Як говориться: «Написати листа — це одне; писати професійно – це зовсім інше». Ось тут і з’являється професійний лист. Професійний лист – це офіційний лист, який можна використовувати для запиту чи надання інформації. Коли справа доходить до написання професійного листа, важливо знати, як написати професійний лист, щоб ефективно спілкуватися з підприємствами та іншими організаціями, незалежно від його мети, відставки, рекомендації, рекомендації чи скарги.
Однак якщо ви шукаєте поради щодо того, як написати професійного листа, ви прийшли в потрібне місце. У цій статті ми пояснюємо, як написати професійний лист, і даємо інші поради, які зроблять ваші листи помітними.
Що таке професійний лист?
Професійний лист – це діловий лист, який зазвичай використовується для спілкування з іншими компаніями чи окремими особами з метою запиту чи надання інформації. Зазвичай це офіційний, професійний тон і стиль. Це може бути лист, який ви пишете своєму потенційному роботодавцю, клієнту, колезі чи діловому партнеру.
Професійні листи зазвичай надходять із певною метою чи наміром, включаючи привітання, основні абзаци та закриття. Лист має бути добре написаний і без будь-яких граматичних чи орфографічних помилок. Вони також мають бути чіткими та лаконічними та переходити безпосередньо до суті. Отже, якщо ви хочете написати професійного листа, пам’ятайте про одержувача та адаптуйте листа відповідно до нього.
Види професійних листів
Існує багато типів професійних листів, і кожен має своє призначення, але деякі з найпоширеніших включають:
#1. Супровідні листи:
Супровідні листи використовуються при прийомі на роботу або подачі пропозиції чи заявки потенційному клієнту. Щоб написати професійний супровідний лист, вам слід зосередитися на посаді та дозволити вашим словам переконати компанію чи роботодавця, що ви правильний кандидат.
#2. Рекомендаційний лист:
Рекомендаційний лист — це професійний лист, написаний з метою надання позитивної оцінки навичок або характеру людини. Це лист, в якому хтось, хто вас добре знає, пише про ваші позитивні якості. Лист часто використовується в процесі найму, оскільки він може надати цінну інформацію про кваліфікацію кандидата.
Рекомендаційний лист містить позитивні зауваження та може допомогти отримати стипендію, роботу чи стажування. Крім того, професійний рекомендаційний лист може бути цінним надбанням під час подання заявки на отримання стипендії, роботи чи стажування. Наприклад, якщо ви хочете отримати роботу чи стипендію, вам потрібен хтось, хто напише професійний рекомендаційний лист. Все, що вам потрібно зробити, це надати особі, яка пише листа, всю необхідну інформацію та висловити вдячність за її час.
#3. Рекомендаційний лист:
Рекомендаційний лист – це лист, який пише хтось, хто знає кандидата на роботу, і підтверджує його/її кваліфікацію. Він може надійти від попереднього роботодавця, колеги, професора або професійної організації. Ваш потенційний роботодавець може запросити цей лист у рамках процесу найму.
Іншими словами, лист має бути позитивним і містити конкретні приклади кваліфікації кандидата. Наприклад, якщо ви хочете написати професійний лист-рекомендацію, адресуйте його особі, посаді, на яку він/вона претендує, і підпишіть його.
#4. Лист-скарга:
Лист-скарга – це офіційний лист, який використовується для скарги на продукт, послугу чи ситуацію. Лист має бути адресований відповідальній компанії, організації чи особі.
Тому, якщо ви хочете написати професійний лист-скаргу, додайте всю відповідну інформацію, таку як дата, час і місце інциденту, а також детальний опис проблеми, ввічливо та професійно.
#5. Заява про звільнення:
Заява про звільнення — це офіційний документ від працівника до роботодавця, який повідомляє про намір залишити свою посаду. Щоб написати професійну заяву про звільнення, ви повинні вказати ім’я вашого співробітника, посаду, назву компанії та дату вашого останнього дня роботи.
У листі працівник також повинен назвати причини звільнення і подякувати роботодавця за можливість працювати у нього.
#6. Подячні листи:
Листи з вдячністю надсилаються після співбесіди чи зустрічі, щоб висловити вдячність за надану можливість. Вони також призначені для загальної вдячності колегам, роботодавцям, клієнтам, діловим партнерам тощо.
Як написати професійного листа
Ось загальний посібник щодо того, як написати професійний лист, незалежно від листа про звільнення, рекомендації, рекомендації чи скарги.
#1. Використовуйте літерний шрифт і поля:
Якщо ви хочете справити професійне враження у своїй письмовій кореспонденції, почніть із основ: якісний літерний шрифт і поля. Це додасть вашому листу витонченого та офіційного вигляду. Щоб вибрати шрифт, шукайте те, що легко читається та має професійний вигляд. Наприклад, Times New Roman — хороший вибір. Потім встановіть поля в один дюйм з усіх боків, щоб надати вашому листу чистий і обтічний вигляд.
#2. Створіть свій заголовок:
Заголовок професійного листа має містити ім’я та адресу відправника, дату, ім’я та адресу одержувача. Щоб написати професійний заголовок листа:
- Спочатку вам слід написати своє ім’я, адресу та дату у верхньому правому куті сторінки. Ви також можете додати свій номер телефону та електронну адресу.
