ви повинні перевірити точність інформації, наданої в частині II. Якщо ви свідомо подасте неправдиву податкову декларацію, ви можете зіткнутися із серйозними наслідками, включаючи штрафи та, можливо, тюремне ув’язнення. Перед підписанням форми W-9 ви повинні присягнути (під страхом покарання за неправдиві свідчення), що наведені нижче заяви є правдивими.
- Я підтверджую, що вказаний тут ідентифікаційний номер платника податків є моїм (або що я зараз подаю заявку на його отримання). Потрібно використовувати офіційні ідентифікаційні номери платників податків. Брехня під присягою з використанням «позиченого», викраденого або сфабрикованого податкового номера тягне за собою суворе покарання.
- Мені не потрібно турбуватися про додаткове утримання податку, оскільки (a) закон спеціально звільняє мене від цього, (b) IRS не повідомило мене про те, що мені потрібно повідомити про всі свої відсотки та дивіденди, або (c) IRS повідомило що я більше не підлягаю додатковому утриманню податку.
- Я законний резидент або громадянин Сполучених Штатів. Якщо ви законний постійний житель, ви в безпеці. Служба внутрішніх доходів також класифікує як «особу США» будь-яке домашнє майно або домашній траст, а також будь-яке партнерство, корпорацію, фірму чи асоціацію, сформовану або структуровану відповідно до законодавства США. Уважно прочитайте інструкції щодо форми W-9, якщо ваш бізнес є партнером іноземного партнера. Форма W-8 або форма 8233 може знадобитися особам, які не є громадянами США.
- Я підтверджую, що код(и) винятків FATCA, які я надав у цій формі, є правильними. Це, що стосується Закону про дотримання податкового законодавства на іноземних рахунках, напевно, не те, на чому вам потрібно наголошувати.
Для чого W9 використовується в бізнесі?
Інформація, подана у формах W9, використовується компаніями для підготовки та подання форми 1099, податкової декларації, яка використовується незалежними підрядниками для реєстрації доходів, а також IRS для моніторингу звітності про доходи, отримані непрацівниками.
Роботодавці, які мають працівників, юридично зобов’язані за законом утримувати частину зарплати своїх працівників для оплати соціального страхування та медичної допомоги. Однак незалежні підрядники несуть відповідальність за заповнення власних декларацій про податок на прибуток і часто не мають податків, які утримуються з їх заробітної плати. Через це компанії повинні видавати форму 1099 усім фрілансерам, консультантам і незалежним підрядникам, яким за певний податковий рік виплачено понад 600 доларів США.
Рекомендується, щоб усі незалежні підрядники, наприклад, підготували повністю заповнену форму W9 до початку роботи з вашим бізнесом. Це підтверджує легітимність підрядника та надає вашій компанії дані, необхідні для цілей бухгалтерського обліку та звітності.
W9 для неприбуткових організацій
Багато керівників у некомерційному секторі, ймовірно, будуть розчаровані тим фактом, що їхнім організаціям потрібно практично дихати бюрократією, щоб зберегти свій статус звільненого від податків і досягти своїх цілей. Крім того, читайте ЯК СПОЧИТИ НЕКОМЕРЦІЙНУ ОРГАНІЗАЦІЮ У 2023 РОЦІ: Покрокова інструкція.
Хоча некомерційна версія форми W9 додає ще одну форму до нескінченної купи, принаймні її легко зрозуміти та заповнити.
Що таке форма W9 для неприбуткових організацій?
«Запит на отримання ідентифікаційного номера платника податків і сертифіката» (форма W-9) – це документ, який слід використовувати, коли інша компанія або державна установа запитує TIN вашої неприбуткової організації. Під час реєстрації в IRS для отримання EIN за допомогою форми SS-4 неприбуткова організація одночасно отримує номер TIN. Хоча це найважливіша частина даних, що передаються, форма також містить:
- Назва вашої некомерційної організації
- Адреса організації
- Тип сутності
- ІПН організації
Що таке W9, що використовується для неприбуткових організацій
Якщо вашій некомерційній організації потрібно надати свій ідентифікаційний номер платника податків (та інформацію, що до нього додається) іншій організації, щоб вона могла подати інформаційну декларацію до IRS, вам потрібно буде заповнити форму W9. Ідентифікаційний номер платника податків (ІПН) вашої компанії може знадобитися для різних цілей, наприклад:
- Ви отримуєте гроші від іншої компанії.
- Організаційні та нерухомі переходи
- Виплата основної суми іпотеки
- Купівля, продаж або відмова від власності
- Звільнення від боргів
- Інвестування в пенсійний внесок
Як заповнити W-9 для некомерційної корпорації
Нижче описано, як заповнити відповідні розділи форми W9 для некомерційної корпорації.
- Ім'я Укажіть повну офіційну назву організації, як вона вказана в IRS 990s та інших організаційних документах.
