Компанії оцінюють свою поточну ефективність порівняно з бажаною та очікуваною продуктивністю за допомогою аналізу прогалин. Ця оцінка проводиться для того, щоб перевірити, чи розумно компанія витрачає свої ресурси та відповідає очікуванням клієнтів. У цій статті ми з’ясуємо значення геп-аналізу та розглянемо приклади.
Оцінюючи час, гроші та працю, корпорація може визначити свій поточний стан. Керівницька команда може розробити план дій для просування організації та ліквідації прогалин у продуктивності шляхом виявлення та аналізу цих прогалин.
Що таке Аналіз прогалин?
Організації можуть бути не в змозі повністю реалізувати свій потенціал, якщо вони не використовують свої активи, гроші та технології в повній мірі. Тут може бути корисним аналіз прогалин.
Будь-який тип ефективності організації виграє від аналізу прогалин, також відомого як аналіз вимог. Це дозволяє підприємствам оцінити своє поточне становище та бажаний майбутній стан. Завдяки оцінці недоліків підприємства можуть переглянути свої цілі, щоб визначити, чи вони на правильному шляху до їх досягнення.
У 1980-х роках геп-аналіз часто використовувався з аналізом тривалості. Аналіз прогалин може бути використаний для оцінки впливу ряду змін структури терміну, навіть якщо він менш поширений і вважається більш складним для використання, ніж оцінка тривалості.
Як провести аналіз прогалин
Подальші кроки поділяються на чотири процеси в деяких системах аналізу прогалин. Деякі є дещо складнішими та розбивають аналіз на кілька етапів. Розуміння вашої поточної ситуації, рішення, куди ви хочете йти, і розробка стратегії досягнення цієї мети – це всі частини оцінки прогалин, незалежно від ситуації.
#Крок 1: визначте свій поточний стан
Зосередження на тому, де зараз працює ваш бізнес, є першим кроком у аналізі прогалин. Це передбачає дослідження товарів, які вона продає, клієнтів, яких вона обслуговує, і пільг, які вона надає своєму персоналу. Ці дані можуть бути кількісними (наприклад, фінансові записи, подані як частина вимог до подання документів) або якісними (наприклад, опитування чи коментарі важливих зацікавлених сторін).
Корпорація часто проводить аналіз прогалин, оскільки має висновки або вже знає про проблему. Підприємство хоче з’ясувати, чому опитування відгуків клієнтів дали нерівні результати, і вжити заходів для виправлення. Він повинен зрозуміти, чому виникають ці помилки, коли виникають проблеми та ким мають бути керівники управління змінами, перш ніж вони зможуть уявити, ким вони хочуть стати.
#Крок 2: визначте свій майбутній стан
Цей крок, коли корпорація повинна вирішити, ким вона хоче стати, є суттю аналізу прогалин. На цій стадії слід бути обережним, оскільки ідентичність, яку бажає мати фірма, визначатиме стратегічні кроки, які вона повинна здійснити для досягнення цих цілей.
Для досягнення найбільшого довгострокового успіху під час аналізу прогалин бізнес повинен поставити чіткі цілі, які піддаються кількісному вимірюванню. Для бізнесу, наприклад, було б неефективно мати на меті «поліпшення обслуговування клієнтів». Натомість бізнес повинен вибрати більш вимірні цілі, як-от досягнення 90% задоволеності клієнтів протягом 12 місяців».
Аналіз того, що роблять компанії-конкуренти чи інші гравці ринку, також може допомогти вам визначити очікуваний результат. Може бути простіше помітити, що інший бізнес робить правильно, і спробувати скопіювати це.
#Крок 3: Визначте прогалини
Настав час провести порівняння між поточною ситуацією та бажаним майбутнім станом, щоб визначити ключові відмінності. У нашому гіпотетичному прикладі саме в цей момент компанія може усвідомити, що у неї вкрай нестача персоналу, вона не навчила належним чином своїх співробітників або не має технічних можливостей реагувати на проблеми споживачів.
#Крок 4: Оцінка рішень
Тепер корпорація повинна розробити плани щодо того, як вона досягне бажаного стану після визначення своїх недоліків. У деяких випадках може бути лише одна відповідь, тоді як в інших випадках аналіз прогалин може вимагати кількох одночасних покращень, які повинні взаємодіяти.
