Компанії все частіше купують програмне забезпечення для фінансової звітності, щоб спростити складні процеси, які вимагають спеціальних навичок для отримання точних і надійних результатів. Але через надто дорогі варіанти програм для виставлення рахунків і виставлення рахунків прийняти рішення стає досить заплутаним.
Продовжуйте читати огляд найкращих безкоштовних програм для виставлення рахунків і виставлення рахунків.
Що таке рахунок-фактура?
Рахунок-фактура — це комерційний документ із міткою часу, який детально описує та фіксує транзакцію між покупцем і продавцем. Якщо продукти або послуги були придбані в кредит, у рахунку-фактурі зазвичай вказуються умови операції та інформація про різні варіанти оплати.
Прикладами рахунків-фактур є паперова квитанція, накладна на продаж, дебет-нота, рахунок-фактура або електронний онлайн-запис.
Основні елементи рахунка-фактури
На лицьовій стороні рахунку-фактури має бути зазначено, що це рахунок-фактура. Він часто має чітку ідентифікацію, відому як номер рахунку-фактури, який можна використовувати як для внутрішніх, так і для зовнішніх посилань. У більшості випадків рахунок-фактура містить контактну інформацію продавця або постачальника послуг у разі виникнення проблеми з виставленням рахунків.
#1. Терміни
Умови оплати включені в рахунок-фактуру, а також інформація щодо будь-яких знижок, реквізитів дострокових платежів або фінансових витрат, понесених за прострочені платежі. Він також показує вартість одиниці товару, загальну кількість придбаних одиниць, витрати на транспортування, обробку, доставку та відповідні податки, а також загальну суму заборгованості.
#2. Хронометраж і друк
Компанії можуть надсилати щомісячну виписку на кінець місяця як рахунок-фактуру для всіх незавершених операцій. У цьому випадку в заяві має бути зазначено, що додаткові рахунки не надсилатимуться. Історично склалося так, що рахунки-фактури документувалися на папері з великою кількістю підготовлених копій, щоб гарантувати, що і покупець, і продавець мали записи про транзакцію.
Рахунки, створені комп’ютером, зараз дуже поширені. Їх можна створювати на вимогу або розсилати кожній стороні електронною поштою. Електронні записи також спрощують пошук і сортування транзакцій за номером, датою, товаром або клієнтом.
#3. Проформа
Рахунок-проформа — це проект купівлі-продажу, який надається покупцям перед відправленням або доставкою товарів. У більшості випадків рахунок-фактура містить опис придбаних товарів, а також інші важливі деталі, такі як вага доставки та вартість транспортування. У закордонних операціях рахунки-проформи широко використовуються, особливо для митних цілей імпорту.
#4. Дата виставлення рахунку
Дата рахунка-фактури – це дата, коли товари були виставлені в рахунок і транзакція була юридично задокументована. У результаті, оскільки дата рахунка-фактури визначає тривалість кредитування векселя та дату платежу, вона надає важливу платіжну інформацію. Це особливо критично для компаній, які пропонують кредит, як-от Net 30, що означає, що оплата має бути виконана протягом 30 днів.
Подібним чином компанії, які дозволяють клієнтам повертати товари, зазвичай встановлюють кінцевий термін на основі певної кількості днів із дати покупки, яка вказана в рахунку-фактурі.
#5. Електронне виставлення рахунків
З початком комп’ютерної ери людям і підприємствам легше покладатися на електронні рахунки-фактури як альтернативу паперовим. Електронне виставлення рахунків-фактур, часто відоме як електронне виставлення рахунків-фактур, є різновидом електронного виставлення рахунків, який генерує, зберігає та відстежує транзакційні документи між сторонами. У результаті зобов’язання за їхніми угодами виконуються.
Які переваги використання програми для виставлення рахунків і виставлення рахунків
Це може значно підвищити операційну ефективність компанії, точність даних і видимість фінансової інформації. Бухгалтерське програмне забезпечення часто використовується для автоматизації та спрощення повсякденних бухгалтерських процедур.
