Рахунки-фактури є важливою частиною будь-якого бізнесу. Вони використовуються для відстеження продажів, реєстрації платежів і керування запасами. Але що таке рахунок-фактура? І яку інформацію він повинен містити?
У цій статті ми відповімо на всі ваші запитання щодо рахунків-фактур. Отже, незалежно від того, чи є ви власником бізнесу, який не знайомий із рахунками-фактурами, чи просто шукаєте оновити знання, читайте далі, щоб дізнатися все, що вам потрібно знати.
Що саме таке рахунок-фактура
Рахунок-фактура — це комерційний документ із міткою часу, у якому перераховуються особливості операції між покупцем і продавцем і фіксуються її дані. Рахунок-фактура часто деталізує умови договору та перераховує прийнятні форми оплати, якщо товари чи послуги були придбані в кредит.
Основи рахунку-фактури
Рахунок-фактура має чітко ідентифікувати себе як такий на лицьовій стороні документа. Він часто має номер рахунка-фактури, характерний ідентифікатор, який можна використовувати як для внутрішніх, так і для зовнішніх посилань. У рахунках-фактурах часто міститься контактна інформація продавця чи постачальника послуг на випадок, якщо виникнуть проблеми з оплатою.
У рахунку-фактурі можуть бути вказані умови оплати разом із будь-якими застосовними знижками, інформацією про достроковий платіж або фінансовими витратами за прострочені платежі. Тут також відображається вартість кожної одиниці, загальна кількість придбаних одиниць, витрати на транспортування, обробку та доставку, а також будь-які відповідні податки, а також вказується загальна сума заборгованості.
Значення дати рахунку-фактури
Дата рахунка-фактури вказує на час і дату виставлення рахунку за товари та офіційного документування транзакції. Оскільки дата рахунка-фактури визначає кредитний період і термін оплати рахунку, вона містить важливу інформацію про платежі. Це особливо важливо для підприємств, які надають кредити. Фактичний термін сплати рахунку-фактури зазвичай становить 30 днів після дати виставлення рахунку-фактури. Подібно до цього, компанії, які надають клієнтам можливість повернути речі, зазвичай мають кінцевий термін, який базується на певній кількості днів після підтвердження покупки, як зазначено в рахунку-фактурі.
Електронне виставлення рахунків
З початку комп’ютерної ери людям і підприємствам стало простіше покладатися на електронні рахунки-фактури як альтернативу паперовим паперам. Електронне виставлення рахунків-фактур, часто відоме як електронне виставлення рахунків, — це тип електронного виставлення рахунків, який використовується для створення, зберігання та відстеження записів, пов’язаних із транзакціями між сторонами, і гарантії дотримання умов їхніх контрактів.
Для чого служить рахунок-фактура
Рахунки-фактури — це більше, ніж просто формальний запис, який містить деталі, необхідні для запиту платежів від клієнтів. Вони можуть допомогти вам підтримувати організованість і професійний вигляд під час подання податків. Ось основні обґрунтування необхідності рахунків-фактур:
#1. Полегшує точне ведення бухгалтерського обліку
Щоб допомогти відстежувати продажі, рахунки-фактури відстежують надходження грошей. Вони записують, коли продукт був проданий або коли проект був завершений, разом із сумою зароблених грошей. Ця інформація необхідна для ведення точного бухгалтерського обліку та сумування доходів і витрат для визначення таких важливих показників, як чистий прибуток, чиста маржа та коефіцієнт оборотності активів.
#2. Пропонує юридичний захист
Що б ви зробили, якби клієнт помилково заявив, що ви не доставили продукцію, як обіцяли? Або що, якщо клієнт відмовився платити вам за надані вами послуги?
Вас рятує професійний рахунок-фактура, який функціонує як юридичний документ. Правильні рахунки-фактури можуть захистити вашу компанію від необґрунтованих претензій. Клієнти зазвичай без проблем оплачують непідписані рахунки.
