Що насправді означає автоматизація процесу кредиторської заборгованості? Чому автоматизація процесу кредиторської заборгованості набуває такого поширення? Які аспекти процесу кредиторської заборгованості слід автоматизувати? Що ж, якщо почекати досить довго, то ви знайдете точні відповіді на ці питання!!!
огляд
Процес кредиторської заборгованості стикається з численними перешкодами, включаючи своєчасне затвердження платежів, бюджетні обмеження, дотримання політики та підтримання систем обліку в актуальному стані. Обробка всього цього вручну стає все більш виснажливим і складним у керуванні, оскільки організації досягають точки насичення. Неспроможність ефективно керувати кредиторською заборгованістю може мати значний вплив на прибуток компанії. Крім того, фінансові директори, яким не вдається розвинути належний контроль над своєю кредиторською заборгованістю, ризикують значно обмежити ліквідність своєї компанії, залишаючи у них мало готівки, коли вони мають обмежений час для використання шансів.
Автоматизація процесу кредиторської заборгованості — чудовий спосіб вирішити ці проблеми, а також підвищити продуктивність і спілкування співробітників. У цій статті ми розглянемо все, що вам потрібно знати про автоматизацію процесу кредиторської заборгованості. Але перед цим давайте подивимося, що буквально означає автоматизація цього процесу та деякі вузькі місця в ручному процесі кредиторської заборгованості, щоб краще контролювати свою кредиторську заборгованість.
Читайте також: СПРАЩЕНИЙ ІНСТРУМЕНТ З КРЕДИТОРСЬКОЇ ЗАБОЛЕЖЕННОСТІ! (+ Детальний розбивка формули)
Що означає автоматизувати процес обліку кредиторської заборгованості?
Автоматизація кредиторської заборгованості є засобом зменшення людської взаємодії в процесі кредиторської заборгованості (або торговельної кредиторської заборгованості), а також усуває операції, схильні до помилок. Це можливо завдяки інтеграції програмного забезпечення для розрахунків із кредиторською заборгованістю в мережу Інтернет-бізнесу, яка цифрово з’єднує торгових партнерів.
Що таке процес обліку кредиторської заборгованості вручну?
Ручні методи вимагають часу і схильні до дорогих помилок. Вони вимагають ретельної уваги до деталей, а збільшення обсягу може перевантажити процес ручної кредиторської заборгованості, що призведе до таких проблем, як; проблеми з дотриманням вимог, помилки зіставлення рахунків-фактур або помилка під час закриття книги в кінці місяця.
- Процес кредиторської заборгованості починається, коли фінансовий відділ отримує рахунок-фактуру за будь-які продукти або послуги.
- Ці рахунки-фактури перевіряються на поставлені товари чи послуги після їх отримання.
- Оплата рахунку має бути затверджена після отримання підтвердження від відповідного відділу.
- Перед обробкою платежу фінансовий персонал ще раз перевіряє, чи відповідає рахунок-фактура фінансовим та іншим стандартам компанії.
- Потім рахунки-фактури вручну вводяться в систему бухгалтерського обліку, а фізична копія зберігається для аудиторських цілей.
Після того, як все вищезазначене виконано, оплата здійснюється постачальнику.
Якщо в будь-якому з цих процесів виникне проста помилка вручну, виникнуть значні затримки в оплаті. Крім того, труднощі будуть продовжувати наростати, а відносини з постачальниками погіршаться.
Що таке процес автоматизації кредиторської заборгованості?
Автоматизація кредиторської заборгованості робить процес простішим, точнішим та ефективнішим. Він скорочує платіжний цикл для підприємств, керує фінансовою політикою, автоматизує процеси затвердження та зберігає записи в цифровому архіві, роблячи весь процес безпаперовим.
Коли надходить рахунок-фактура, система порівнює кожну позицію рядка із замовленням на купівлю та інформацією про отримання, щоб переконатися, що запитувані та отримані товари та послуги однакові. Потім система надсилає сповіщення до відділу кредиторської заборгованості для перевірки.