Водночас інші продукти пропонують підприємствам, що розвиваються, додаткові переваги, такі як глобальне управління податками та дотримання світових стандартів бухгалтерського обліку. На додаток до переваг, описаних вище, деякі важливі переваги хорошого програмного забезпечення для фінансової звітності включають:
#1. Підвищена точність
Автоматизуючи введення даних та інші облікові операції, бухгалтерське програмне забезпечення значно мінімізує ймовірність людської помилки. Зберігання всіх фінансових даних в одній системі зменшує ймовірність помилок під час копіювання та вставки даних між програмами.
#2. Покращена операційна ефективність
Бухгалтерське програмне забезпечення покращує операційну ефективність шляхом автоматизації щоденних фінансових завдань, таких як введення транзакцій, виставлення рахунків-фактур і оплата рахунків. Автоматизація значно підвищує рентабельність інвестицій бухгалтерського програмного забезпечення, оскільки звільняє персонал від зосередження на вирішенні проблем і аналізі, а також прискорює обробку документів.
Він допомагає взаємодіяти з системами ERP, дозволяючи компаніям керувати всією організацією за допомогою єдиного набору програм, мінімізуючи повторне введення даних, прискорюючи робочі процеси та покращуючи комунікацію між відділами.
#3. Видимість у реальному часі та співпраця в усій організації
Керівники та члени команди отримують миттєвий доступ до фінансових даних, таких як платежі, баланси на рахунках і продажі, пропонуючи повну картину діяльності компанії.
Вони можуть швидко оцінити сильні сторони компанії та виявити будь-які проблеми, які потрібно вирішити за допомогою настроюваних звітів, інформаційних панелей та інших інструментів аналізу. Менеджери можуть отримати важливу інформацію з даних компанії, що дозволяє їм приймати обґрунтовані рішення щодо реалізації нових стратегій і адаптації до розвитку ринку.
Сьогодні бухгалтерське програмне забезпечення надає організації миттєвий доступ до точної та повної інформації з усіх відділів.
№4. Масштабованість
Бухгалтерське програмне забезпечення, яке підходить для вашої організації, може допомогти вам розвиватися, забезпечуючи ефективне масштабування. Хмарне програмне забезпечення для бухгалтерського обліку спрощує розвиток компанії, усуваючи потребу в дорогому апаратному забезпеченні або інсталяції програмного забезпечення на місці, забезпечуючи ефективне функціонування та додавання користувачів.
Бухгалтерське програмне забезпечення призначене для задоволення складних потреб компаній, що розвиваються, таких як закордонні операції, численні валюти та дочірні компанії.
#5. Фінансові процеси, які прискорюються
Системи бухгалтерського обліку оптимізують фінансові процеси, які в іншому випадку вимагали б багато часу. Вони допомагають підприємствам консолідувати та узгодити інформацію, щоб пришвидшити процедури фінансового закриття та зменшити зусилля наприкінці кожного періоду.
Завдяки вбудованій фінансовій звітності підприємства можуть ефективніше готувати фінансову звітність і дотримуватись кінцевих термінів.
#6. Покращене бюджетування та прогнозування
Аналізуючи історичні та поточні бізнес-дані, провідні системи бухгалтерського обліку використовують бюджетування та прогнозування для ефективного прогнозування майбутніх доходів, витрат і прибутковості компанії.
#7. Дотримання норм податкового та бухгалтерського обліку
Бухгалтерське програмне забезпечення є критично важливим інструментом для організацій, щоб підтримувати відповідність правилам бухгалтерського обліку в кожній країні, в якій вони працюють.
Деякі програмні засоби, наприклад, можуть автоматизувати відповідність US GAAP і міжнародним МСФЗ, дозволяючи підприємствам скоротити свої облікові операції.
#8. Підвищена безпека та узгодженість
Бухгалтерське програмне забезпечення використовує такі функції безпеки, як шифрування та налаштовані обмеження доступу, щоб забезпечити доступ до важливих даних лише авторизованим особам. Бухгалтерські системи часто зберігають фінансові дані в хмарі, забезпечуючи безперервний доступ навіть під час відключень електроенергії або стихійних лих.
