Як почати нараховувати заробітну плату для малого бізнесу – це питання, яке виникає в голові кожного підприємця. Розрахунок заробітної плати – це процес оплати праці працівників підприємства, який включає облік відпрацьованих годин, розрахунок заробітної плати та виплату коштів працівникам шляхом прямого депозиту або чека.
Однак підприємства повинні вести бухгалтерську діяльність для обліку заробітної плати, утриманих податків, премій, компенсації за понаднормовий час, лікарняного та відпускних. Компанії повинні відкладати та реєструвати суму податків на медичне обслуговування, соціальне страхування та на безробіття, які повинні бути сплачені уряду.
Багато підприємств використовують програмне забезпечення для розрахунку заробітної плати, щоб відстежувати своїх працівників. API використовується для введення робочих годин працівника, а його винагорода обробляється та надсилається на їхні банківські рахунки.
Послуги з нарахування заробітної плати передаються на аутсорсинг багатьма середніми та великими підприємствами, щоб спростити процес. Роботодавці відстежують, скільки годин працює кожен працівник, і повідомляють про це до служби оплати праці. Валова сума, яка підлягає виплаті працівнику, розраховується службою нарахування заробітної плати в день оплати праці виходячи з кількості годин або тижнів, відпрацьованих протягом періоду оплати праці, та розміру оплати праці. Служба утримує податки та інші утримання із заробітку працівника перед їх виплатою.
Тим не менш, цей посібник про те, як розпочати нарахування заробітної плати для малого бізнесу в 2023 році, допоможе вам підійти до цього захоплюючого, але страхітливого процесу з більшою впевненістю, дозволяючи найняти допомогу, яка вам потрібна.
Розуміння заробітної плати
Нарахування заробітної плати — це компенсація, яку компанія винна своїм працівникам за певний період часу або в певний день. Зазвичай ним адмініструють відділи бухгалтерії або кадрів компанії. Нарахування заробітної плати для невеликої фірми може здійснюватися власником або партнером.
Обробка заробітної плати, виплати працівникам, страхування та бухгалтерські функції, такі як утримання податків, дедалі частіше передаються спеціалізованим організаціям.
Нарахування заробітної плати у вашій компанії самостійно обходиться дешевше, але це займає багато часу та схильне до помилок.
Якщо ви добре розбираєтеся в цифрах, ви можете самостійно платити своїм співробітникам. Однак, враховуючи ймовірність помилок у нарахуванні заробітної плати (і пов’язаних із цим штрафів), переконайтеся, що ви повністю задоволені тим, що вам потрібно зробити, перш ніж зануритися.
Як розпочати нарахування заробітної плати
- Отримати ідентифікаційний номер роботодавця (EIN)
- Перевірте, чи потрібні вам державні/локальні ідентифікатори
- Незалежний підрядник або працівник
- Подбайте про оформлення документів для співробітників
- Визначте період оплати
- Ретельно задокументуйте умови виплати винагороди співробітникам
- Вибір системи оплати праці
- Ведення нарахування заробітної плати
- Отримайте реєстрацію
- Звіт про податки на заробітну плату
№1. Отримати ідентифікаційний номер роботодавця (EIN)
Ви повинні отримати ідентифікаційний номер роботодавця (EIN) від IRS, перш ніж набирати персонал. EIN також відомий як податковий номер роботодавця або форма SS-4. EIN необхідний для подання податків та інших документів до Податкової служби. Крім того, при поданні інформації про своїх співробітників державним установам необхідно вказати EIN. Ви можете подати заявку на отримання EIN онлайн або звернувшись безпосередньо до Податкової служби.
№2. Перевірте, чи потрібні вам державні/локальні ідентифікатори
Для того, щоб справлятися з податками, деякі державні та місцеві органи влади потребують від підприємств отримання ідентифікаційних номерів.
№3. Незалежний підрядник або працівник
Визнайте різницю. Переконайтеся, що ви розумієте різницю між незалежним підрядником і працівником. Різниця між цими двома не завжди чітка з юридичної точки зору, і вона впливає на те, як ви утримуєте податки на прибуток, сплачуєте податки на соціальне страхування та Medicare та сплачуєте податки на безробіття.
№ 4. Подбайте про оформлення документів для співробітників
Форма W-4, утримання федерального податку на прибуток, потрібна для нових працівників. Ваш співробітник повинен заповнити форму та повернути її вам, щоб ви могли вирахувати відповідну суму федерального прибуткового податку з його зарплати.
