«Тепер де я залишив цей інвентар?» — дивуєшся ти, ошелешено блукаючи своїм складом. Цей сценарій є трохи драматичним, але це може здатися таким, коли ви виявите, що ваші інвентарні номери неправильні. Правильне відстеження використання запасів і дисперсії є ключовим для отримання максимальної користі від ваших продуктів. На щастя, це не так складно, як здається. Ми зібрали вичерпний посібник, який може допомогти вам зрозуміти основи системи відстеження запасів, включно з деяким безкоштовним програмним забезпеченням, яке можна використовувати для вашого малого бізнесу, і таблицею, яка допоможе вам у цьому процесі. Без зайвих слів, продовжимо!
Що таке Inventory Tracker?
Відстеження запасів, як випливає з назви, відноситься до відстеження рівня запасів протягом усього бізнесу. Вони постійно змінюються, оскільки клієнти здійснюють покупки та з’являються нові запаси, чи то для заміни товарів, які продаються цим клієнтам, чи для передбачення зміни моделей попиту.
Якщо ви володієте підприємством роздрібної торгівлі, великим чи малим, вашою найважливішою відповідальністю є збереження правильних запасів у правильних кількостях, а для цього вам потрібна точна система відстеження запасів як частина вашої системи управління запасами.
Є дві причини, чому відстеження запасів є таким важливим. Перше — це задоволення споживчого попиту, а друге — кількість грошей, які поставлені на карту. Компанії повинні оптимізувати управління запасами, щоб гарантувати, що клієнти зможуть знайти правильні продукти, і щоб підприємства не витрачали гроші на надлишок запасів.
Більші підприємства можуть виділяти більше ресурсів на управління складом і контроль запасів. Деякі навіть мають спеціальні відділи, які повністю зосереджені на цій роботі. Це, очевидно, менш життєздатний варіант для невеликих підприємств. Тим не менш, такі інструменти, як програмне забезпечення для відстеження запасів, можуть допомогти цим малим підприємствам в управлінні складуванням, виконанням та іншими завданнями.
Переваги відстеження запасів
Відстеження запасів має численні переваги, оскільки рівень запасів у реальному часі безпосередньо впливає на складські операції та операції з продажу. Трійка лідерів така:
#1. Ви зможете приймати обґрунтовані рішення щодо замовлення продукції.
Розрахунок оптимальних точок повторного замовлення, виконання планування попиту та прогнозування тощо стає простішим, якщо ви маєте уявлення про рівні та рух запасів. В результаті покращується здатність збільшувати продажі та максимізувати прибуток.
#2. Ви заощадите гроші в усіх напрямках.
Коли ваші запаси під контролем, ви можете заощадити гроші на зберіганні, транспортуванні товарів, закупівлях і зарплатах співробітників. Виділивши менше грошей на запаси, ви можете інвестувати їх у маркетинг електронної комерції, щоб збільшити продажі та розширити свій бізнес.
#3. Співробітники вашого складу будуть вдячні за інформацію про точні рівні запасів і розташування.
Вони будуть більш продуктивними, якщо матимуть більше інформації. Якщо ви ще цього не зробили, вам слід почати використовувати програмне забезпечення для управління складом. Швидкість виконання замовлень також збільшується, і ваші співробітники витрачатимуть менше часу на пошуки відсутніх речей або сортування великої кількості запасів. Це також призводить до більшої кількості задоволених клієнтів.
Проблеми відстеження запасів
Хоча переваги відстеження запасів говорять самі за себе, важливо також знати про недоліки. Розуміння цих викликів є критично важливим, оскільки це може допомогти підприємствам не стати їх жертвами.
#1. Це займає багато часу
Хоча ми згадували раніше, що відстеження запасів може допомогти підприємствам заощадити час, зусилля та гроші, тут варто зазначити, що керування запасами саме по собі може займати багато часу. Це стає складнішим, оскільки компанії виходять на нові канали та збільшуються продажі, а це означає, що є більше для аналізу та відстеження.
Зрозуміло, що підприємці роздрібної торгівлі потребують багато часу. Багатоканальні роздрібні торговці мають багато можливостей, будь то наймання та навчання нових співробітників, проведення маркетингових кампаній або пошук нових можливостей для бізнесу. Управління запасами – це додатковий обов’язок на додаток до всього іншого.
