Більшість малих і середніх підприємств використовують програмне забезпечення для бухгалтерського обліку QuickBook для спрощення своїх фінансових записів. QuickBook, стандартне програмне забезпечення для бухгалтерського обліку, допомагає бухгалтерам і підприємствам відстежувати дебіторську та кредиторську заборгованість, оцінювати прибутковість і планувати податковий сезон. Крім того, бухгалтерське програмне забезпечення QuickBook допоможе вам організувати витрати на робочий день і відстежувати рахунки-фактури на ходу.
Щоб ще більше підтримати цю тему, у цій публікації буде дано огляд програмного забезпечення QuickBook, яке допоможе бухгалтерам створювати рахунки-фактури та балансувати рахунки. Також про те, як користуватися бухгалтерським програмним забезпеченням QuickBook
Бухгалтери QuickBook
За відгуками, QuickBook — найкраще універсальне бухгалтерське програмне забезпечення для малого бізнесу та бухгалтерів. Програмне забезпечення є хмарним і доступне через веб-браузер або мобільний додаток.
Переважна більшість бухгалтерів не тільки використовують QuickBook Online, але також існує велика кількість навчальних матеріалів і форумів, де ви можете отримати допомогу, коли вона вам потрібна.
Крім того, усі елементи обліку легко доступні з єдиного основного інтерфейсу, що робить облік більш плавним та ефективним. Як результат, він надає локальне програмне забезпечення для бухгалтерського обліку, яке обробляє ваші бізнес-рахунки, і хмарну версію, яка приймає платежі та керує операціями з нарахування заробітної плати.
Деякі існуючі онлайн-пакети QuickBook, які найкраще підходять для вас
QuickBooks Online доступний у чотирьох різних пакетах, кожен із різними наборами функцій відповідно до потреб вашої компанії. Який пакет потрібен вашій компанії, визначається кількістю необхідних користувачів, кількістю рахунків-фактур і платежів, що обробляються щомісяця, а також типом необхідних звітів.
Тим не менш, усі пакети відстежують доходи та витрати, збирають та систематизують квитанції, максимізують податкові відрахування, виставляють рахунки та приймають платежі.
Читайте також: 15 найкращих безкоштовних бухгалтерських програм для власників бізнесу
№1. Простий старт
QuickBooks Online Simple Start, як випливає з назви, ідеально підходить для малого бізнесу, який тільки починається. Simple Start — це найпростіший онлайн-пакет QuickBooks, доступний, за винятком версії Self-Employed (для фрілансерів). Програмне забезпечення буде здатне обробляти основні функції бухгалтерського обліку, які користувачі звикли очікувати від бренду.
№2. Основи
QuickBooks Online Essentials дозволяє відстежувати стан рахунку, записувати платежі та налаштовувати регулярні платежі безпосередньо з програми. Ви також можете оплачувати відразу кільком постачальникам і рахунків-фактур, а також створювати чеки з будь-якого місця та друкувати їх, коли будете готові.
Пакет Essentials із функціями автоматичного виставлення рахунків допомагає керувати малим бізнесом, що розвивається. Він має всі можливості Simple Start, а також можливість організовувати й оплачувати рахунки, відстежувати час і надавати доступ до трьох осіб.
№3. Плюс
QuickBooks Online Plus містить усі можливості, доступні в Essentials, а також можливість керувати запасами та відстежувати прибутковість проекту. Отже, пакет ідеально підходить для проектних організацій, таких як підрядники, а також для компаній, які мають проблеми з управлінням запасами. QuickBooks Online Plus підтримує до 5 користувачів.
Крім того, Plus управляє витратами на оплату праці та витратами за допомогою калькуляції робіт, що дозволяє оцінювати прибутковість проекту за допомогою чітких інформаційних панелей та звітів. Навіть можливості інвентаризації дозволяють відстежувати рівень продукції, вартість товарів і отримувати попередження, коли запаси закінчуються, щоб ви могли замовити більше.
№ 4. Розширений
Advanced — це найбільш функціональний з пакетів QuickBook Online, який має найбільшу кількість налаштувань і можливостей серед усіх доступних планів. Бухгалтерське програмне забезпечення і надалі дозволить вам керувати рахунками, відстежувати час і витрати на проект, виставляти рахунки клієнтам, керувати контрактами та оплачувати роботу співробітників. Тим не менш, це більші та кращі QuickBooks для розширення бізнесу, з більшими можливостями, користувачами та підтримкою, ніж нижчі випуски програмного забезпечення QuickBook.
Ця надійна версія QuickBooks Online створена для конкуренції з QuickBooks Enterprise – найдосконалішою локальною версією QuickBooks. Це пов’язано з єдиною можливістю отримати доступ до 25 користувачів із налаштуваннями авторизації користувачів.
