Ви можете створити рахунок-фактуру вручну або за допомогою бухгалтерського програмного забезпечення. Однак дуже важливо переконатися, що ваші рахунки-фактури містять усе необхідне для забезпечення швидких платежів, незалежно від того, як ви їх складаєте. Організації постійно надсилають і отримують рахунки, але своєчасна їх оплата є великою проблемою. Але все більше компаній не надсилають відповідні рахунки. Встановлення точних бухгалтерських процедур має вирішальне значення для підвищення фінансової стабільності вашої компанії. Читайте далі, щоб дізнатися про функції рахунків-фактур і про те, як створити рахунок-фактуру в Word.
Що таке рахунок-фактура?
Рахунок-фактура - це запис, який продавець надає клієнту для запиту оплати. Вона складається з ціни товарів або послуг, отриманих покупцем. Так, якщо в рахунку-фактурі вказані імена продавця та клієнта, опис і вартість товару чи послуги, а також умови оплати. Тоді це також може служити доказом у суді.
Для яких операцій потрібен рахунок-фактура?
Правила, що регулюють виставлення рахунків, у США більш дозволені, ніж в інших країнах. Продажі від компанії до споживача (B2C) не потребують рахунка-фактури, тому єдиний запис, який вам потрібно надіслати, – це квитанція про оплату. Однак, якщо клієнт (споживач) вимагає, щоб ви надіслали йому рахунок-фактуру, ви повинні виконати його. Для деяких операцій між компаніями (B2B), а також якщо ваша компанія імпортує або експортує продукти, можуть знадобитися рахунки-фактури.
Крім того, щоб отримати інформацію про місцеві правила виставлення рахунків, вам слід звернутися до уряду свого штату. Крім того, незалежно від того, продаєте ви свої товари в Інтернеті чи людям, які живуть в іншій країні, але купують у вас, ви обов’язково повинні надіслати їм рахунок-фактуру.
Функції для рахунків-фактур
Щоб вимагати платежів, підприємства повинні надати рахунки-фактури. Рахунок-фактура є юридично обов’язковим способом показати, що обидві сторони згодні щодо ціни та умов оплати. Однак використання рахунків-фактур має додаткові переваги. Вони включають:
#1. Зберігання записів
Можливість вести юридичний облік продажу є головною перевагою рахунку-фактури. Це дозволяє легко дізнатися, хто і коли купував і продавав товари.
#2. Моніторинг платежів
Рахунок-фактура є важливою частиною бухгалтерського обладнання. Відстеження платежів і непогашених залишків приносить користь як покупцеві, так і продавцю.
#3. Правовий захист
Належний рахунок-фактура може служити доказом того, що клієнт і продавець узгодили ціну. Це захищає продавця від фальшивих позовів.
#4. Проста податкова декларація
Відстеження рахунків-фактур на продаж допомагає організації точно реєструвати доходи та сплачувати належні податки.
№5. Business Analytics
Підприємства можуть дізнаватися про купівельні звички своїх клієнтів і виявляти тенденції, популярні товари, періоди пікових покупок тощо, аналізуючи дані рахунків-фактур. Це допомагає створювати ефективні маркетингові плани.
Що входить до рахунку-фактури?
Ви повинні включити таку інформацію в рахунок-фактуру, щоб він був дійсним, незалежно від того, продаєте ви іншій компанії чи клієнт просить її:
- Слово «рахунок-фактура» виділялося значною мірою.
- повні імена та адреси вас і ваших клієнтів
- Дата рахунка-фактури
- Кінцевий термін оплати
- окремий номер замовлення
- розбивка товарів або послуг, які пропонуються для продажу
- Наявність і вартість кожного товару або послуги
- Дата поставки товарів або послуг
- Вся сума заборгованості
Крім того, якщо ви імпортуєте чи експортуєте речі, вам, можливо, доведеться повідомити, звідки вони прийшли та куди в’їхали в країну. Вам також може знадобитися нарахувати податок із продажів у ваших рахунках-фактурах. Вивчіть місцеві критерії, перш ніж виставляти рахунок-фактуру, оскільки в кожному штаті та окрузі діють окремі податкові ставки та закони.
Як створити рахунок-фактуру?
Щоб переконатися, що ваш клієнт бачить рахунок-фактуру та оплачує його вчасно, важливо знати, що має бути на ньому та як це правильно скласти. На щастя, з ефективним онлайн-програмним забезпеченням для виставлення рахунків зробити ідеальний рахунок-фактуру дуже просто. Нижче наведено способи створення рахунку:
#1. Налаштуйте свій рахунок-фактуру
Налаштування рахунків-фактур може підвищити обізнаність споживачів про ваш бренд. Рахунки-фактури здаються більш професійними та відображають ідеали, які ваша компанія хоче донести до своїх клієнтів завдяки кольорам, шрифтам, логотипу та іншим елементам брендування. Однак, щоб зберегти узгодженість і щоб вас було легко ідентифікувати на дошці, переконайтеся, що дизайн рахунка-фактури відповідає компонентам і кольорам вашого веб-сайту, облікових записів у соціальних мережах та інших сайтів із вмістом.
