Кожна галузь у бізнес-середовищі має правила та положення, якими керують місцеві та федеральні органи. Немає виправдань недотриманню цих правил. Крім того, наслідки недотримання зазвичай несприятливі. Ось чому підприємства інтегрують систему управління відповідністю у свою адміністрацію для контролю за дотриманням національних і власноруч встановлених норм. Працівники можуть відійти від національних правил, залишивши провину на себе на підприємствах. Щоб уникнути цього також, деякі підприємства придумали використовувати програмне забезпечення у своїй системі управління відповідністю. Таким чином усе, від розробки політики до дотримання, моніторингу, аудиту та звітності, знаходиться під досконалим контролем.
Що таке система управління відповідністю?
Система управління відповідністю включає всі структури, процеси та заходи, запроваджені компанією чи організацією для забезпечення дотримання закону та нормативних актів, що регулюють її існування. Це встановлені для всієї компанії керівні принципи поведінки, яка відповідає правилам. CMS вплетена в кожну організаційну роль і відділ. Однією з головних цілей є не лише задоволення різноманітних вимог і нормативних актів, але й проактивне усунення потенційних ризиків, які можуть вплинути на ваш бізнес.
За оцінками Дотримуйтесь, система управління відповідністю – це інтегрована система, що складається з письмових документів, функцій, процесів, засобів контролю та інструментів, які допомагають організації виконувати вимоги законодавства та мінімізувати шкоду для споживачів у результаті порушень законодавства. Хороша система управління відповідністю повинна містити метод розробки, модифікації, розповсюдження та моніторингу політики відповідності.
Чому система управління відповідністю важлива?
Основне значення системи управління відповідністю полягає в тому, що вона керує ризиками, які можуть призвести до судових процесів, грошових втрат і, можливо, судових позовів, які можуть мати негативний вплив на ваш бізнес. Насправді компанії інтегрують системи відповідності, щоб захистити себе.
У довгостроковій перспективі це може стати в нагоді та допомогти компанії впоратися з будь-якою діяльністю, яка може вплинути на роботу її бізнесу. Це може варіюватися від шахрайства, зловживання, дискримінації та інших практик.
За даними Федеральної корпорації страхування депозитів (FDIC), головне значення CMS полягає в тому, що вона керує можливими ризиками, які можуть призвести до судових процесів, грошових штрафів та інших форм формального покарання.
Що таке 7 елементів відповідності?
- Запровадження політики, процедур і стандартів поведінки
- Призначення відповідального працівника та Комітету з відповідності
- Проведення ефективного навчання та навчання
- Мати діючу лінію зв'язку
- Внутрішній моніторинг та аудит.
- Забезпечувати дотримання стандартів через добре розголошені дисциплінарні вказівки.
- Виявлення порушень і коригувальні дії
#1. Запровадження політики, процедур і стандартів поведінки
Не просто майте політику, переконайтеся, що вона написана. Ви також повинні переконатися, що письмові процедури та стандарти поведінки є зрозумілими, щоб забезпечити дотримання під час виконання посадових функцій.
#2. Призначення відповідального працівника та Комітету з відповідності
Наявність консультативного комітету з питань відповідності зазвичай гарантує наявність відповідних ресурсів для підтримки структури організацій. Вони також забезпечують програми відповідності, просувають стандарти поведінки та встановлюють чіткі засоби зв’язку для повідомлення про невідповідність. Простіше кажучи, вони виявляють невідповідність і лікують її до того, як вона стане проблемою.
#3. Проведення ефективного навчання та навчання
Навчання та тренінги організації не повинні проводитися щодня чи щотижня, але вони повинні проводитися принаймні раз на рік. Коли співробітникам нагадують і оновлюють дату у разі внесення змін до правил, вони легко пристосовуються до правил. Це просто означає, що ваш комітет із відповідності повинен бути в курсі останніх подій у вашій галузі. Вони можуть зробити це, спілкуючись із професіоналами у відповідній галузі, читаючи статті, відвідуючи конференції або будучи частиною групи.
#4. Є справна лінія зв'язку
Компанії можуть інтегрувати анонімну гарячу лінію, адресу електронної пошти або опитування, які вони можуть використовувати для отримання максимального відгуку.
#5. Внутрішній моніторинг та аудит
Створіть річний робочий план для внутрішнього моніторингу та аудиту, визначте будь-які сфери ризику та завчасно перевіряйте та переглядайте програму відповідності. Таким чином, немає жодних лазівок ні в одній точці.
