Час, витрачений на ведення бухгалтерії, — це час, який краще витратити на збір коштів, адвокацію та створення партнерства для неприбуткової організації. Але бухгалтерський облік і бухгалтерія все ще важливі для успіху будь-якої організації. Хоча ви можете бути героєм своєї організації, ви та ваші співробітники можете бути нулями й одиницями, коли справа доходить до розуміння того, як правильно керувати фінансами неприбуткової організації. Загалом, некомерційні організації використовують ту саму бухгалтерську діяльність і облікові концепції, що й комерційні підприємства, коли йдеться про запис, відстеження та аналіз фінансових операцій. Ця стаття розповідає вам більше про те, що вам потрібно знати про ведення бухгалтерського обліку для неприбуткових організацій.
Що таке ведення бухгалтерського обліку для неприбуткових організацій?
Бухгалтерський облік для некомерційних організацій передбачає введення, класифікацію та впорядкування фінансових даних з метою створення точних фінансових записів.
Щоб зберегти свій статус звільненого від оподаткування в Службі внутрішніх доходів (IRS) і дотримуватися GAAP, некомерційна організація повинна вести детальну та точну фінансову звітність. Для досягнення цієї мети необхідне точне ведення записів.
Що робить бухгалтер для некомерційної організації?
Основними цілями бухгалтерського обліку некомерційних організацій є підзвітність і прозорість, і їх можна досягти лише шляхом ретельного та своєчасного обліку всіх витрат, доходів і фінансових операцій. Обов'язки бухгалтера в некомерційних організаціях здебільшого включають наступне:
- Подбайте про вхідні квитанції та надійно зберігайте їх.
- Виконуйте введення даних для ведення точної головної книги.
- Ведіть книгу обліку своїх доходів і витрат.
- Для відстеження та реєстрації грошових переказів і депозитів
- Розподілити доходи та витрати на визначені рахунки.
Як вести бухгалтерський облік для невеликої неприбуткової організації?
Для некомерційних організацій прийнято обирати скарбника або головного фінансового директора, який відповідає за нагляд за всіма фінансовими питаннями, такими як бухгалтерія. Крім того, компетентний скарбник потребує особливих ресурсів. Здійснення покупок готівкою та зберігання записів у взуттєвій коробці не допоможе. Ось прості способи ведення бухгалтерського обліку для невеликої неприбуткової організації.
#1. Створіть фінансовий план
Цілі некомерційної організації відрізняються від цілей комерційних підприємств, але операційний бюджет все одно потрібен. Операційний бюджет — це фінансовий прогноз очікуваних витрат і доходів підприємства, який часто готується щотижня або щороку.
Залежно від місії, операційний бюджет некомерційної організації буде відрізнятися від бюджету іншої. Ось де бізнес-експертиза може бути корисною. Прогнозування витрат і доходів є складним процесом, який вимагає тривалої підготовки, але його можна виразити порівняно небагато словами, що робить безцінний досвід з перших рук.
Крім того, особи, відповідальні за некомерційні організації, які бажають вивчити бухгалтерський облік або потребують допомоги з бухгалтерським обліком, можуть це зробити. Бухгалтер може знадобитися на повний або неповний робочий день, залежно від досвіду, який вже має штат. Вони можуть допомогти з вибором і придбанням Intuit, провести навчання для ваших співробітників щодо його використання або самостійно впоратися з усіма вашими бухгалтерськими потребами.
#2. Створіть новий банківський рахунок
Не використовуйте свій особистий банківський рахунок як основний засіб некомерційної організації для отримання, зберігання або виплати коштів. Ведіть окремий поточний рахунок для грошей вашої неприбуткової організації. Зверніться до своєї фінансової установи щодо будь-яких поточних рахунків некомерційних організацій, які вони можуть надати.
#3. Призначте головного фінансового директора або скарбника.
Дуже важливо вибрати штатного скарбника або фінансового офіцера, який має досвід ведення бухгалтерського обліку некомерційних організацій. Як додатковий бонус, наявність досвіду роботи з бухгалтерським програмним забезпеченням, таким як QuickBooks, полегшує контроль за такими речами, як замовлення на купівлю, подарунки в натуральній формі, звіти про діяльність тощо.
#4. Звірити рахунки
Після створення системи бухгалтерського обліку та банківського рахунку ви захочете перевірити точність даних у кожному з них. Зробити це можна за допомогою банківської звірки.