- Після цього додайте інформацію про адресу одержувача під своєю та вирівняйте їх ліворуч. Це допоможе переконатися, що ваш лист адресовано правильній особі чи відділу.
#3. Напишіть своє привітання:
Привітання — це офіційне привітання на початку вашого листа. Тож під заголовком додайте привітання чи привітання та додайте кому. Якщо ви знаєте ім’я та прізвище одержувача, ви можете написати «Шановний Джон Сміт». А якщо ви не знаєте імені одержувача, використовуйте загальне привітання, наприклад «Шановний пане та пані», «Для кого це може стосуватися» або «Шановний менеджер з найму».
#4. Основні абзаци:
Професійний лист зазвичай містить три основні абзаци. Ви можете написати професійний текст листа такими способами: Перший абзац представляє мету листа. Другий абзац містить більше інформації про мету, а третій абзац просить читача вжити заходів. Тому переконайтеся, що ці основні абзаци чіткі та лаконічні.
#5. Додайте кінцевий абзац і підпис:
Більшість листів закінчується коротким абзацом, у якому висловлюється подяка одержувачу за час, який вони приділили, і повідомляється, що ви обов’язково зв’яжетесь. Це гарна нагода підписатися позитивним твердженням чи фразою. Наприклад: «Я з нетерпінням чекаю почути від вас найближчим часом». або «Дякуємо за вашу увагу». Якщо ви додали до свого листа додатки, зазначте це також тут. Наприклад: «Будь ласка, копія мого резюме додається».
Після кінцевого тексту залиште два-три рядки між кінцевим рядком і додайте завершальний підпис. Приклади підписів у листі: «З повагою», «З вдячністю», «Дякую», «З повагою», «З повагою» тощо. Отже, виберіть кінцевий підпис і введіть перший, середній ініціал (якщо він є), та прізвище. Зауважте, що завершальний підпис і ваше ім’я мають бути внизу ліворуч.
#6. Перевірте та надішліть свій лист
Після того, як ви написали свій лист, знайдіть час, щоб перевірити його. Перевірка на наявність граматичних і орфографічних помилок є обов’язковою, але також знайдіть час, щоб прочитати свій лист, щоб переконатися, що він чіткий і стислий. Після цього ви можете відправити його одержувачу.
Що входить до професійного листа?
Професійний лист зазвичай містить заголовок із іменем та адресою відправника, а також датою та ім’ям та адресою одержувача. Тіло листа – це місце, де відправник повідомляє мету листа. Воно має бути чітким і лаконічним і завжди закінчуватися професійним підписом, наприклад «З повагою» або «З повагою».
Як почати формальний лист?
Традиційний спосіб розпочати офіційний лист із привітання «Шановний пане/пані/пані! Прізвище." Однак якщо ви не знаєте прізвища людини, ви можете використати загальне привітання, наприклад «Шановний пане або пані». І якщо ви знаєте людину, ви можете використовувати її ім’я.
Як розпочати професійний лист без шановного?
Ви можете розпочати професійний лист багатьма способами, не використовуючи «шановний». Деякі альтернативи включають «для кого це може стосуватися», «привіт» або просто використання імені одержувача. Однак вибирайте привітання, яке відповідає вашим стосункам з одержувачем.
Наприклад, «для кого це може стосуватися» підходить для листа, у якому ви погано знаєте одержувача, тоді як «привіт» або ім’я одержувача більше підійде для листа комусь, з ким ви знайомі. Дивіться зразок нижче.
До кого це може стосуватися
Тема: Прохання про допомогу
Шановний [Ім'я]
Сподіваюся, що цей електронний лист добре знайшов вас. Я пишу, щоб попросити вашої допомоги у справі, яка, як я вважаю, дуже важлива для мене.
Я пишу, щоб попросити вас переглянути вкладений документ і надати свій відгук. Я буду дуже вдячний за ваш внесок, оскільки я впевнений, що ваш досвід буде неоціненним у вирішенні цієї проблеми.
Дякую за ваш час та увагу.
З повагою,
[Ваше Ім'я]Як почати професійний зразок вітального листа?
Ви можете почати професійний вітальний лист так:
Dear Sir / Madam,
Дякую вам за вашу електронну пошту. Мені прикро чути, що у вас виникають труднощі з поточною роботою. Я був би радий поговорити з вами про вашу ситуацію. Будь ласка, дайте мені знати, якщо буде зручний для вас час.
З повагою,
Твоє ім'я.
Як має бути відформатований професійний лист?
Професійний лист має бути оформлений із заголовком у верхній частині сторінки, після якого вказується дата, ім’я та адреса одержувача та привітання. Потім основний текст листа повинен бути зроблений через один інтервал, а між кожним абзацом – пробіл. Унизу листа також слід підписати, а потім вказати ім’я відправника та контактну інформацію.
Висновок
Професійний лист спілкується з різними аудиторіями з різними цілями. Хоча формат залежить від аудиторії та мети, наведені вище загальні поради та вказівки можуть допомогти вам написати професійний лист, який справить позитивне враження та досягне бажаних результатів. Крім того, пам’ятайте, що лист має бути чітким, лаконічним і без помилок.
Статті по темі
посилання