#6. Забезпечуйте дотримання стандартів за допомогою добре розголошених дисциплінарних інструкцій
Ніколи недостатньо встановити правила, необхідно також визначити дисциплінарні заходи. Це забезпечить дотримання правил усіма, незалежно від рангу чи посади.
#7. Виявлення порушень і коригувальні дії
Окрім групи аудиту та моніторингу, має бути система, яка виявляє невідповідність. Також має бути спосіб відстеження внесених виправлень, щоб гарантувати відсутність записів про відхилення. Якщо не буде вжито коригувальних заходів, то відповідність марна.
Як запровадити систему управління відповідністю?
Наступні кроки допоможуть вам упровадити вашу CMS
- Проведіть оцінку ризику.
- Навчання співробітників
- Створює політики та процедури
- Налаштуйте хороший канал зв’язку
- Система зворотного зв'язку для повідомлення про невідповідність
#1. Проведіть самостійну оцінку ризиків свого бізнесу
Першим кроком до впровадження системи комплаєнс є проведення оцінки ризиків відповідної компанії. Компанії впроваджують системи управління відповідністю, щоб захистити себе від ризиків. Оскільки різні галузі стикаються з різними ризиками, необхідно визначити, що створює ризики для вашої компанії. Ідеальний спосіб зробити це — запустити тест оцінки ризику, адаптований до вимог вашого бізнесу. Якщо ви не впевнені, з чого почати, ви можете перевірити COSO. Вони завжди будуть раді допомогти. Це допоможе вам усунути всі виявлені ризики та стратегічно запропонувати рішення для цих можливих ризиків. Але ви також повинні бути готові змінити речі, як тільки виникне потреба.
#2. Створення політик і процедур
Коли справа доходить до впровадження комплаєнсу всередині компанії, існує потреба в політиці. Політичний заповіт — це сукупність усіх правил і положень, які керують веденням бізнесу. Ділова політика відрізняється навіть для схожих галузей. Просто це кодекс поведінки.
#3. Навчання співробітників
Навчання та навчання працівників є одним із елементів системи комплаєнс менеджменту. Кожна компанія повинна інтегрувати освітню модель, яка навчає її співробітників системі комплаєнс компанії. Якщо співробітники добре поінформовані, вони можуть нести відповідальність за свої дії і, таким чином, дотримуватися програми відповідності.
#4. Налаштуйте хороший канал зв'язку
Спілкування так само добре, як і встановлення політики, яка керує роботою. Також необхідно переконатися, що навчання ваших інформаційних працівників є ефективним.
#5. Система зворотного зв'язку для повідомлення про невідповідність
Це теж один із елементів системи комплаєнс. Компанії повинні забезпечити наявність гарячої лінії або анонімного засобу повідомити про невідповідність. По-друге, має бути відповідний засіб інвестування звіту. Тоді відповідні виправні заходи також допоможуть підприємствам забезпечити відповідність.
Хто відповідає за управління відповідністю?
Рада директорів або посадова особа, призначена радою директорів, несе відповідальність за управління відповідністю в організації. Однак вони зазвичай зайняті іншими обов’язками, і розробка системи управління відповідністю є одним із способів, як вони піклуються про це. Окрім розробки системи управління відповідністю, директори також призначають спеціаліста з відповідності, який буде наглядати за справами від їхнього імені.
Що таке комплаєнс-діяльність?
Комплаєнс-діяльність включає всі дії, спрямовані на дотримання системи управління відповідністю організації. До них належать розробка політики, звітність, навчання співробітників, відстеження, аудит, коригувальні дії тощо.
Що таке інструменти відповідності?
Інструменти відповідності – це, як правило, програмне забезпечення, яке автоматизує або спрощує систему управління, яку має запровадити кожна компанія, щоб відповідати галузевим, правовим вимогам, вимогам безпеки та нормативним вимогам. Вони також відомі як програмне забезпечення.
Шаблон системи управління відповідністю
Створення шаблону має вирішальне значення для успіху будь-якої системи управління відповідністю бізнесу. Якщо у вас виникли проблеми зі створенням загального шаблону керування відповідністю, ви можете розбити його на частини. Наприклад, ви можете створити шаблон для оцінки ризиків, навчання співробітників, моніторингу та аудиту, політики, виправлення невідповідності тощо.
Що таке CMS і приклад?