#2. Не завжди легко стежити за предметами.
Ще одна проблема з відстеженням запасів полягає в тому, що замовлення часто переміщуються з одного місця в інше. Це не так просто, як зберігати їх усі на одному складі, поки вони не знадобляться клієнтам. Предмети можуть бути переміщені з одного місця в інше, перш ніж досягти споживача.
Оскільки предмети переміщуються з одного місця в інше, стає все важче відстежувати, де вони знаходяться та скільки їх. Це може мати негативні наслідки. Зокрема, це означає, що існує ризик скорочення запасів (наприклад, через втрату або крадіжку), невиконаних або запізнілих замовлень і неточного фінансового обліку.
#3. Більшими запасами складніше керувати.
Ми вже згадували про це, але великими запасами важче керувати. Очевидно, що амбітні підприємці завжди шукають шляхи розширення. Але зі збільшенням продажів зростатиме й оборотність запасів, і керувати цим, безсумнівно, складно.
Ви можете виявити, що маєте кілька варіантів одного типу продукту, тому завдання полягає в тому, щоб відстежувати їх усі – у всіх їхніх розмірах, кольорах, стилях тощо. А також керувати ціноутворенням, гарантуючи, що ваш бізнес має достатньо кожного з них для задоволення попиту клієнтів. Таким чином, розширення масштабів відстеження запасів є одним із найскладніших викликів для компаній, що розвиваються.
Як ви ефективно відстежуєте запаси?
Методи відстеження запасів відрізняються, одні з них ефективніші за інші. Давайте розглянемо деякі з них.
#1. Ручка і папір
Деякі підприємства (зазвичай старі, менші) продовжують використовувати ручні методи ручки та паперу, записуючи деталі кожної транзакції на картковій системі. Однак це явно неоптимальний метод, і більшість підприємств давно відмовилися від такої практики.
#2. Таблиці Excel
Щоб відстежувати запаси, деякі підприємства просто використовують електронні таблиці Excel. Це нормально для невеликих компаній, які мають справу з дуже малими обсягами замовлень, але ймовірно, що цього буде недостатньо навіть для підприємств середнього розміру. У міру зростання вашої компанії ви, ймовірно, виявите, що ці електронні таблиці більше не підходять.
#3. Відстеження запасів Google Sheet
Хоча електронні таблиці є кращим варіантом порівняно з паперовими копіями, інформацію все одно потрібно вводити вручну. Однак, якщо ви використовуєте Google Sheet, ви можете автоматично оновлювати систему відстеження запасів щоразу, коли вона змінюється.
#4. Стороння логістика
Інший варіант – передати виконання замовлення сторонній логістичній компанії, яка займатиметься всім процесом. Оскільки ці компанії обробляють ваші замовлення, вони також відповідають за ваш інвентар, пакування та доставку замовлень клієнтам. Вони також можуть надавати докладні звіти про запаси в реальному часі та контролювати точні рівні запасів.
#5. Мобільні програми
Багато компаній (зокрема, багато невеликих стартапів) все частіше використовують програми для iOS та Android замість електронної таблиці для відстеження запасів. Однак із зростанням бізнесу та ускладненням потреб ці додатки можуть стати дещо обмеженими.
#6. Програмне забезпечення для відстеження запасів
Програмне забезпечення для відстеження запасів надає набагато більш детальну картину запасів. Під час обробки замовлень складські працівники можуть сканувати двовимірні етикетки зі штрих-кодом, забезпечуючи миттєвий запис про те, які товари є в наявності, які закінчуються, а які надлишок. Це лише один приклад того, як автоматизація полегшує життя як підприємствам, так і їхнім працівникам.
Найкраще безкоштовне програмне забезпечення для відстеження запасів 2023 року
Безкоштовне програмне забезпечення для інвентаризації може надати малим підприємствам економічно ефективний спосіб керування своїми запасами. Однак ви отримуєте те, за що платите. Ці системи відстеження запасів, як правило, невеликі, тому, шукаючи потрібне програмне забезпечення, переконайтеся, що воно принаймні підтримує ваші поточні операції. Ми вибрали кілька для вас. Вони такі:
№ 1. Оду
Odoo, система інвентаризації з повністю відкритим вихідним кодом, є найкращим безкоштовним програмним забезпеченням для керування запасами, оскільки вона робить багато, включаючи автоматизовані замовлення на купівлю (PO) і відстеження терміну придатності. Він абсолютно необмежений, що робить його чудовим для малого бізнесу з величезними товарними запасами, і за невелику плату ви можете зв’язати його з дюжиною інших інструментів продажу та маркетингу Odoo. Odoo також інтегрується з системами електронної комерції.