Вибір правильного бухгалтерського програмного забезпечення потребує ретельного вивчення функцій, щоб переконатися, що воно відповідає вимогам вашої компанії та уникнути можливих помилок у процесі вибору.
Найкращі безкоштовні програми для виставлення рахунків і платежів
#1. Xero: відмінно підходить для стартапів
Організації будь-якого розміру та в різних галузях використовують Xero як популярний інструмент бухгалтерського обліку. Це просте у використанні рішення для фінансової звітності, яке включає всі можливості, необхідні малим підприємствам і стартапам.
Програмне забезпечення включає автоматизовані звірки, оцінки банківського балансу, передбачення грошових потоків на основі штучного інтелекту та фінансові звіти, які легко налаштовувати. Xero надає гнучку платформу з численними валютами, необмеженою кількістю клієнтів і облікових записів користувачів, а також повну підтримку та онлайн-курси.
У платформу інтегровано понад 1,000 додатків, зокрема Shopify, HubSpot, MailChimp, Float і Accelo тощо.
Xero неймовірно економічний і надає кілька переваг, як-от необмежену кількість користувачів, можливості виставлення рахунків і автоматичний збір квитанцій. Недоліками є обмежені функції плану початкового рівня та ексклюзивна доступність кількох валют у верхньому плані.
№ 3. Тіпальті
Tipalti — це провідне на ринку програмне забезпечення для автоматизації фінансів із розширеними можливостями фінансової звітності. Технології фінансової звітності, автоматизації, внутрішнього контролю за фінансовою звітністю (ICFR), закупівель і міжнародної кредиторської заборгованості доступні через систему.
Платформа включає в себе можливості автоматичної перевірки постачальника перед затвердженням, внутрішнього контролю та оцінки ризиків. Він ефективно шукає серед постачальників сумнівних одержувачів у списках боротьби з наркотиками, тероризмом і OFAC, дозволяючи негайно проводити звірки та виявляти шахрайські платежі.
#4. Шавлія інтактна
Sage Intacct — це хмарне програмне забезпечення для фінансової звітності для компаній, що розвиваються, із штатними бухгалтерами або бухгалтерськими командами. Завдяки налаштованим робочим процесам, функціям автоматичного фінансового звітування та комплексним журналам аудиту це рішення є настійно рекомендованим для підприємств, що розвиваються.
Інструмент «Intelligent GL» (Головна книга) дозволяє швидко переглядати тисячі транзакцій для виявлення відхилень і помилок, таким чином прискорюючи консолідацію.
Sage Intacct є чудовим вибором для підприємств з кількома підрозділами або дочірніми компаніями, які прагнуть покращити свою фінансову консолідацію та процедури звітності. Серед інтегрованих платформ – Salesforce, Workato, Solver, Versapay, Omnidek, Tipalti, Paychex і Workiva.
Sage Intacct пропонує різноманітні переваги, зокрема зручний інтерфейс автоматизації робочого процесу та галузеві рішення. До недоліків системи можна віднести непрозоре ціноутворення та неможливість змінювати ручні платежі.
#5. Oracle NetSuite: найкраще для глобального бізнесу:
NetSuite — це комплексне рішення для фінансової звітності, яке включає в себе фінанси, управління запасами, планування ресурсів підприємства (ERP), комерцію та управління ланцюгом поставок.
Програмне забезпечення є надзвичайно адаптивним, із розширеними можливостями, такими як вбудована аналітика, зручні інтерфейси та можливість отримувати певні дані за будь-який період.
Інформаційні панелі Oracle дуже залежно від ролей і налаштовуються, що дозволяє користувачам пристосовувати свій досвід до своїх індивідуальних вимог. Серед інтеграцій Shopify, Amazon Supply Chain, ShipStation, Adobe Commerce, Microsoft Excel, BIRST, Adaptive і Oracle Analytics Cloud.
