Метод періодичної інвентаризації — це техніка управління запасами, яка дозволяє малим підприємствам роздрібної торгівлі відстежувати свої запаси. У випадку системи інвентаризації, яка працює на періодичній основі, будь-які зміни запасів повідомляються лише на циклічній основі, найчастіше наприкінці кожного місяця або року. Тому організації, які використовують періодичну інвентаризацію, роблять це в різні періоди часу, а не відстежують втрату або прибуток товарів щоразу, коли відбувається фінансова операція. У цій статті ми обговоримо приклад системи періодичної інвентаризації, облік і різницю між системою постійної інвентаризації.
Однак, щоб повністю зрозуміти систему періодичної інвентаризації, ми повинні спочатку зрозуміти, що таке періодична інвентаризація.
Що таке періодична інвентаризація?
Періодична інвентаризація — це процес оцінки запасів, який регулярно виконується в бухгалтерському обліку. Наприкінці кварталу підприємства фізично підраховують свою продукцію та використовують інформацію для збалансування своєї головної книги. Потім корпорації використають залишок на початку наступного терміну.
За системою постійного перегляду та системою періодичного перегляду для управління запасами застосовуються різні методи обліку. Наприкінці року корпорація проводить інвентаризацію, щоб визначити суму для періодичної інвентаризації. Місячна та квартальна звітність у середині року базується на оцінках. Коли корпорація купує продукти для перепродажу, бухгалтери не оновлюють інвентаризацію в обліковому записі головної книги. Натомість покупки, зроблені за допомогою тимчасового рахунку, списуються. Кожного нового календарного року тимчасовий рахунок матиме свіжий порожній баланс. Крім того, в кінці року бухгалтер перераховує кошти на окремий рахунок.
Контра-рахунок у головній книзі - це місце, де компанія повинна реєструвати будь-які готівкові або кредитні диспропорції, які виникають у результаті покупки. Призначення контррахунка, який можна включити у фінансову звітність, полягає в тому, щоб виступати в якості противаги до головної книги. Рахунки повернення покупок, надбавок і знижок на покупки є двома типами контрарахунків. Сума цих двох книг представляє загальну витрачену суму.
При періодичному контролі запасів витрати на доставку залишаються на окремому рахунку від запасів. Вони відстежують витрати, пов’язані з рахунками «Вхідні вантажні перевезення» або «Перевезення» для вхідних запасів. З часом ці витрати підвищать балансову вартість їхніх запасів.
Як працює періодична інвентаризація?
Термін «запаси» використовується для опису матеріалів і готової продукції, які підприємство має в наявності та може продати. У ході звичайної діяльності більшість компаній підтримуватимуть певний рівень запасів. Враховуючи його важливість як джерела доходу, він входить до числа найцінніших активів компанії.
Існує кілька методів, за допомогою яких підприємства можуть відстежувати рівень своїх запасів. Одним із прикладів є система підрахунку через регулярні проміжки часу. Ця система бухгалтерського обліку вимагає фізичного підрахунку запасів через регулярні проміжки часу, наприклад, наприкінці кожного кварталу або фінансового року. Для підприємств це означає, що вони можуть стежити за рівнем запасів на початку та в кінці будь-якого фінансового періоду. Немає жодної системи для відстеження запасів або обліку продажів. Підприємства можуть розрахувати собівартість проданих товарів за допомогою системи періодичної інвентаризації.
Крім того, компанії з меншими ресурсами можуть вибирати періодичні підрахунки запасів замість більш частих підрахунків. У таких організаціях підрахунок запасів зазвичай виконується вручну, оскільки для цього немає потреби в програмному забезпеченні для обліку. Компанії, що займаються невеликими обсягами товарів, як-от ті, що займаються мистецтвом або автомобілями, часто застосовують цю техніку.
