Програмне забезпечення для нарахування заробітної плати для малого бізнесу: 5 найкращих безкоштовних програм для нарахування заробітної плати

Програмне забезпечення для нарахування заробітної плати є системою, яку використовують людські ресурси (HR) або спеціалісти з нарахування заробітної плати, щоб керувати всім життєвим циклом діяльності з нарахування заробітної плати від початку до кінця. Ось деякі з найважливіших функцій програмного забезпечення для нарахування заробітної плати, переваг та факторів, які слід враховувати при виборі найкращого програмного забезпечення для нарахування заробітної плати для вашого малого бізнесу. Крім того, у нас є огляд 5 безкоштовних програм для нарахування заробітної плати для малого бізнесу.

Визначення програмного забезпечення для нарахування заробітної плати

Будь-який експерт з кадрів або заробітної плати скаже вам, що обробка заробітної плати передбачає більше, ніж просто розрахунок зарплати. Щомісяця виконується низка повторюваних обов’язків, починаючи від реєстрації співробітників на розрахунку заробітної плати компанії до гарантування бездоганного дотримання та підтримки облік заробітної плати до виходу. Програмне забезпечення для нарахування заробітної плати дозволяє професіоналам легко відстежувати всі ці завдання з одного місця.

Важливість програмного забезпечення для нарахування заробітної плати для вашого малого бізнесу

Обробка та управління заробітною платою передбачає широкий спектр дій для захисту найціннішого активу бізнесу – його людей. Це стає складним, трудомістким, а іноді й помилковим, коли виконується вручну, з використанням застарілої системи або за допомогою електронної таблиці. Спеціальне програмне забезпечення для нарахування заробітної плати допомагає фахівцям з нарахування заробітної плати впорядкувати інші обов’язки з нарахування заробітної плати, дозволяючи HR-ам і власникам малого бізнесу звільняти час для виконання критичних бізнес-проектів.

№1. Автоматизація нарахування заробітної плати

Коли ви нараховуєте заробітну плату вручну, ви залишаєте двері відкритими для ненавмисних помилок, які можуть коштувати дуже дорого. Програмне забезпечення для нарахування заробітної плати може автоматизувати як складні, так і прості дії, дозволяючи краще керувати нарахуванням заробітної плати у вашому бізнесі. Хороше програмне забезпечення для нарахування заробітної плати підтримує процес упорядкованим, простим та ефективним, починаючи від підготовки нарахування заробітної плати і закінчуючи закриттям періоду оплати у вашому бізнесі.

№2. Ведення обліку витрат на заробітну плату

Нарахування заробітної плати – це постійні витрати будь-якої фірми. Оскільки ваша компанія розширюється, ваші витрати на заробітну плату зростають, і вам потрібно повне уявлення про один із найбільш значущих внесків у ваш звіт про прибутки та збитки щомісяця. Програмне забезпечення для нарахування заробітної плати може надавати всі ці звіти, від реєстрів зарплат співробітників до статутів і виплат премій, дозволяючи відстежувати витрати до останньої рупії.

№3. Зробіть податки менш обтяжливими

Ми бачили випадки, коли фірми штрафували за несплату податків. Програмне забезпечення для нарахування заробітної плати допомагає вам адаптуватися до нового податкового законодавства, вибирати статути, які застосовуватимуться до вашої організації, контролювати внески до фінансового фонду тощо. Іноді диференціація податку на заробітну плату від податку на прибуток може бути нудною, ви можете дізнатися більше з цієї публікації в блозі. Завдяки цьому ваша компанія може бути впевнена, що вона завжди здійснює точні податкові відрахування.

№ 4. Інтеграція з відповідними бізнес-додатками

Щомісяця працівники розрахунку заробітної плати працюють з кількома командами, щоб отримати вхідні дані для обробки заробітної плати. Процедура складна і трудомістка, а зі зростаючою фірмою вона буде тільки ускладнюватися. Безпечна інтеграція дозволяє отримати доступ до даних багатьох команд в одному місці. Програмне забезпечення для нарахування заробітної плати, яке тісно пов’язане з HR та бухгалтерськими платформами, дозволяє об’єднати під одним дахом три різні, але важливі відділи.

