Коли справа доходить до платіжна відомість, у вас є багато речей, які потрібно відмітити у своєму списку справ. Оплата праці ваших співробітників може складатися з багатьох етапів, починаючи від збору табелів обліку робочого часу і закінчуючи розповсюдженням платіжних документів. Однак після того, як ви заплатили своїм співробітникам, ваш контрольний список ще не завершений. Ви також повинні подавати звіти про заробітну плату, будь то сертифіковані, квартальні чи річні звіти. Продовжуйте читати, щоб дізнатися, що таке звіт про заробітну плату та які форми потрібно подавати.
Що таке звіт про заробітну плату?
IRS і більшість штатів вимагають від компаній подавати квартальні та річні звіти про заробітну плату, які призначені виключно для цілей оподаткування. Коли ви подаєте заявку на бізнес-позику, кредитор майже напевно попросить звіт про заробітну плату з детальною інформацією про компенсацію працівникам. Співробітники, а також в Закон про справедливі трудові стандарти (FLSA), очікують, що ви надаватимете індивідуальні звіти про заробітну плату, відомі як квитанції про заробітну плату, з кожною зарплатою.
Звіти про заробітну плату – це документи, які містять зведені дані про заробітну плату, звіти про заробітну плату різних типів, які допомагають власникам бізнесу, кредиторам та урядам аналізувати витрати на заробітну плату.
Програмні рішення для нарахування заробітної плати надають різноманітні звіти про заробітну плату, включаючи річний звіт, який можна створити на льоту. Давайте подивимося на деякі з найпоширеніших звітів про заробітну плату, з якими ви стикаєтесь як власник малого бізнесу. Звіт про заробітну плату може складатися щотижня, два тижні, щомісяця, квартал або рік. Вибір залежить виключно від розміру вашого бізнесу.
Види звіту про заробітну плату
Скільки існує різних типів звітів про заробітну плату? Якщо перефразувати героїню Ліндсі Лохан у «Злих дівчатах», «межі не існує».
Нижче наведена основна класифікація найбільш поширених видів звітів про заробітну плату.
№1. Звіти про заробітну плату для всієї компанії
Реєстр заробітної плати надає огляд витрат роботодавця на заробітну плату. Він розкладає компенсацію, відрахування та податки на їх основні компоненти. Це звіт, до якого варто ознайомитися, якщо ви хочете дізнатися, скільки годин усі ваші співробітники відпрацювали за останній період оплати або скільки ваша компанія сплатила згідно з Федеральним законом про страхові внески (FICA) за попередній квартал.
Оскільки реєстри заробітної плати містять так багато інформації, сумнівно, що ви захочете поділитися нею з третьою стороною, наприклад, кредитором. Перш ніж поширювати особисту інформацію про своїх співробітників за межами ваших чотирьох стін, відредагуйте її.
Звіти по заробітній платі в масштабах компанії не однаково посилаються на всі рішення щодо заробітної плати. Журнал обліку заробітної плати — це розмовний термін для реєстру заробітної плати.
№2. Звіти, призначені для окремих співробітників
Довідки про заробітну плату, які часто називають записами про заробітки співробітників, включають заробітну плату, податки та відрахування окремих працівників. Заробітна плата, на відміну від реєстру заробітної плати, показує заробітну плату кожного працівника по черзі, надаючи вам більш детальну перспективу діяльності вашої компанії з нарахування заробітної плати.
Співробітники повинні мати доступ до своїх квитанцій про зарплату відповідно до FLSA. Вони допомагають працівникам зрозуміти, як обчислюються їхні зарплати, і їх часто використовують для демонстрації доходу під час подання заявки на оренду та позику.
№3. Табель робочого часу для працівників
Звіти про робочий час співробітників використовуються власниками малого бізнесу, щоб визначити, скільки годин працював їхній персонал за певний період. Залежно від створеного вами звіту він може містити інформацію про те, що людина робила, коли тримала годинник.
При оцінці продуктивності працівника фонд оплати праці аналітика, власники виробничих підприємств повинні ознайомитися зі звітами про робочий час своїх співробітників. Якщо порівняти робочий час ваших співробітників з кількістю готової продукції, виробленої за той самий період часу, можна побачити, наскільки вони продуктивні.
№ 4. Звіти про потребу в готівці
Звіт про потреби в готівці інформує власників бізнесу про суму готівки, необхідну для нарахування заробітної плати. У ньому описано, як розподіляються кошти між прямими депозитами, податками та іншими відрахуваннями. Перевірка цього звіту має бути частиною ваших методів управління заробітною платою.
№ 5. Податкові декларації з заробітної плати
Податкові звіти з нарахування заробітної плати – це щорічні та квартальні звіти про заробітну плату, які власники бізнесу подають до федеральних, державних та місцевих органів влади для передачі зобов’язань із заробітної плати та винагороди працівникам.
Нижче наведено найпоширеніші звіти про федеральний податок на заробітну плату:
- Форма 940: річний звіт про заробітну плату за податок Федерального закону про безробіття (FUTA).
