Офіційні документи є популярним і ефективним інструментом контент-маркетингу. Їх можна використовувати, щоб утвердити вашу компанію як лідера думок, представити релевантні та переконливі дослідження та інформацію про ваші продукти та послуги, а також залучити потенційних клієнтів. Цей вичерпний посібник навчить вас усьому, що вам потрібно знати, щоб зробити маркетинг білого паперу потужним компонентом вашої стратегії контент-маркетингу. У цій статті ми крок за кроком розповімо вам, як написати білий документ. Ми також включили кілька чудових порад щодо дизайну, які допоможуть вам вивести ваші технічні документи на новий рівень, а також поради щодо того, як правильно поширювати та рекламувати ваші технічні документи.
Що таке Біла книга?
White paper – офіційний документ, призначений для повного інформування читача з певної теми. Це документ, який поєднує експертні знання та дослідження, щоб аргументувати конкретне рішення чи рекомендацію.
Читач може використовувати білий документ, щоб краще зрозуміти проблему, вирішити проблему або прийняти рішення.
Офіційні документи – це ділові документи, що містять багато тексту й орієнтовані на дані. Офіційні документи – це поглиблене читання з формальним тоном, оскільки вони містять велику кількість даних і досліджень.
Чому ви повинні написати White Paper?
Біла книга демонструє авторитет людини чи компанії та досвід у своїй галузі. Його мета полягає в тому, щоб переконати читачів у тому, що певне рішення проблеми є найкращим шляхом проведення глибокого аналізу доказів та інформації. Крім того, це показує читачам, що автор (або компанія), яка стоїть за документом, є шановним експертом у цій галузі.
Хоча в білій книзі не слід конкретно згадувати, рекламувати чи схвалювати продукт чи послугу, демонстрований рівень експертних знань може мати непрямий позитивний вплив на репутацію компанії чи автора.
Хто є цільовою аудиторією White Paper?
Технічні документи написані для аудиторії, яка не пов’язана з галуззю. Читачі можуть бути знайомі з темою, або вони можуть прагнути дізнатися більше про галузь, перш ніж купувати продукт або послугу, тому офіційний документ прагне надати надійну експертизу, досвід і керівництво через надійні дослідження та міркування.
Як вибрати тему для білої книги
Вибір правильної теми має вирішальне значення для того, щоб вашу білу книгу прочитали. Необхідно враховувати три основні фактори:
#1. Аудиторія
Аудиторія є першочерговою мірою для будь-якого ділового письма. Офіційний документ слід писати з урахуванням передбачуваного читача. Аудиторія може складатися з постійних клієнтів, які знайомі з галуззю, або нових потенційних покупців, які зовсім не знайомі з цією сферою.
Подумайте про головні занепокоєння або болючі точки читача. Шукайте теми, які не були ретельно досліджені або де наявна інформація застаріла.
№ 2. Знання
Ваш білий документ має відображати та підкреслювати досвід вашої компанії.
Документ має містити ретельне дослідження, яке включає як зовнішнє дослідження, так і внутрішні знання. Включений вміст і спосіб його компіляції базуються на власних ноу-хау компанії.
#3. Спрямованість на вирішення проблем
Білі книги мають визначати та вирішувати конкретну проблему. У вашій сфері проблема повинна бути актуальною і актуальною. Документ може зосереджуватися на таких питаннях, як загальні труднощі, нові тенденції, мінливі методи, порівняння галузей тощо.
Щоб вирішити проблему, білий документ повинен містити запропоноване рішення або рекомендацію. Це рішення є результатом ретельного вивчення проблеми та потенційних рішень.
Який правильний формат білої книги?
Оскільки не існує єдиної точної структури для написання білого паперу, обов’язково зверніться до підказок і вказівок свого викладача. Однак, загалом, офіційний документ повинен містити такі елементи:
- Титульна сторінка
- Вступний абзац (включаючи «Постановку проблеми»)
- Передумови (важкі дослідження)
- Пропозиція рішення
- Висновок
- Цитати або посилання
Важливо відзначити, що, на відміну від більшості наукових робіт, рішення (зрештою, головний аргумент) має з’являтися в кінці, після того, як інформація була представлена та проаналізована.
10 кроків, як написати білий документ
Тепер, коли ви розумієте, що таке офіційний документ і для чого він використовується, давайте розберемося, як написати його для власного бізнесу.
