ЯК ПИСАТИ БІЗНЕС-ЗВІТИ: Детальний посібник

Зміст приховувати

Що таке бізнес-звіти?
Ключові елементи в бізнес-звітах
Приклад бізнес-звітів
Річні бізнес-звіти
Ключові компоненти річних бізнес-звітів
Як написати бізнес-звіт
Які є різні типи бізнес-звітів?
Що входить до бізнес-звіту?
Як виглядають бізнес-звіти?
Які 3 основні звіти повинен знати кожен власник бізнесу?
Що робить хороший бізнес-звіт?
Які 4 найпоширеніші типи звітів?
Висновок
1. Статті по темі
2. посилання

Написання ділового звіту може бути складним завданням. За правильного підходу та вказівок він може стати ефективним інструментом для аналізу та передачі важливої інформації всередині організації. У цій статті описано, як писати бізнес-звіти, а також основні етапи та елементи добре написаного звіту, включаючи етап підготовки та планування. Структура та формат звіту, а також ключові методи написання для надання чіткої та стислої інформації.

Які Бізнес звіти?

Бізнес-звіти – це офіційні документи, які надають інформацію та аналіз ефективності, діяльності та стратегії бізнесу. Це також може бути для організації. Ці звіти зазвичай готують менеджери, керівники або аналітики, щоб передати важливу інформацію зацікавленим сторонам. Наприклад, інвестори, акціонери, працівники чи інші особи, які приймають рішення.

Бізнес-звіти можуть охоплювати широкий спектр тем, зокрема фінансові результати, аналіз ринку, продажі тощо маркетингові стратегії. Він також може включати операційну ефективність, оновлення проекту, оцінку ризиків тощо. Конкретний зміст і структура бізнес-звіту можуть відрізнятися залежно від мети, аудиторії та контексту галузі.

Ключові елементи в бізнес-звітах

#1. Титульна сторінка

Назва звіту, ім’я автора, дата та будь-які інші відповідні відомості.

№2. Зміст

Список розділів і підрозділів із відповідними номерами сторінок для зручності навігації.

№3. Резюме

Стислий огляд ключових висновків, рекомендацій і висновків звіту.

#4. Вступ

Довідкова інформація про предмет звіту, його цілі та обсяг аналізу.

#5. Методологія

Пояснення методів дослідження, джерел даних і методів аналізу, які використовуються для збору та інтерпретації інформації, представленої у звіті.

#6. Висновки/результати:

Основна частина звіту, де дані, аналіз і результати представлені в чіткій та організованій формі. Цей розділ може містити таблиці, діаграми, графіки та інші наочні посібники для підтримки інформації.

#7. Обговорення/Аналіз

Інтерпретація та аналіз результатів, часто обговорення тенденцій, закономірностей і важливих спостережень. У цьому розділі також можуть бути висвітлені сильні та слабкі сторони, можливості та загрози (SWOT-аналіз), пов’язані з темою.

#8. Рекомендації

Дійсні пропозиції або стратегії на основі аналізу та висновків. Ці рекомендації мають бути конкретними, реалістичними та відповідати цілям звіту.

#9. Висновок

Короткий виклад основних моментів, розглянутих у звіті, з акцентом на ключових висновках та їх наслідках.

#10. Додатки

Додаткові допоміжні матеріали, такі як необроблені дані, детальні розрахунки, додаткові діаграми/графіки або посилання.

Приклад бізнес-звітів

Ось приклад бізнес-звіту:

Назва: Звіт про результати ринку за 3 квартал 2023 р

#1. Резюме:

У цьому звіті представлено аналіз показників продажів за другий квартал 2023 року. Загалом компанія зазнала збільшення доходу від продажів на 12% порівняно з попереднім кварталом. У звіті висвітлюються ключові висновки, визначаються фактори, що впливають на продажі, і надаються рекомендації щодо подальшого вдосконалення.

#2. Вступ:

У вступі наводиться довідкова інформація про підприємство та мета звіту. У ньому вказуються цілі, обсяг і часові рамки аналізу.

#3. Методологія:

У цьому розділі пояснюється використовувані джерела даних, наприклад записи про продажі, програмне забезпечення CRM та опитування клієнтів. Він також описує використовувані методи аналізу, такі як аналіз тенденцій, моделі прогнозування продажів і сегментація клієнтів.