№ 5. Захист даних про заробітну плату

Система нарахування заробітної плати містить конфіденційну інформацію про ваших співробітників, таку як зарплати, податки, банківські рахунки тощо. Програмне забезпечення для нарахування заробітної плати з точним контролем доступу може покращити цілісність ваших даних про заробітну плату. Ви можете розрізняти багато обов’язків, які виконує кожен відділ, і запобігти небажаному доступу. Надійно співпрацюйте з персоналом, показуйте той самий інтерфейс, але обмежуйте персонал із заробітної плати лише тим, що їм потрібно бачити на основі їхньої роботи.

Особливості програмного забезпечення для нарахування заробітної плати малого бізнесу

№1. Спрощена адаптація співробітників

Як професіонал з людських ресурсів ви щодня завалені паперами. Ваше програмне забезпечення для розрахунку заробітної плати повинно дозволяти вам швидко зараховувати людей до розрахунку заробітної плати, надаючи вам повну інформацію про профіль співробітника в одному місці. Це може включати загальну інформацію, дані про зарплату, інформацію про податки та платежі тощо.

№2. Заробітну плату співробітників можна налаштувати.

Ієрархія вашої організації може охоплюватись від топ-менеджерів до стажерів. Оновлене програмне забезпечення для нарахування заробітної плати дозволить вам адаптувати заробітки, надбавки, відрахування, відшкодування та гнучкий плани виплат до політики вашої компанії.

№3. Заробітна плата виконується одним кліком

Коли ви будете готові виконувати свою зарплату, програмне забезпечення має виконати низку завдань, пов’язаних із нарахуванням заробітної плати, одним клацанням миші. Це означає, що обчислення заробітної плати має бути автоматизовано, податки повинні розраховуватися відповідно до останнього податкового законодавства. Крім того, облікові листи, зарплати та облікові записи заробітної плати повинні оброблятися автоматично.

№ 4. Виплата зарплати здійснюється онлайн

Виплата заробітної плати за графіком є ​​критичною для будь-якої компанії. Програмне забезпечення для розрахунку заробітної плати, яке має активні зв’язки з авторитетними банками, може допомогти вам з незахищеними та своєчасними переказами зарплати для всіх ваших співробітників. Деяке програмне забезпечення навіть дозволяє вам наперед надсилати зарплату обраним працівникам на додаток до ваших звичайних циклів оплати праці, дозволяючи вам реагувати на зміну ситуації співробітників.

№ 5. Самообслуговування для співробітників

Тепер це необхідно для програмного забезпечення для нарахування заробітної плати, оскільки ці портали за своєю суттю цифрові, що дозволяє вам заощадити значну кількість часу. Співробітники можуть використовувати портали самообслуговування, щоб отримати свої платіжні та податкові листи, подати інвестиційні декларації та підтвердження, вимагати відшкодування та отримувати нагадування про кінцеві терміни в режимі реального часу.

№6. Управління відпустками та відвідуванням

Ваше програмне забезпечення для нарахування заробітної плати повинно дозволяти вам зручно керувати даними про відпустки та відвідуваність ваших співробітників у вашій бізнес-організації. Це може бути як через зв’язки з HRMS, так і через можливість приймати дані електронної таблиці про відпустки та дані про відвідуваність. Ваш персонал з нарахування заробітної плати може швидше виконувати свої завдання, автоматично одержуючи дані про відпустки з системи HRMS.

№ 7. Попередньо відформатовані податкові декларації

Щоб ваша фірма мала повний звіт про дотримання податкового законодавства, ваше програмне забезпечення для нарахування заробітної плати повинно автоматично надавати звіти щодо всіх основних законів (PF, ESI, LWF, PT). Ці попередньо відформатовані податкові звіти можуть допомогти вам у заповненні порядок подання податкової декларації швидко, заощаджуючи значну кількість часу на впорядкування документів. Набагато краще, якщо ви зможете поділитися звітами зі своїми аудиторами.

Фактори, які слід враховувати при виборі програмного забезпечення для нарахування заробітної плати для вашого бізнесу.

Вибір найкращої системи нарахування заробітної плати є важливою інвестицією для кожного бізнесу, незалежно від того, наскільки великий чи маленький. Складна і неефективна система даремно витрачає час і гроші. Ось деякі з найважливіших змінних, які слід враховувати при виборі програмного забезпечення для нарахування заробітної плати.