№ 5. Визначте період оплати
Можливо, у вас є ручний процес, але встановлення періоду оплати (щомісячно або щомісяця) іноді диктується законодавством штату, причому виплати раз на два місяці є найбільш поширеними. Навіть якщо ваш працівник не працює весь період, IRS змушує вас утримувати податок на прибуток за цей період часу.
№6. Ретельно задокументуйте умови виплати винагороди співробітникам
Налаштовуючи нарахування заробітної плати, подумайте про те, як ви будете поводитися з оплачуваним відгулом (який не вимагається законом, але надається більшістю компаній), як ви будете відстежувати години роботи співробітників, чи будете та як ви будете оплачувати з часом, і інші міркування бізнесу. Інші винагороди працівникам та ділові витрати, такі як премії за планом охорони здоров’я та пенсійні виплати, також повинні бути взяті із зарплати співробітників і сплачені відповідним організаціям.
№ 7. Вибір системи оплати праці
Адміністрування заробітної плати вимагає високого рівня точності та уваги до деталей, тому варто провести деякі дослідження, щоб дізнатися про свої можливості. Почніть із того, що запитайте інших власників бізнесу, який підхід вони використовують, і чи є у них якісь пропозиції щодо налаштування та управління заробітною платою. У більшості випадків ваші варіанти управління заробітною платою є власними або зовнішніми. Ви, як роботодавець, несете відповідальність за звітність та сплату всіх податків із заробітної плати, незалежно від того, який варіант ви виберете.
№ 8. Ведення нарахування заробітної плати
Ви можете розпочати нарахування заробітної плати, коли зібрали всі документи та інформацію. Ви можете ввести інформацію самостійно або надати її своєму бухгалтеру, залежно від того, яку систему оплати праці ви використовуєте.
#9. Отримати діловодство
Відповідно до федерального законодавства та законодавства штатів роботодавці зобов’язані зберігати певні записи протягом певних періодів часу. Форми W-4 (на яких працівники вказують свій статус утримання податків) повинні зберігатися, наприклад, для всіх активних працівників, а також протягом трьох років після того, як працівник був звільнений. W-2, копії поданих податкових форм, а також дати та суми всіх податкових депозитів слід зберігати.
№ 10. Звіт про податки на заробітну плату
Щоквартально або щорічно ви повинні подавати до відповідних органів кілька звітів про податок на заробітну плату. Відвідайте Податковий посібник для роботодавців IRS для отримання додаткової інформації, який містить чіткі вказівки щодо всіх федеральних податкових зобов’язань. Щоб отримати детальні вимоги щодо подання податкової декларації для роботодавців, зверніться до податкового відділу свого штату.
Як розпочати розрахунок зарплати для малого бізнесу
Ось кроки, як розпочати нарахування зарплати для малого бізнесу:
Перегляньте веб-сайт Міністерства праці США
Більшість фірм у Сполучених Штатах підпорядковуються особливим правилам. Згадаємо деякі, ці обмеження включають закон про мінімальну заробітну плату, Закон про сімейні та медичні відпустки та правила понаднормової роботи.
Перегляньте область Теми Веб-сайт Міністерства праці США щоб розпочати налагодження розрахунку заробітної плати для малого бізнесу. Потім перейдіть до розділу FirstStep Poster Advisor, присвяченого законам DOL, щоб визначити, які плакати вам потрібно розмістити, щоб відповідати федеральним вимогам щодо зайнятості.
Перегляньте веб-сайт департаменту праці для вашого штату.
У той час як федеральний закон про зайнятість регулюється Міністерством праці Сполучених Штатів, кожен штат має власний набір трудових законів. Налаштовуючи нарахування заробітної плати для вашого малого бізнесу, ви повинні знати як федеральні правила, так і правила штату.
Що робити, якщо інформація на веб-сайті Департаменту праці вашого штату відрізняється від інформації на веб-сайті Міністерства праці США? Загалом закон надає перевагу працівникам, тому ви повинні дотримуватися тих вказівок, які приносять йому чи їй найбільшу користь. Наприклад, якщо працівник працює понад 40 годин на тиждень, федеральний закон зобов’язує оплачувати понаднормову роботу. Однак деякі юрисдикції вимагають оплати понаднормової роботи залежно від кількості відпрацьованих годин на день.
Якщо ви сумніваєтеся, проконсультуйтеся зі своїм бухгалтером або адвокатом із трудових питань, який знайомий із законами вашого штату. Це не тільки вбереже вас від проблем із законом, але й забезпечить справедливе ставлення до ваших працівників, що призведе до того, що робоча сила стане щасливішою.