#4. Висновки:

4.1 Ринковий дохід:
- У цьому розділі представлено детальний розподіл доходів від продажів за місяцями та порівняння з попереднім кварталом. Він містить діаграми та таблиці для візуалізації тенденцій і темпів зростання.
4.2 Ринок за категорією продукту:
- У звіті аналізується ефективність продажів різних категорій продуктів, визначено найефективніші та неефективні категорії. Він дає змогу зрозуміти вподобання клієнтів і ринковий попит.
4.3 Ринок за регіонами:
- У цьому підрозділі досліджується ефективність продажів у різних регіонах або територіях. Він виділяє регіони з найвищими продажами та визначає будь-які регіональні відмінності.

#5. Обговорення та аналіз:

5.1 Фактори, що впливають на показники ринку
- У цьому розділі розглядаються фактори, які вплинули на ефективність продажів, наприклад зміни ринкових умов, конкурентного середовища, цінових стратегій і маркетингових кампаній. У ньому обговорюється їхній вплив і наслідки для майбутніх продажів.
5.2 Можливості для зростання:
- У звіті визначаються потенційні можливості зростання, такі як нові цільові ринки, диверсифікація продуктів, стратегічні партнерства або стратегії утримання клієнтів. Він оцінює доцільність і потенційний вплив кожної можливості.
5.3 Проблеми та стратегії пом'якшення:
- У цьому підрозділі розглядаються виклики та перешкоди, з якими зіткнулися протягом кварталу, наприклад збої в ланцюжках поставок, кадрові проблеми або нормативні зміни. Він пропонує стратегії та заходи для пом’якшення цих проблем і забезпечення сталого зростання.

#6. Рекомендації:

У цьому розділі надано дієві рекомендації щодо покращення показників продажів у наступному кварталі. Він пропонує конкретні стратегії, такі як збільшення маркетингових зусиль у певних регіонах, запуск нових продуктів або оптимізація стратегій ціноутворення.

#7. Висновок:

У висновку підсумовуються основні висновки, висновки та рекомендації, представлені у звіті. Він підкреслює важливість постійного моніторингу, оцінки та адаптації для збільшення продажів.

#8. Додатки:

Цей розділ містить допоміжні матеріали, такі як докладні дані про продажі, діаграми, графіки та посилання, використані у звіті.

Річні бізнес-звіти

Річні звіти про бізнес — це вичерпні документи, які містять огляд діяльності компанії, досягнень, проблем і перспектив протягом фінансового року. Ці звіти готуються компаніями та надаються акціонерам та інвесторам. Вони також підготовлені для інших зацікавлених сторін, щоб забезпечити прозорість і підзвітність щодо фінансової та операційної діяльності організації. Річні звіти часто включають як фінансову, так і нефінансову інформацію, щоб забезпечити цілісне уявлення про діяльність компанії та її напрямок.

Ключові компоненти річних бізнес-звітів

#1. Лист голови/повідомлення генерального директора

Вступний лист від голови правління або генерального директора, у якому висвітлюються досягнення компанії, виклики та майбутні цілі. Це задає тон решті звіту.

#2. Огляд компанії

Короткий огляд історії компанії, місії, цінностей, організаційної структури та ключових віх, досягнутих протягом фінансового року.

#3. Фінансові показники

Він надає аналіз фінансових показників компанії, включаючи дохід, норму прибутку, прибуток на акцію та основні фінансові показники. Він також може включати обговорення будь-яких суттєвих облікових політик або змін.

#4. Операційні основні моменти

Цей розділ присвячено операційній діяльності компанії та ключовим ініціативам, вжитим протягом фінансового року.

#5. Аналіз ринку

Цей розділ може включати аналіз ринкових тенденцій, конкуренції, поведінки клієнтів і регуляторних факторів, які можуть вплинути на діяльність компанії.

Огляд зобов’язань компанії щодо соціальної та екологічної відповідальності.

#7. Фактори ризику та стратегії пом'якшення

Обговорення ключових ризиків і викликів, з якими стикається компанія. Наприклад, економічні коливання, нормативні зміни, технологічні збої або проблеми з ланцюгом поставок.

#8. Корпоративне управління

Інформація про структуру корпоративного управління компанії, раду директорів, винагороду керівників і відповідність нормативним вимогам.

#9. Майбутні перспективи та стратегічний напрямок

Прогнозний розділ, який описує перспективи компанії, стратегії розвитку та передбачувані проблеми.

10. Фінансові звіти та примітки

Детальна фінансова звітність, включаючи примітки до фінансової звітності, розкриття облікової політики, припущень та іншої відповідної інформації.