Рішення часто потребує кількісної оцінки за допомогою інструментів для моніторингу змін, щоб визначити, чи буде воно успішним. Простий показник, як-от відсоток задоволених клієнтів, може бути доступним для нашого прикладу покращення обслуговування клієнтів. Інші результати аналізу прогалин, такі як слабкі місця в ідентифікації бренду, можуть вимагати більш оригінальних, навмисних заходів, які ще можна оцінити.
#5: Виконайте зміни
Настав час втілити в життя найкращі пропозиції кроку 4 після вибору найкращих. На цьому етапі бізнес докладає зусиль, щоб усунути виявлену прогалину. Впроваджуючи рішення, організація прагне покращити певну сферу діяльності або усунути недоліки.
На цьому етапі реалізації часто потрібне дотримання певної послідовності та детального набору процесів. Підприємство має на увазі конкретну мету для аналізу прогалин, тому потрібно бути обережним, щоб уникнути заподіяння більшої шкоди, ніж необхідно. Подумайте, наприклад, про персонал, який втомився та деморалізований тривалим навчанням. Докладання зусиль для підвищення кваліфікації працівників може призвести до втрати продуктивності або низького морального духу.
#Крок 6: Слідкуйте за змінами
Ось чому компанія також повинна перевірити наявність змін після завершення аналізу прогалин. Іноді бізнес приймає ідеальні рішення. В інших випадках розрив міг бути більшим, ніж компанія спочатку вважала. У будь-якому випадку аналіз прогалин може бути круговим процесом, у якому бізнес може переоцінити свою поточну позицію та порівняти її з альтернативними майбутніми станами після внесення коригувань.
Типи геп-аналізу
Давайте копнемо далі і поговоримо про багато видів аналізу прогалин.
#1. Аналіз прогалин продукту або ринку
Сумна статистика, що 95% товарів, які виходять на ринок, виходять з ладу.
Аналіз прогалин є чудовою технікою для виявлення проблем, перш ніж вкладати час і гроші в невдалий запуск продукту, оскільки існує багато різних причин, чому продукт може не досягти успіху.
Дослідження розриву ринку, яке іноді називають «аналізом розриву продукту», оцінює стан ринку. Він аналізує готовність цільового ринку, будь-які конкуруючі продукти та дії конкуруючих підприємств. Це допомагає виявити слабкі сторони в характеристиках продукту, брендингу, стратегії запуску та рекламних заходах, щоб бізнес міг повністю скористатися ринковими перспективами.
#2. Аналіз стратегічних прогалин
Аналіз стратегічних прогалин, також відомий як аналіз прогалин у продуктивності, є більш офіційною внутрішньою оцінкою того, як працює корпорація. У дослідженні часто порівнюють ефективність із довгостроковими стандартами, такими як п’ятирічний чи стратегічний план.
Також можна провести аналіз стратегічних прогалин, щоб оцінити, наскільки успішно працює бізнес у порівнянні з його конкурентами. Таке дослідження може виявити, як інші підприємства використовують персонал або ресурси більш розумно, стратегічно. Такий тип інформації може бути складно отримати, особливо якщо працівники, які звільняються, мають угоди про нерозголошення, а бізнес приховує мало інформації, пов’язаної з процесами, від широкої громадськості.
#3. Аналіз фінансового/прибуткового розриву
Зосередившись на фінансових показниках, компанія може вирішити безпосередньо оцінити, де їй може бути не вистачає порівняно з конкурентами. Порівняння цін, відсоток націнки, просто надання додаткового навчання поточним працівникам для набуття нових здібностей або пошук зовнішнього досвіду для найму нових працівників.
Для інноваційних компаній, які залежать від певних наборів навичок, щоб залишатися конкурентами (або лідерами галузі), такого роду дослідження є особливо важливим. Крім того, дослідження нестачі навичок має важливе значення для малого бізнесу, функціонування якого залежить від меншої кількості робочої сили. У цій ситуації людям часто потрібен широкий спектр адаптивних навичок, які можуть бути цінними в багатьох сферах бізнесу.
#5. Аналіз прогалин відповідності
Аналіз прогалин у відповідності порівнює ефективність компанії з набором зовнішніх правил, які визначають, як щось має бути зроблено. Для цього аналізу часто використовуються послуги внутрішнього аудиту. Наприклад, компанія може провести внутрішню оцінку своїх процедур бухгалтерського обліку та звітності, перш ніж звернутися до зовнішнього аудитора для оцінки її фінансової звітності.
