Немає необхідності панікувати, якщо думка про нарахування заробітної плати для вашого бізнесу долає вас. Існує кілька ресурсів, які допоможуть тим, хто хоче навчитися самостійно працювати з Quickbooks для нарахування заробітної плати вручну. Далі наведено детальне пояснення кожної процедури разом із порадами щодо того, яка з них може бути найбільш корисною для вашої компанії. Майте на увазі, що представлена тут інформація є суто інформаційною. Будь ласка, зверніться за допомогою до експерта, якщо вам потрібна допомога.
Як самостійно обробити зарплату
Налаштування приблизно однакові незалежно від того, як ви вирішите керувати нарахуванням заробітної плати. Для початку ви повинні розкрити інформацію про свій бізнес і його співробітників федеральним і місцевим органам влади. Створення графіка нарахування заробітної плати та визначення переваг, які можна запропонувати, також мають вирішальне значення, як і придбання компенсаційного страхування працівникам і відкриття банківського рахунку для нарахування заробітної плати.
Крок 1. Отримайте EIN.
В очах уряду людей можна ідентифікувати за номером соціального страхування. Для компаній це відоме як ідентифікаційний номер зайнятості (EIN) або федеральний податковий ідентифікаційний номер. Для того, щоб подати податок із заробітної плати, вашій компанії знадобиться такий. Отримати EIN можна безкоштовно в режимі онлайн або поштою за допомогою форми SS-4 «Заява на отримання ідентифікаційного номера роботодавця». Після схвалення він є постійним і не може бути відкликаний.
Крок №2. Отримайте свій місцевий або державний ідентифікаційний номер компанії.
Штати та муніципалітети, які стягують податки на прибуток, також вимагають від фірм мати ідентифікаційний номер. Процес отримання відрізняється, тому зверніться до відповідної організації у вашому регіоні, щоб дізнатися більше. Загалом, вам слід спочатку отримати федеральний EIN, оскільки деякі штати можуть використовувати той самий номер для ідентифікації вашого бізнесу.
Крім того, у багатьох штатах потрібен ідентифікаційний номер безробітного, який відрізняється від податкового номера штату. Цей номер буде використано для подання державних податків на випадок безробіття від імені ваших працівників.
Якщо ваш бізнес знаходиться в Нью-Мексико, Вашингтоні або Вайомінгу, вам знадобиться окремий ідентифікаційний номер, щоб подати заявку на страхування компенсації працівникам.
Крок №3. Зібрати документацію співробітника
Після того, як ви визначите деталі свого бізнесу, вашим співробітникам потрібно буде заповнити деякі документи для державних установ. Більшість цих документів, як правило, заповнюється в перший день роботи нового працівника:
Форма підтвердження права на роботу I-9
Форма I-9 використовується в Сполучених Штатах для перевірки ідентифікації та дозволу на роботу осіб, найнятих на роботу.
Довідка про утримання податків працівником (форма W-4)
Кожен працівник повинен подати форму W-4, щоб визначити, яку суму федерального прибуткового податку слід утримувати із заробітної плати. У ньому передбачено кілька кроків для введення особистої інформації та статусу подання, кількох місць роботи чи працюючих подружжя, заявлених утриманців та інших змін, якщо це необхідно.
Довідки про державну утриману допомогу
У більшості регіонів із заробітної плати співробітників ви повинні утримувати як державний, так і федеральний прибутковий податок. Для цього вашим працівникам потрібно буде подати державну довідку про утримання податків або форму W-4 IRS. Аляска, Флорида, Невада, Нью-Гемпшир, Південна Дакота, Теннессі, Техас, Вашингтон і Вайомінг не мають податку на заробітну плату.
Разом із оформленням державних документів ваші працівники повинні надати вам свої домашні адреси та номери соціального страхування, щоб ви могли підготувати та надати їх річну форму W-2, звіт про заробітну плату та податки. І, якщо ви надаєте пільги, вам знадобиться їхній вибір, щоб зробити відповідні відрахування із заробітної плати.
Крок №4. Виберіть періоди виплати
Що стосується графіків нарахування заробітної плати, то найпопулярнішими варіантами є щотижневі, кожні два тижні, півмісяця та щомісяця. Однак ви можете не мати повного контролю, оскільки певні юрисдикції вимагають різну частоту оплати для різних типів працівників, роботодавців або обставин.
Наприклад, підприємства обробної промисловості або підприємства, на які поширюється дія колективного договору, можуть вимагати більш частого графіка платежів, ніж положення про загальну юрисдикцію. Ці правила зазвичай визначають, як швидко працівники повинні отримати зарплату після закінчення місяця виплати.