№11. Додаток

Супровідні документи, такі як додаткові фінансові дані, діаграми, графіки та посилання, використані у звіті.

Як написати бізнес-звіт

Щоб написати ефективний бізнес-звіт, виконайте такі дії:

#1. Визначте мету та обсяг свого звіту

Чітко визначте цілі та ключові сфери, які ви хочете розглянути у своєму звіті. Подумайте, хто є цільовою аудиторією та що їй потрібно знати.

#2. Збирайте та аналізуйте дані

Збирайте релевантні дані, необхідні для аналізу, наприклад дані про продажі, звіти про дослідження ринку або відгуки клієнтів. Переконайтеся, що ваші дані точні та надійні.

#3. Структуруйте свій звіт

Організуйте звіт за розділами з чіткими заголовками та підзаголовками. Типова структура включає резюме, вступ, методологію, результати, аналіз, рекомендації та висновок.

#4. Напишіть стисле та чітке резюме

Резюме містить короткий огляд основних висновків і рекомендацій звіту. Воно повинно бути лаконічним і фіксувати головне, не вдаючись у зайві деталі.

#5. Надайте вступ

У вступі надайте довідкову інформацію про звіт, включаючи його мету та обсяг. Сформулюйте цілі та окресліть структуру звіту.

#6. Проаналізуйте дані

Презентуйте та аналізуйте свої висновки на основі зібраних даних. Використовуйте таблиці, діаграми та графіки, щоб наочно представити дані та полегшити їх розуміння. Інтерпретуйте висновки та визначте будь-які закономірності, тенденції чи важливі ідеї.

#7. Зробіть рекомендації

На основі вашого аналізу надайте чіткі та дієві рекомендації щодо вирішення будь-яких виявлених проблем або покращення продуктивності. Підтвердьте свої рекомендації доказами та логічними міркуваннями.

#8. Напишіть висновок

Узагальніть основні висновки вашого звіту та повторіть основні рекомендації. Підкресліть важливість виконання запропонованих дій для досягнення бажаних результатів.

#9. Пишіть стисло й чітко

Використовуйте просту та лаконічну мову, уникаючи жаргону та технічних термінів, якщо це не необхідно. Пишіть так, щоб ваша цільова аудиторія була зрозуміла та зрозуміла.

#10. Вичитувати та редагувати

Перегляньте звіт на наявність граматичних, орфографічних помилок і помилок форматування. Переконайтеся, що звіт складається логічно, а зміст добре організований і послідовний.

Завжди адаптуйте свій звіт до конкретних потреб вашої аудиторії та цілей звіту.

Які є різні типи бізнес-звітів?

Ці звіти служать різним цілям і надають інформацію для різних зацікавлених сторін, таких як інвестори, керівництво або співробітники.

Деякі поширені типи бізнес-звітів включають:

Інформаційні звіти
Аналітичні звіти
Звіти про дослідження
Пояснювальні звіти
Звіти про хід робіт
Річні звіти
Звіт про людські ресурси
Звіт про проект
Звіт про оцінку ризиків
Звіти про продажі та доходи
Звіти про запаси
Маркетингові звіти
Звіт про відповідність
Підсумковий звіт
Оперативні звіти
Звіти про трафік веб-сайту
Технічні бізнес-звіти
Офіційні ділові звіти
Неформальні ділові звіти
Фінансові звіти

Що входить до бізнес-звіту?

Бізнес-звіт містить такі компоненти:

Титульна сторінка
Зміст
Резюме
Вступ
Методологія
Висновки та аналіз
Рекомендації
Висновок
додатки

Як виглядають бізнес-звіти?

Бізнес-звіти можуть мати різні формати та макети, але зазвичай вони мають професійний і офіційний вигляд.

Ось деякі загальні характеристики того, як виглядають бізнес-звіти:

Титульна сторінка: звіт зазвичай починається з титульної сторінки, яка містить назву звіту, ім’я автора, дату та, можливо, логотип компанії чи організації.
Зміст: якщо звіт великий або має кілька розділів, він часто включає зміст, щоб допомогти читачам орієнтуватися в документі.
Заголовки та підзаголовки: бізнес-звіти зазвичай організовані в розділи та підрозділи з чіткими заголовками та підзаголовками, які вказують на структуру та потік вмісту.
Маркіровані або нумеровані списки: щоб представити інформацію в стислій та організованій формі, часто використовуються маркери або нумеровані списки для виділення ключових моментів, рекомендацій або висновків.
Таблиці та графіки: дані та числову інформацію часто подають у вигляді таблиць, графіків або діаграм для кращої візуалізації та аналізу. Ці візуальні елементи допомагають читачам легше зрозуміти складну інформацію.
Професійна мова: бізнес-звіти використовують офіційну та професійну мову, уникаючи сленгу, жаргону чи неформальних виразів. Тон зазвичай об’єктивний і неупереджений.
Шрифт і форматування: звіти зазвичай пишуться стандартним шрифтом, таким як Times New Roman або Arial, із розміром шрифту від 10 до 12 пунктів. У документі зазвичай є подвійний інтервал, а абзаци мають відступ. Заголовки та підзаголовки можуть бути виділені жирним шрифтом або більшим розміром шрифту, щоб виділятися.
Номери сторінок: бізнес-звіти зазвичай містять номери сторінок на кожній сторінці, які зазвичай розміщуються у верхній або нижній частині документа.
Посилання та цитати: якщо звіт містить зовнішні джерела чи посилання, бібліографія або список цитат часто включаються в кінці.

Які 3 основні звіти повинен знати кожен власник бізнесу?

Кожному власнику бізнесу слід ознайомитися з наступними трьома основними звітами, які надають важливу інформацію про фінансовий стан, ефективність і грошові потоки його бізнесу:

Звіт про прибутки та збитки (також відомий як звіт про прибутки та збитки або прибутки та збитки): звіт про прибутки та збитки містить огляд доходів, витрат і прибутковості компанії за певний період, як правило, місяць, квартал або рік.
Баланс: баланс надає миттєвий знімок фінансового стану компанії на певний момент часу, як правило, на кінець звітного періоду.
Звіт про рух грошових коштів: Звіт про рух грошових коштів відстежує приплив і відтік готівки в межах підприємства за певний період.

Що робить хороший бізнес-звіт?

Хороший бізнес-звіт має бути точним, актуальним і інформативним для читачів. Він має бути лаконічним і зосереджуватися на основних показниках і ключових показниках ефективності (KPI), які точно відображають стан бізнесу.

Звіт має бути ретельно дослідженим, а кожен факт має бути чітким і таким, що можна перевірити. Формат ділового звіту повинен бути формальним і об'єктивним, мати чітку структуру і логічний хід. Він повинен містити короткий зміст, вступ, основну частину, висновок і, якщо необхідно, додатки з допоміжними даними. Щоб зробити звіт більш доступним і зрозумілим, можна використовувати такі візуальні засоби, як діаграми та графіки.

Хороший бізнес-звіт має містити рекомендації чи пропозиції щодо дій на основі висновків і аналізу, представлених у звіті. Це допомагає організації приймати обґрунтовані рішення та вживати відповідних заходів для покращення своєї діяльності та досягнення своїх цілей.

Які 4 найпоширеніші типи звітів?

Чотири найпоширеніші типи звітів у бізнес-налаштуваннях:

Інформаційні звіти: ці звіти надають дані, факти та інформацію щодо конкретної теми чи проблеми.
Аналітичні звіти: аналітичні звіти аналізують дані, факти чи інформацію, щоб зробити висновки та надати рекомендації.
Звіти про рекомендації: ці звіти зосереджені на наданні рекомендацій або рішень для конкретної проблеми чи можливості.
Звіти про відповідність. Звіти про відповідність забезпечують дотримання правил, політик або процедур в організації чи галузі.

Висновок

Важливість аналізу даних, ефективної комунікації та співпраці із зацікавленими сторонами є надзвичайно важливою. Це гарантує, що звіт відповідає своїм цілям і потребам цільової аудиторії. Дуже важливо використовувати зрозумілу та лаконічну мову, уникаючи жаргону чи технічних термінів, які можуть заплутати читачів. Коректура та редагування звіту для забезпечення ясності, правильності та послідовності є дуже важливими.

Написання ділових звітів може бути складним завданням, але завдяки ретельному плануванню й уважності до деталей ви зможете створити чіткий і ефективний документ. Необхідно зрозуміти мету звіту, провести ретельне дослідження та відповідним чином структурувати звіт. Такі елементи, як аналіз даних, представлення висновків, стиль написання, редагування та завершення звіту. За допомогою цього посібника люди можуть покращити свою здатність створювати ефективні бізнес-звіти, які чітко передають інформацію та сприяють позитивним результатам у їхніх організаціях.