Визначте свій графік оплати праці
У більшості підприємств нарахування заробітної плати зазвичай здійснюється щотижня, раз на два або півмісяця. Виберіть графік оплати праці, який найкраще підходить для вас. Вирішуючи, як часто ви хочете платити своїм співробітникам, пам’ятайте про грошовий потік вашої компанії. Своєчасна оплата праці співробітникам регулюється жорсткими обмеженнями, і хоча ви можете змінювати свій графік нарахування заробітної плати, вам не слід робити це часто.
Майте на увазі, що трудове законодавство вашого штату може визначати мінімальну частоту вашого графіка нарахування заробітної плати, тому ще раз перевірте свій графік на відповідність вимогам на веб-сайті департаменту праці вашого штату.
Напишіть свій довідник для співробітників
Настав час написати свій довідник для співробітників, коли ви знаєте, які правила застосовуються до нарахування заробітної плати у вашому штаті. Не хвилюйтеся, якщо перспектива написати щось викликає у вас незручності. Ви можете використовувати різноманітні інтернет-ресурси, щоб допомогти вам розробити довідник для співробітників, або найняти спеціаліста з кадрів, щоб зробити це за вас.
Після того, як ви закінчите писати свій довідник для співробітників, я настійно раджу вам звернутися до юриста, який спеціалізується на трудовому праві у вашому штаті. Вони ще раз перевірять, чи ваш посібник не містить жодних матеріалів, які можна тлумачити як контракт між вами та вашими співробітниками.
Перш ніж прийняти рішення про те, як розпочати нарахування заробітної плати для малого бізнесу, переконайтеся, що ви правильно зрозуміли закони, що стосуються питань нарахування заробітної плати та зайнятості у вашому штаті.
Подайте заявку на отримання федерального ідентифікаційного номера роботодавця (FEIN або EIN).
Для цілей оподаткування багато одноосібних власників використовують свій номер соціального страхування. Однак ви повинні використовувати федеральний ідентифікаційний номер роботодавця, іноді відомий як FEIN або EIN, для цілей працевлаштування. Ваш EIN – це номер, який ви будете використовувати в усіх податкових деклараціях і документах, щойно ви його отримаєте. Тому багато фахівців з бухгалтерського обліку наполегливо радять власникам бізнесу отримати ІНН якомога швидше після запуску своєї компанії.
Отримати FEIN, якщо у вас його ще немає, дуже просто. Ви можете подати заявку на отримання EIN онлайн на веб-сайті IRS та отримати його одразу.
Подайте заявку на отримання державних рахунків утримання та страхування на випадок безробіття
Залежно від штату, вас можуть зобов’язати утримувати податки на прибуток штату та вносити внески до фонду страхування на випадок безробіття. У кількох штатах також існують місцеві правила щодо утримання податку.
На веб-сайтах податкової комісії вашого штату та комісії з безробіття ви часто можете отримати інформацію про свою роботу щодо того, як почати нараховувати заробітну плату для малого бізнесу
Введіть свій графік заробітної плати та дати подання податкової декларації у своєму календарі
Ви повинні переконатися, що ви дотримуєтесь усіх термінів, тепер, коли ви визначилися з графіком нарахування заробітної плати та подали заявку на отримання рахунків FEIN, державного утримання та страхування на випадок безробіття.
Почніть з позначення в календарі дат нарахування заробітної плати. Потім введіть дати сплати податкових декларацій із заробітної плати. Майте на увазі, що для сплати податків та подання інформаційних декларацій можуть бути окремі терміни платежу. Крім того, державні терміни можуть відрізнятися від федеральних.
Вирішіть, хто буде керувати вашою зарплатою
Ви будете нараховувати заробітну плату самостійно чи через сторонню службу нарахування заробітної плати? Обидва варіанти мають плюси і мінуси.
Коли ви займаєтеся нарахуванням заробітної плати самостійно, у вас є трохи більше свободи щодо того, коли ви можете обробляти нарахування заробітної плати. Постачальники послуг із нарахування заробітної плати часто вимагають очікування від трьох до п’яти днів і стягують швидку плату, якщо ви не надасте дані про заробітну плату до їх кінцевого терміну. З іншого боку, постачальники послуг з нарахування заробітної плати часто беруть на себе повну відповідальність за своєчасне подання податкових платежів і декларацій, що є привабливим для зайнятих власників малого бізнесу.
Найміть свого першого співробітника
Ви отримали всі необхідні ідентифікаційні номери податківців, визначили свій графік нарахування заробітної плати та налаштували систему нарахування заробітної плати. Настав час прийняти свого першого співробітника.
