Коли компанія купує продукти та послуги в кредит від постачальника або кредитора, які повинні бути повернуті швидко, стаття бухгалтерського обліку відома як кредиторська заборгованість (АР). У балансі він відображається як поточні зобов’язання. Відділ AP у фірмі відповідає за здійснення платежів компанії перед постачальниками та іншими кредиторами. У цій статті ви дізнаєтеся все про кредиторську заборгованість, включаючи її приклади, її процес, те, що вони представляють на балансі, а також гарне порівняння AP і дебіторської заборгованості. Давайте розпочнемо.
Що таке кредиторська заборгованість (AP)?
Кредиторська заборгованість (AP) — це короткострокова заборгованість і балансова заборгованість, за якою компанія винна гроші своїм продавцям/постачальникам, які надали компанії товари чи послуги в кредит. AP також відомий як відділ, відповідальний за обробку рахунків-фактур або рахунків постачальників і запис короткострокових боргів у головній книзі (GL). Перш ніж здійснювати оплату своїм постачальникам, відділ AP звіряє рахунки-фактури з замовленнями (купівлею) і переконується, що продукти чи послуги були отримані.
Що робить кредиторська заборгованість?
Роль відділу AP полягає в наданні організації фінансової, адміністративної та канцелярської підтримки: ця команда відповідає за нагляд за повним процесом кредиторської заборгованості. Це життєво важлива функція бухгалтерського відділу компанії, яка передбачає кодування, затвердження, оплату та звірку рахунків-фактур постачальників.
Відповідальність кожного члена команди з обліку кредиторської заборгованості сприяє вдосконаленню процесу оплати та гарантує, що платежі здійснюються лише за законними та точними рахунками та рахунками-фактурами. Кваліфікований і добре керований персонал, який займається кредиторською заборгованістю, може заощадити вашій компанії значну кількість часу та грошей у процесі AP.
Завдяки можливостям автоматизації команди AP можуть швидко вибрати, коли оплачувати рахунки-фактури (щоб запобігти простроченням комісії або скористатися перевагами заощаджень на ранній оплаті), і як їх оплатити (через паперовий чек, ACH або за допомогою віртуальних карток, де ви отримуєте відшкодування готівкою) . У результаті організації отримують більший контроль над вихідною готівкою та можуть навіть змінити AP з центру витрат на центр прибутку.
Що таке процес розрахунків з кредиторами?
Перш ніж здійснити платіж постачальнику, відділ AP виконає ряд процедур. Через величину та обсяг транзакцій у будь-який момент часу необхідно встановити керівні принципи.
Процедура передбачає наступні кроки:
№1. Отримання рахунку
Якщо продукти були куплені, рахунок допомагає визначити отриману кількість. Протягом цього часу також можна визначити автентичність купюри.
#2. Перегляньте деталі рахунку
Переконайтеся, що рахунок містить назву постачальника, авторизацію, дату та специфікації, які були перевірені та відповідають замовленню.
#3. Оновлення записів після отримання рахунку
Рахунки в книзі повинні оновлюватися залежно від отриманих рахунків, і часто потрібен запис про витрати. Оскільки ієрархія затвердження прив’язана до вартості рахунку, на цьому кроці може знадобитися схвалення керівництва.
№ 4. Своєчасне здійснення оплати
Усі платежі за рахунками мають бути здійснені до або в дату, погоджену між постачальником і закупівельною компанією. Потрібно підготувати та перевірити необхідні документи. Необхідно переглянути інформацію, зазначену в чеку, інформацію про банківський рахунок постачальника, платіжні ваучери, оригінал рахунку та замовлення на купівлю. У цей час також може знадобитися дозвіл керівництва.
Внутрішній контроль повинен бути включений до процесу розрахунків з кредиторами, щоб забезпечити безпеку готівки та активів компанії.
- Запобігайте сплаті шахрайського рахунку
- Запобігайте сплаті неточного рахунку
- Запобігайте двічі оплачувати рахунок постачальника
- Переконайтеся, що всі рахунки-фактури постачальників обліковуються
Приклади кредиторської заборгованості
AP включає в себе виставлення рахунків між компаніями. Ваша компанія повинна платити іншій компанії за товари чи послуги, які вона пропонує. Нижче наведено кілька прикладів кредиторської заборгованості, зокрема:
#1. Клінінгові послуги
Одним із прикладів кредиторської заборгованості є клінінгові послуги. AP можна побачити, коли компанія A наймає компанію B для задоволення своїх потреб у прибиранні. У цьому випадку підприємство А має регулярно платити компанії Б в обмін на своєчасні та надійні послуги з прибирання.
#2. Уніформа персоналу
Це один із прикладів кредиторської заборгованості, коли компанія укладає контракт з іншою компанією на виготовлення уніформи для своїх працівників. Це приклад періодичних або постійних витрат компанії. Будуть потрібні додаткові замовлення через плинність персоналу та втрачений або пошкоджений уніформу. Коли Підприємство Б отримує нове замовлення, воно виставляє рахунок Підприємству А, а відділ дебіторської заборгованості Компанії А здійснює оплату.