Просто порівняйте кожну транзакцію у виписці з банківського рахунку з відповідним записом у своїх книгах, і ви завершили банківську звірку. Щоб стежити за рухом готівки, виявляти потенційне шахрайство та виявляти бухгалтерські помилки, важливо проводити банківську звірку принаймні раз на місяць.
#5. Ініціювати використання замовлень на купівлю
Політика витрат неприбуткових організацій надзвичайно обмежена. Їм потрібен спрощений процес, який гарантує розміщення замовлень, точний розрахунок витрат і своєчасне задоволення потреб.
Замовлення на купівлю є корисним інструментом для здійснення цього. Крім того, щоб переконатися, що ви та ваш постачальник завжди на одній сторінці, прийнято надсилати замовлення на купівлю від покупця продавцю для підтвердження конкретної покупки продуктів або послуг. Якщо ваш постачальник підпише його, ви отримаєте юридично обов’язковий контракт із зазначенням товарів, які ви запитували, ціни, яку ви заплатили, і дати, яку ваш постачальник зобов’язався доставити.
Який тип бухгалтерського обліку використовують неприбуткові організації?
Підзвітність у фінансовому менеджменті є ключовим компонентом некомерційного обліку та бухгалтерського обліку. Донори вашої некомерційної організації мають можливість поставити умови для своїх внесків, а постачальники грантів захочуть перевірити, чи гроші були використані за призначенням. Крім того, ви несете відповідальність за дотримання цих обмежень і витрачання грошей донорів таким чином, щоб отримати їх схвалення. Ось чому неприбуткові організації використовують бухгалтерський облік коштів.
Щоб відстежувати пожертви та гарантувати, що гроші витрачаються саме за призначенням, некомерційні організації можуть використовувати систему, яка називається бухгалтерським обліком коштів.
Який Quickbooks найкращий для некомерційних організацій?
Некомерційні варіанти продуктів QuickBooks, включаючи відстеження внесків, ведення бухгалтерського обліку, виставлення рахунків та інші бухгалтерські завдання, доступні як частина QuickBooks для некомерційних організацій, лінійки бухгалтерського програмного забезпечення для малих і середніх некомерційних організацій. Крім того, випуски QuickBooks Nonprofit і Standard доступні за значними знижками через TechSoup, що робить їх чудовим вибором для неурядових організацій, які мають фінансові труднощі. У цьому оцінюванні «QuickBooks for Nonprofits» стосуватиметься QuickBooks Premier для благодійних та інших організацій.
Коли справа доходить до комплексного програмного забезпечення, більші некомерційні організації не повинні дивитися далі, ніж QuickBooks Enterprise Nonprofit. Незалежно від того, QuickBooks Premier, QuickBooks Premier Plus або одна з онлайн-версій, ці продукти ідеально підходять для малих і середніх благодійних організацій.
Бухгалтерія для некомерційних організацій
В обмін на статус звільненого від оподаткування некомерційні організації повинні керуватись правлінням або членами з правом голосу. Некомерційні організації також погодилися на значну фінансову прозорість. Податковий статут IRS, який надає неприбутковій організації статус звільнення від оподаткування, впливає на деталі фінансового обліку. Одним із методів, за допомогою якого некомерційна організація може продемонструвати свою відданість своїй благодійній меті, є правильне використання активів, про що свідчать фінансові записи організації.
Крім того, Рада зі стандартів фінансового обліку (FASB) і Американський інститут сертифікованих громадських бухгалтерів (AICPA) розробили стандарти бухгалтерського обліку для всіх приватних організацій, які можуть використовуватися в неприбутковій бухгалтерії. Є дві організації, які надають GAAP (загальноприйняті принципи бухгалтерського обліку) для неприбуткових організацій.
Як зареєструвати пожертви для некомерційної організації?
Некомерційні організації стикаються з низкою фінансових, бухгалтерських і бухгалтерських перешкод. Багато людей і компаній роблять пожертви в натуральній формі або негрошові, щоб допомогти некомерційним організаціям збільшити свої грошові ресурси.
Крім того, подарунок товарів або послуг, а не грошей, відомий як внесок у натуральній формі. Пожертвування часу, зусиль та інших ресурсів є прикладами пожертвувань у натуральній формі. Некомерційні організації можуть приймати продукти та послуги в натуральній формі для просування своєї місії. Крім того, зараховувати чи ні деякі пожертви в натуральній формі як благодійні внески можна регулювати цими важливими критеріями.