Автоматичні електронні листи надсилаються, щоб сповістити людей про очікуване схвалення. Крім того, замовлення на закупівлю, рахунки-фактури та підтверджені квитанції про доставку будуть автоматично узгоджуватися в трьох напрямках, завдяки чому ваші системи обліку будуть актуальними.
Автоматизація процесу кредиторської заборгованості: як це працює?
Спокусливо застосувати автоматизацію AP до кожного можливого кроку в процесі вашої кредиторської заборгованості. Однак ви досягнете більше успіхів, якщо ретельно оціните свої потреби. Є шість ключових областей, у яких автоматизація принесе користь вашій компанії.
№1. Перейдіть на електронне виставлення рахунків
Отримання рахунка-фактури від постачальника або платіжного запиту – це перший крок, який слід розглянути під час автоматизації процесу кредиторської заборгованості. Це дуже важливо, оскільки помилка в обробці рахунків-фактур може завдати шкоди всій системі. Це також досить складно, оскільки немає жодного глобального регулювання щодо того, як ви повинні отримувати рахунки-фактури. Вони можуть надходити у форматах PDF, JPG, PNG, DOCX, електронних листів, факсів або навіть паперових рахунків-фактур у вашій пошті. Об’єднання цих рахунків за допомогою сортування та сканування може зайняти досить багато часу для вашого персоналу
Отже, першим кроком в автоматизації обробки рахунків-фактур є повний перехід на електронне виставлення рахунків. Працюйте зі своїми постачальниками та клієнтами, щоб автоматизувати оплату всіх рахунків. Це не тільки зменшує паперовий безлад у вашому офісі, але й значно ускладнює «втрату» важливих документів.
Оптична система розпізнавання символів (OCR) — це система, яка розпізнає символи за допомогою світла. Ці програми сканують документи для ідентифікації та збору інформації, а також створюють редаговані копії.
Використовуючи систему рахунків-фактур OCR, ви можете виділити важливі елементи даних і класифікувати витрати.
Читайте також: ЦИКЛ ОБЛІКУ: що таке бухгалтерський цикл і все, що вам потрібно
№2. Зробіть затвердження якомога простіше
Оскільки відповідальність переноситься, процедура затвердження кредиторської заборгованості може створити серйозні проблеми та розділи помилок, якщо ви приберете автоматизацію з картини. Незважаючи на незручний характер процесу, схвалення є важливим для перевірки витрат і контролю бюджетів. Загальний порядок полягає в тому, щоб перед оплатою направляти рахунок-фактуру постачальника відповідній стороні для затвердження.
Що ж, це цілком досяжно, якщо і коли ви вирішите автоматизувати робочий процес свого облікового запису. Якщо надходить новий рахунок-фактура, він буде надіслано спочатку ініціатору замовлення на закупівлю, потім керівнику відділу або керівнику і, нарешті, фінансовому директору або фінансовому адміністратору для остаточного затвердження. Кожна особа матиме чіткі дані та простий у завершенні робочий процес затвердження, який миттєво буде переданий наступному схвалювачу. Не буде втрачених документів чи часу.
№3. Виключити введення даних
По суті, введення даних є важливим аспектом бухгалтерського процесу, оскільки він надає значення багатьом іншим відділам, оскільки вони шукають тенденції та способи збільшення прибутків. Ручне введення даних, хоча і необхідно, також є одним із найбільш трудомістких і схильних до помилок процесів у будь-якому бізнесі. Автоматизація може зіграти значну роль.
Як було сказано раніше, системи OCR допомагають фіксувати дані. Ви можете завантажити всі інші процедури кредиторської заборгованості, подавши дані рахунків-фактур у вашу систему OCR. Введення даних, на відміну від інших етапів вашого процесу "Кредиторська заборгованість", є діяльністю, яку ви можете автоматизувати, яка буде корисною навіть після того, як рахунок-фактура буде завершено. Ви також можете полегшити майбутній аналіз або дослідження, автоматизувавши збір даних і зберігаючи їх у доступному форматі, як-от смарт-таблиця або файл CSV.