Переваги цього програмного забезпечення включають його значні можливості налаштування, попередньо створені інформаційні панелі та аналітику, а також функції ERP. Він має значні обмеження, такі як дорогі витрати на запуск і крута крива навчання.
#6. Кубик: відмінно підходить для розвитку
Cube — це веб-інструмент фінансового планування та аналізу, який допомагає компаніям створювати стратегічні плани, проводити дослідження чутливості та синхронізувати дані на численних платформах.
Cube було обрано через його підключення до Excel і Google Sheets, що дає змогу командам легше керувати бюджетуванням, прогнозуванням і звітністю про фінансові дані за допомогою настроюваних робочих процесів.
Для фінансової консолідації та відображення рахунків головної книги програмне забезпечення включає такі можливості, як автоматизовані журнали аудиту, налаштовані інформаційні панелі та правила збереження даних. Також підтримуються Quickbooks, Salesforce, Sage Intacct, Xero, NetSuite, Google Sheets і HubSpot.
Програма має різноманітні переваги, зокрема можливість підключення до кількох джерел даних, зручний інтерфейс і швидку допомогу клієнтам. Основними недоліками цього продукту є його надмірна ціна та відсутність можливостей придушення нуля.
#7. Freshbooks: чудово підходить для тих, хто має обмежений бюджет
Freshbooks — це недороге, зручне бухгалтерське програмне забезпечення, ідеальне для малих підприємств, фрілансерів і індивідуальних підприємців.
Рішення має видатні функції, такі як річна та проміжна фінансова звітність, синхронізація банківських рахунків і повна податкова звітність. Freshbooks, окрім базової можливості звітності, надає низку опцій фінансової звітності, таких як виставлення рахунків, керування клієнтами, платежі та керування витратами.
Серед конекторів Hubspot, QuickBooks, Google Sheets, PayPal, Gmail, WooCommerce, Square і Shopify. Крім того, програмне забезпечення просте у використанні; він взаємодіє з вашим банком для легкої звірки та надає настроювані рахунки-фактури та макети електронної пошти.
#8. Budgyt: чудово підходить для малих проектів
Це хмарне програмне забезпечення надає розширені інструменти фінансового планування та звітності.
Програмне забезпечення для управління бюджетом просте у використанні та включає такі функції, як співпраця між різними відділами, аналіз даних на рівні транзакцій, гнучке прогнозування, аудиторські журнали та контроль доступу на основі користувачів.
Крім того, Budgyt надає велику кількість навчальних ресурсів і вказівок, таких як вебінари, відео, особисті тренінги та документацію, якими користувачі можуть добре скористатися.
Budgyt підтримує інтеграції Quickbooks, Xero, ConnectWise, Great Plains, Oracle NetSuite, Sage Intacct, SAP, PeopleSoft і Lawson.
Переваги цього рішення включають можливості складання бюджету та прогнозування, хорошу допомогу клієнтам, широку підтримку продукту та вичерпні навчальні посібники. Він має обмежені інтеграції та є дещо дорогим для невеликих організацій.
#9. Програмне забезпечення Insight: чудово підходить для індивідуальних звітів
Експорт даних із систем ERP або EPM до Excel полегшується за допомогою програмного забезпечення Insight, що дозволяє створювати персоналізовані інформаційні панелі. Завдяки настроюваним звітам Excel, зв’язку з плануванням відділу та ефективному управлінню робочим процесом я додав до свого списку програмне забезпечення для аналізу.
Старіння облікової заборгованості (A/P) і облікового запису, що переглядається (A/R), попередньо налаштовані запити, журнали аудиту та простий дизайн форми, звіту та інформаційної панелі, а також можливості автоматичної підготовки та форматування включені в програмне забезпечення.
Генератор звітів полегшує створення індивідуальних фінансових звітів для членів команди. Серед інтеграцій Microsoft Dynamics, Sage Intacct, Oracle NetSuite і SAP.
Ця програма має такі переваги, як простий у користуванні інтерфейс електронної таблиці, швидкий імпорт даних і налаштований вибір звітів. Існують обмеження щодо аналітичних програм, наприклад обмежені аналітичні інструменти, і вони можуть бути непомірно дорогими для невеликих команд.