#2. Зохо
Zoho Inventory, призначений для малого та середнього бізнесу, допомагає підприємствам керувати продажами, створювати замовлення на купівлю та точно відстежувати запаси. Він інтегрується з низкою онлайн-ринків, включаючи Amazon, Etsy та eBay. Він також підтримує Shopify і доступний на всіх платформах. Ця версія є безкоштовною та містить 20 онлайн- і офлайн-замовлень, 20 транспортних етикеток, 20 засобів відстеження відправлень і один склад. Він включає управління запасами та складом, багатоканальний продаж, звітність та інші функції.
#3. SalesBinder
SalesBinder пропонує відмінне програмне забезпечення для інвентаризації, яке працює в понад 130 країнах і в різних валютах. Його зручний інтерфейс також дозволяє широко налаштовувати, дозволяючи змусити його працювати саме так, як вам потрібно, незалежно від того, де ви знаходитесь у світі. Безкоштовний план SalesBinder не підтримує інтеграцію; натомість розгляньте Zoho або Odoo. Його безкоштовний план також обмежує кількість щомісячних записів, які він враховує як товарні запаси, облікові записи або замовлення — жодна інша система відстеження запасів у нашому списку не робить цього ні для малого бізнесу, ні для великої фірми. Однак він має надійні функції запису запасів і відстеження, а також потужні функції продажів і CRM.
#4. Так само
Sortly — це хмарна платформа для керування запасами, яка включає такі функції, як відстеження активності, відстеження кількох місць, штрих-кодування та журнали аудиту. Однак його найпомітнішою особливістю є вбудований мобільний додаток для сканування штрих-коду та QR-коду, який працює, навіть якщо пристрій вимкнено. Навіть якщо ваш телефонний додаток не отримує сигналу, ви можете сканувати вхідні та вихідні інвентаризації — Sorty автоматично синхронізується, коли ви знову будете в мережі. Sortly ідеально підходить для керування запасами на ходу в кількох місцях завдяки його автономним можливостям і відстеженню кількох місць. Хоча мобільний додаток Zoho має офлайн-режим, Sortly пропонує інвентар для кількох місць.
№ 5. Майдан
Square найбільш відома своїми можливостями торгових точок (POS) для роздрібних продавців і ресторанів, і вона займає перше місце в наших списках найкращих POS-систем і провідних безкоштовних POS-систем. Однак він також містить повністю безкоштовні інструменти керування запасами Square для 300 місць. З огляду на всі функції, які включають облікові записи Square — продажі в магазинах, інтеграція електронної комерції, мобільні можливості та POS — це найкраще комплексне рішення для роздрібних продавців, які хочуть безкоштовно керувати запасами та продавати в магазині, онлайн, через рахунок-фактуру та мобільний.
Читайте також: СИСТЕМА ВІДСТЕЖЕННЯ ЗАПАСІВ: найкращі практики
Як вибрати безкоштовне програмне забезпечення для управління запасами
Щоб визначити, яке безкоштовне програмне забезпечення для інвентаризації найкраще відповідає потребам вашої компанії, розгляньте наступні фактори та зважте їх у контексті вашого бізнесу.
#1. Багатоканальне управління
Якщо ви володієте малим бізнесом або великою фірмою з роздрібним магазином, а також онлайн-магазином, вам знадобиться безкоштовна система відстеження запасів, яка синхронізує запаси в обох місцях. Для цього його слід інтегрувати з вашим POS-програмним забезпеченням і програмним забезпеченням електронної комерції. Square, наприклад, є гарним безкоштовним рішенням для цього, а Stockpile від Canvus – ні.
#2. Додаткові інтеграції
Якщо ваше бухгалтерське програмне забезпечення включає звіти про інвентаризацію, можливо, варто вибрати безкоштовну програму для інвентаризації, яка з нею інтегрується. Це позбавляє від необхідності підписуватися на платний план управління запасами, щоб отримати доступ до розширеної звітності. Існують додаткові причини, чому ваше програмне забезпечення для бухгалтерського обліку та програмне забезпечення для інвентаризації слід пов’язати: засіб відстеження запасів класифікується як актив у вашому балансі.