- Назва компанії/неврахована назва організації. Ви повинні включити тут «dba» або торгову назву, якщо ваша некомерційна організація працює під псевдонімом, відмінним від зазначеного в статуті. Залиште це поле порожнім, якщо ваша організація не використовує базу даних.
- Федеральна податкова класифікація. Виберіть «інше» та напишіть «Некомерційна корпорація звільняється від оподаткування відповідно до розділу кодексу IRS ____». для призначення федерального податку. Введіть 501(c)(3), щоб дізнатися, чи ваша організація звільнена від податків.
- Винятки. Введіть тут код, щоб уникнути подання додаткового звіту про утримання податку або звіту про дотримання податкового законодавства з іноземних рахунків. Компанії, які відповідають вимогам розділу 501(c)(3) Кодексу внутрішніх доходів, можуть ігнорувати цей розділ. Перегляньте інструкції для форми W-9 IRS або поговоріть з бухгалтером, якщо у вас виникнуть запитання щодо звільнень.
- Адреса. Будь ласка, заповніть наступні розділи, вказавши поштову адресу вашої організації.
- Ідентифікаційний номер платника податків. Для цілей федерального оподаткування ІПН або EIN некомерційної організації схожий на номер соціального страхування особи. Заповнивши форму SS-4 IRS, ваша некомерційна організація отримає EIN, якщо вона його ще не має. EIN можна надіслати онлайн і отримати миттєво. Якщо у вас є EIN, ви можете заповнити форму W-9 із цією інформацією. Ви можете вказати «applied for» у формі W-9, якщо ви подали заявку на EIN, але ще не отримали його. Не вказуйте свій номер соціального страхування у відповідних місцях.
- Сертифікація. В декларації вкажіть своє ім'я та дату. Ви можете бути впевнені, що з вас не було додатково утримано податку, оскільки ви вказали правильний ідентифікаційний номер платника податків.
Чи W9 те саме, що 1099?
Підрядники заповнюють форму W-9, щоб надати свою інформацію компанії, в якій вони працюють, а компанія потім використовує цю інформацію, щоб заповнити форму 1099, щоб повідомити про річний прибуток підрядника до IRS.
Як W9 вплине на мої податки?
Роботодавець не буде утримувати ваші податки, якщо ви подасте W-9. Ви повинні переконатися, що державі сплачуються правильні податки. Однак ви також повинні покривати половину податків на соціальне страхування та Medicare як роботодавця, так і працівника.
Висновок
Якщо ви працюєте за контрактом, фрілансером або індивідуальним підприємцем, вам потрібна форма W9, щоб подати податкову декларацію. Ваш роботодавець не зобов’язаний утримувати будь-які податки з вашої зарплати, і, заповнюючи W9, ви підтверджуєте, що несете відповідальність за це самостійно.
Однак ви не повинні подавати цю форму до Служби внутрішніх доходів. Ви доставляєте його роботодавцям-замовникам. Заповнити W9 просто, але ви завжди повинні робити останню перевірку, щоб переконатися, що все правильно. Якщо вам потрібна допомога з розумінням ваших податкових форм, ви можете проконсультуватися з податковим спеціалістом.
Питання і відповіді
Чи можу я відмовитися від заповнення W9?
Так, ви маєте право відмовитися від заповнення форми W-9, якщо у вас є сумніви щодо легітимності компанії, яка її запитує. Не поспішайте заповнювати W-9, якщо компанія не використовує її для цілей оподаткування. Крім того, працівники, які працюють повний робочий день, звільнені від заповнення форми W-9.
Що трапиться, якщо я не подам W9?
За кожну форму, яка не відображається, може бути накладено штраф від 50 до 270 доларів США. Однак, якщо ви одержувач платежу, підрядник або постачальник компанії, ви повинні заповнити форму W-9 або зіткнетеся з потенційними штрафами IRS.
Скільки можна заробити без W9?
Будь-яка особа або організація, яка отримує понад 600 доларів США у вигляді платежів від вашого малого бізнесу протягом певного податкового року, повинна заповнити форму W-9.
Чому комусь потрібен W9 від вас?
Щойно ви починаєте працювати з клієнтом або організацією як підрядник, вони повинні попросити у вас форму W-9. Інформація у формі повідомляє стороні, яка наймає, чи потрібно їй подавати 1099 від вашого імені до IRS.
Подібні статті
- ЯК ЗАПОВНИТИ W9: ВИЗНАЧЕННЯ ТА ЯК ЙОГО ЗАПОВНИТИ.
- БУХГАЛТЕРІЯ В НЕКОМЕРЦІЙНИХ ОРГАНІЗАЦІЯХ: найкращі послуги та програмне забезпечення
- НЕКОМЕРЦІЙНІ ПОЗИКИ: що це таке, як це працює та все, що вам потрібно
- ЯК ОТРИМАТИ НОМЕР EIN: Детальний посібник
- Обліковий запис продавця з високим ризиком: найкращі процесори для обробки облікових записів продавця з високим ризиком у 2023 році
Посилання
