Знати, чого очікує та потребує ваш роботодавець щодо відшкодування миль у 2023 році, буде корисно, якщо ви збираєтеся подорожувати у справах. Співробітники, які використовують свої транспортні засоби (наприклад, легкові або вантажівки) для виконання службових доручень, можуть отримати компенсацію за пробіг. У 2023 році Служба внутрішніх доходів (IRS) встановила нову стандартну ставку відшкодування за пробіг для керування автомобілем для роботи, благодійності, медицини чи переїзду. Форма для відшкодування миль із запитом на інформацію про поїздку також надається працівникам для заповнення кожного разу, коли вони виконують службові завдання.
У цій статті ми розглядаємо найважливіші моменти щодо відшкодування миль, як перевірити ваше право та поради щодо точного документування ваших витрат на подорож.
Відшкодування пробігу
Коли працівник використовує свій транспортний засіб у службових цілях, роботодавець відшкодовує йому пробіг. Більшість підприємств використовують формулу центів за милю. Однак роботодавець і його домовленість із працівником визначатимуть ставки відшкодування, покриття витрат і графік виплат.
Компенсація, яку ви отримуєте за користування особистим транспортним засобом у службових цілях, називається відшкодуванням пробігу. Усі витрати, пов’язані з володінням та експлуатацією вашого автомобіля протягом необхідного пробігу, покриваються компенсацією. У більшості випадків він розраховується за милю та покриває всі витрати, пов’язані з володінням та експлуатацією транспортного засобу для комерційних цілей.
Елементи відшкодування пробігу
Кілька факторів, зокрема наведені нижче, можуть впливати на відшкодування пробігу:
№1. Придатність
Хоча не всі працівники мають право на це, роботодавці можуть відшкодовувати працівникам милі, коли вони використовують їхні транспортні засоби для службових цілей. Специфіка вашої роботи визначатиме, чи маєте ви право. Типова політика відшкодування миль зазвичай охоплює такі подорожі:
- Виїзди з клієнтами
- Забезпечення транспортних засобів для клієнтів
- Здійсніть поїздку на місце тимчасової роботи
- Подорож на конференцію чи професійний з’їзд
Пам’ятайте, що відшкодування компанії може призвести до податкових наслідків. Рекомендується поговорити з досвідченим податковим спеціалістом, щоб дізнатися, як це може вплинути на ваш дохід.
#2. Стандартні тарифи
Служба внутрішніх доходів (IRS) встановила стандартну ставку пробігу, але компанія також може вільно встановлювати свої ставки. IRS дозволяє податкові декларації вираховувати до цієї суми за пробіг. Хоча багато компаній базують свої ставки на основі ставки IRS, це не вимагається законом. Ваш роботодавець може надати відшкодування, яке є меншим або більшим за законний мінімум.
#3. Вимоги до роботодавця
Роботодавці не зобов’язані виплачувати відшкодування миль, якщо тільки це не призведе до того, що зарплата працівника впаде нижче мінімального порога штату.
Як відстежувати відшкодування пробігу
Деякі роботодавці вимагають, щоб працівники подали квитанції за бензин і ремонт автомобіля, щоб отримати відшкодування. При використанні стандартної ставки відрахувань усувається громіздкий процес збору квитанцій. Використання програми відстеження витрат спрощує відстеження вашого пробігу. Ці програми дозволяють вводити інформацію про пробіг і розраховувати відшкодування на основі цієї інформації. Виконуючи наведені нижче кроки, ви можете контролювати відшкодування миль:
- Записуйте дату поїздки.
- Слідкуйте за часом у дорозі.
- Як тільки подорож почнеться, запишіть кілометраж.
- Вкажіть пункт відправлення та кінцевий пункт призначення.
- Додайте короткий виклад цілей поїздки.
- Повернувшись із подорожі, запам’ятайте кілометраж.
Ваш роботодавець може надати вам встановлену щомісячну надбавку за милі, FAVR (фіксовану та змінну ставку) або стандартну ставку відшкодування за пробіг, яку вимагає IRS.
FAVR (фіксована та змінна ставка)
FAVR, популярна заміна традиційного методу, передбачає виплату працівникам комбінації розрахункової ставки центів за милю для покриття змінних витрат і фіксованої суми для покриття постійних витрат. Газ, нафта, технічне обслуговування та ремонт є деякими прикладами змінних витрат. Тоді як плата за оренду, податок, реєстрацію та ліцензію, а також амортизація та страхування є прикладами постійних витрат. Як завжди, ви повинні використовувати стандартну ставку пробігу IRS, і будь-яке додаткове відшкодування буде обкладатися податком на прибуток.