Крок №1: Виберіть тему
Перш ніж почати писати свій білий документ або навіть переглядати приклади білого паперу для пошуку ідей, ви повинні спочатку визначитися з темою свого білого документа.
Щоб вибрати актуальну та впливаючу тему, враховуйте наступне:
- Чи є якийсь аспект вашої галузі, який містить мало вмісту чи інформації в Інтернеті?
- Яким аспектом вашої компанії, на вашу думку, було б корисно поділитися з колегами по галузі?
- Чи є певний аспект вашого бізнесу, який ви хотіли б дослідити та повідомити про нього?
- Чи є щось, чого досягла ваша команда, що можна повторити?
Виберіть тему, у якій ви добре розбираєтеся. Оскільки технічні документи є експертними документами, переконайтеся, що у вас є достатньо знань, щоб поділитися ними, а також джерела чи докази, щоб їх підтвердити.
Ви також повинні вибрати тему, яка зацікавить вашу аудиторію. Якщо ваша аудиторія не є релевантною чи нецікавою для ваших читачів, ви можете не досягти бажаних результатів. безкоштовно
Крок №2: Проведіть широке дослідження
Після того, як ви визначитеся з темою, вам потрібно буде зібрати інформацію та дані, щоб створити змістовний вміст, який має реальну цінність.
Ви можете збирати інформацію для свого білого документа як із внутрішніх, так і зовнішніх джерел. Чим більше ви досліджуєте свою тему, тим унікальнішим і кориснішим буде ваш вміст.
Нижче наведено кілька методів проведення поглибленого дослідження для вашої білої книги:
1. Шукайте надійні джерела.
Ведіть записи про всі джерела, якими ви користуєтеся під час дослідження вмісту для свого білого документа.
Ви можете включити ці джерела у свій офіційний документ такими способами:
- Як цитується в тексті
- Як список літератури в кінці документа
- У вигляді виносок
Якщо ви використовуєте цитати чи висловлювання лідерів думок або експертів у цій галузі, обов’язково вказуйте їх.
2. Перегляньте відповідні журнали, звіти та офіційні документи.
Крім ваших регулярних досліджень в Інтернеті або в бібліотеці, читання журналів і звітів, уже опублікованих на ту саму тему, є чудовим способом знайти надійні джерела.
Читання раніше опублікованого вмісту на вашу тему надихне вас думати з нових точок зору. Це також допоможе вам виявити прогалини у вмісті, які ви можете вирішити у своєму білому документі.
Створіть папку на своєму комп’ютері для всіх ваших дослідницьких матеріалів, щоб мати до них доступ у будь-який час.
3. Зв'яжіться з експертами галузі.
Проведіть інтерв’ю з людьми, які працюють у сфері вашої теми, для більш індивідуального підходу. Зв’язатися з особистостями найвищого рівня може бути важко, але якщо ви переконливо сформулюєте та додасте свою точку зору, вони можуть просто відповісти на ваш дзвінок (або електронний лист).
4. Перевірте все на точність.
У ваших інтересах ділитися вмістом, який, як ви знаєте, є надійним і правдивим. Не пропускайте цей крок і ретельно перевіряйте інформацію, отриману з раніше опублікованого вмісту та інтерв’ю.
Є багато доступних онлайн-інструментів, які допоможуть вам перевірити факти свого дослідження; журналісти та лідери думок використовують ці інструменти на регулярній основі.
Крок 3: дізнайтеся свою аудиторію
Раніше я згадував, що врахування вашої аудиторії є важливою частиною вибору теми та підготовки вмісту для написання білої статті.
Однак простого розгляду вашої аудиторії недостатньо; ви повинні піти далі і зрозуміти свою аудиторію на більш глибокому рівні. Розгляньте такі запитання:
- Чому мою аудиторію зацікавила ця тема?
- Як моя цільова аудиторія зазвичай споживає інформацію?
- Наскільки добре моя аудиторія розуміє цю тему?
- Про що моя цільова аудиторія зацікавлена дізнатися більше?
- Як моя біла книга може їм допомогти?
- Який вид аналізу дослідження найкращий для моєї цільової аудиторії?