Однак рахунки-фактури повинні мати підпис, щоб вважатися офіційними, якщо ви хочете, щоб вони вважалися юридичними документами. Підтвердженням того, що обидві сторони зрозуміли правила ведення бізнесу та погодилися їх дотримуватися, є підписаний рахунок-фактура з усією необхідною інформацією. Він служить надійним записом транзакції, який підтверджує право продавця на компенсацію.
#3. Спрощує підготовку податків
Рахунки-фактури підтверджують інформацію, яку ви включаєте у свої податкові форми, і є надійним джерелом даних для перевірок. Коли ви документуєте та зберігаєте всі свої рахунки-фактури, подання податкової декларації стає безпроблемним процесом у будь-якій країні. Наприклад,
Служба внутрішніх доходів (IRS) Сполучених Штатів рекомендує підприємствам зберігати документацію, необхідну для підтвердження доходів, кредитів і відрахувань, зазначених у деклараціях про податок на прибуток, щонайменше протягом семи років після дати подання декларацій. IRS має право перевіряти декларації та просити надати будь-які підтверджуючі документи. Точна податкова звітність і готовність до аудиту є простими, якщо ваша компанія веде організований облік своїх рахунків-фактур.
#4. Допомога з бізнес-аналізом
Оскільки рахунки-фактури служать записом здійснених вами продажів, вони містять такі важливі деталі, як ціни за одиницю ваших продуктів або послуг, загальна сума та дати здійснення транзакцій тощо. Ці записи дають вам інформацію про покупки споживачів тенденції, платіжні звички та періоди пікових покупок.
Бестселери, епохи часу та багато іншого. Прогнозування попиту та створення ефективної маркетингової тактики допоможе вам налаштувати ваш інвентар так, щоб потрібним клієнтам обслуговувалися потрібні продукти в потрібний час.
Види рахунків-фактур
Ось кілька типових форм рахунків-фактур:
#1. Зразок рахунку-фактури
Це рахунок-фактура, який продавець надсилає покупцеві перед тим, як він пропонує будь-які продукти чи послуги. Він містить факти про очікувану вартість продукту чи послуги, заплановану дату доставки та іншу інформацію про доставлені товари. Після того, як покупець перегляне проформу-фактуру та дасть своє схвалення, продавець приступить до доставки товару.
#2. Рахунок на продаж
Продавець надає покупцеві рахунок-фактуру для отримання оплати за товари та послуги, придбані покупцем. Він містить інформацію про постачальника, адресу покупця, дату доставки товару, умови оплати, товари та їхню ціну, а також загальну суму до сплати. Крім того, він містить платіжні реквізити, наприклад інформацію про банківський рахунок, що спростить платежі для покупця.
#3. Неоплачений рахунок
Зазвичай покупцеві надсилається рахунок-фактура, в якому також вказується кінцевий термін оплати. Коли покупець отримує рахунок-фактуру за придбані ним товари та не сплачує рахунок-фактуру протягом відведеного терміну. У такому випадку рахунок-фактура стає простроченим.
#4. Оплачено за повним рахунком
Комбінований рахунок-фактура надсилається постачальником щоразу, коли споживач здійснює з ним кілька операцій. Він збирає всі рахунки для цього конкретного клієнта та об’єднує їх у єдиний документ із усією сумою. Оскільки йому не доведеться оплачувати кожен рахунок окремо, це заощадить масу часу покупця.
#5. Пам'ятка про виведення готівки
Кредит-авизо видається покупцеві в тих випадках, коли продавець винен гроші. Це лист, написаний покупцеві, з підтвердженням суми грошей, яку продавець йому винен. Покупець може використовувати цей вид кредиту для подальших операцій.