Майте на увазі, що чим частіше ви нараховуєте заробітну плату, тим більші будуть витрати на облік і обробку. Прагніть до балансу між економічністю та зручністю, дотримуючись юрисдикційних обмежень.
Щотижнева зарплата
Щотижнева оплата підходить для фізичної праці з низьким заробітком і поширена у промисловості, будівництві та ресторанному господарстві. Ці працівники повинні отримувати зарплату частіше, щоб покривати свої витрати на життя.
Зарплата раз на два тижні
Оскільки понаднормові зазвичай оплачуються за робочий тиждень, цей метод оплати може бути найкращим для погодинних працівників. Персонал роздрібної торгівлі іноді отримує винагороду таким чином.
Двомісячна зарплата
Наймані працівники часто вибирають півмісячну оплату, оскільки вона є постійною та передбачуваною з точки зору грошового потоку. Ця модель оплати праці використовується в багатьох сферах, включаючи фінанси та охорону здоров'я.
Місячна платня
Щомісячна оплата є найдешевшим варіантом нарахування заробітної плати, оскільки вона обробляється рідше, і зазвичай вона призначена для керівників із високими доходами.
Крок №5. Отримайте страхування компенсацій працівників.
Компенсація працівникам – це регульована державою програма, яка відшкодовує працівникам медичне обслуговування, реабілітацію та частину втраченої заробітної плати, якщо вони захворіли або отримали травму на роботі. Крім того, утриманці можуть мати право на отримання допомоги, якщо працівник помер внаслідок нещасного випадку на виробництві.
Навіть якщо у вас є лише один працівник, ви повинні застрахувати компенсацію працівникам у різних частинах країни. Поліси можна отримати у приватних страхових компаній, у держави або в обох.
Компенсація працівникам не вилучається із заробітної плати, але ви повинні подавати звіти до свого штату, якщо подано претензію.
Крок №6. Надайте працівникам додаткові переваги.
Такі переваги, як медичне страхування, стоматологічна допомога, страхування життя та пенсійні програми, можуть зробити ваш бізнес привабливим для працівників. Працівники зазвичай вносять частку витрат, яка вираховується з їхньої зарплати. Скільки залежить від планів, які ви пропонуєте, і ступеня покриття, вибраного особою? Деякі пільги, як-от ті, що надаються за планом кафетерію, який відповідає особливим вимогам і положенням розділу 125 Кодексу внутрішніх доходів, можуть надаватися на основі до оподаткування. Інші, такі як пенсійні плани Roth IRA, вираховуються після сплати податків.
Крок №7. Створіть платіжний банківський рахунок.
Багато компаній вирішують відкрити банківський рахунок окремо від свого бізнес-рахунка виключно для нарахування заробітної плати. Якщо ви це зробите, просто використовуйте цей рахунок для оплати праці персоналу та виконання податкових вимог. Завдяки цьому ви зможете вести більш точний облік своїх операцій із заробітної плати.
Як нарахувати зарплату за допомогою Quickbooks для малого бізнесу
Після того, як ви налаштуєте нарахування заробітної плати, банківську справу та облік робочого часу співробітників QuickBooks для малого бізнесу, розраховувати заробітну плату – це просто. Дотримуйтеся наведених нижче інструкцій, щоб вести та виплачувати своїм працівникам до наступного платіжного періоду.
#1. Перейдіть до «Розрахунок заробітної плати» в Quickbooks
Для початку натисніть «Співробітники» у верхньому лівому куті екрана, потім «Центр нарахування заробітної плати» і, нарешті, «Оплата праці співробітникам». Перший запуск QuickBooks Desktop Pro повинен привести вас до цього екрана привітання.
#2. Виберіть тип нарахування заробітної плати для запуску
Перш ніж ви зможете почати вводити інформацію про заробітну плату, вам потрібно буде вибрати, чи проводити позапланову чи заплановану заробітну плату, як показано на зображенні нижче. Коли ви почнете незаплановану роботу, ви перейдете безпосередньо до екрана, описаного в кроці 3.
Перш ніж перейти до кроку 3 і почати обробляти заплановану платіжну відомість вручну, вам потрібно буде призначити певних працівників до графіка. Щоб отримати доступ до цієї функції, натисніть посилання «Співробітники», розташоване у верхньому лівому куті зображення. Щоб призначити працівника до певного графіка виплат, клацніть його ім’я, потім виберіть сторінку «Інформація про заробітну плату» і, нарешті, спадне меню «Графік заробітної плати».