№1. Безкоштовний пробний період

Ви повинні мати можливість випробувати воду за допомогою повнофункціональної безкоштовної пробної версії програмного забезпечення для розрахунку заробітної плати, яке ви обираєте для свого бізнесу. Перш ніж прийняти рішення, вам слід негайно додати кількох співробітників, побудувати деякі структури заробітної плати, налаштувати графік оплати праці та виконати тестовий запуск оплати праці.

№2. Простий у використанні

Оскільки у фахівців з персоналу вже не вистачає часу, крива навчання програмного забезпечення для нарахування заробітної плати має бути якомога нижчою. Зручний користувальницький інтерфейс, контекстні індикації функцій і легкий досвід роботи гарантують, що ви зможете швидко орієнтуватися в програмному забезпеченні нарахування заробітної плати у вашому бізнесі.

№3. Масштабований

Розглядаючи програмне забезпечення для розрахунку заробітної плати для вашого бізнесу, майте на увазі довгострокову перспективу. Ви не можете постійно переходити від одного постачальника до іншого щомісяця чи року. Залежно від обсягу даних процес міграції буде крутим і трудомістким. Програмне забезпечення для розрахунку заробітної плати, яке ви використовуєте, має відповідати вашим цілям зростання та мати можливість масштабуватися разом із вами.

№ 4. Доступний

Виберіть для свого бізнесу хмарне програмне забезпечення для нарахування заробітної плати, яке дозволяє отримувати доступ до інформації вдома або під час подорожі, використовуючи лише підключення до Інтернету, веб-браузер і відповідний пристрій, наприклад мобільний телефон або планшет. Це дозволяє отримати доступ до ваших даних з будь-якого місця в будь-який час. Співробітники можуть стежити за вашими оголошеннями та отримувати доступ до своїх платіжних листів у мобільних версіях хмарні інструменти навіть коли їх немає в офісі.

№ 5. Безпечний

Розрахунок заробітної плати передбачає збереження деяких найбільш конфіденційних даних ваших співробітників, таких як особиста інформація, банківська інформація, дані про заробітну плату та номери особистих рахунків (PAN). Виберіть відомого постачальника, який серйозно ставиться до безпеки, щоб захистити дані ваших співробітників. Постачальник повинен відповідати міжнародним стандартам безпеки, включаючи сертифікат безпеки ISO/IEC 27001, щоб ви могли бути впевнені, що він дотримується процесів найвищого рівня.

No6. Підтримка

Це неважко. Ви маєте справу з зарплати щомісяця, і команда підтримки повинна мати можливість допомогти вам, коли вам це потрібно. Зверніться до продавця і дізнайтеся, чи є у нього хороша система підтримки. Перевірте, наскільки просто зв’язатися з ними, будь то електронною поштою, чатом чи телефонними дзвінками, і виберіть постачальників, які добре відомі тим, що надають чудову допомогу.

5 найкращих безкоштовних програм для нарахування заробітної плати для малого бізнесу

№ 1. BambooHR

Замість того, щоб витрачати години щомісяця на ручне перенесення даних і хвилювання про точність, BambooHR робить адміністрування заробітної плати простим, швидким і без стресу. Оновлення даних BambooHR миттєво надходять у платіжну відомість, практично усуваючи дублювання даних. Крім того, завдяки повній звітності щодо заробітної плати, винятковому обслуговуванню клієнтів і повному обслуговуванню податкових декларацій ви заощадите час і турботу під час налаштування заробітної плати, що дозволить вам зосередитися на інших життєво важливих завданнях.

№2. Paychex Flex

Paychex Flex — це універсальне програмне забезпечення для нарахування заробітної плати та людських ресурсів, яке ви можете розширювати або адаптувати в міру розширення вашого бізнесу. Використовуйте його для нарахування заробітної плати та інтеграції управління персоналом, управління виходом на пенсію та страхування з послугами, що відповідають вашим потребам, і нашим експертним знанням правил, які можуть вплинути на вашу організацію. Протягом обмеженого часу отримайте три місяці безкоштовної обробки заробітної плати.

