Основою вашої фірми є запаси. Ви повинні мати під рукою достатньо запасів, щоб задовольнити попит клієнтів, але не настільки, щоб ваші витрати на зберігання вийшли з-під контролю. У цій ситуації можна використовувати систему інвентаризації. Підприємства, які продають товари, можуть використовувати систему періодичної інвентаризації або постійну систему інвентаризації. У цьому посібнику ми пояснимо, що таке система постійної інвентаризації, наведемо приклад, обговоримо її переваги та розглянемо записи в журналі для систем періодичної та постійної інвентаризації, щоб визначити, чи є це найкращою практикою управління запасами для бухгалтерського обліку вашого малого бізнесу.
Що таке постійна інвентаризація?
Постійна інвентаризація — це безперервна бухгалтерська практика, яка реєструє зміни запасів у режимі реального часу, усуваючи потребу у фізичній інвентаризації та гарантуючи, що облікові записи точно відображають фактичні запаси. Пристрої введення, такі як системи торгових точок (POS) і сканери, використовуються складами для реєстрації постійної інвентаризації.
Методи постійної інвентаризації стають все більш популярними на складах і в роздрібній торгівлі. Завищення, також відоме як фантомна інвентаризація, і заниження відсутніх запасів можна звести до мінімуму за допомогою постійної інвентаризації. Компанії, які використовують систему планування потреб у матеріалах (MRP) для виробництва, також зобов’язані підтримувати постійні запаси.
Що таке система постійної інвентаризації?
Система постійної інвентаризації базується на методі обліку, відомому як постійна інвентаризація, яка безперервно реєструє зміни запасів у режимі реального часу за допомогою комп’ютеризованих систем торгових точок, усуваючи потребу у перевірках фізичних запасів.
У рамках цієї системи компанія не докладає жодних зусиль для ведення детального обліку наявних продуктів; навпаки, покупки товарів реєструються як дебет бази даних запасів. Система постійної інвентаризації відрізняється від системи періодичної інвентаризації, за якої компанія веде облік запасів шляхом регулярного фізичного підрахунку.
Що таке система періодичної інвентаризації?
Підприємства використовують метод обліку своєї продукції за допомогою системи періодичної інвентаризації, також відомої як непостійна система. Періодична інвентаризація не підтримує безперервний підрахунок товарів, покупок, продажів і витрат, пов’язаних з ними, на основі визначеного облікового періоду.
Усі закупівлі реєструються бухгалтером компанії в обліковому записі закупівель, як і функціонує ця система. Компанія підраховує матеріальні запаси, а бухгалтер переносить будь-який залишок від закупівель на рахунок інвентаризації. Потім бухгалтер вносить необхідні коригування в рахунок інвентаризації, щоб відобразити вартість остаточної інвентаризації.
Крім того, фізична кількість товарів є визначальною ознакою періодичної системи. Це число є критичним, оскільки компанія не відстежує унікальні транзакції. Ця інвентаризація починає процес звірки записів, незалежно від того, чи виконується вона щотижня, щомісяця, щокварталу чи щороку.
Розуміння систем постійної інвентаризації
Оскільки вони дозволяють негайно відстежувати продажі окремих товарів і рівень запасів, системи постійної інвентаризації можуть бути кращими перед старішими системами періодичної інвентаризації. За винятком випадків, коли він відхиляється від підрахунку фізичних запасів через втрату, поломку або крадіжку, постійний інвентар не потребує коригування вручну бухгалтерами компанії.
Завдяки використанню сканерів штрих-кодів або інших комп’ютеризованих записів про придбання, продажі та повернення продукту, коли вони відбуваються, системне програмне забезпечення оновлює запаси в реальному часі. Цю інформацію отримує постійна база даних, яка постійно оновлюється.
Система забезпечує інтеграцію з іншими відділами, такими як фінанси та бухгалтерія. Це допомагає забезпечити дотримання податкових та інших норм. Співробітники можуть надавати більш точне обслуговування клієнтів щодо наявності продуктів, запасних частин та інших фізичних компонентів, використовуючи дані постійної інвентаризації.