Рахунок-фактура проти розписка
Рахунок — це виписка продавця із зазначенням суми, що підлягає сплаті за придбані в нього продукти чи послуги. У сценарії B2C, наприклад у ресторані чи торговій точці, очікується, що клієнт оплатить рахунок одразу. Навпаки, рахунки до оплати використовуються в транзакціях між компаніями, щоб відобразити суму, яку споживачі винні за продукти та послуги, які були придбані в кредит і мають бути сплачені до певної дати. Він може складатися з рахунків за комунальні послуги, рахунки за телефон та рахунки за послуги. Рахунки використовуються як юридичний доказ транзакції, як і рахунки-фактури.
Чим квитанція відрізняється від рахунків-фактур
Обидва терміни «квитанція» та «рахунок-фактура» стосуються одного й того самого документа, у якому детально описано борг, що виник під час господарської операції. Незалежно від того, покупець ви чи продавець, це має різницю в тому, як це розглядається.
#1. Залежно від точки зору
Покупець отримає рахунок-фактуру від постачальника, який вимагає оплату як рахунок. Наприклад, позаштатний дизайнер може видати своєму клієнту рахунок-фактуру після виконання роботи відповідно до контракту. Отриманий документ слугував би рахунком клієнта. Підсумовуючи, надсилання рахунка означає запит грошей, а отримання рахунку означає оплату придбаного товару(ів).
#2. Враховуючи умови оплати
На додаток до цього, орієнтовний термін оплати клієнта також має значення. Небагато компаній і постачальників, особливо в середовищі B2B, надають товари чи послуги в кредит, що дозволяє клієнтам купувати їх і платити постачальнику пізніше відповідно до визначених умов оплати. За таких обставин постачальник виставляє рахунок-фактуру після доставки продуктів або послуг.
Основна відмінність між рахунком-фактурою та квитанцією
Квитанції та рахунки-фактури служать записами продажів і зазвичай містять однакові дані. Коли вони надаються та як вони використовуються для цілей бухгалтерського обліку, це має значення. Квитанція надсилається після отримання платежу від клієнта, а не перед виставленням рахунка-фактури для запиту оплати від клієнта.
Для чого використовується рахунок-фактура
Рахунок-фактура - це заява, яка дозволяє вашій компанії отримати компенсацію за надані нею продукти та послуги. Рахунок-фактура конкретно містить назву товару, який купує покупець, а також його ціну та умови оплати. Максимальний проміжок часу, який покупець має надіслати гроші, які він винен, зазвичай називають терміном платежу. Наприклад, якщо продукти та послуги купуються в кредит, умови оплати рахунків-фактур визначають, як далеко в майбутньому кредит буде дійсним.
Яка мета рахунку-фактури
Основне призначення рахунку-фактури — служити доказом покупки. Виставлення рахунків також служить іншим цілям і пропонує інші переваги, такі як:
- Щоб відстежувати запаси: Підприємства можуть відстежувати поточні та майбутні потреби в інвентарі за допомогою рахунків-фактур.
- Бухгалтерія: Рахунки-фактури фіксують, кому, коли та за скільки було продано товар чи послугу. Це полегшує відстеження платежів як для покупців, так і для продавців.
- Юридичне обґрунтування: Рахунки-фактури використовуються як офіційний документ про особливості контракту між двома сторонами. Вони захищають компанію від будь-яких потенційних помилкових судових процесів.
- Податкові декларації: Ведення точного обліку ваших рахунків-фактур допомагає компанії реєструвати доходи та точно розраховувати податки.
- Аналітика в бізнесі: Вивчаючи рахунки-фактури, ви можете дізнатися про найпопулярніші товари та послуги, сезони найбільшої активності покупок, типові моделі покупок клієнтів і багато іншого. Згодом це допоможе вам створити прибуткові маркетингові плани для вашої компанії.
Примітка до рахунку-фактури
Попередня назва цього параметра: примітка в нижній частині рахунка-фактури.