Проведення інвентаризації через регулярні проміжки часу є простим і недорогим підходом до ведення фінансової документації. Це пов'язано з тим, що не обов'язково, щоб воно відбувалося регулярно. Він не потребує дорогих програм чи навіть додаткової допомоги, що робить його ідеальним для магазинів, які продають лише декілька товарів одночасно. Однак є і недоліки, наприклад:
- Наслідки людської помилковості
- Відсутність здатності виявляти недоліки та/або крадіжки
- Можливість призупинення діяльності для чисельності
Що таке система періодичної інвентаризації
Система періодичної інвентаризації — це форма контролю запасів, яка працює в поєднанні з вашим загальним планом управління запасами. Періодичні системи не відстежують запаси щодня, а скоріше дозволяють підприємствам перевіряти свої початкові запаси та кінцеві рівні запасів протягом встановленого періоду часу. Ці системи призначені для відстеження запасів і собівартості за допомогою підрахунку фізичних циклів; після завершення фізичної інвентаризації сальдо на рахунку придбання переноситься на рахунок запасів і коригується для відображення вартості кінцевих запасів.
Крім того, ці програмні додатки доповнюють ваш поточний облік запасів. Ви можете використовувати їх для збору паперових інвентаризаційних списків, імпорту даних запасів і обчислення цифр, наприклад, що вам знадобиться, щоб замовити додаткові запаси, і як вам потрібно буде звірити запаси, які у вас уже є, для наступного звітного періоду. Бухгалтерія може отримувати дані та звіти в електронному вигляді. Організаційні потреби та особливості програмного забезпечення є основними критеріями для придбання програмного забезпечення.
Як працює система періодичної інвентаризації?
Для ефективної стратегії управління запасами компанії повинні впроваджувати систему періодичної інвентаризації, щоб гарантувати, що їхні запаси завжди належні, без надлишку чи дефіциту. Цілком можливо, що надлишок будь-чого може бути шкідливим через марнотратство або плин часу. Крім того, це призводить до утримання коштів, які можуть бути використані для інших цілей.
Подібним чином, дефіцит може перешкоджати продуктивності та спричинити погане управління в управлінні корпорацією. Таким чином, такий підхід значно полегшує ефективне управління запасами.
Відповідний підрозділ веде постійний контроль за рівнем запасів у всіх сферах, від сировини до незавершеного виробництва до готової продукції. Відповідно до системи періодичної інвентаризації товари підраховуються вручну, а не за допомогою будь-якого автоматизованого програмного забезпечення чи системи підрахунку.
Однак під час підрахунку актуальна інформація про рівень запасів буде недоступна.
Для розрахунку ціни продажу ми використовуємо наступний метод. Але якщо існує велика кількість інвентарю та є багато різних видів того самого, робота може стати трудомісткою та заплутаною. Помилки підрахунку, крадіжка та втрата – все це створює елемент невизначеності.
Розрахунки в системі періодичної інвентаризації
Як уже зазначалося, різниця в інвентарній вартості між двома фізичними підрахунками визначається шляхом порівняння початкових сальдо двох рахунків і внесення відповідних коригувань для облікових додавання та видалення.
Розрахунок простий:
Кількість товарів, доступних для продажу, дорівнює сумі початкового запасу (визначеного останньою фізичною інвентаризацією) і всіх покупок, здійснених між моментом вичерпання цього запасу та наступною фізичною інвентаризацією.
Крім того, вартість запасів компанії розраховується шляхом віднімання кількості товарів, проданих між фізичними підрахунками, від вартості (або загальної ціни) речей, які можна продати. Після цього ми порівнюємо обчислене значення з фактичним підрахунком. Розбіжності проявляються у вигляді від’ємного сальдо у відомості про собівартість продукції.
Знову ж таки, фізична інвентаризація займає багато часу і, зрештою, коштує грошей, тому система періодичної інвентаризації є найпопулярнішим видом процесу інвентаризації, прийнятим на підприємствах.
Підтримка принаймні періодичних оновлень товарів компанії, доступних для продажу, часто мінімізує будь-які серйозні занепокоєння щодо втрачених товарів або втрачених можливостей для отримання прибутку, однак розбіжності з більшою ймовірністю виникнуть, чим довший час між інвентаризаціями.