Система періодичної та постійної інвентаризації
Безстрокова та періодична система вимагає різних інструментів і процедур для того, як працівники документують запаси, хоча вони можуть доповнювати один одного. Співробітники безперервно контролюють продукти в постійній системі. Співробітники лише записують продукти через заздалегідь визначені проміжки часу в періодичній системі.
Оскільки існує більше записів для програмного забезпечення та працівників, які слід відстежувати, безстрокова система є складнішою, ніж періодична. Мюллер каже: «Основні принципи однакові, незалежно від вашого підходу до системи, яку ви хочете використовувати. Якщо є відключення в базовій системі, навіть із найсучаснішим програмним забезпеченням, ви просто прискорюєте свої помилки.
Ви повинні приймати системні рішення на основі характеру ваших продуктів, їх швидкопсувних властивостей і фізичного поводження з ними, включно з тим, чи були вони великими чи маленькими, і скільки місця вони займали. Характер продукту також визначається тим, як ваша компанія отримує та зберігає його. «Деякі товари уніфіковані: вони мають дрібні частини та розбиті на окремі контейнери».
Вічна та періодична системи також відрізняються за такими ознаками:
#1. Оновлення облікових записів:
У безстроковій системі оновлення інвентарної книги та головної книги вносяться з кожною транзакцією. Оновлення головної книги в періодичній системі відбуваються лише за наявності фізичного підрахунку, а не на основі транзакцій.
#2. Розрахунок вартості проданих товарів (COGS):
У безстроковій системі програмна система підтримує поточний підрахунок транзакцій, тому вона завжди може надати COGS. У системі періодичної інвентаризації COGS розраховується як одноразова сума в кінці облікового періоду після проведення фактичної інвентаризації. До кінця звітного періоду точний COGS не може бути розрахований.
#3. Запис транзакцій:
Система постійної інвентаризації потребує програмного забезпечення, оскільки можуть бути тисячі транзакцій, які потрібно відстежувати. Однак для періодичної системи програмне забезпечення не потрібне. Ви можете вручну відстежувати свої запаси в системі періодичної інвентаризації.
#4. Підрахунок циклу:
Циклічний підрахунок — це процес, за допомогою якого підприємства підраховують частини своїх запасів, щоб завершити повну інвентаризацію протягом певного часового циклу. Вони не підраховують увесь свій інвентар одразу, а вносять незначні коригування на основі того, що підраховують. Підприємства використовують підрахунок циклів лише в постійній системі, також відомій як вибірка. Через нездатність встановити базову лінію вони не використовують підрахунок циклів у системі періодичної інвентаризації.
#5. Відстеження покупок:
Закупівлі реєструються або на рахунку запасів сировини, або на рахунку товарів у постійній системі. Покупки реєструються в обліковому записі активів покупок у періодичній системі без додавання інформації про кількість одиниць.
#6. Проведення розслідувань:
У постійній системі транзакції доступні на дуже детальному рівні. У результаті ви можете легко проводити розслідування помилок, пов’язаних з інвентаризацією. Оскільки періодична система агрегує дані на високому рівні, ці дослідження більш складні. Важко використовувати ці дані для визначення помилок процесу.
Незважаючи на те, що стандарти GAAP стверджують, що безстрокова або періодична системи підходять для будь-якого бізнесу, кожна з них краще підходить для організації різного розміру. Оскільки безстрокові системи більш чутливі до часу, вони, як правило, краще підходять для компаній з великими обсягами продажів або кількома роздрібними точками. Періодичні системи можуть перешкоджати прийняттю рішень у цих організаціях. Періодичні системи краще підходять для компаній, які не зазнають повільного оновлення запасів.
Приклад системи постійної інвентаризації
Використання бездротових сканерів штрих-кодів у продуктовому магазині є найпоширенішим прикладом системи постійної інвентаризації. Як тільки транзакція сканується в системі, вона негайно реєструється. Таким чином фірми можуть легко розрахувати поточні та необхідні запаси.