Роботодавці та незалежні підрядники можуть вираховувати пов’язані з бізнесом милі. Крім того, він не оподатковується, оскільки не вважається доходом для працівника. Але якщо роботодавець платить працівнику більше, ніж фактична вартість водіння для цілей, пов’язаних з роботою, частина відшкодування може розглядатися як компенсація та оподатковуватися.
Що відповідає вимогам для відшкодування пробігу?
Ваша компанія може вираховувати витрати на відрядження, які не передбачають регулярні поїздки працівника. Відшкодуванню миль підлягають такі витрати:
- Ділова поїздка
- Виїзні консультації з поточними та потенційними клієнтами
- Виконання доручень, щоб купити матеріали для компанії
- Поставки для бізнесу
Ставка відшкодування пробігу в 2023 році
Нові ставки миль IRS діють для поїздок, які починаються 1 січня 2023 року.
- 65.5 центів за милю при дорозі на роботу
- Для переїзду або медичних потреб 22 центи за милю
- 14 центів за милю на благодійні цілі
У міру того, як змінилися ціни на пальне, економічність палива та витрати на страхування, змінилися й нові ставки пробігу.
Правила відшкодування пробігу
Ви повинні відповідати трьом вимогам IRS для підзвітного плану, щоб ваше відшкодування не оподатковувалося:
- Ваші кишенькові витрати мають бути пов’язані з вашим видом роботи, тобто ви понесли їх, працюючи на свого роботодавця.
- Ви повинні оперативно та точно надати своєму роботодавцю звіт про ці витрати.
- Будь-яка додаткова компенсація або надбавка має бути повернута вчасно.
Крім того, IRS не має конкретних вказівок щодо федерального відшкодування пробігу. Ви повинні дотримуватися законодавства про мінімальну заробітну плату, навіть якщо ви не пропонуєте цю компенсацію. Переконайтеся, що ви платите працівникам принаймні мінімальну заробітну плату за вирахуванням будь-яких відшкодувань за пробіг.
Розрахунок відшкодування пробігу
Скажімо, Джо, один із ваших співробітників, виконує якісь доручення у вашій компанії. За припасами Джо долає відстань у 50 миль туди й назад. Потім він проїжджає 13 миль, щоб зустрітися з клієнтом, а потім повертається до офісу 20 миль. Джо подолав 83 милі в дорозі на роботу. Оскільки стандартна ставка пробігу становила 65.5 (0.655 дол. США за стандартну ставку пробігу х 36 бізнес-миль), ви повинні повернути йому 54.37 дол.
Форма відшкодування пробігу
Співробітники можуть використовувати ручку та папір, щоб відстежувати свій щоденний робочий кілометраж. Багато компаній пропонують своїм співробітникам форму відшкодування миль. Потім працівники можуть заповнювати форму відшкодування миль кожного разу, коли вони виконують завдання, пов’язане з бізнесом компанії.
Форма для відшкодування миль запитує інформацію про поїздку. У формі зазвичай запитується така інформація, як дата, бізнес-ціль, місце відправлення, пункт призначення, кількість пройдених миль і загальна кількість миль. Як правило, працівники, які хочуть отримати відшкодування за використання своїх транспортних засобів у робочих цілях, заповнюють форму відшкодування пробігу.
Щоб дозволити працівникам вводити інформацію про кілька поїздок, у формах часто є кілька рядків або пробілів. У той час як деякі компанії вимагають звіти про пробіг лише раз на рік, інші можуть вимагати від працівників подавати їх щомісяця.
Дані в цифрових і паперових формах будуть ідентичними. Крім того, використання цифрової форми пробігу усуває ризик того, що працівники загублять або втратять паперову форму, що може призвести до втрати даних про пробіг.
Яка федеральна ставка відшкодування пробігу на 2023 рік?
Стандартна ставка пробігу для всіх бізнес-миль становить 65.5 центів за милю, у той час як тарифи на переїзд або медичні витрати становлять 22 центи за милю, а для благодійних цілей вони становлять 14 центів за милю.
Як розрахувати відшкодування пробігу?