Порівняно з іншими стратегічними формами аналізу прогалин, аналіз відповідності є більш захисним і превентивним. Замість аналізу прогалин, щоб спробувати збільшити частку ринку, аналіз прогалин, наприклад, часто спрямований на дотримання правил, уникнення штрафів, виконання зобов’язань щодо звітності та гарантування дотримання зовнішніх термінів.
#6. Аналіз прогалин у розробці продукту
Аналіз недоліків можна проводити, коли компанія розробляє нові продукти, щоб визначити, які функції задовольнять споживчий попит. Ця форма аналізу прогалин часто використовується під час розробки програмного забезпечення або елементів, для створення яких потрібно багато часу.
Корпорація може оцінити, які елементи продукту чи послуги було ефективно впроваджено, відкладено чи цілеспрямовано видалено. Тоді компанія може постійно оцінювати, як змінюється її продуктовий план і чи є у неї внутрішні ресурси, щоб заповнити внутрішні прогалини. Ці прогалини необхідні для завершення розробки продукту шляхом поєднання різних типів аналізу прогалин, згаданих вище.
#7. Потрібен аналіз прогалин
Подібно до аналізу нестачі навичок, оцінка нестачі потреб розглядає все, що потрібно організації, а не лише здібності співробітників, щоб досягти мети. Які матеріали вам потрібні? обладнання, знання, фінанси та дотримання правил
Немає правил; проводячи оцінку вимог, ви можете і повинні враховувати будь-які ресурси, необхідні для подолання розриву між поточною ситуацією та бажаним майбутнім станом. Це може бути щось значне, як-от новий регіональний офіс, або щось скромне, як-от додаткова кава для понаднормової роботи.
#8. Аналіз розриву здоров'я
Сучасний сектор охорони здоров’я – це складна мережа HMO, страхових компаній, медичних установ, клінік, лікарень і пацієнтів. Крім того, існує жорстка конкуренція. Постачальники медичних послуг повинні докласти багато зусиль, щоб відповідати юридичним вимогам, таким як HIPAA, одночасно надаючи першокласну допомогу пацієнтам, щоб конкурувати.
Аналіз прогалин використовується різними організаціями охорони здоров’я, щоб переконатися, що вони постійно просуваються до своїх цілей. Це включає державні лікарні, приватні медичні фірми та міжнародні організації охорони здоров’я, такі як ВООЗ. Наприклад, аналіз прогалин може допомогти організаціям охорони здоров’я визначити, які сторонні постачальники мають доступ до захищеної інформації про здоров’я пацієнта (PHI). Відповідно, він повинен дотримуватися правил HIPAA, підписавши угоду про ділове партнерство (BAA).
Що містить шаблон аналізу прогалин?
Хоча підходи до аналізу прогалин можуть бути як концептуальними, так і конкретними, шаблони оцінки прогалин часто містять такі основні елементи:
#1. Сучасна ситуація
Перший стовпець у шаблоні аналізу недоліків може мати назву «Поточний стан». Він використовує фактичну термінологію для визначення процедур, рис і особливостей, які компанія хоче вдосконалити.
Області фокусування можуть бути широкими, орієнтованими на всю компанію, або невеликими, зосередженими на одному бізнесі. Рішення базується на цілях, яких організація сподівається досягти.
Ці основні напрямки можна проаналізувати кількісно — наприклад, шляхом підрахунку кількості дзвінків клієнтів, на які відповіли за певний проміжок часу — або якісно, дивлячись на різноманітність робочих місць.
#2. Майбутній стан
Крім того, до звіту про аналіз потреб слід включити колонку під назвою «Майбутній стан», яка описує бажаний стан організації.
Цю частину також можна написати конкретними, вимірними термінами, як-от «спроба збільшити кількість оброблених викликів клієнтів на певний відсоток протягом певного періоду часу». Крім того, це можна було б сформулювати широко як «робота над більш інклюзивною офісною культурою».
#3. Пояснення прогалини
По-перше, цей стовпець має визначити, чи є різниця між поточним станом компанії та її потенціалом. Якщо так, то в описі прогалини слід вказати, що таке прогалина та основні проблеми, які до неї призвели.