Запис у журналі для системи постійної інвентаризації
Ймовірно, ви ведете журнал транзакцій, коли маєте справу з обліком запасів. Щоб вести облік запасів, вам знадобляться найпоширеніші журнальні записи, наведені нижче.
- Придбання товарів за собівартістю: запаси дебетуються, а кредиторська заборгованість кредитується для відображення придбання товарів за собівартістю.
- Оплата AP: запис у журналі, який використовується для здійснення оплати за рахунком-фактурою.
- Умови кредиту: виробники та оптові торговці зазвичай продають товари в кредит. Ці умови кредиту містять рахунок-фактура продавця.
- Продаж товарів: коли компанія продає товари, необхідно зробити два записи в журналі: один для визнання продажу та інший для реєстрації витрат на продані товари.
- Інкасація AR: реєструється інкасація дебіторської заборгованості.
Переваги та недоліки постійної інвентаризації
Порівняно з іншими методами, постійна інвентаризація дозволяє більше відстежувати запаси в реальному часі. Система, однак, потребує постійного ведення записів і моніторингу, і є дорожчою для впровадження, ніж альтернативні методи.
Нижче наведено кілька способів, за допомогою яких постійна інвентаризація може допомогти вам заощадити гроші:
- Немає необхідності регулярно закривати підприємства для проведення фізичної інвентаризації.
- Дані зі сканованих штрих-кодів допомагають прогнозувати запаси.
- Ви можете обліковувати всі транзакції, надаючи повну підзвітність своїм продуктам.
Незважаючи на перевагу, постійна інвентаризація не позбавлена недоліків. Існують способи втратити позитивний контроль над запасами, навіть якщо існує постійна автоматична система відстеження товару.
Недоліки використання постійної інвентаризації включають наступне:
- Щоб ваші дані були синхронізованими, ви все одно повинні проводити щорічну інвентаризацію.
- Кожна транзакція має бути введена, що вимагає більш послідовного ведення записів і моніторингу.
- Оскільки вони потребують програмного забезпечення та навчання, встановлення систем постійної інвентаризації дорожче, ніж інші методи.
Коли використовувати постійну систему інвентаризації
Коли компанії необхідно точно знати, скільки одиниць є на складі в будь-який час, слід використовувати постійну систему інвентаризації. Крім того, це особливо важливо, коли на складі є багато видів продукції та значні інвентаризації. Компанія не зможе точно сказати своїм клієнтам, коли вона зможе виконати їхні замовлення без постійної системи.
Це також корисна система для підприємств, які швидко розвиваються, оскільки цим організаціям необхідно підтримувати жорсткий контроль над своїми інвестиціями в оборотний капітал. Крім того, будь-яка компанія, яка взяла на себе зобов’язання швидко виконувати замовлення клієнтів, потребує глибокого розуміння своїх запасів, що може забезпечити лише безстрокова система.
Хто використовує постійну систему інвентаризації?
Постійним системам інвентаризації віддають перевагу великі компанії з великими запасами. Для малого та середнього бізнесу, що розвивається, який шукає масштабованість, система постійної інвентаризації може бути ідеальною.
Підрахунок циклів, необхідний для періодичної системи, важко виконати великим корпораціям.
Крім того, компанії з кількома роздрібними точками може легше контролювати запаси, якщо база даних продуктів регулярно оновлюється. Наприклад, роздрібний продавець інструментів може мати клієнта, який шукає рідкісний тип гайкового ключа. Він має шість локацій по сусідству. Він містить інформацію в режимі реального часу про те, на яких сайтах може бути такий у наявності за допомогою постійної системи, тому клієнт може швидко піти за гайковим ключем, а не їздити з магазину в магазин у пошуках.
Інші види бізнесу, які вимагають постійної інвентаризації, включають дропшипінг, коли виробники відправляють товар безпосередньо клієнтам, або торгівлю та дистрибуцію.
Як використовувати постійну систему інвентаризації
Компанії повинні створити систему, в якій кожна одиниця запасів вводиться та вираховується під час продажу для розрахунку запасів. POS-термінали, сканери штрих-кодів і програмне забезпечення постійної інвентаризації повинні використовуватися для оновлення приблизних запасів при кожній купівлі та продажу товару.