Отже, щоб записати пожертви на некомерційні потреби, створіть новий рахунок доходів, але використовуйте наявний рахунок витрат для витрат, пов’язаних із транзакцією.
Як некомерційні організації отримують фінансову звітність?
Некомерційні організації використовують різноманітні джерела, намагаючись прийняти обґрунтовані фінансові рішення на майбутнє. Усі вони мають унікальну функцію та можуть пролити світло на різні аспекти вашого бізнесу. Звіт про фінансовий стан (також відомий як баланс некомерційної організації) надає найбільше інформації про фінансовий стан вашої організації в цілому.
Цілком можливо, що бухгалтер вашої некомерційної організації або працівники бухгалтерії вже склали його. Пора вирушати, якщо ви ще цього не зробили. Це може сказати вам, чи має ваша некомерційна організація ресурси, щоб розпочати нові фінансові проекти та розширити свою діяльність. Крім того, він може функціонувати як система раннього попередження про фінансову кризу.
Балансовий звіт або звіт про фінансовий стан – це, по суті, короткий звіт, який відображає фінансовий стан вашої некомерційної організації. Наявність цього єдиного документа дозволяє легко відстежувати активи, зобов’язання та чисті активи вашої організації. Крім того, важливо пам’ятати, що якщо ваша компанія використовує облік за принципом нарахування, а не касовий, цей звіт буде точнішим і кориснішим.
Чи можу я використовувати свій особистий банківський рахунок для некомерційної організації?
Ніколи не приймайте пожертви, не зберігайте кошти та не виплачуйте пожертви зі свого особистого банківського рахунку. Скористайтеся спеціальним банківським рахунком для грошей вашої неприбуткової організації. Щоб дізнатися, чи надає ваш банк некомерційним організаціям поточні рахунки для бізнесу, ви можете запитати.
Переваги ведення бухгалтерського обліку для неприбуткових організацій
Переважна кількість бухгалтерських документів душить ваші некомерційні організації? Бухгалтерія може забрати багато часу та енергії від фактичної роботи некомерційної організації, яка зазвичай є її основною метою. Якщо це ви, то важливо дізнатися про переваги некомерційної бухгалтерії у ваш робочий день.
Якщо ви звільните співробітників від необхідності складати бюджети та писати звіти, вони матимуть більше часу. Ось деякі з переваг.
№1. Безпека
Багато людей не дбають про захист своїх облікових записів від зловмисників усередині компанії чи зовнішнього світу. Будь-яка некомерційна організація стикається з реальним ризиком зловмисних атак і крадіжки інформації.
Однак у вашій організації, ймовірно, уже є ІТ-команда, яка може стежити за будь-якою незвичною діяльністю в мережі. Бухгалтерські послуги мають додаткову перевагу забезпечення конфіденційності конфіденційних фінансових даних. Якщо працівники бухгалтерії помічають будь-які розбіжності або зміни, вони можуть перевірити загальну картину, щоб зрозуміти, що відбувається.
Спеціальні бухгалтерські служби обмежують доступ персоналу до фінансів. Більшість НУО можуть зробити свої фінанси державними чи приватними. Облік може сприяти прозорості та керувати доступом.
#2. Відповідність чинним нормам
Рада зі стандартів фінансового обліку відповідає за встановлення загальновизнаних принципів бухгалтерського обліку. Такі речі можуть швидко змінюватися. Бухгалтерські помилки можуть коштувати досить дорого, якщо їх не помітити.
Якщо ваша некомерційна організація має власну бухгалтерію, вам не доведеться турбуватися про те, щоб не відставати від цих змін. Вони будуть в курсі будь-яких оновлень щодо питань FASB як професіонали.
#3. Доступ до фінансової прозорості через бухгалтерські послуги для неприбуткових організацій
У процесі управління фінансами некомерційної організації може бути значна проміжок часу між транзакціями та записом коштів у книзі. Один або два рази на місяць може відбуватися транзакція, але може знадобитися деякий час, щоб вона відобразилася у ваших записах.
Своєчасна реєстрація операцій є ще однією перевагою використання некомерційних бухгалтерських послуг для організацій. У результаті складання бюджету спрощується та стає більш відкритим і публічним, коли воно виконується в режимі реального часу. Крім того, читайте БУХГАЛТЕРІЯ В НЕКОМЕРЦІЙНИХ ОРГАНІЗАЦІЯХ: найкращі послуги та програмне забезпечення
#4. Фінансовий досвід
Можливо, у вас уже працює хтось із певним бухгалтерським досвідом або офіційною освітою. З іншого боку, це не стосується переважної більшості менших благодійних організацій. Це залишає сферу бухгалтерського обліку широко відкритою для новачків.