Як працює програмне забезпечення QuickBook Online
Після 30-денної безкоштовної пробної версії тарифні плани членства наступні: Simple Start – 25 доларів США на місяць, Essentials – 40 доларів США на місяць, плюс 70 доларів США на місяць і Advanced – 150 доларів США на місяць. Як правило, на перші кілька місяців надається значна знижка, а деякі бухгалтери навіть можуть запропонувати малим підприємствам оптові ціни.
Щомісячне членство в цьому програмному забезпеченні може оновлюватися в міру розширення вашого бізнесу. Крім того, у мобільному додатку є безліч варіантів налаштування, який може служити для платежів, звітувати про чеки, записувати зображення квитанції та відстежувати бізнес-милі. QuickBook Payroll повністю підключається до QuickBook Online для компаній, які шукають рішення для нарахування заробітної плати.
Кожен план включає більш складні можливості, такі як управління запасами, відстеження часу, більше користувачів і бюджетування. Наприклад, Simple Start задовольнить потреби більшості малих підприємств, що працюють на основі послуг. Essentials або Plus надасть додаткові можливості інвентаризації та налаштування для малих підприємств, які продають продукцію. Розширена підписка — це нова опція, яка надає вичерпну фінансову звітність Fathom. Fathom — це високоякісний онлайн-інструмент для аналізу фінансових звітів, який використовується багатьма значними корпораціями по всьому світу.
Усі параметри підтримують взаємодію зі сторонніми програмами, такими як Stripe і PayPal. Магазин додатків QuickBooks класифікує всі свої програми за функціями та надає корисні зразки переваг кожного продукту.
Переваги бухгалтерського обліку QuickBook
Це програмне забезпечення для бухгалтерського обліку QuickBook зазвичай віддають перевагу малим і середнім підприємствам, оскільки воно включає більшість функцій, необхідних для малого та середнього бізнесу.
№1. Панель приладів
A зачатковий інформаційна панель надає знімок фінансового стану вашої компанії. Наприклад, діаграми для рахунків-фактур, витрат, банківських рахунків, прибутків і збитків і продажів. Зліва розташоване меню, яке дає змогу перейти до найбільш часто використовуваних функцій. Крім того, у верхньому правому куті екрана є кнопка «плюс» і кнопка шестерні, що дозволяє отримати доступ до ярликів і більш складних можливостей.
Крім того, є пошук транзакцій і кнопка довідки, а також кнопка чату AI, що дозволяє в налаштуваннях. Нарешті, опція «переглянути всю активність» у нижній частині інформаційної панелі перенесе вас до повного запису аудиту та історії останніх дій.
№2. Виставлення рахунків
QuickBook включає шість дизайнів рахунків-фактур, а також численні засоби автоматизації рахунків-фактур (ви також можете імпортувати існуючий шаблон рахунка-фактури через Microsoft Word). Ця функція дозволяє змінювати логотип, шрифт, колірну схему, верхній, нижній колонтитул, кількість стовпців та інші елементи. Крім того, ви можете надсилати клієнтам нагадування про рахунок-фактуру QuickBook та встановлювати регулярні рахунки, якщо у вас є підписка Essentials, Plus або Advanced.
Завдяки функції рахунка-фактури QuickBook ваш бізнес виглядає добре, створюючи професійні квитанції про продажі та оцінки того, що ваш бізнес покращується як бренд і відображає бізнес у категорії бренду.
В результаті QuickBook надає онлайн-рахунок-фактуру для оплати одним кліком, щоб споживачі могли легко оплачувати за допомогою дебетової, кредитної картки або банківського переказу. Як недавнє доповнення, багатомовне виставлення рахунків дозволяє надсилати рахунки шістьма різними мовами: англійською, іспанською, португальською, італійською, китайською та французькою.
№3. Управління контактами
Облікові записи QuickBook Online включають комплексну систему керування контактами. Ви можете зберегти масу інформації про своїх клієнтів, наприклад, їхній спосіб оплати, початковий баланс і податкові коди за замовчуванням.
Крім того, кожен контакт може мати важливі файли, наприклад контракти, додані до них, що дає змогу масово надсилати електронні листи. Більше того, ви можете змінити ім’я своїх клієнтів як нещодавню розробку. Для ілюстрації клієнти, клієнти, донори, гості, учасники, пацієнти або орендарі.
№ 4. Відстеження витрат
Відстеження витрат дозволяє вводити індивідуальні витрати, вручну імпортувати банківські виписки або активувати живі банківські канали. Крім того, ви можете класифікувати свої витрати, налаштувати конкретні банківські правила та додавати до них квитанції. QuickBooks автоматично відповідатиме транзакціям (але вам все одно доведеться затверджувати відповідності вручну)
QuickBook Online, на відміну від більшості бухгалтерських систем, не використовує Yodlee для прямих банківських каналів. Він отримує бонусні бали за використання свого банківського роз’єму, де, як відомо, Yodlee порушує умови деяких банків.