#3. Кількість користувачів
Скільком людям знадобиться доступ до вашого додатка для керування запасами? Безкоштовне програмне забезпечення часто має невеликий ліміт користувачів, іноді допускаючи лише одного користувача. Включіть себе, будь-кого, хто заповнює або підраховує інвентар, і, можливо, навіть вашого бухгалтера.
№4. Бюджет
Безкоштовне програмне забезпечення для відстеження запасів доступне будь-якому малому чи великому бізнесу. Але якщо трохи дорожча система відстеження запасів заощадить ваш час, який інакше б витрачено на відстеження ваших запасів вручну — або запобіжить дорогим помилкам під час замовлення чи відстеження товарів — у довгостроковій перспективі вона може бути вартою своєї ціни.
#5. особливості
Безкоштовна система відстеження запасів як для малого бізнесу, так і для великих фірм зазвичай містить менше функцій, ніж платні варіанти, наприклад базові звіти, сповіщення про низькі запаси, деякі можливості цифрового маркування та сканування, а також мобільні функції.
Який найкращий спосіб відстежувати запаси?
Найпростіший метод відстеження запасів — кожні два тижні вручну підраховувати ваші запаси та порівнювати цифри з продажами. Це називається періодичною інвентаризацією. Існує також постійна інвентаризація, яка використовує системи управління запасами, інтегровані в POS вашої компанії.
Як я можу безкоштовно відстежувати свій інвентар?
Для безкоштовного відстеження запасів можна використовувати ручку та папір, електронну таблицю для відстеження запасів або безкоштовне програмне забезпечення для керування запасами. Ви можете піти з ким завгодно.
Чи можна використовувати Excel для відстеження запасів?
Excel — це недорога безкоштовна система відстеження запасів як для малих підприємств, так і для великих корпорацій, але вона має обмеження (і можливість помилок), яких немає в програмному забезпеченні для керування запасами. Електронна таблиця має практично нескінченну кількість стовпців для категоризації та сортування необхідної інформації.
Які є три методи відстеження запасів?
Техніка штовхання, техніка витягування та техніка точного вчасно є трьома найпопулярнішими методами управління запасами.
Які є два методи відстеження запасів?
Існує два підходи: традиційний метод ручного відстеження та реєстрації потоків товарів у ваш бізнес і з нього, або більш практичний автоматизований підхід із використанням технології.
Які є типи систем відстеження запасів?
Системи управління запасами поділяються на три типи: ручні, періодичні та постійні.
Чому потрібно відстежувати запаси?
Відстеження запасів може допомогти вам уникнути помилок інвентаризації та неефективності. Ретельний відлік товарів, які має ваша компанія на складі, може допомогти вам збільшити прибутки та працювати ефективніше.
Висновок
Відстеження запасів є однією з найважливіших складових успішного ведення бізнесу. Мудрий менеджер з інвентаризації, менеджер зі складу або власник бізнесу проводитиме повну інвентаризацію принаймні раз на квартал і використовуватиме дані фізичних або постійних інвентаризацій, щоб покращити свою практику управління запасами (див. зарплату менеджера з контролю запасів і зарплату менеджера складу).
Статті по темі
- ТРЕКЕР ІНВЕНТАРИЗАЦІЇ: значення, безкоштовне програмне забезпечення та таблиця
- НАЙКРАЩІ ПРОГРАМИ ДЛЯ КЕРУВАННЯ ЗАПАСАМИ У 2023 РОЦІ
- УПРАВЛІННЯ ТА СИСТЕМА КОНТРОЛЮ ЗАПАСІВ: найкращі практики
- ТРЕКЕР АВТОМОБІЛІВ: найкращі надійні засоби відстеження та путівник
- Найкращі 15+ СИСТЕМ ІНВЕНТАРИЗАЦІЇ ДЛЯ МАЛОГО БІЗНЕСУ у 2023 році (+ безкоштовні опції)
- ВІДОМІ ЛІДЕРИ: найкращі надихаючі люди та цитати, які вам варто знати
посилання