#3. Офісне приладдя
Щоб гарантувати, що у них ніколи не закінчаться найважливіші запаси, багато компаній закуповують оптом і встановлюють регулярні покупки залежно від частоти використання. Щоб забезпечити ефективну продуктивність, ці власники бізнесу часто мають незавершені платежі своїм постачальникам канцелярських товарів.
#4. Санітарія
Багато підприємств наймають інших підприємств для вивезення їхнього сміття та вторинної сировини. Ці послуги зазвичай надаються щотижня. Це також один із хороших прикладів кредиторської заборгованості.
Що таке кредиторська та дебіторська заборгованості?
Дебіторська заборгованість (АР) і кредиторська заборгованість (АР) принципово діаметрально протилежні. Кредиторська заборгованість – це кошти перед постачальниками, тоді як дебіторська заборгованість – це кошти, які заборгували компанії, як правило, споживачі. Коли одна компанія проводить кредитну операцію з іншою, одна з них реєструватиме запис до AP у своїх книгах, а інша – до рахунків до отримання.
Дебіторська та кредиторська заборгованості: у чому різниця?
- Класифікація
- Залікові надбавки
- Аудити
Методи обліку дебіторської та кредиторської заборгованості дуже схожі. Суттєвий контраст полягає в тому, що дебіторська заборгованість відноситься до грошей, які, як очікується, надійдуть в організацію, тоді як кредиторська заборгованість відноситься до грошей, які незабаром покинуть компанію. Додаткові відмінності між дебіторською та кредиторською заборгованістю такі:
№1. Класифікація
AP — це рахунок поточних активів, який повідомляє про гроші, які, як очікується, незабаром надійдуть до організації. Дебіторська заборгованість – це тип рахунку поточних зобов’язань, який описує гроші, які збираються покинути компанію.
#2. Залікові надбавки
Дебіторська заборгованість, але не AP, може мати поточну суму, відому як компенсаційна компенсація. Компенсаційні резерви призначені для врахування ймовірності того, що деякі суми дебіторської заборгованості ніколи не будуть виплачені. Бухгалтери називають це «сумнівними рахунками». Компенсація – це сума грошей, яку компанія може втратити, якщо сумнівні рахунки не оплачуватимуть свої рахунки. Корпорація зазнає збитків, що вплине на її загальний результат.
Бухгалтери та бухгалтери не можуть будувати компенсаційні резерви для AP. Якщо корпорація створює компенсацію боргів, які вона (компанія) має, це означає, що компанія не має наміру оплачувати свої рахунки. Така поведінка є порушенням кількох загальноприйнятих принципів бухгалтерського обліку (GAAP), які регулюють бізнес-фінанси.
#3. аудити
Аудитори перевіряють як кредиторську, так і дебіторську заборгованість, щоб забезпечити прозорість і чесність, але вони шукають різні речі в кожній бухгалтерській книзі.
- Під час перевірки дебіторської заборгованості вони гарантують, що кожна позиція книги відповідає реальним рахункам-фактурам. Вони також шукають сумнівні рахунки та рахунки, які навряд чи будуть оплачені. Вони перевіряють, чи не завищують бухгалтери компанії чисту вартість компанії, повідомляючи про майбутні доходи, які ніколи не будуть реалізовані. Якщо клієнти компанії не бажають оплачувати рахунки, їх суму необхідно перенести з дебіторської заборгованості на поточні витрати. Аудитори також засвідчують, що всі AP правильно перераховані компанією.
- Аудитори прагнуть навпаки, перевіряючи AP: компанії можуть перебільшити свою чисту вартість, видаливши рахунки з AP. Це фактично приховує відомі зобов’язання від акціонерів компанії, кредиторів та потенційних інвесторів.
Навіщо автоматизувати кредиторську заборгованість?
Кожен бізнес отримує рахунки та розраховується з постачальниками. Тим не менш, ручна обробка цих рахунків-фактур і сплата платежів займає багато часу і є дуже дорогим. Типова вартість обробки рахунка-фактури вручну становить 12-15 доларів з додатковими 5 доларами за оплату паперовим чеком. Ручне AP також може напружити видимість і оперативні ресурси, а також навантажити бухгалтерську команду.
Організації можуть реструктуризувати свої відділи AP за допомогою автоматизації AP, щоб зменшити неефективність, пов’язану з ручними процедурами, і зменшити жорсткі та м’які витрати до 80%. Автоматизація AP автоматизує процес вашої кредиторської заборгованості, від збору рахунків-фактур до виконання платежу, і підтримує ваші дані актуальними та готовими до використання.
Автоматизація AP автоматизує процес вашої кредиторської заборгованості, від збору рахунків-фактур до виконання платежу, і підтримує ваші дані актуальними та готовими до використання. Процес розрахунку кредиторської заборгованості стає швидшим, простішим і безпечнішим завдяки рішенням автоматизації AP, таким як MineralTree, заощаджуючи вашій фірмі два важливі ресурси: гроші та час.