Користувачі можуть створювати, редагувати, співпрацювати, публікувати та зберігати цифрову інформацію за допомогою системи керування вмістом (CMS), яка є частиною програмного забезпечення. CMS в основному використовуються для керування веб-вмістом і керування корпоративним вмістом (ECM) (WCM).
Які є 2 типи відповідності?
Корпоративна та нормативна відповідність є двома ключовими категоріями, які вказують на джерело основи. Основа законів, правил і процедур, яких необхідно дотримуватися, становить як корпоративну, так і нормативну відповідність.
Що таке KPI для відповідності?
Як працюють KPI відповідності? Вимірюється за допомогою показників відповідності та ключових показників ефективності (KPI), здатність відділу комплаєнс підтримувати фірму відповідно до внутрішньої та зовнішньої політики, а також вимог законодавства.
Які шість великих сфер відповідності?
Усі орендодавці повинні переконатися, що вони дотримуються всіх законодавчих і нормативних зобов’язань, пов’язаних із відповідністю. Пожежна безпека, газова безпека, електрична безпека, безпека ліфтів, боротьба з азбестом і легіонелою є шістьма основними проблемами відповідності, які повинні вирішити орендодавці.
Як ще називають відповідність?
У цій статті наведено 71 термін, які є синонімами, антонімами або пов’язані зі словом відповідність. Ці слова включають конформність, згоду, мовчазну згоду, поступливість, згоду та поступливість.
Програмне забезпечення системи управління відповідністю
Враховуючи величезну роботу, пов’язану з інтеграцією CMS у бізнес, мати програмне забезпечення, яке допомагає координувати свою діяльність без особливого нагляду, буде чудовим. Тож постає запитання: чи існує програмне забезпечення чи програми, які допомагають бізнесу працювати з його системою відповідності? Звичайно, вони є, але перш ніж ми перерахуємо найкраще програмне забезпечення CMS, давайте дізнаємося, що це таке.
Що таке програмне забезпечення системи управління відповідністю
Програмне забезпечення системи управління відповідністю – це програма, яка постійно відстежує, контролює та перевіряє відповідність бізнес-процесів чинному законодавству, політикам організації та стандартам споживачів і ділових партнерів. За допомогою програмного забезпечення CMS компанія може легко централізувати всі свої знання щодо відповідності, а також регулювати цю відповідність.
Ми також можемо визначити програмне забезпечення для управління відповідністю як програму, яку компанія інтегрує у свою систему для постійного відстеження, моніторингу та аудиту дотримання своїх власних правил, організаційної політики, галузевих вимог та інших державних постанов.
Які є типи програмного забезпечення системи управління відповідністю?
Зараз доступно три типи програмного забезпечення CMS. Ваші бізнес-потреби мають поєднуватися в одному. Але тоді вам потрібно переконатися, що ви розумієте потребу вашої галузі у виборі правильного програмного забезпечення. Нижче наведено типи програмного забезпечення системи управління відповідністю;
- Універсальні платформи управління відповідністю.
- Специфічні для галузі інструменти управління відповідністю
- Програмне забезпечення для управління, ризиків і відповідності (GRC).
#1. Універсальні платформи управління відповідністю
Універсальна платформа, також відома як комплексна платформа управління відповідністю, має можливість керувати відповідністю в будь-якому секторі.
#2. Спеціальні для галузі інструменти управління відповідністю
Це стосується особливо регульованих галузей, таких як охорона здоров’я, фінансовий сектор, промисловість тощо.
#3. Програмне забезпечення для управління, ризиків і відповідності (GRC).
Програмне забезпечення для управління, ризиків і відповідності (GRC) насправді є більш досконалим, ніж галузеві інструменти управління відповідністю. Це програмне забезпечення системи управління відповідністю має ширший спектр функцій для управління ризиками та корпоративного управління, ніж просто загальне управління відповідністю. GRC — це єдине програмне забезпечення системи управління відповідністю, яке об’єднує управління ІТ-ризиками, планування безперервності бізнесу та юридичне управління.
Які особливості програмного забезпечення системи управління відповідністю?
Нижче наведено особливості програмного забезпечення CMS;
- Це не дає місця для помилок.
- Він керує реєстром відповідності та наборами політик.
- Програмне забезпечення CMS дозволяє проводити навчання за допомогою електронного навчання.
- Це забезпечує моніторинг відповідності.