Щоб знайти відповіді на ці питання, вам, можливо, доведеться провести масштабне дослідження. Якщо ваша команда вже виконала це завдання, ви будете на крок попереду. Щоб отримати уявлення про потреби та характеристики вашої аудиторії, створіть візуальне обличчя користувача.
Ідея полягає в тому, що для того, щоб спілкуватися зі своєю аудиторією, ви повинні спочатку її зрозуміти. Якщо ваша назва викличе їх інтерес, вони почнуть читати, але якщо вміст не на належному рівні, ви втратите шанс справити враження.
Тримайте свою особистість користувача під рукою, щоб не відставати від запланованих повідомлень для цієї аудиторії.
Крок № 4: Створіть план і формат для вашого білого паперу.
Ви завершили своє дослідження та тепер готові написати білий документ для свого бізнесу. Але перш ніж ви зможете розкрити свого внутрішнього оповідача, ви повинні спочатку накидати план. Цей план документації майже напевно закладе основу для фантастичного змісту в остаточному дизайні.
Як приклад розглянемо наступний простий план білого паперу:
- Анотація або короткий зміст заголовка
- Підзаголовки у вступному розділі
- Виноски/Джерела
- Висновок
Технічні документи зазвичай пишуться в порядку зростання, із висновком у кінці.
Анотація встановлює ігрове поле, а потім кожен розділ надає інформацію, яка спирається на попередній.
Ви можете подивитися на це так:
- Опишіть проблему або ситуацію.
- Надайте методику з інструкціями.
- Не наполягаючи, поясніть можливі рішення.
Нарешті, хороша біла книга забезпечить читача «Ага!» момент після завершення.
Використовуйте програмне забезпечення для редагування документів, наприклад Google Docs або Microsoft Word, щоб створити план білого паперу. Використовуйте заголовки високого рівня для найважливіших розділів вмісту, а потім розгалужуйте їх на підзаголовки.
Складіть список ідей і важливих моментів для розгляду в кожному розділі. Ваші внутрішні та зовнішні дослідження сприятимуть цьому.
Офіційні документи мають стандартний формат документа. Вважайте білий документ скоріше дослідницьким документом, ніж звітом. Відмінність полягає в тому, що висновки у звіті включені до резюме або вступу, тоді як висновки в плані білого документа включені в кінці.
Крок №5: створіть заголовок, який привертає увагу
Обкладинка вашої білої статті – це перше, на що звернуть увагу ваші читачі. Зробіть його привабливим, цікавим і привабливим. Ваш заголовок займатиме центральне місце на обкладинці, тому зверніть на це пильну увагу.
Нижче наведено кілька корисних порад щодо створення привабливого заголовка для вашого білого документа:
- Зробіть це привабливим.
- Візьміть на себе зобов'язання
- Будьте лаконічними та чіткими.
- Будь проникливим.
- Використовуйте субтитри.
Крок №6: Створіть захоплюючий вступ
Як зазначалося раніше, технічні документи містять висновок у кінці, що означає, що вам потрібно буде привітати своїх читачів іншим типом вступу на початку. Найпоширенішим є короткий виклад або анотація змісту білої книги.
Якщо ви або автор є лідером думок у своїй галузі, додайте анотацію автора разом із вступом. У наступному прикладі використовується одна сторінка, щоб охопити обидва випадки — анотацію автора ліворуч і вступ праворуч.
Під час написання вступу, незалежно від того, чи це привітання, чи анотація, тримайте його коротким і привабливим. Не віддавайте занадто багато, але обов’язково виділіть головне. Включіть вашу мотивацію для написання білого документа та те, що, як ви сподіваєтеся, читач отримає від цього.
Крок №7: Використовуйте підзаголовки для розділення вмісту
Настав час належним чином відформатувати вміст вашого білого паперу. Використовуйте підзаголовки в кожному основному розділі, щоб розділити текст і полегшити його читання.
У наступному прикладі показано, як сторінка головної теми розділена на підтеми. Ця сторінка може слугувати вступом до довшого розділу, який буде поділено на три підрозділи, подібно до першої сторінки.
Читачеві важливо використовувати підзаголовки, щоб розділити вміст. Це допомагає зберігати інформацію та проводити дослідження. Читачі можуть виділити конкретні розділи; підзаголовки допоможуть їм знайти свої нотатки пізніше.