Професіонали з високою славою можуть навіть бути членами правління. Для виконання цієї функції часто наймають бухгалтерів. Щоб приймати обґрунтовані фінансові рішення, корисно мати доступ до професійного фінансового обліку.
Чи оплачують некомерційні організації витрати?
Як і комерційні компанії, некомерційні організації часто приймають програму відшкодування для покриття витрат на персонал, пов’язаних з їх місією. Служба внутрішніх доходів (IRS) заявляє, що некомерційний працівник має право на компенсацію витрат, понесених ним особисто, які стосуються безпосередньо організації.
Що називається доходом у неприбутковій організації?
Отриманий дохід — це те, що некомерційні організації стягують за ці послуги. Цей дохід необхідно розкривати окремо від пожертвувань і доходів від діяльності зі збору коштів. Якщо некомерційна організація отримує надмірну суму певних видів заробленого доходу, можна поставити під сумнів, чи справді ця організація є неприбутковою.
Чим відрізняється некомерційна бухгалтерія?
Підзвітність є центром уваги неприбуткових організацій. Комерційні організації (як випливає з назви) зосереджують свою увагу та ресурси на отриманні прибутку. Вони прагнуть заробити багато грошей. З іншого боку, некомерційні організації використовують систему обліку коштів, яка ставить підзвітність вище прибутку.
Некомерційна готівка чи накопичення?
Оскільки він відповідає доходам і витратам протягом того самого періоду часу, облік за принципом нарахування є точнішою системою обліку. ГРОШОВИЙ БАЗИС використовується більшістю дуже невеликих організацій, оскільки його простіше зрозуміти та вимагає менше знань у сфері бухгалтерського обліку.
Чи потрібен некомерційним організаціям балансовий звіт?
Під час запиту на звільнення від сплати федерального податку та подання податкових декларацій некомерційні організації зобов’язані надати звіт про баланс. Баланси неприбуткових організацій розкривають ліквідність вашої організації та суму готівки в касі. Це може бути чудовим підходом для моніторингу розвитку фінансового стану вашої компанії з часом.
Хто займається фінансами в неприбутковій організації?
Рада директорів благодійної некомерційної організації має фідуціарний обов’язок стежити за тим, щоб активи використовувалися для досягнення філантропічної мети неприбуткової організації та відповідали намірам донорів. Прийняття фінансової політики радою директорів є одним із методів гарантування належного фінансового менеджменту.
Висновок
Бухгалтерія некомерційних організацій є окремим підрозділом фінансових організацій. Вивчення основ бухгалтерського обліку допоможе будь-якій неприбутковій організації краще зрозуміти власний фінансовий стан. Якщо бухгалтерія все ще належить до компетенції ваших керівників, ви можете найняти сторонню фірму, яка займатиметься цим за вас. Вони допоможуть у впровадженні передового досвіду та внутрішнього контролю, що призведе до більш розумного управління фінансами.
Поширені запитання щодо ведення бухгалтерського обліку для неприбуткових організацій
Яка основна мета ведення документації в неприбутковій організації?
Щоб допомогти вам створити фінансову звітність, яка може бути корисною під час роботи з банками, кредиторами, донорами та фінансовими організаціями, важливо вести облік своїх доходів і витрат, а також своїх активів і зобов’язань.
Як довго неприбуткові організації повинні зберігати записи?
Некомерційні організації повинні зберігати всі записи протягом відповідного терміну давності.
Навіщо неприбутковим організаціям вести належний бухгалтерський облік?
По-перше, вони підзвітні членам і донорам, а по-друге, закон зобов’язує їх вести належний бухгалтерський облік, щоб уряд міг контролювати гранти. Крім того, хороший бухгалтерський облік зменшує шахрайство та розкрадання.
Схожі повідомлення
- Як некомерційні організації заробляють гроші? Найкращі практики 2022 року (оновлено)
- Програмне забезпечення для управління грантами: 10 найкращих варіантів для неприбуткових організацій
- БУХгалтерські послуги для малого бізнесу: найкращі для малого бізнесу у 2022 році
- Топ найкращих 10+ БУХГАЛТЕРСЬКИХ СИСТЕМ ДЛЯ МАЛОГО БІЗНЕСУ на 2022 рік
Посилання