#3. Введіть інформацію про заробітну плату
Почніть із введення закінчення платіжного періоду та дати перевірки, а потім заповніть будь-яку додаткову інформацію про заробітну плату, яку потрібно ввести. Працівники можуть отримувати заробітну плату з будь-якого банківського рахунку, який ви вкажете (QB покаже вам поточний баланс рахунку). Прийміть рішення, чи будете ви використовувати QuickBooks для друку чеків чи виписувати їх від руки.
Під час введення даних вирішальним є вибір співробітників, які отримуватимуть зарплату, і перегляд їх відпрацьованих годин для забезпечення точності. Оскільки кожному працівнику надано певний період виплати зарплати, ви можете вибрати скільки завгодно. Коли будете готові, виберіть «Продовжити».
#4. Перегляд і створення зарплат
Наступний крок — ще раз перевірити точність даних. Ліворуч у розділі «Інформація про заробітну плату» QuickBooks докладно вкаже, скільки зарплат буде розподілено. Повна оплата, податок, відрахування, чиста заробітна плата, податкові внески роботодавця, відпрацьовані години та депоновані кошти – все це буде додано за період виплати.
#5. Підтвердити нарахування заробітної плати
Вітаю! Щиро вітаю! Розрахунок заробітної плати оброблено в QuickBooks Desktop Pro. Крім того, тут буде відображено кількість оброблених чеків, які можна роздрукувати та депонувати.
Звідси можна друкувати чеки, надсилати для обробки прямого депозиту, після чого можна друкувати квитанції про оплату. Перегляньте довідкові центри QuickBooks Payroll або зверніться до служби підтримки QuickBooks Payroll, якщо вам потрібна допомога.
Як нарахувати зарплату вручну для малого бізнесу
Роботодавці вручну відраховують податки із заробітної плати, які включають федеральні, державні та місцеві податки, із зарплати працівників. Податок на прибуток, депозитний Соціальне забезпечення, і Medicare є частиною цього. Крім того, знання поточних податкових ставок є важливим для точного визначення податкових зобов’язань. У 2020 році, наприклад, ставка податку на соціальне страхування становитиме 6.2%, а ставка податку на Medicare – 1.45%. Щороку встановлюється новий набір відсотків.
Своєчасне внесення депозитів є надійним способом зберегти задоволеність вашої робочої сили. Переконайтеся, що ваші розрахунки завершені вчасно, щоб заплатити всім своїм співробітникам в ту саму дату, незалежно від того, чи хочете ви зробити це через прямий депозит або шляхом друку та розповсюдження паперових чеків.
Прямий депозит є найпоширенішим способом оплати праці працівників, але він вимагає від кожного працівника надати інформацію про свій рахунок і погодитися на прямі депозити. Вам також слід звернутися до вашої фінансової установи, щоб дізнатися про її вказівки щодо депозитів, зроблених безпосередньо на ваш рахунок.
Під час обробки заробітної плати вручну більшість людей використовують електронну таблицю, щоб відстежувати валову заробітну плату, чисту заробітну плату та відрахування. Це полегшує точне ведення записів і полегшує попередній аудит заробітної плати.
Що таке процес нарахування заробітної плати?
Обробка заробітної плати тягне за собою виплату працівникам грошової винагороди. Необхідно визначити загальну заробітну плату, зробити відрахування, подати податок із заробітної плати та розподілити оплату вручну. Хоча можна виконувати ці завдання вручну, виконання цього за допомогою автоматизованої системи, ймовірно, призведе до більшої точності та ефективності, а також до можливого забезпечення дотримання певних правил.
Чи важко навчитися нараховувати зарплату?
Заповнення власної зарплатної відомості вперше може бути дуже страшним завданням. Крім того, багато чого може піти не так, і якщо ви зробите помилку, це може мати серйозні наслідки для вас, ваших співробітників і навіть для Служби внутрішніх доходів (IRS). На ваші плечі лягає важкий контроль за правильним розподілом коштів.
Яке програмне забезпечення для розрахунку заробітної плати найкраще?
Gusto є найкращим варіантом у всьому світі завдяки добре продуманій структурі ціноутворення, яка включає три рівні для малих і середніх підприємств, які потребують нарахування заробітної плати на додаток до деяких кадрових послуг (HR). Автоматизовані послуги розрахунку заробітної плати, включені до кожного плану, є всеосяжними та можуть задовольнити потреби багатьох компаній уручну.