Крок №8: створіть резервну копію даних вашого вмісту.
Білі книги мають бути інформативними, цінними та добре дослідженими. Немає кращого способу підкріпити ваші висновки, ніж надійні дані.
Використання підтверджених фактів, статистичних даних, котирувань та інших даних у вашій технічній документації як доказ може допомогти вашій компанії створити авторитет у своїй ніші. Це також важливо для того, щоб ваш білий документ справляв сильний вплив на вашу аудиторію.
Обов’язково правильно цитуйте всі джерела даних, які ви використовуєте у своїй статті. Використовуйте анотації з виносками або анотації з кінцевим розділом із переліком джерел, щоб цитувати свої джерела. Посилаючись на джерела, найважливіше пам’ятати, що вони перевірені фактами та відповідають дійсності.
Ви можете використовувати такі методи візуалізації даних, як діаграми, графіки, віджети, карти тощо, щоб зробити ваші дані більш привабливими. Про це буде більше.
Крок №9: Переконайтеся, що кожен абзац має цінність.
Ця порада важливіша, ніж ви можете собі уявити. Оскільки офіційний документ не є передовою статтею журналу чи художнім романом, уникайте використання пустих слів, які просто заповнюють сторінку. Кожен абзац має певним чином додавати цінність.
Як зазначалося раніше, зміст білої книги веде читача в подорож, починаючи з основної проблеми чи твердження.
Це веде їх у гору за допомогою досліджених методологій, рішень і даних до висновку, який створює у читача враження, що вони дізналися щось важливе.
Крок №10: відредагуйте та перевірте
Ніколи не економте на вичитку та редагування. Усі ваші дослідницькі та письмові зусилля можуть бути зведені нанівець простою друкарською помилкою в заголовку чи дубльованому реченні.
Так, кожен робить помилки, але у професіоналів є коректори, які гарантують, що їх не буде.
Якщо ви не можете зробити коректуру та редагування самостійно — не хвилюйтеся, ніхто не зможе — заручіться допомогою колег або подумайте про те, щоб найняти професіонала. Це того варте!
Яка різниця між офіційними документами та публікаціями в блозі?
Офіційні документи та дописи в блогах — це два типи маркетингового супроводу, які можна пов’язати. Маркетологи часто використовують публікації в блогах (або навіть подкасти), щоб творчо, невимушено перепакувати фактичну інформацію з білого паперу. Біла книга, з іншого боку, — це розгорнутий документ, який містить аргументи, керовані даними, тоді як публікація в блозі — це менш формальний маркетинговий матеріал, який керується голосом і є суб’єктивним. Є кілька ключових відмінностей між офіційним документом і публікацією в блозі.
#1. Формат:
Офіційний документ — це окремий документ, який можна розповсюджувати окремо (зазвичай у форматі PDF або на спеціальній цільовій сторінці в Інтернеті). Публікація в блозі співіснує з іншими публікаціями в блозі на платформі блогу.
#2. Стиль:
Офіційні документи схожі на академічні статті, тоді як публікації в блогах більше схожі на записи в публічних журналах. Офіційний документ – це фактичний документ, заснований на дослідженні, тоді як допис у блозі часто використовується для висловлення думок і відображає власний голос автора та тон більше, ніж білий папір.
#3. Довжина:
Офіційні документи – це документи великої форми, які охоплюють багато питань і зазвичай містять від 2,500 до 5,000 слів. Повідомлення в блозі зазвичай набагато коротші, ніж офіційні документи, і мають від 500 до 2,500 слів.
#4. Призначення:
Основна мета білої книги – розповсюдити фактичну та технічну інформацію. Публікації в блозі використовуються, щоб зацікавити бізнесом або брендом, використовуючи маркетинговий голос бренду.
Які ще аспекти форматування та стилю мають бути в документі?
№1. Довжина
Якщо ви пишете білий документ, сподівайтеся написати довгий документ. Офіційний документ може бути довшим за 25 сторінок залежно від вашої галузі. Однак в академічному середовищі це навряд чи буде таким тривалим.
Якщо ваш інструктор попросить вас написати білий документ, дотримуйтесь його вказівок щодо довжини. Підготуйтеся написати щонайменше п’ять сторінок для свого білого паперу.