- Форма 941 є щоквартальним звітом про заробітну плату для FICA та федерального податку на прибуток.
- Форма W-2: річний звіт про заробітну плату для працівників та утримання податків.
Майже напевно існує штатний еквівалент для кожного федерального звіту про податок на заробітну плату. Зверніться до податкової служби штату, щоб переконатися, що ви не пропустили квартальний звіт про зарплату штату.
№6. Звіти про заробітну плату за програмою захисту зарплати (PPP)
Щоб отримати право на отримання прощених позик ДПП, малі підприємства повинні відповідати певним критеріям. Програмні системи для нарахування заробітної плати можуть надавати звіти PPP, які містять усю інформацію, необхідну для подання заявки на позику та прощення PPP.
Звіти PPP допомагають власникам бізнесу підрахувати суми позики шляхом аналізу даних про заробітну плату за 2019 або 2020 роки. Коли настане час попросити прощення боргу, програмне забезпечення для нарахування заробітної плати створить ще один звіт, у якому буде детально описано, скільки ви витратили на нарахування заробітної плати протягом 8 або 24 тижнів кредиту. .
№ 7. Сертифіковані звіти про заробітну плату
Підрядники та субпідрядники, які працюють на державних будівельних проектах, зобов’язані щотижня надавати сертифіковані звіти про заробітну плату. Більшість урядів розробили порожні форми, які можна заповнити та підписати. WH-347 — це федеральна сертифікована форма звітів про заробітну плату.
Заповнюючи засвідчені на федеральному рівні звіти про заробітну плату, уважно дотримуйтесь вимог Міністерства праці. Оскільки відповідність звітності по заробітній платі є критичною тут, зверніться за допомогою до бухгалтера, коли вперше вас попросять надати сертифікований звіт про заробітну плату.
Що включати у звіт про заробітну плату
Ці три відомості допоможуть вам покращити звіти про зарплату.
№1. Порівняння даних
Коли є з чим порівняти дані, вони стають більш значущими. Порівняйте свої дані з даними за той самий час минулого року або за попередній період.
Якщо ви коли-небудь переглядали перевірені фінансові рахунки публічної компанії, ви побачите щонайменше два роки даних, складених один на одного. Порівняння допомагає потенційним інвесторам визначити, чи покращується фінансовий стан компанії, чи погіршується, чи залишається стабільним.
Порівнянні дані також корисні для аналізу витрат на заробітну плату. Наприклад, якщо є базовий рівень для порівняння з новою інформацією, ви, швидше за все, виявите проблеми із заробітною платою.
№2. Дані за весь рік
Власники бізнесу, які дбайливо ставляться до бюджету — і всі власники бізнесу повинні бути такими — повинні включати річну статистику та звіти до своїх форм нарахування заробітної плати.
Багато фірм, наприклад, створюють щоквартальні звіти про заробітну плату для всієї компанії, щоб відстежувати витрати на заробітну плату. Мені потрібно знати, скільки я витратив на виплату заробітної плати з січня, якщо я готую звіт за третій квартал. Таким чином, я зможу побачити, чи доживу до грудня, не розірвавши свій бізнес-бюджет.
№3. Покриті періоди оплати
На початку кожної форми нарахування заробітної плати вкажіть періоди оплати, про які ви повідомляєте. Замість «Квартального звіту з нарахування заробітної плати» перейменуйте свій звіт реєстру заробітної плати «Звіт з нарахування заробітної плати за 1 квартал 2021 року».
Як скласти звіт про заробітну плату
Звіти про заробітну плату бувають різних форм і розмірів. Нижче описано, як структурувати звіт про заробітну плату, як би він не здавався.
№1. Визначте необхідну інформацію.
Почніть з визначення даних, якими потрібно поділитися з третіми сторонами або проаналізувати їх внутрішньо. Повідомляючи третім сторонам, ви не завжди хочете включати більше інформації, ніж вони просили.
Припустимо, що ви шукаєте бізнес-позику і повинні надати звіт про заробітну плату з детальною інформацією про витрати на заробітну плату за попередні чотири квартали. Ви б не хотіли подавати повний реєстр заробітної плати, оскільки він включатиме імена співробітників, внески до пенсійних планів та безліч іншої сторонньої інформації. Краще мати короткий звіт із докладною інформацією про заробітки співробітників, податки роботодавця та додаткові пільги, надані роботодавцем.
№2. Виберіть часовий проміжок
Якщо ви не використовуєте форми IRS для створення звіту про податок на заробітну плату, ви можете визначити звітний період.
Наприклад, може бути краще створювати 12 місячних звітів про заробітну плату для вашого кредитора, а не чотири квартальні звіти. Це надає вам більш наочний спосіб пояснити коливання витрат на заробітну плату.