Особливості системи періодичної інвентаризації
Особливості системи періодичної інвентаризації включають наступне:
- Фізичний підрахунок. У цьому методі сировина, проміжні продукти та готові товари фізично підраховуються та реєструються, щоб створити точний облік запасів компанії.
- Немає моніторингу в реальному часі. Через відсутність відстеження в реальному часі та відсутність автоматизованого програмного забезпечення чи технології існує період затримки між сеансами підрахунку. Затримка між підрахунком запасів і його подальшим оновленням може бути досить довгою.
- Техніки, які використовуються в бізнесі. Важливо пам’ятати, що не кожна компанія може отримати користь від цієї стратегії. Малі підприємства, ті, які використовують послідовний набір сировини, і ті, яким необхідно регулярно підраховувати свої запаси, можуть отримати вигоду від цього типу управління запасами.
- Розрахунок собівартості реалізованих товарів. Під час цього етапу процесу COGS регулярно обчислюється для кожного випадку.
- Процедурні труднощі. Відсутність контролю та складність у системі періодичної інвентаризації бухгалтерського обліку можна пояснити необхідністю використання фізичного підрахунку. Якщо збір і аналіз даних непослідовні або неефективні, результати можуть вводити в оману.
Тому наведені вище особливості системи періодичної інвентаризації використовуються деякими підприємствами для забезпечення ефективності та відкритості.
Які плюси та мінуси системи періодичної інвентаризації?
Щоб стежити за рівнем запасів, система періодичного управління запасами проводить регулярний фізичний підрахунок усіх предметів на складі. Перевагами цього методу є низькі накладні витрати, прості кроки та легке документування. Ось головні переваги системи періодичної інвентаризації.
#1. Ідеально підходить для стартапів і місцевих магазинів
Менші фірми з низьким рівнем запасів можуть отримати значну користь від підходу періодичної інвентаризації. Фізична інвентаризація проста у виконанні, що дозволяє скласти тимчасову оцінку вартості проданих товарів для підприємств з обмеженими ресурсами.
Крім того, високий ступінь неточності системи робить її корисною лише для невеликих підприємств і головним болем для великих. Періодичний метод більш схильний до помилок людини та втрати або забуття записів інвентаризації через його ручний характер.
Вартість проданої продукції та кінцевий баланс запасів недоступні в режимі реального часу через систему періодичної інвентаризації. У результаті стає складніше відстежувати рівень запасів.
Щоб відстежувати покупки, продажі та вартість товарів у режимі реального часу, більшість бухгалтерських програм використовують систему постійної інвентаризації. Завдяки цьому підходу власники бізнесу можуть враховувати запаси, які були застарілі або знищені, під час розрахунку собівартості.
#2. Зменшити витрати
Оскільки для цього потрібна така невелика кількість матеріалу, система періодичної інвентаризації може бути швидко налаштована та призведе до зниження загальних витрат. Коли ви використовуєте періодичні системи, вам не доведеться робити дорогі інвестиції в програмні рішення. Насправді, строго кажучи, власникам бізнесу взагалі не потрібно інвестувати багато чого, окрім часу, необхідного для підрахунку їх матеріальних запасів відповідно до періоду часу, який було зазначено заздалегідь.
#3. Обмеження щодо навчання
Процедура фізичного підрахунку товарно-матеріальних цінностей може зайняти багато часу, але вона не є важкою чи складною. Наприкінці вашого звітного місяця працівникам необхідно провести підрахунок залишків запасів. Коли закінчуються дні інвентаризації, вам може знадобитися виділити більше коштів на потреби персоналу, але вам не потрібно буде навчати персонал використовувати складні системи для постійного обліку та відстеження продажів. Цей аспект особливо вигідний для компаній і сфер, у яких спостерігається висока плинність кадрів.
#4. Простий бухгалтерський облік
У періодичній інвентаризації використовується лише кілька простих записів, а саме: кількість товарно-матеріальних цінностей, які зараз є на складі, а також кількість придбаних сировинних матеріалів і (3) кількість проданих запасів. Через простоту необхідності простого відстеження трьох змінних, ведення записів за допомогою періодичних систем, як правило, легке. Це означає, що ви можете негайно почати використовувати його для визначення вартості ваших акцій.