Зберіть деяку інформацію від ідеального кандидата, коли ви знайдете та найняте його, щоб його можна було належним чином налаштувати у вашій системі оплати праці.
Як нарахувати заробітну плату вручну
Ручна система нарахування заробітної плати вимагає виконання всієї процедури нарахування заробітної плати вручну. Ви можете придбати стандартні табелі обліку робочого часу для документації та попросити своїх співробітників заповнити їх, якщо ви вирішите керувати власною заробітною платою. Після того, як ви завершите ведення карток часу, ви можете розрахувати належну заробітну плату та податки, а потім від руки писати чеки своїм співробітникам.
Важливо пам’ятати, що ручна обробка заробітної плати тягне за собою багато процедур, які можуть зайняти більше часу, ніж ви очікуєте. Особливо це стосується підприємств, які потрапляють десь у середину малого та середнього спектру. Чим більше у вас персоналу, тим складніше вести нарахування заробітної плати вручну.
Скористайтеся наведеними нижче кроками, щоб дізнатися, як нараховувати заробітну плату вручну, якщо ви хочете заощадити гроші та задіяти свій мозок.
- Зберіть податкову інформацію
- Попросіть ваших співробітників заповнити форму W-4
- Визначте графік нарахування заробітної плати
- Розрахувати валову заробітну плату та утриманий податок на прибуток
- Платити податки на заробітну плату
- Подайте та звітуйте про свою зарплату
- Ведіть належний облік заробітної плати
Як розпочати нарахування заробітної плати для малого бізнесу: Розрахунок заробітної плати для одного працівника
Вам знадобляться наступні елементи, щоб оплатити одинокому співробітнику, незалежно від того, чи робите ви це самостійно чи найняте постачальника послуг з нарахування заробітної плати:
- Ідентифікаційний номер роботодавця (EIN)
- Державні та місцеві ідентифікаційні номери податків, якщо є
- Державний ідентифікаційний номер безробітного
- Форми працівника I-9 та W-4
- Довідка про державну надбавку працівника
- Відділ обліку праці
- Визначені періоди оплати праці
Як розпочати нарахування зарплати для малого бізнесу?
Ось кроки щодо того, як почати нарахування заробітної плати для малого бізнесу
- Отримайте EIN. …
- З’ясуйте, чи потрібно мати державний чи місцевий ідентифікатор. …
- Знайте різницю між незалежним підрядником і працівником. …
- Повне оформлення документів для співробітників. …
- Виберіть період оплати. …
- Виберіть систему нарахування заробітної плати для вашого малого бізнесу. …
- Почніть вести розрахунок заробітної плати. …
- Звіт про податки на заробітну плату
Чи можете ви самостійно розрахувати зарплату?
Нарахування заробітної плати вручну є єдиним безкоштовним варіантом обробки заробітної плати. Плата за послуги стягується програмним забезпеченням для нарахування заробітної плати, бухгалтерами та бухгалтерами. Якщо у вас немає коштів для оплати послуги з нарахування заробітної плати, ви можете заощадити гроші, зробивши це самостійно.
Як власники малого бізнесу платять собі?
Більшість підприємців малого бізнесу розраховуються через розіграш власника. Власники ТОВ, одноосібних підприємців і партнерств вважаються IRS самозайнятими, і, як наслідок, вони не отримують компенсацію у вигляді звичайної заробітної плати. Тут грає роль власника... Партнерства, приватні підприємці та товариства з обмеженою відповідальністю.
Скільки коштують послуги з нарахування заробітної плати?
Як бачимо, на загальну вартість обробки заробітної плати впливають різні фактори. Хоча основне практичне правило полягає в тому, що це буде коштувати приблизно 150-200 доларів США на співробітника на рік, ваша загальна вартість буде визначатися обсягом участі вашого постачальника.
Висновок
Не має значення, скільки у вас працівників. Налаштування системи нарахування заробітної плати, яка спрощує вашу здатність виконувати обов’язки роботодавця, має вирішальне значення. Крім того, це заощаджує ваш час і захищає вас від дорогих штрафів IRS
Ми також рекомендуємо
- Програмне забезпечення для нарахування заробітної плати для малого бізнесу: 5 найкращих безкоштовних програм для нарахування заробітної плати
- Звіт про заробітну плату: докладний посібник із звіту про заробітну плату
- Переваги автоматизації облікових процесів для бізнесу
- Програмне забезпечення для нарахування заробітної плати: 10 найкращих програм для нарахування заробітної плати для бізнесу