Помноживши вашу ділову пробігу на поточну ставку пробігу IRS або вашого роботодавця, ви отримаєте суму відшкодування пробігу. Наприклад, цього місяця ви проїхали 800 миль у зв’язку з роботою, і ваш роботодавець відшкодував вам витрати за стандартною ставкою. Якщо так, ви можете зробити це за допомогою наведеної нижче формули для визначення відшкодування пробігу: 800 миль x 65.5 центів дорівнює 524 доларам США компенсації за пробіг.
Для співробітниці компанії Мері необхідна зустріч з клієнтом у сусідньому місті. Вона подорожує, зустрічає клієнта, а потім швидко повертається до його офісу. Загалом Мері проїхала 74 милі. Під час їзди помножте 74 милі на 0.655 доларів США і отримаєте 48.47 доларів США
Як працює відшкодування пробігу?
Роботодавець відшкодовує працівникам витрати на транспортні засоби, понесені під час роботи, за тарифом центів за милю. Відповідно до правил IRS, стандартна ставка миль на 2023 рік становить 65.5 центів.
Ця ставка множиться на відстань, яку ви проїхали протягом платіжного періоду, щоб визначити відшкодування миль. Припустімо, цього місяця ви проїхали 120 миль. Ви отримаєте $78.6 у вигляді відшкодування миль
Як компанії платять за пробіг?
Роботодавець відшкодовує працівникам витрати на транспортні засоби, понесені під час роботи, за тарифом центів за милю. Співробітники отримують від компанії відшкодування в центах за милю, щоб покрити витрати на використання їхніх транспортних засобів у службових цілях.
Які підтвердження мені потрібні, щоб заявити пробіг?
Вам знадобиться журнал обліку пробігу, якщо ви вирішите вираховувати пробіг стандартним методом. Вам знадобляться квитанції з детальним описом ваших витрат, якщо ви використовуєте фактичні витрати. Щоб визначити, який метод призведе до більшого відрахування, вам, імовірно, слід відстежувати свій пробіг.
Чи можу я вимагати миль як працівник?
Якщо ви не є незалежним підрядником, працівник, який використовує свій транспортний засіб у службових цілях, може мати право на отримання компенсації пробігу від свого роботодавця. Це відшкодування призначене для покриття витрат на газ та зносу у відрядженнях.
Висновок
Ваш роботодавець може надати компенсацію за пробіг, якщо ви використовуєте особистий транспортний засіб у службових цілях, щоб покрити ваші витрати. Незважаючи на деякі закони штату, немає федерального закону, який би вимагав від вас платити своїм працівникам за використання їхніх транспортних засобів у службових цілях.
Массачусетс, Каліфорнія, Іллінойс та інші штати зобов’язують роботодавців оплачувати проїзд та інші пов’язані з цим витрати, понесені працівниками під час роботи. Якщо ви не впевнені, чи потрібно вам відшкодовувати милі, вам слід дослідити закони вашого штату та поговорити з юристом.
Поширені запитання щодо відшкодування пробігу у 2023 році
Що таке відшкодування пробігу?
Компенсація, яку ви отримуєте за користування особистим транспортним засобом у службових цілях, називається відшкодуванням пробігу
Які підтвердження мені потрібні, щоб заявити пробіг?
Вам знадобиться ваш журнал пробігу, якщо ви вирішите вираховувати пробіг за стандартним методом, або вам знадобляться квитанції з детальною інформацією про ваші витрати, якщо ви використовуєте фактичні витрати.
Яка федеральна ставка відшкодування пробігу на 2023 рік?
Стандартна ставка пробігу для всіх бізнес-миль становить 65.5 центів за милю, у той час як тарифи на переїзд або медичні витрати становлять 22 центи за милю, а для благодійних цілей вони становлять 14 центів за милю.
Статті по темі
- ЯК РОЗРАХУНИТИ МІБАЛ ДЛЯ ПОДАТКІВ: Все, що вам потрібно
- КОМПАНІЙНИЙ АВТОМОБІЛЬ: використання, страхування, лізинг і посібник.
- ЯК РОЗРАХУВАТИ ПРОБІГ: Як розрахувати відшкодування 2023
- КОМПЕНСАЦІЯ НАВЧАННЯ: як це працює та переваги
- НАЙКРАЩІ СПОСОБИ ПРИДБАТИ АВТО ДЛЯ БІЗНЕСУ: переваги та основні поради
посилання