Система постійної інвентаризації не може замінити періодичну фізичну інвентаризацію, оскільки вона оцінює наявні запаси. У якийсь момент потрібно провести фізичну інвентаризацію. Циклічний підрахунок або фізичний підрахунок частини запасів для використання в якості бази для перевірки точності постійної системи зазвичай використовується підприємствами, які використовують постійну систему інвентаризації. З часом буде проведено повну фізичну інвентаризацію.
Показники, які слід враховувати при виборі системи
Як ви могли здогадатися з попереднього розділу, існують аргументи за і проти постійної інвентаризації. Життєздатність кожного випадку залежить від конкретних аспектів вашої компанії:
#1. Запаси та обсяг транзакцій
Який із цих двох підходів найкращий для вас, насамперед визначається кількістю ваших запасів. Для більшості організацій з великими товарними запасами переваги системи постійної інвентаризації переважують недоліки.
#2. Розташування Різноманітність
Якщо ваша компанія працює з кількох місць, управління запасами стає надзвичайно складним. Він часто змінює свій інвентар.
№3. Бюджет
Ваше фінансове становище, безсумнівно, є найпомітнішим фактором. Якщо ви можете дозволити собі інвестувати у витрати на початкове налаштування постійної системи, тобто.
Інфраструктура, необхідна для точної реалізації цієї стратегії, є значною. Це коштує таку ціну, яку малі підприємства можуть собі дозволити.
Що таке постійна система інвентаризації з прикладами?
Постійна інвентаризація — це безперервна бухгалтерська практика, яка реєструє зміни запасів у режимі реального часу, усуваючи потребу у фізичній інвентаризації та гарантуючи, що облікові записи точно відображають фактичні запаси. Пристрої введення, такі як системи торгових точок (POS) і сканери, використовуються складами для реєстрації постійної інвентаризації.
Система постійної інвентаризації використовує LIFO чи FIFO?
Так, як і в системах постійної інвентаризації, так і в системах періодичної інвентаризації, метод «перший прийшов, перший вийшов» (FIFO), метод «останній прийшов, перший вийшов» (LIFO).
Які є два типи систем постійної інвентаризації?
- FIFO
- LIFO
- Середньозважена вартість
Що ще називають постійною інвентаризацією?
Система безперервної інвентаризації
Система контролю запасів, яка дозволяє підприємствам вести облік запасів у режимі реального часу, відома як система постійної інвентаризації або система безперервної інвентаризації.
Яка мета безстрокової системи?
Система постійної інвентаризації – це комп’ютерна програма, яка постійно оцінює ваші запаси на основі ваших електронних записів, а не фактичної інвентаризації.
Висновок
Замість старої системи періодичної інвентаризації з фізичним підрахунком підприємства все частіше використовують постійну систему інвентаризації для відстеження запасів. Постійні системи є дорогими для впровадження, але менш дорогими та трудомісткими в довгостроковій перспективі.
Основним недоліком постійних систем є неможливість відстежувати втрачені, пошкоджені або вкрадені предмети, незважаючи на переваги постійно оновлюваної оцінки запасів і взаємозв’язку систем обліку. Багато підприємств протидіють цьому, проводячи періодичні часткові підрахунки запасів, які служать основою для безстрокової системи та мають на меті забезпечити повну фізичну інвентаризацію до кінця періоду.
Статті по темі
- Графік амортизації, позики та розрахунки
- Системи бухгалтерського обліку: визначення та посібник із найкращого програмного забезпечення для бухгалтерського обліку
- ПРОГРАМНЕ ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ ДЛЯ БУХГАЛТЕРІЇ МАЛОГО БІЗНЕСУ: значення, найкраще програмне забезпечення та ступінь
- ТРЕКЕР ІНВЕНТАРИЗАЦІЇ: значення, безкоштовне програмне забезпечення та таблиця
- СИСТЕМА ВІДСТЕЖЕННЯ ЗАПАСІВ: найкращі практики
посилання