№ 5. Імпорт і експорт
Порівняно з більшістю інших програм, функція імпорту QuickBooks оновлюється та проста у використанні. Клієнтів, постачальників, планів рахунків, продуктів і послуг можна імпортувати, але експорт більш обмежений. Крім того, звіти можна експортувати до Excel, тоді як усі інші дані необхідно експортувати за допомогою Internet Explorer.
№6. Робочі процеси
Бета-версію підпрограм у QuickBooks Online було перейменовано в Workflows. Робочі процеси дозволяють автоматизувати процеси, наприклад надсилати нагадування вашій команді або виставляти автоматичне виставлення рахунків. Ця функція доступна лише клієнтам розширеного плану.
№7. Бюджетування
На відміну від настільної версії, яка дозволяє складати бюджет лише на один рік, бухгалтерський облік QuickBook Online дозволяє мати багато бюджетів. Тобто бюджети можна створювати щомісячно, щоквартально або щорічно. Ви також можете створити бюджет, використовуючи дані попереднього фінансового року та створити кілька звітів про бюджет. Однак ця функція доступна лише в підписках Plus і Advanced.
№ 8. План рахунків
Бухгалтерський облік QuickBook поставляється з планом рахунків за замовчуванням, який ви можете змінити відповідно до ваших потреб. Замість того, щоб мати вбудований графік амортизації для активів, ви можете вручну відстежувати їх за допомогою функції плану рахунків.
№ 9. Звірка банку:
Ця функція обліку QuickBook дозволяє просто звіряти банківські рахунки та створювати звіт про звірку.
№ 10. Управління грошима
QuickBook має функції спеціально для допомоги бухгалтерам в управлінні фінансами компанії. Вони можуть вводити терміни платежу та деталі платежу для всіх повторюваних рахунків в одному розділі програми. Бухгалтери також можуть створювати рахунки-фактури або друкувати чеки відразу з QuickBook, коли настали терміни оплати.
Крім того, кожна транзакція документується для зручного доступу під час майбутніх аудитів.
Користувачі QuickBook також можуть підключити до програми свої банківські рахунки. Ця функція QuickBook не тільки надає бухгалтерам можливість легкого перегляду всіх фінансових записів на одному екрані, але також усуває потребу в друкованих виписках з банку.
№ 11. Відстеження часу співробітників
Функція відстеження часу співробітників QuickBooks Online за клієнтами дозволяє надавати доступ до запису часу нескінченній кількості співробітників, дозволяючи їм самостійно записувати свій час у системі. Крім того, це дозволяє швидко відстежувати час, щоб ви могли належним чином виставляти рахунки та оплачувати своїм співробітникам.
Ваші співробітники або підрядники просто заповнять свої табелі робочого часу на будь-якому комп’ютері з підключенням до Інтернету. Крім того, ви можете приділяти кожну активність проекту або клієнту та вибрати, чи виставляти клієнтам рахунок за цей час.
№12. Звітність
Бухгалтери можуть використовувати програмне забезпечення QuickBook для створення рахунків-фактур та низки інших фінансових звітів. Вони включають порівняння доходів і витрат з року в рік, а також тенденції та прогнозні записи. Крім того, кожен звіт можна експортувати у формат електронної таблиці Microsoft Excel та надіслати електронною поштою.
Як користуватися програмним забезпеченням QuickBook
Після реєстрації в QuickBooks Online ви зможете увійти та отримати доступ до сторінки основної інформаційної панелі. Якщо ви переходите з іншого бухгалтерського програмного забезпечення на QuickBook, ви можете імпортувати свої попередні файли до нових облікових записів. Основна інформаційна панель надаватиме огляд ваших облікових записів QuickBook, включаючи рух готівки, рахунки-фактури, витрати, продажі та іншу інформацію.
Крім того, ви можете підключити рахунки своїх кредитних карток за допомогою вкладки «Банкінг» у лівій частині інформаційної панелі, щоб QuickBooks автоматично класифікував транзакції за вас. Згодом, під час звірки ваших книг, ви зможете переглянути ці трансакції в меню Банківська справа
Після цього ви можете персоналізувати рахунки-фактури, увімкнути автоматичний моніторинг податку з продажів (за потреби) і дізнатися, як вводити мобільні квитанції та рахунки. За допомогою значка шестірні у верхньому правому куті ви можете оновити всі налаштування облікового запису вашої компанії. Нарешті, ви можете запросити своїх бухгалтерів до своїх облікових записів QuickBooks Online за допомогою параметра Мої експерти; Ви також можете шукати бухгалтера, якщо наразі його немає.