#2. Додайте кваліфікований заголовок
Рахунок-фактура має починатися з полірованого заголовка, який містить назву компанії, логотип (якщо є), адресу та контактні дані. Після цього додайте назву компанії клієнта, ім’я контактної особи та її точні контактні дані.
#3. Включіть інформацію про рахунок-фактуру
Для зручності клієнта позначте папір словом «рахунок-фактура». Додайте чіткий ідентифікаційний номер рахунку-фактури, щоб ви могли відстежувати свої транзакції. Ідентифікатор рахунка-фактури зазвичай складається з буквено-цифрових символів і містить певні дані, наприклад назву проекту або дату виставлення рахунка-фактури. Отже, щоб уникнути непорозумінь, кожна організація повинна вибрати та дотримуватися системи нумерації рахунків-фактур, яка підходить для них.
#4. Вкажіть Дати
Щоб створити графік і відстежувати платежі, включно з датою постачання — днем доставки продуктів або послуг — і датою виставлення рахунку-фактури.
#5. Опис наданих товарів або послуг
Усі продані товари або послуги, надані компанією в обмін на оплату протягом зазначеного розрахункового періоду, мають бути вказані в рахунку-фактурі. Включіть кількість, ціну за одиницю та проміжну суму кожного проданого товару. Також укажіть кількість часу, витраченого на кожну позицію рядка, і вкажіть конкретну послугу під час надання послуг.
#6. Включіть Умови оплати
Щоб створити рахунок-фактуру, додайте податкову інформацію, яка стосується продажу, яка залежить від законів країни, місцевої податкової ставки, типу бізнесу та інших елементів.
Крім того, загальне податкове зобов’язання часто обчислюється на основі остаточної суми рахунка-фактури та відображається в кінці рахунка-фактури з багатьма рядками. Замість того, щоб розраховувати податок на кожен товар, ви можете розділити суму податку відповідно до багатьох податкових категорій, до яких належать товари, що підлягають оплаті.
#7. Додайте пояснення та умови до приміток
Навіть якщо рахунки-фактури не потребують пояснень, все одно може виникнути плутанина. Клієнти можуть не помітити, наприклад, що ви додали знижку на один із ваших продуктів. Цього можна уникнути, включивши виноску, що пояснює знижку, щоб споживач знав, що в майбутніх рахунках можуть відображатися вищі ціни на ідентичні товари.
Чи потрібно мені виставляти рахунки для свого малого бізнесу?
Ви маєте низку обов’язків як власника малого бізнесу, включаючи управління персоналом, підтримання запасів і взаємодію з клієнтами. З цією метою утримання бізнесу на плаву та прийом платежів часто є вашими головними пріоритетами. Через це дуже важливо подумати про інші способи оплати. Використання рахунків-фактур у цій ситуації. Одним із найвідоміших і надійних інструментів дистанційних платежів є виставлення рахунків.
Як створити рахунок-фактуру в Word
Завершили налаштування свого першого рахунку-фактури Word? Ви повинні дотримуватися кількох важливих процедур, зокрема щодо компонентів виставлення рахунків-фактур, якщо ви хочете робити професійні рахунки-фактури без використання шаблонів рахунків-фактур. Наступна інформація навчить вас, як створити рахунок-фактуру з нуля в Microsoft Word:
#1. Створіть новий порожній документ
Щоб створити рахунок-фактуру в Word, відкрийте Word, клацніть «Файл», а потім виберіть «Новий документ» у меню, щоб розпочати створення спеціального рахунку-фактури з нуля. Відкрийте абсолютно новий порожній документ. Пам’ятайте, що вам потрібно буде створювати власні поля введення за допомогою цього параметра, оскільки він не матиме такої попередньо відформатованої структури, як шаблон Microsoft Word. Для цього може знадобитися більше роботи, ніж просто вибрати шаблон рахунку-фактури. Однак, оскільки ви матимете більше контролю над дизайном і функціональністю свого рахунка-фактури, це вигідний компроміс для компаній зі спеціалізованими процедурами виставлення рахунків-фактур.
#2. Створіть заголовок для рахунку-фактури
У документі додайте заголовок. Логотип, назва та контактна інформація вашої компанії мають відображатися в заголовку рахунку-фактури. Крім того, у ньому повинно бути чітко зазначено, що це рахунок-фактура.