- Це забезпечує контроль і звітність
- Керує конфліктами
- Він має багатомовний інтерфейс
- Він служить інструментом опитування
- Запобігання та контроль шахрайства.
- Грамотне виконання переходів і знання діючих правил
Придбання програмного забезпечення системи управління відповідністю
Маркетологи CMS намагаються переконати компанії купити їх програмне забезпечення. Компанії повинні повністю оцінити свої потреби, перш ніж купувати або оновлювати інструменти відповідності. Наступні кроки допоможуть вам зробити правильний вибір;
#1. Визначте ступінь ризику вашого бізнесу
Хоча це правда, що програмне забезпечення CMS допомагає компаніям керувати ризиком недотримання вимог, програмне забезпечення потрібне не кожному бізнесу. Отже, спочатку визначте свій бізнес-ризик, провівши оцінку ризику.
#2. Визначте напрямок діяльності та потреби
Чи є ваша компанія в галузі з жорстким регулюванням? Є галузі, які мають суворе регулювання, наприклад фінансові послуги та охорона здоров’я. По-друге, ви можете консолідувати інші відповідні потреби у програмному забезпеченні CMS, але спочатку вам потрібно визначити потреби вашого бізнесу.
#3. ІТ-потреби
Перш ніж інтегрувати CMS, важливо визначити свої ІТ-потреби. Щоб скоротити витрати, слідкуйте за пакетами програмного забезпечення, які постачаються з ІТ. Таким чином, вам не доведеться нести на це додаткові витрати.
Приклади управління відповідністю
Гей, кожен бізнес відноситься до тієї чи іншої галузі, тому більшість систем управління відповідністю, які ви побачите в Інтернеті, ймовірно, є пропозиціями. Вам доведеться розробити систему управління відповідністю вашого бізнесу, використовуючи галузеві норми та репости оцінки ризиків, а не онлайн-приклад.
#1. Визначте правила, які відповідають вашій галузі
Як було сказано раніше, у кожній галузі є набір правил або норм, яких вона повинна дотримуватися. Перш ніж створювати програму CMS або систему управління, складіть список правил, які застосовуються у вашій компанії.
#2. Розмістіть закони в порядку важливості
Це не означає, що існують неважливі правила. Це означає лише те, що одні вимагають більше уваги, ніж інші, але загалом, усім потрібно підкорятися. Розташування їх у порядку важливості допоможе вам визначити, як часто ви хочете переглядати ці правила. Є деякі, які потребують постійного перегляду, аудиту та моніторингу. Є деякі, які не потребують особливої уваги, і для них ідеально підходить щорічний огляд.
#3. Придумайте правила огляду
Після того, як ви склали список своїх основних обов’язків, спробуйте розбити їх на щомісячні списки справ. Коли правління має заслухати ці питання? Запишіть їх, щоб не забути. Коли ці нові правила набудуть чинності? Надішліть найновішу версію та термін виконання електронною поштою особі, відповідальній за її перевірку, приблизно за місяць до цього.
#4. План навчання співробітників
Не забувайте про важливість навчання як для вашого персоналу, так і для керівництва.
#5. Складіть календар зі списком справ
Наявність списку справ у календарі відповідності допоможе вам виконувати завдання в потрібний час.
Висновок
Управління ризиком завжди краще, ніж дозволити йому вийти з-під контролю. Отже, якщо у вас є бізнес без системи відповідності, інтегруйте її. Наслідком відсутності такого було те, що це коштувало дорожче, ніж його встановлення. І якщо він у вас є, переконайтеся, що ви відстежуєте, перевіряєте та вносите зміни, де це необхідно, щоб залишатися в курсі галузевих норм.
Поширені запитання щодо системи управління відповідністю
З яких чотирьох основних частин складається система управління відповідністю?
- Нагляд ради та керівництва,
- Програма відповідності
- Реагування на скарги споживачів
- Аудит відповідності
Які три фази управління відповідністю?
- Поради SOD
- Визначте та каталогізуйте загрози, з якими стикається компанія
- Постійний аудит і відповідність.
Статті по темі
- БІЗНЕС-РИЗИК: Як управляти ризиками в бізнесі
- РИЗИКИ УПРАВЛІННЯ ТА ВІДПОВІДНІСТЬ: Що таке GRC?
- Як переконатися, що ваш бізнес відповідає вимогам HIPAA
- Управління знаннями: процеси, типи, приклади та інструменти
- Що таке ECM (Enterprise Content Management)?
посилання