Зображення слід використовувати як доповнення до написаного, а не як заміну. Іншими словами, одна сторінка контенту зазвичай складається з 300 слів; якщо ваш білий документ вимагає десяти сторінок, ви повинні написати 3,000 слів на додаток до будь-яких зображень, які ви включили.
#2. Деталь
Офіційний документ має більш академічний характер, ніж деякі ділові документи, які легко сканувати. Його параграфи будуть щільними та складними, а надані факти, докази та інформація будуть ретельно пояснені та проаналізовані.
#3. Візуальні матеріали
Візуальні матеріали, такі як таблиці, графіки, діаграми та зображення, часто використовуються в офіційних документах, щоб роз’яснити та посилити їх основні ідеї. Будьте готові включити їх, якщо вони потрібні як частина інструкцій щодо призначення. Навіть якщо немає заявлених вимог, подумайте про додавання цих візуальних фігур, щоб передати свою точку зору кількома способами.
Пам’ятайте, що зображення покликані доповнювати, а не замінювати написаний вміст. Їхнє використання не впливає на обсяг письмового вмісту, який ви повинні створити.
Що відрізняє White Paper від бізнес-пропозиції чи навіть галузевого блогу?
Основна відмінність білої книги від інших текстів полягає в широті дослідження.
Бізнес-пропозиції відрізняються двома суттєвими ознаками:
- Самореклама: Тоді як бізнес-пропозиції – це, по суті, рекламні пропозиції, написані членами компанії для просування власних послуг, офіційні документи переконують читачів у тому, що компанія є експертом галузі, якому довіряють. Це може ненавмисно переконати читачів скористатися їхніми послугами, але біла книга не повинна явно шукати клієнтів або контракти.
- аудиторія: Хоча читачами бізнес-пропозицій зазвичай є інвестори або керівники, які підписують угоду, технічні документи пишуться для ширшої аудиторії неспеціалістів, які лише намагаються вчитися.
- Галузеві блоги можуть служити тій же меті, що й офіційні документи: щоб переконати аудиторію в рішенні на основі експертних міркувань і досліджень. Вимоги до дослідження для блогу, з іншого боку, значно нижчі, ніж для білої книги. З іншого боку, професійний галузевий блог має бути як професійним, так і академічним. Як наслідок, хоча блог можна писати неофіційно, білий документ повинен зберігати формальний тон.
Які переваги просування White Paper?
#1. Покращує впізнаваність бренду
Добре оформлений папір може допомогти підвищити впізнаваність бренду. Це відмінний спосіб популяризувати бренд і виділити його з натовпу. Чим більшу якість ви надаєте, тим більшу впізнаваність вашого бренду.
У результаті ви можете привернути увагу до свого бренду та збільшити кількість відвідувань, видимість і оприлюднення бренду.
#2. Отримує вхідний трафік
Ви почнете отримувати трафік, коли створите оптимізовану для SEO цільову сторінку для свого офіційного документа.
#3. Створює авторитет і довіру до теми
Технічні документи — це ваша область для демонстрації досвіду бренду за допомогою доказових аргументів. У результаті ви зарекомендуєте себе як лідер думки у своїй галузі.
Щоб закласти основу для довіри, підкресліть болючі точки аудиторії в документі. Саме тут потрібно залучати читачів і поступово завойовувати їх довіру.
#4. Збір даних
Після того, як читачі ознайомляться з вмістом, ви отримаєте запити на офіційний документ і інформацію про керівництво. Така інформація допоможе вам пристосувати ваші маркетингові заходи до ваших клієнтів.
Ви також зможете виховувати їх і направляти до покупки.
#5. Конверсія продажів
Незважаючи на освітній характер, технічні документи можна використовувати для збільшення продажів. Ви можете розширити свою клієнтську базу, переконавши читача, що продукт вашої компанії є ідеальним рішенням його проблеми.
Остання думка
Написати гарну білу книгу – важке завдання. Однак, витративши час і зусилля, можна отримати цінний документ, який поділяє знання вашої компанії, сприяючи загальному навчанню та прогресу вашої галузі. Хороший білий документ також розширює можливості для бізнесу.
- Як написати діловий документ: покроковий посібник
- Найкращі послуги з написання на замовлення у 2023 році
- ЩО ТАКЕ ТОРГІВЛЯ ПАПЕРОМ? Як це працює
посилання