#3. Включіть дату рахунку-фактури
Далі, щоб створити рахунок-фактуру в Word, додайте дату рахунку-фактури документа. Зазвичай це місце у верхній правій частині документа Word. Безпосередньо під заголовком рахунку-фактури вкажіть поточну дату. Під датою рахунку-фактури ви також можете вказати дату оплати.
#4. Додайте номер спеціального рахунку-фактури
Додайте окремий номер рахунку-фактури вгорі документа. Під час перегляду рахунка-фактури з клієнтом або подання його для обліку вашої компанії номери рахунків-фактур використовуються як орієнтир. Систему нумерації, яку ви використовуватимете для процедури виставлення рахунків, слід визначити заздалегідь і дотримуватися її. Нумерувати рахунки-фактури цифрами, починаючи з рахунку-фактури №001, потім рахунку-фактури №002 і так далі, є найпростішим способом.
Якщо вам важко організувати свої рахунки-фактури, чудовою ідеєю є використання генератора рахунків-фактур і програмного забезпечення для організації. Разом із кількома безкоштовними шаблонами рахунків-фактур, які ми розглянемо пізніше, FreshBooks пропонує широкий вибір програмного забезпечення для виставлення рахунків, яке допомагає автоматизувати цю процедуру та організовувати ваші платежі.
#5. Додайте контактну інформацію свого клієнта
Включіть інформацію про компанію вашого клієнта, таку як назва компанії, логотип, ім’я контактної особи, адреса, номер телефону, адреса електронної пошти та, можливо, номер замовлення клієнта. Переконайтеся, що контактна інформація у вашому рахунку-фактурі точна; якщо у компанії вашого клієнта є відділ виставлення рахунків або дебіторської заборгованості, вам може знадобитися вказати цю особу замість звичайної контактної особи.
#6. Складіть список конкретних товарів або послуг
Далі складіть детальний перелік товарів і послуг, які ви надали компанії або клієнту. Необхідно вказати стисле пояснення кожної послуги, кількість виконаних годин або поставлених предметів, а також вартість. Підсумуйте кожну послугу окремо. Часто найпростіше створити таблицю в рахунку-фактурі Word, щоб ваші товари та послуги було легко відображено.
#7. Покажіть повну суму заборгованості
Щоб створити рахунок-фактуру в word, укажіть усі застосовні податки після підсумовування всіх комісій. Тоді рахунок-фактура має включати всю суму заборгованості та чітко відображати цю інформацію внизу. Щоб зробити це якомога зрозумілішим, позначте його «загальний» або «загальний підсумок».
#8. Включіть дату сплати
Щоб запобігти затримці платежів, вкажіть дату оплати в рахунку-фактурі. Надайте якомога більше інформації, вказуючи дату платежу. Включіть точну дату, наприклад «Платіж до 31 грудня 2018 року», а не просто «Платіж через 30 днів».
#9. Укажіть, як ви плануєте платити
У самому низу документа вкажіть умови оплати. Укажіть способи оплати, які ви використовуєте, і вкажіть будь-які прострочені штрафи, які ви будете накладати за платежі, здійснені після встановленого терміну, припускаючи, що ваш клієнт прийняв ваші умови оплати, коли найняв вас на роботу.
Як створити рахунок-фактуру для малого бізнесу?
- Відмітний номер накладної
- Дата поставки товарів або послуг.
- Пояснення товару чи послуги.
- Сума заборгованості із зазначенням терміну.
- Умови та правила оплати.
- Сума та дата останнього платежу.
Що таке приклад рахунку-фактури?
Якщо роздрібний торговець купує продукцію у виробника, продукція транспортується до приймального відділу роздрібного торговця, а рахунок-фактура подається до бухгалтерії магазину.
Чи можете ви використовувати Excel для створення рахунків?
Використовуючи шаблон, який ви можете змінити для своєї компанії, ви можете створювати рахунки-фактури, які виглядатимуть професійно. Його можна роздрукувати або заповнити в Word або Excel і надіслати в електронному вигляді у форматі PDF.
посилання
- freshbooks.com
- sumup.com
- zoho.com
Статті по темі
- БУХГАЛТЕРСЬКИЙ РАХУНОК-ФАКТУРА: визначення, як його записати та безкоштовне програмне забезпечення
- БАГАТОКРОКОВА ЗВІТ ДОХОДІВ: Приклади, формат та інструкції
- УМОВИ ОПЛАТИ NET 30: значення, приклади та причини, чому їх варто чи ні використовувати
- Фінансування за рахунками: визначення, типи, плюси та мінуси
- 13 найкращих білінгових систем для малого бізнесу у 2023 році (оновлено)