#5. Зручний для користувача
Завдяки тому, що вони не вимагають використання складного апаратного чи програмного забезпечення, системи періодичного обліку спрощують для компаній початок використання програми з першого ж дня. Оскільки цей підхід вимагає дуже мало навчання та надзвичайно простий у застосуванні на практиці, вибір його як опції для зберігання та керування вашими товарами, доступними для продажу, може бути менш напруженим вибором.
Мінуси системи періодичної інвентаризації?
Нижче наведено список деяких недоліків системи періодичної інвентаризації, про які варто знати:
#1. Неточності
Однією з найгірших речей у системі періодичної інвентаризації є те, що вона може бути надзвичайно неточною.. Пам’ятайте, що кількість фізичних запасів відображається в оновленому обліковому записі на кінець року. Це фундаментальна проблема в системі. Бувають випадки, коли точність просто неможлива. Ви можете бути лише досить впевнені в точності. Це може не бути проблемою для деяких компаній, особливо якщо ми маємо справу з дуже маленькою. Однак більші компанії повинні знати, що хоча помилки не є поширеними, вони також є нечуваними при використанні цього підходу.
#2. Трудомісткий
Якщо у вас скромний запас і річний обсяг замовлень, перехід на систему періодичної інвентаризації не складе великих труднощів. Навіть на аркуші Excel можна ввести інформацію вручну. Однак у міру того, як ваша компанія розширюється, циклічний метод управління запасами може ставати все важчим для управління. Інвентаризація може бути трудомістким процесом, який справді не варто поспішати. Знайти час і ресурси для належного управління системою періодичної інвентаризації може бути важко для будь-якої організації, але особливо для менших. Це етап, на якому ваші помилки можуть стати помітними.
#3. Здійснення контролю
Ще одна річ, про яку слід пам’ятати, полягає в тому, що в майбутньому буде набагато важче підтримувати контроль над вашими запасами, тому вам слід підготуватися до такої можливості. Також може стати складніше визначити масштаб проблеми крадіжки.
Система постійної та періодичної інвентаризації
Система постійної інвентаризації постійно оновлює рівень запасів. Купівля та продаж запасів відстежується та обліковується автоматично за допомогою комп’ютеризованих POS та систем управління бізнес-активами. Це величезне оновлення старого періодичного методу підрахунку.
Система постійної інвентаризації дуже всеосяжна. Поки предмети не були вкрадені чи пошкоджені, оновлена кількість запасів є точною та легкодоступною. Коли продажі здійснюються, оновлення також надаються в обліковий запис COGS. Дані, отримані в цифровому вигляді, миттєво завантажуються в централізовані системи.
Менше залучення підприємств через використання технологій:
- Продуктам присвоюють штрих-коди, щоб контролювати термін їх придатності та показники продажів.
- У поєднанні з комп’ютерною системою термінал торгової точки (POS) може автоматично оновлювати рівень запасів у міру продажу товарів.
- Усі фінансові операції, включаючи покупки, собівартість і рівень запасів, реєструються у власних книгах.
Через високу вартість створення та підтримки такої системи інвентаризації вона може бути недоступною для деяких підприємств. У порівнянні з періодичною системою ця значно менш складна і проста у використанні. Ви не тільки можете стежити за речами в режимі реального часу, але й безперервна інвентаризація є більш точною, ніж фізичні підрахунки. За допомогою штрих-коду, прикріпленого до кожного товару, підприємства можуть відстежувати потік запасів з більшою точністю. Крім того, читайте СИСТЕМА ПОСТІЙНОЇ ІНВЕНТАРИЗАЦІЇ: визначення та все, що вам потрібно знати.
Різниця між постійною та періодичною системами інвентаризації
Компанії, які використовують будь-який із цих методів інвентаризації, є ключовою відмінністю між ними. Цілком можливо, що підприємства з невеликими обсягами продажів і меншою кількістю працівників отримають більше переваг від системи періодичної інвентаризації. У таких ситуаціях запасами зазвичай можна керувати ручним підрахунком.