Навички, які потрібно перевірити під час співбесіди з AP
Хоча AP – це здебільшого чисельна робота, вона також вимагає сильних комунікаційних здібностей. Найкращі працівники AP вміють працювати як з даними, так і з різноманітними людськими взаємодіями як у вашій фірмі, так і за її межами. Вони працюють не лише з основними затверджувачами в різних відділах, а й з іншими, хто вносить важливу інформацію в процес і керує важливими відносинами з постачальниками.
Наймання належної людини з навичками спілкування та бухгалтерського обліку, а також навчання її ефективній роботі у вашій організації може забрати значну кількість часу у вашої і без того перевантаженої команди AP.
Кредиторська заборгованість проти торгової кредиторської заборгованості
Хоча терміни «кредиторська заборгованість» і «торгова кредиторська заборгованість» іноді використовуються як синоніми, вони стосуються схожих, але дещо різних ситуацій. Торгова кредиторська заборгованість — це кошти, які фірма заборгувала своїм постачальникам за пов’язані з запасами товари, такі як ділові запаси чи матеріали. AP охоплює всі короткострокові зобов'язання компанії.
Наприклад, якщо ресторан винен гроші компанії, що займається виробництвом продуктів харчування чи напоїв, ці речі є частиною запасів, а отже, частиною торгової кредиторської заборгованості. AP включає зобов’язання перед іншими компаніями, наприклад компанією, яка прибирає уніформу персоналу ресторану. Кожна з цих категорій є частиною ширшої категорії AP, і багато компаній об’єднують їх разом.
Які є два типи кредиторської заборгованості?
AP – це рахунки, які стосуються боргів, які виникли, але ще не були сплачені. Зарплати та витрати — це дві категорії бізнес-AP. AP часто має форму рахунків-фактур постачальника, хоча вони також можуть містити рахунки, рахунки-фактури та чеки.
Які 4 функції виконує кредиторська заборгованість?
- Керуйте рахунками, що підлягають оплаті, і визначайте пріоритети.
- Рахунки повинні бути закодовані.
- Виправте всі помилки.
- Вивчіть заяви продавця.
Що таке процес розрахунків з кредиторами на співбесіді?
Перш ніж здійснити оплату, необхідно зіставити рахунок-фактуру, порівняти замовлення на купівлю та отримати звіт для підтвердження деталей транзакції.
Як підготуватися до співбесіди з кредиторської заборгованості?
Ось кілька стратегій, як зберігати спокій під час інтерв’ю в AP:
- Зберігайте спокій.
- Запит на роз'яснення.
- Не будь ледарем.
- Внесіть у це якийсь сенс.
- Не поспішай.
- Задавати питання.
Хто керує кредиторською заборгованістю?
На основі внутрішнього контролю компанії відділ AP може обробляти попередньо схвалені замовлення на закупівлю або AP може перевіряти покупки після їх здійснення. Відділ AP також готує звіти про аналіз старіння на кінець місяця, які інформують керівництво про суму боргу компанії.
Що таке ключові навички для кредиторської заборгованості?
Деякі з важливих здібностей, необхідних для посади AP, включають: Хороші здібності до введення даних потрібні для звітів про витрати. Володіння Microsoft Excel. Необхідно розуміти принципи бухгалтерського обліку та процеси AP.
Як обліковується кредиторська заборгованість у балансі?
Кредиторська заборгованість включена до балансу підприємства, і оскільки вона є зобов’язанням, гроші перед кредиторами перераховуються у розділі «поточні зобов’язання». Поточні зобов'язання часто є короткостроковими зобов'язаннями з терміном погашення менше 90 днів.
Кредиторська заборгованість – це зобов’язання чи витрати?
AP є зобов’язаннями, оскільки вони являють собою грошові кошти одному або кільком кредиторам. Кредиторська заборгованість відображається в балансі компанії, а витрати – у звіті про прибутки та збитки.
Де я можу знайти кредиторську заборгованість компанії?
Кредиторська заборгованість відображається в балансі компанії та класифікується як поточна заборгованість, оскільки вона представляє гроші, заборговані іншим.
Висновок
AP – це зобов’язання, понесені підприємством під час його діяльності, термін погашення яких ще настав і має бути сплачений найближчим часом. У результаті кредиторська заборгованість класифікується як поточне зобов’язання в балансі. Прикладами типових статей кредиторської заборгованості є рахунки постачальників, судові витрати, платежі підрядників тощо.
Статті по темі
- ПРОЦЕС ОБСЛУГОВУВАННЯ КРЕДИТОРОМ: Як ефективно керувати процесом
- ОПИС ВАСАНДАРТНОЇ ЗАБОРГОВАНОСТІ: що вам слід знати
- Автоматизація процесу кредиторської заборгованості: що ви повинні знати перед автоматизацією
- ЗОБОВ'ЯЗАННЯ: значення та що вам слід знати
- Детальне порівняння кредиторської та дебіторської заборгованості
- ЩО ТАКЕ ЕКОНОМІКА: види, масштаби, рецесія та посібник
посилання