Ці фактори перераховані в цій колонці в неупередженому та зрозумілому вигляді. Ці елементи можуть бути кількісними або якісними, подібно до опису стану. Вони можуть вказувати на такі речі, як відсутність різноманітних програм або розбіжність між фактичною та бажаною кількістю викликів.
#4. Пропозиції та наступні етапи
Звіт про аналіз прогалин має містити заключний стовпець із переліком усіх можливих виправлень, які можна застосувати. Це подолання розриву між теперішнім і бажаним майбутнім станом.
Ці цілі мають бути конкретними, конкретно стосуватися елементів, визначених в описі недоліків, і бути вираженими переконливою, активною мовою. Вони повинні мати конкретні цілі та терміни їх досягнення.
Нижченаведені кроки можуть включати наймання певної кількості додаткових працівників для відповіді на дзвінки клієнтів, запровадження звітів про кількість дзвінків або запуск певних програм і ресурсів різноманітних офісів.
Приклади аналізу прогалин
Аналіз прогалин дає вам систему відліку для оцінки ефективності стратегій, технологій і процедур для вашої компанії. Це допомагає організації просуватися до мети, одночасно усуваючи ризики та помилки на маршруті.
Давайте розглянемо кілька прикладів аналізу прогалин:
#1. Індивідуальна оцінка
Співробітники можуть використовувати аналіз прогалин, щоб визначити, де їх продуктивність є слабкою, і як вони можуть усунути прогалини, доклавши додаткових зусиль.
У цьому аналізі розглядаються окремі особи. Коли відділ організації відстає в досягненні бажаного результату, члени команди в цьому відділі повинні оцінити їх ефективність, щоб визначити, на що витрачаються зусилля.
#2. Дебют абсолютно нового продукту
Підприємство може використовувати аналіз прогалин після запуску нового продукту. Це допоможе визначити, де продажі коливаються, і внести необхідні коригування.
Можливо, продукт не відповідає очікуванням, що пояснює, чому продажі не відповідають очікуванням. У таких ситуаціях виробнича група повинна експериментувати з альтернативними методами виробництва продукту, щоб зробити його більш ефективним і товарним.
Які три основні компоненти аналізу прогалин?
Поточний стан, бажаний стан і розрив є трьома основними елементами аналізу потреб. Те, як використовуються практики та процеси компанії, є поточною ситуацією. Де бізнес сподівається бути в майбутньому, це ідеальний штат. Зазвичай це також означає підвищення ефективності та ефективності.
Як ще називають геп-аналіз?
«Аналіз потреб» або «оцінка потреб» також можна використовувати для опису аналізу прогалин. Проміжок між «де ми є» як корпорація (поточний стан) і «де ми хочемо бути» (цільовий стан або бажаний стан) називається «розривом» у процесі оцінки розриву.
Чи є SWOT-аналіз аналізом прогалин?
Одним із прикладів аналізу прогалин є аналіз SWOT. Використання діаграми SWOT є чудовим підходом для оцінки поточної ситуації компанії, її місця на ринку, того, що вона робить правильно, і областей, де вона може покращитися. Отже, одним із інструментів для виявлення слабких місць у корпоративних чи комерційних починаннях є SWOT-аналіз.
Підсумки
Аналіз прогалин — це метод, за допомогою якого підприємства можуть оцінити, де вони знаходяться зараз. Його також можна використовувати, щоб вибрати, де вони хочуть бути в майбутньому, і розробити стратегію для усунення розриву. Корпорація, яка має операційні труднощі або хоче стати більш стратегічною, може вирішити провести аналіз прогалин. У будь-якому сценарії декілька інструментів можуть допомогти бізнесу створити та виконати довгостроковий план, зокрема SWOT-аналіз, PEST(LE)-аналіз тощо.
Статті по темі
- СТРАХУВАННЯ ГАП: значення, як це працює та все, що вам слід знати
- МЕДИЧНЕ СТРАХУВАННЯ GAP: покриття, плани та те, що вам потрібно!!!
- Gap Year: сенс, програма, ідеї, плюси та мінуси
- ЛОГОТИП GAP: який сенс стоїть за логотипом? Детальний посібник
- Бізнес електронної комерції: Ідеї, моделі та посібник з початку 2023 року
посилання