Подібно до інших систем, Gusto дає вам можливість платити своїм співробітникам прямим депозитом або паперовими чеками. Він відстежує та реєструє ваші податки на федеральному, штатному та місцевому рівнях. Gusto виділяється тим, що він покращує свої плани, коли ви переходите на вищі рівні.
Замість того, щоб скасувати прямий депозит для дешевшого плану, Gusto насправді робить його зручнішим, чим дорожчим є ваш план. Наприклад, час прямого депозиту для найдешевшого плану становить до чотирьох днів, але час прямого депозиту для найдорожчого плану становить лише один день.
Чи стресова робота із заробітною платою?
Стрес від обробки заробітної плати реальний. Деякі з причин стресу включають необхідність дотримуватись термінів нарахування заробітної плати та значні витрати, пов’язані з помилками. Розрахунок заробітної плати Хтось може не постійно тиснути на клерків, можливо, їм не бракує часу, але вони все одно стикаються зі стресовими ситуаціями.
Оскільки нарахування заробітної плати впливає на зарплату кожного, сама думка про це може нервувати. На довершення всього, нарахування заробітної плати, як відомо, займає багато часу та складно бізнес-процес.
Також дуже важливо зрозуміти, як користуватися системою. Є багато рухомих частин, і якщо ви зробите помилку, це може мати серйозні наслідки для вас, вашого бізнесу та ваших співробітників, не кажучи вже про можливість отримати штрафи від Служби внутрішніх доходів.
Яка формула розрахунку заробітної плати?
Ви визначаєте їх зарплату на основі погодинної ставки та періодичності періоду оплати. Математика виглядає так для працівника, який працює повний робочий день і отримує оплату кожні два тижні по 11 доларів на годину: 40 годин, помножені на 2 тижні, дорівнюють 80 годинам, що, помножене на 11 доларів на годину, дорівнює 880 доларам. (загальна заробітна плата).
Поширені помилки щодо заробітної плати
Автоматизація заробітної плати є найефективнішою технікою для зменшення помилок у заробітній платі. Тим часом ви можете заощадити гроші та час, уникнувши таких типових помилок із заробітною платою:
#1. Неправильно класифікований статус працівника
Працівники, яких неправильно класифікують як незалежних підрядників, хоча вони насправді є працівниками, можуть зіткнутися з санкціями.
#2. Платіжні відомості з помилками
Тривалість часу, протягом якого ви повинні зберігати дані про заробітну плату, визначається як федеральним урядом, так і урядом штату. Перш ніж знищити документацію, зрозумійте, що очікується від вашої компанії.
#3. Прострочені податкові платежі
Щоб уникнути несвоєчасного подання, використовуйте календар із заробітною платою, щоб відстежувати дати платежів і встановлювати нагадування про граничні терміни сплати податків.
#4. Неналежним чином оброблені прикраси
Ви можете зіткнутися зі штрафом, якщо ви не стягнете арешти або утримаєте їх неправильно.
#5. Занижений оподатковуваний дохід
Якщо ви надаєте опціони на акції або знижки для працівників, ви повинні повідомити про це уряд.
#6. Розкрадання зарплати
Щоб уникнути шахрайства із заробітною платою, оновлюйте банківські рахунки працівників і форми W-4 особисто, а не електронною поштою.
ЧАСТІ ЗАПИТАННЯ
Чи важко вивчити заробітну плату?
Це може бути неймовірно страшним, щоб навчитися розраховувати заробітну плату самостійно. Якщо ви зробите помилку, це може мати серйозні наслідки для вас, ваших співробітників і навіть Податкової служби (IRS).
Що таке заробітна плата в Excel?
Формули нарахування заробітної плати в Excel спрощують процес визначення повторюваних значень, таких як відпрацьовані години, утримані податки та оплата відпустки.
Які основні завдання розрахунку заробітної плати?
Робота спеціаліста з нарахування заробітної плати полягає в тому, щоб визначити, скільки отримує кожен працівник, підтримувати наші внутрішні бази даних в актуальному стані та стежити за тим, щоб виплати здійснювалися вчасно.
Статті по темі
- 17 найкращих СИСТЕМ ЗАПЛАТИ МАЛОГО БІЗНЕСУ 2022 РОКУ, оновлено!!!
- Програмне забезпечення для нарахування заробітної плати для малого бізнесу: 5 найкращих безкоштовних програм для нарахування заробітної плати
- Звіт про заробітну плату: докладний посібник із звіту про заробітну плату
Посилання