Крім того, компанії з більшими обсягами продажів і складнішими рівнями запасів можуть отримати більше переваг від постійної системи. Система постійної інвентаризації зазвичай використовується такими підприємствами, як супермаркети та аптеки. Технологічний компонент системи постійної інвентаризації пропонує різноманітні переваги, включаючи можливість комплексного представлення всіх операцій на рівні окремого підрозділу та легкість виявлення проблем, пов’язаних з інвентаризацією.
Два підходи до управління запасами також істотно відрізняються в кількох інших ключових аспектах, зокрема:
#1. Методи запису
У постійній системі інвентаризації комп’ютери та відповідне програмне забезпечення регулярно оновлюють бухгалтерські книги компанії, щоб відобразити зміни в рівнях запасів і продажах. Тим не менш, ручна нотація необхідна для системи періодичної інвентаризації.
#2. зусилля
Після початкового налаштування програмного та апаратного забезпечення безперервної системи компанії не потрібно багато робити, щоб підтримувати її роботу. Це тому, що сьогодні весь процес відбувається онлайн. Система періодичної інвентаризації потребує фізичних підрахунків, які можуть зайняти багато часу, якщо є необхідні перерахунки.
№3. Вартість проданих товарів
На відміну від постійної системи інвентаризації, яка передбачає послідовні проводки в обліковий запис COGS, періодичні системи роблять це лише час від часу. Замість цього наприкінці інтервалу підрахунку виходить єдина сума.
#4. Інтервал оцінки помилок
Через притаманний людині елемент підрахунку в періодичних системах частіше трапляються помилки. Припускаючи, що не буде втрат через крадіжку чи пошкодження, багато підприємств обирають постійні системи.
Крім того, постійна система інвентаризації дозволяє менеджерам приймати обґрунтовані рішення щодо часу закупівлі, враховуючи, що вони мають повну видимість кількості товарів, які зберігаються в кожному з місць розташування компанії. Крадіжки є одним із типів проблем, які можна контролювати ефективніше за допомогою покращеного відстеження, яке точніше визначає рівень запасів.
Що краще: постійна чи періодична система інвентаризації?
У більшості випадків постійна система перевершує періодичний метод, коли справа стосується управління запасами. Це тому, що програмне забезпечення, яке використовується компаніями, фактично усуває потребу втручання людини. Штрих-коди розміщуються на продуктах, а POS-системи відстежують їхнє місцезнаходження під час переміщення магазином. Ці штрих-коди надають роздрібним торговцям велику кількість даних, як-от середній час, який продукт перебував на полиці перед покупкою. Крім того, постійні системи точно фіксують відпускні та закупівельні ціни продукції.
Які плюси та мінуси системи постійної інвентаризації?
Ось плюси системи постійної інвентаризації.
- Відстежуючи рівень запасів у режимі реального часу, ви можете поповнити запаси до того, як вони закінчаться, заощаджуючи час і гроші.
- Ви можете бачити, які продукти працюють добре, а які ні, у режимі реального часу завдяки даним транзакцій.
- Управління запасами на численних складах спрощено завдяки централізованій системі.
- Розміщуючи замовлення з доставкою в той же день, важливо знати, чи є товар на складі.
- Підвищує здатність керівництва стежити за рівнем запасів
- Процес включення оптимізатора для запасів або цін значно спрощується.
Ось мінуси системи постійної інвентаризації.
- Помилка або пропуск у введенні даних може призвести до неточних записів.
- Дорогі початкові витрати на ліцензування програмного забезпечення та навчання користувачів.
- Реєстрація кожної транзакції займає багато часу.
Приклад системи періодичної інвентаризації
Ось реальний приклад системи періодичної інвентаризації.
Вирішальною складовою будь-якого звіту про доходи є собівартість проданих товарів. Однак доки фізичний підрахунок не буде завершено, сума не буде відома в бухгалтерських записах компанії, якщо вона використовує систему періодичної інвентаризації.