Важко вивчити QuickBooks?
Для тих, хто знайомий із принципами бухгалтерського обліку та роботою бухгалтерського програмного забезпечення, навчитися користуватися QuickBooks нескладно. Однак для тих, хто не володіє комп’ютерною грамотністю або не має досвіду бухгалтерського обліку, це може бути складно. Він покладається на кінцевого користувача, хоча Intuit, фірма, яка створила QuickBooks, зображує його готовим до використання.
QuickBooks кращий за Excel?
Ви можете робити складні обчислення за допомогою Excel, оскільки його формули набагато надійніші, ніж у QuickBooks. QuickBooks не має можливостей для виконання складних дій, таких як статистичний аналіз і зведені таблиці, що ускладнює або робить неможливим.
Чи можете ви отримати QuickBooks безкоштовно?
Завдяки нашій освітній програмі Intuit викладачі та студенти мають безкоштовний доступ до QuickBooks Online (IEP). Відвідайте наш веб-сайт або надішліть електронний лист на адресу [захищено електронною поштою] подати заявку та створити обліковий запис. Після реєстрації ви отримаєте безкоштовну ліцензію на обліковий запис QuickBooks Online.
Чи можу я самостійно навчити QuickBooks?
Крім того, ви можете отримати прискорений курс із заробітної плати або бухгалтерського обліку. Онлайн-відеонавчання для самостійного вивчення — варіант, якщо ваш графік напружений. Отримавши їх, ви можете переглядати відео будь-коли, щоб навчатися зі своєю швидкістю.
Чи можу я вивчити QuickBooks за один день?
Ви отримаєте навички, які дозволять вам працювати швидше та ефективніше, незалежно від вашого рівня навичок чи знань із QuickBooks. Наш одноденний оглядовий курс навчає студентів, як працювати зі списками, планами рахунків і банківськими рахунками, а також знайомить їх із середовищем і основами створення компанії.
Чому всі використовують QuickBooks?
Завдяки широким можливостям керування доходами та витратами, виставленням рахунків-фактур і платежами, податковими відрахуваннями тощо для підприємств будь-якого розміру, включаючи самозайнятих осіб, QuickBooks є однією з найвідоміших і широко використовуваних систем бухгалтерського програмного забезпечення на ринку. .
Статті по темі
- Загальна книга: прості шаблони, приклади та все, що вам потрібно (+ безкоштовні pdf-файли)
- Облік Головної книги: все, що вам потрібно знати (+швидкі інструменти)
- Як увійти в QuickBooks – Посібник експерта
- Бухгалтер QuickBooks: Основний посібник для оптимальних результатів (+ Швидкі інструменти)
- Бухгалтерія та бухгалтерський облік: найкращі практики та відмінності 2023 року
Поширені запитання про QuickBooks
Чи важко вивчити QuickBook?
QuickBooks може бути невеликою кривою навчання для тих, хто новачок у програмному забезпеченні та бухгалтерській галузі. Однак для тих, хто знайомий з концепціями бухгалтерського обліку та подібним програмним забезпеченням, QuickBooks досить просто навчитися.
Чи безкоштовне ведення бухгалтерії в QuickBooks?
Місія QuickBooks завжди полягала в підтримці малого бізнесу та бухгалтерів у всьому світі. З цією метою ви маєте право безкоштовно працювати зі своїми клієнтами. Таким чином, загальна вартість зведена до мінімуму, і коли ви берете нових клієнтів QuickBooks Online, вони беруть на себе новий бізнес
Чи можу я вивчити QuickBooks самостійно?
Як тільки ви отримаєте відео, вони залишаться вашими назавжди, щоб ви могли навчатися у своєму власному темпі. Крім того, якщо ви віддаєте перевагу навчальні заняття в класі, ви можете вибрати живі уроки в місці поблизу вас. Перевірте вартість навчання на сайті Intuit.
Скільки часу потрібно, щоб отримати сертифікат QuickBooks?
Вам не обов’язково бути бухгалтером чи бухгалтером або мати якісь спеціальні освітні сертифікати чи ступені. Однак, вкладаючи лише одну-дві години на день, ви можете стати сертифікованим консультантом QuickBooks ProAdvisor всього за два тижні
Як я можу стати бухгалтером у QuickBooks?
Щоб стати сертифікованим бухгалтером, необхідно мати мінімум два роки досвіду роботи в бухгалтерії, а також скласти іспит. Незважаючи на це, ви повинні продовжувати відповідати освітнім вимогам кожні три роки, щоб зберегти сертифікат