Мета
Використовуючи цю функцію, ви можете додати примітку внизу свого рахунку-фактури. Це може бути простий лист подяки для ваших клієнтів або він може містити вподобання платежу чи інформацію про компанію. Інформація, яку ви надаєте своїм клієнтам у примітках до рахунків-фактур, може знадобитися їм для перегляду чи оплати рахунків-фактур. Ви можете додати зазначені нотатки за допомогою цього параметра. Ви можете включити оцінку внизу рахунків-фактур, які надсилаєте клієнтам, використовуючи примітки до кошторису. Примітки до оцінок зазвичай включають інформацію про спосіб оплати, умови оплати тощо.
- Натисніть кнопку профілю, виберіть Налаштування, а потім натисніть Примітка до рахунку-фактури. Ви також можете скористатися панеллю пошуку або областю «Категорії» зліва, щоб знайти його.
- Заповніть поле своєю приміткою, якщо потрібно, а потім натисніть «Зберегти».
Чи означає рахунок-фактура оплату?
Рахунок-фактура — це вимога на оплату, яку продавець надсилає (фізично чи в електронному вигляді) після продажу товарів чи послуг, але до здійснення платежу. По суті, рахунки-фактури призначені для того, щоб переконатися, що ваша компанія отримує гроші.
Чи є рахунок-фактура квитанцією?
Квитанція надсилається після отримання оплати від клієнта, а не раніше. Для запиту оплати від клієнта використовується рахунок-фактура. Квитанцію зазвичай видають лише клієнтам, які здійснили повні платежі.
Що таке рахунок-фактура з прикладом?
Паперова квитанція з магазину або онлайн-запис з електронного продавця є прикладами документів, які зберігають записи про транзакцію між покупцем і продавцем. Виставлення рахунків є життєво важливим компонентом внутрішнього контролю та аудиту бухгалтерського обліку.
Чи означає рахунок-фактура, що ви повинні гроші?
Інформація про те, скільки грошей заборгував клієнт, міститься в рахунку-фактурі. Компанія, яка передала клієнту свої товари чи послуги, вважає цей папір рахунком-фактурою. Отримавши цей рахунок-фактуру, клієнт записує його як рахунок, який необхідно оплатити.
Як зробити власний рахунок-фактуру?
- Забрендуйте свій рахунок-фактуру
- Включіть полірований заголовок
- Надайте детальну інформацію про рахунок-фактуру
- Включіть дату
- Опишіть предмети або послуги, які були надані.
- Включіть податкову інформацію та підкресліть загальну суму до сплати.
- Включіть умови оплати.
- Включіть пояснення та умови в примітках.
Кому потрібен рахунок?
Щоб переконатися, що їхні клієнти їм платять, підприємства повинні виставляти рахунки-фактури. Завдяки тому, що в них детально описано надані послуги та гроші, що виплачуються, рахунки-фактури є юридично зобов’язуючими контрактами між компанією та її клієнтами. Крім того, рахунки-фактури підтримують фінансовий менеджмент і відстеження продажів фірм.
Висновок
Незалежно від того, наскільки чудовим є ваш продукт або послуга, вам буде важко утримати клієнтів, якщо ваше постпроектне управління буде поспішним і недбалим. З іншого боку, ви зможете швидше отримувати гроші, більш вміло керувати своїми рахунками та ефективніше розширювати свій бізнес, як тільки ви зрозумієте процедуру виставлення рахунків.
Статті по темі
- БУХГАЛТЕРСЬКИЙ РАХУНОК-ФАКТУРА: визначення, як його записати та безкоштовне програмне забезпечення
- БЕЗКОШТОВНИЙ ОНЛАЙН-ГЕНЕРАТОР КВИТАНЦІЙ; Як створити квитанцію онлайн безкоштовно
- ФАЛЬШИВА КВИТАНЦІЯ: визначення, як її розпізнати та зробити
- Топ безкоштовних бухгалтерських програм для малого бізнесу 2023 року (оновлено)
- УМОВИ ОПЛАТИ: як використовувати найкращі умови оплати
посилання