Візьмемо, наприклад, підприємство, запаси якого на 1 січня коштують 500,000 250,000 доларів США. Протягом трьох місяців фірма витрачає 31 400,000 доларів на запаси. Вартість інвентаризації фірми станом на 350,000 березня оцінюється в 500,000 250,000 доларів після фізичного підрахунку. Це готові запаси для початку наступного фінансового періоду. Собівартість проданих товарів за перший квартал становить 400,000 XNUMX доларів США (XNUMX XNUMX доларів доходу + XNUMX XNUMX доларів США витрат мінус XNUMX XNUMX доларів США доходу).
Через різницю в часі керівник або власник підприємства, відповідальний за моніторинг інвентаризації за період, повинен вирішити, чи є фінансово розумним виділяти час для підрахунку запасів на щоденній, щотижневій, місячній або річній основі.
У чому перевага системи періодичного огляду?
Запровадження циклів перегляду має багато переваг. Найбільш очевидною перевагою є те, що вони допомагають підприємствам залишатися в курсі справ і відповідати правилам закупівель. Регулярні системи оцінки ефективності допомагають знайти місця, де можна скоротити витрати або підвищити ефективність. Організації можуть знайти місця, де вони можуть значно підвищити ефективність і результативність, ретельно оцінюючи свої процеси та процедури закупівель на регулярній основі.
Однак системи періодичної перевірки забезпечують потенційні переваги, перелічені вище, але вони також можуть допомогти в розвитку та підтримці плідних партнерських відносин із постачальниками. Регулярні аудити підвищують ймовірність того, що постачальник вирішить будь-які проблеми, які виникають під час виконання контракту. Крім того, підприємства можуть показати, що вони серйозно ставляться до підтримки високих стандартів протягом усього процесу закупівель, проводячи часті оцінки роботи постачальників.
Висновок
Одна з найважливіших речей, які ви можете зробити для прибутку вашої компанії, це зупинитися на системі обліку запасів, яка вам підходить. Зрештою, вам вирішувати, що найбільш практично. Давайте уявимо, що ви гордий власник маленького підприємства з обмеженим вибором товарів. Якщо це так, можливо, ви зможете обійтися менш дорогою системою інвентаризації з меншою частотою. Можливо, вам доведеться шукати інші можливості, якщо це не так.
Часті запитання про систему періодичної інвентаризації
Хто, швидше за все, використовує систему періодичної інвентаризації?
На невеликих підприємствах з низькою оборотністю запасів за звітний період часто застосовують систему періодичної інвентаризації. Це звичайна тактика для цих компаній, оскільки її легко прийняти та не потребує дорогого спеціального програмного забезпечення.
Що таке періодична інвентаризація?
Періодична інвентаризація — це фізичний підрахунок запасів, який відбувається на регулярній основі під час використання системи періодичної інвентаризації. Навіть фірми, які використовують постійну інвентаризацію, повинні регулярно проводити підрахунок фізичних запасів, щоб врахувати скорочення.
Що таке коригуючий запис?
Формула собівартості проданих товарів лежить в основі коригувальних вхідних даних. У результаті сума придбань і товарних запасів (початкова) дорівнює запасам товарів для продажу.
Подібні статті
- Графік амортизації, позики та розрахунки
- УПРАВЛІННЯ ЗАПАСАМИ: докладний посібник і найкращі практики
- Звичайний ануїтет: формула та як обчислити
- НАЙКРАЩІ ПРОГРАМИ ДЛЯ КЕРУВАННЯ ЗАПАСАМИ У 2023 РОЦІ
- СТРАТЕГІЯ МЕРЧАНДАЙЗИНГУ: 7+ стратегій мерчандайзингу для підвищення продажів і рентабельності інвестицій
- ПЕРЕВІРКА БІЗНЕС-ДОКУМЕНТУ: Як керувати One & Best Services
- ПРОДАВЦІ ОБЛІКОВІ ЗАПИСІ: що це таке, типи та навіщо вони потрібні
Посилання