#10. Сервер електронних таблиць: найефективніше рішення на основі Excel
Сервер електронних таблиць програмного забезпечення Insights — це зручна надбудова для Microsoft Excel, яка забезпечує аналіз даних із вашого рішення ERP і створення звітів у реальному часі.
Сервер електронних таблиць — це програма фінансової звітності з широкими можливостями налаштування, яка дозволяє користувачам імпортувати дані з основних ERP в Excel і створювати різноманітні звіти та інформаційні панелі.
Серед можливостей, які надає програмне забезпечення, — шаблони звітів, налаштовані інформаційні панелі, дозволи користувача на основі ролей, аналіз відхилень і спеціальні інструменти звітування. Серед інтеграцій Excel, Oracle NetSuite, SAP Business One, CMiC, SYSPRO, Workday, MYOB, Sage і BannerFlow.
Переваги цього інструменту включають високий рівень налаштування, попередньо налаштований пошук даних і плавне підключення до Excel. Одним із недоліків програмного забезпечення є те, що воно підтримує лише вісім мов, і для тих, хто вперше знайомиться з рішеннями на основі Excel, може знадобитися крива навчання.
Чи є спосіб створювати рахунки-фактури безкоштовно?
Безкоштовний конструктор рахунків Canva дозволяє швидко створювати професійно виглядаючі рахунки-фактури для ваших клієнтів. Підтримуйте узгодженість бренду, швидко додаючи свій власний логотип, кольори бренду та шрифти до сотень настроюваних шаблонів рахунків-фактур.
Як надіслати рахунок-фактуру без комісії?
Оскільки немає прихованих комісій, Zoho Invoice є одним із найкращих безкоштовних програмних рішень для виставлення рахунків. Коли клієнти оплачують рахунок-фактуру, ви повинні сплатити будь-які комісії за транзакцію. Authorize.net, Stripe, Braintree та ACH Payments — це лише деякі платіжні шлюзи, які підтримує Zoho Invoice.
Рахунки-фактури Google безкоштовні?
Google Docs дозволяє безкоштовно створювати індивідуальні рахунки-фактури в хмарі, завантажуючи професійний шаблон із можливістю повного налаштування або створюючи рахунок-фактуру з самого початку.
Чи є у Google система виставлення рахунків?
Google Workspace Marketplace – рахунок-фактура. Огляд Invoiced — це система виставлення рахунків-фактур, яка спрощує для компаній будь-якого розміру виставлення рахунків і оплату в Інтернеті (представлення та оплата електронного рахунку). Ми дозволяємо компаніям приймати онлайн-платежі за лічені секунди, включаючи кредитні картки, ACH, біткойни та PayPal…
Висновок
Дотримуватися правил і положень бухгалтерського обліку стає важко без програмного забезпечення для фінансової звітності. Програмне забезпечення для фінансової звітності також зменшує кількість помилок у фінансовій звітності та невідповідностей, спричинених ручними операціями.
Однак перед впровадженням рішення ретельно зважте переваги та недоліки кожного програмного забезпечення для фінансової звітності та залучіть свою команду до консультацій, щоб визначити найкраще рішення для вашої фірми. Нарешті, щоб гарантувати безперебійний і успішний процес фінансової звітності, знайдіть час, щоб уважно вислухати та продумати інформацію.
- БУХГАЛТЕРСЬКИЙ РАХУНОК-ФАКТУРА: визначення, як його записати та безкоштовне програмне забезпечення
- ЩО ОЗНАЧАЄ РАХУНОК-ФАКТУРА: визначення, типи, елементи та чому це важливо
- Топ безкоштовних бухгалтерських програм для малого бізнесу 2023 року (оновлено)
- УМОВИ ОПЛАТИ NET 30: значення, приклади та причини, чому їх варто чи ні використовувати
- УМОВИ ОПЛАТИ: як використовувати найкращі умови оплати
посилання