№3. Введіть відомості про зарплату
Тепер, коли настав час скласти звіт про заробітну плату, дозвольте мені представити вам Microsoft Excel, найкращого друга кожного бухгалтера. Перегляньте доступні в Інтернеті шаблони Excel на предмет того, що віддалено нагадує те, що ви намагаєтеся створити, а потім адаптуйте його відповідно до ваших потреб.
Після створення шаблону введіть дані з системи нарахування заробітної плати. Якщо ви вводите дані вручну, будьте обережні, щоб не зробити помилку транспонування.
№ 4. Вивчіть результати
Після того, як ви закінчите писати звіт, перегляньте його ще раз на наявність помилок і подивіться, яку інформацію ви можете отримати. Ваші витрати на заробітну плату були більшими чи нижчими, ніж очікувалося? Чому?
Якщо ви пишете звіт для третьої сторони, подумайте, яку історію він представляє. Якщо позикодавець або інвестор задає вам навідливе запитання щодо фінансових документів вашої компанії, ви хочете стати експертом.
Як мені подати звіт про нарахування заробітної плати до уряду?
Методи подання даних про заробітну плату до уряду залежать від юрисдикції та типу звіту. Цілком можливо, що вам доведеться заповнювати документи, пов’язані з федеральними податками та податками штату, а також із безробіттям і компенсацією заробітної плати. Ці форми можна подавати в режимі он-лайн безпосередньо до уряду або через службу податкової звітності. Якщо ви хочете вчасно та точно подати звіт про заробітну плату, вам слід поговорити з бухгалтером або фахівцем із заробітної плати.
Як я можу переконатися, що мій звіт про зарплату точний?
Щоб переконатися, що ваш звіт про заробітну плату є точним, важливо вести точні записи про відпрацьовані працівниками години, понаднормову роботу, лікарняні та інші види відпусток. Ви також повинні регулярно переглядати свої звіти про заробітну плату та порівнювати їх із записами про заробітну плату, щоб виявити будь-які розбіжності. Крім того, ви можете розглянути можливість використання програмного забезпечення для розрахунку заробітної плати, щоб автоматизувати процес розрахунку заробітної плати та зменшити ризик помилок.
Що таке підсумковий звіт із заробітної плати?
Метою підсумкового звіту про заробітну плату є надання огляду загальних витрат на заробітну плату за певний період часу. Ви можете очікувати побачити такі деталі, як загальна кількість персоналу, загальна сума податків із заробітної плати, загальна сума виплачених пільг і загальна сума виплаченої заробітної плати. Підприємства зазвичай використовують підсумковий звіт із заробітної плати, щоб вести облік витрат на заробітну плату, вносити необхідні коригування та складати фінансову звітність.
Яка різниця між звітом про заробітну плату та формою W-2?
Заробітна плата, пільги та податки – це лише деякі з компонентів, які разом називаються витратами на заробітну плату, і всі вони можуть бути знайдені у звіті, що називається заголовком заробітної плати. Однак наприкінці року працівники отримають від своїх роботодавців форму W-2. У формі W-2 працівника вказується не лише сума утриманих федеральних, державних і місцевих податків, але й сума виплат соціального страхування та Medicare.
Що таке звіт про звірку заробітної плати?
Рахунок нарахування заробітної плати в головній книзі компанії можна узгодити із записами нарахування заробітної плати за допомогою звіту про звірку заробітної плати. Якщо є розбіжності між платіжною відомістю та головною книгою, цей звіт можна використовувати для їх пошуку та виправлення. Якщо ви хочете переконатися, що ваші записи про заробітну плату та фінансові звіти правильні, вам потрібно скористатися звітом про звірку заробітної плати.
Підсумки
Звіти про заробітну плату допомагають власникам бізнесу краще зрозуміти витрати на оплату праці співробітників їх фірм. Можна багато чому навчитися, розбиваючи витрати на заробітну плату різними способами, тому не нехтуйте аналітичним процесом під час підготовки звітів про зарплату.
Поширені запитання щодо звіту про заробітну плату
Що має бути включено до звіту про заробітну плату?
Хороша зарплата – це документ, який роботодавці використовують для перевірки своїх податкових зобов’язань або перехресної перевірки фінансових даних. Він може включати такі інформація про ставки оплати праці, відпрацьовані години, нараховані понаднормові, податки, утримані із заробітної плати, внески роботодавця, залишки відпусток тощо.
Як скласти звіт про заробітну плату?
Створювати зведений звіт про заробітну плату
- Перейдіть до меню Звіти.
- Знайдіть розділ «Розрахунок заробітної плати», а потім «Підсумок заробітної плати».
- Установіть діапазон дат у спадному меню.
- Виберіть окремого працівника або групу працівників.
- Нарешті, виберіть Запустити звіт.
Які звіти про заробітну плату потрібно подавати щорічно?
Річні звіти про заробітну плату. Податкові форми, що використовуються для звітності про податки на безробіття, прибуток W-2 та виплати незалежним підрядникам подаються щорічно. Вони заплановані на перший квартал наступного року