№ 3. Насолода

Gusto — це передове онлайн-програмне забезпечення для керування людьми, яке допомагає малому бізнесу керувати своїм персоналом. Наші інструменти та послуги допомагають вам адаптувати, оплачувати, страхувати та залучати вашу робочу силу на єдиній інтегрованій зручній платформі, яка використовується понад 100,000 XNUMX сучасних компаній. Gusto перетворює турботу про вашу робочу силу в приємний досвід, а також допомагає вам керувати прибутком і залишатися сумісним. Яким би складним не був сценарій, ви відчуєте себе професіоналом. Співпрацюйте з Gusto, щоб створити робоче місце, де кожен процвітає.

№4. SurePayroll

SurePayroll Small Business Payroll — це провідне онлайн-програмне забезпечення для нарахування заробітної плати для малого бізнесу по всій країні. Відзначена нагородами команда обслуговування клієнтів у Сполучених Штатах надає персоналізовану підтримку по телефону, електронній пошті та в чаті. Розрахунок заробітної плати малого бізнесу спрощує та забезпечує процес, що дозволяє швидко та без зусиль подавати заробітну плату з будь-якого місця в будь-який час. Отримайте 2-місячну безкоштовну пробну версію.

№ 5. Програмне забезпечення Patriot Payroll

Patriot Software надає послуги онлайн-розрахунку заробітної плати, щоб допомогти вам заощадити час і гроші у вашому бізнесі. Створено для власників малого бізнесу в Сполучених Штатах із кількістю працівників від 1 до 100 осіб. Виберіть варіант нарахування заробітної плати, який найкраще підходить для вас: Базовий нарахування заробітної плати: щомісячна плата в розмірі 10 доларів США плюс 4 долари США за кожного додаткового працівника. Платіжна відомість із повним набором послуг: щомісячна плата в розмірі 30 доларів США плюс 4 долари США на працівника. Зарплатні чеки можна внести безпосередньо на ваш банківський рахунок або роздрукувати.

Чи існують обмеження щодо використання програмного забезпечення для розрахунку заробітної плати для малого бізнесу?

Можливо, існує обмеження на кількість працівників, яких може обробляти програмне забезпечення для розрахунку заробітної плати, розроблене для малого бізнесу, мало можливостей для налаштування та відсутність надійних опцій звітності.

Який процес переходу від ручного розрахунку заробітної плати до використання програмного забезпечення?

Переходячи від обробки заробітної плати вручну до використання програмного забезпечення для розрахунку заробітної плати, важливо враховувати всі кроки, пов’язані з внесенням змін, наприклад порівняння різних варіантів, створення облікового запису, введення інформації про співробітника, тестування програмного забезпечення та, нарешті, обробка заробітної плати .

Що слід враховувати, вибираючи програмне забезпечення для розрахунку заробітної плати?

Подумайте про те, скільки у вас співробітників, який тип обробки заробітної плати вам потрібен, чи сумісне це програмне забезпечення з вашим програмним забезпеченням для бухгалтерського обліку, скільки це коштуватиме та наскільки добре вони підтримають вас після продажу під час вибору рішення для нарахування заробітної плати .

Як почати використовувати програмне забезпечення для розрахунку заробітної плати для свого малого бізнесу?

Вивчіть доступні варіанти, порівняйте функції та ціни, зареєструйте обліковий запис і налаштуйте інформацію про співробітників і параметри обробки заробітної плати, щоб розпочати роботу з програмним забезпеченням для розрахунку заробітної плати для вашого малого бізнесу.

Які вимоги до сумісності для використання програмного забезпечення для розрахунку заробітної плати?

Програмне забезпечення для розрахунку заробітної плати, яке ви використовуєте, визначить системні вимоги для його запуску. Доступ до Інтернету, відповідна операційна система та відповідний веб-браузер є прикладами типових передумов.

Програмне забезпечення для нарахування заробітної плати для малого бізнесу FAQ

Статті по темі

1. Звіт про заробітну плату: докладний посібник із звіту про заробітну плату
2. Як перевести в готівку касовий чек: все, що вам потрібно знати
3. Що таке двотижнева оплата? Порівняння, розрахунки, плюси та мінуси
4. WAVEAPPS: детальний огляд бухгалтерського обліку (+ посібник із використання)
5. Програмне забезпечення для прогнозування продажів: 15+ найкращих варіантів 2023 року (+ безкоштовні поради)