№ 4. Автоматизація відповідності та перевірки
Чи сплачували ви коли-небудь рахунок-фактуру лише для того, щоб виявити, що те, що ви замовили — або те, що ви отримали — було не зовсім тим, що ви очікували? Це досить поширене, і навіть незначні неточності можуть додаватися. Узгодження та підтвердження кожного запису щодо кредиторської заборгованості гарантує, що кожен рахунок-фактура правильний і що ви платите лише за те, на що погодилися.
Ви можете легко знайти аномалії в загальній кількості товарів, сумі платежу, термінах платежу та ціні за одиницю, автоматизувавши цю частину процесу кредиторської заборгованості (узгодження та перевірка). Автоматичне зіставлення рахунків-фактур шукатиме номери рахунків-фактур і замовлень на покупку за допомогою технології OCR, швидко збігаючи підсумки та допоміжні дані для автентифікації покупки.
Незалежно від того, чи відповідаєте ви замовлення на покупку, приймальні документи чи будь-яку іншу кількість підтверджуючих документів, автоматизація цієї процедури збере всі документи з покупки в одну зручну сім’ю (і повідомить вам, коли з’являться невідповідності).
№ 5. Автоматизація трудомістких завдань кодування
Автоматизація кодування та класифікації, поряд із введенням даних, найімовірніше, зробить вашу команду бухгалтерів щасливою. Кредиторська заборгованість класифікується за допомогою системи, відомої як кодування Головної книги (GL).
Кодування GL – це трудомісткий процес, який допомагає ідентифікувати широкий діапазон значень для кожного рахунку-фактури, включаючи, але не обмежуючись,:
- Продавець
- Категорія рахунку-фактури
- сума
- Код країни
- Лінійка продуктів
- Деталі вантажу
- Склад
- відділ
- Бізнес одиниця
Обсяг кодування GL зростає в геометричній прогресії, оскільки ваша компанія росте і ви отримуєте більше рахунків-фактур. Ваша команда бухгалтерів докладає величезних зусиль, щоб зробити це вручну, і це створює можливість помилки, яка залишиться без попередження.
Натомість, використовуючи спеціальні правила та ідентифікації, це кодування можна автоматизувати. Ви можете застосувати кодування GL до кожної необхідної точки даних, оскільки ваше OCR обробляє дані з кожного рахунку-фактури. У вас буде все організоване та готове до роботи, коли прийде час проаналізувати витрати або зібрати дані для податків.
Читайте також: ОБЛІК CPA: що таке облік CPA? (+ Сім найкращих безкоштовних онлайн-курсів)
№6. Переключіть транзакції ACH на смарт-картку
Декілька менеджерів AP вагаються, щоб перевести свої витрати AP на картку, оскільки вони стурбовані тим, що автокатегоризація буде неможливою. Всупереч цим переконанням, це можливо за допомогою деяких рішень. Крім того, ці транзакції можна автоматично класифікувати на основі вибраної віртуальної картки постачальника.
З іншого боку, якщо ви оплачуєте постачальникам через ACH, переказ або чек, кошти списуються з вашого рахунку, як тільки платіж буде завершено. За допомогою смарт-карт і програмного забезпечення для управління витратами ви можете створювати віртуальні картки, які дають змогу фіксувати платежі, що означає, що гроші не залишать ваш рахунок до настання терміну платежу, що дозволяє довше зберігати готівку під рукою.
Це дає фінансовим командам більше контролю над платежами AP, покращує гнучкість грошових потоків і спрощує категоризацію.
Чому потрібно автоматизувати процес обліку кредиторської заборгованості?
Беручи до уваги кожен незручний крок у процесі вашої кредиторської заборгованості, стає майже зрозуміло, чому його автоматизація важлива. Але в будь-якому випадку давайте зважимо ці причини.
Очевидно, є кілька причин, чому автоматизація процесу кредиторської заборгованості була б корисною для вас, але сьогодні ми зосередимося на трьох основних.
№1. Економити час
Згідно з опитуванням експертів, в середньому:
- Заповнення одного звіту про витрати займає 20 хвилин.
- Обробка одного звіту про витрати коштує 58 доларів США.
- Помилки часто зустрічаються в 19% звітів.
- Виправлення одного звіту про витрати займає 18 хвилин і коштує 52 долари США.
Тепер ви можете уявити, скільки часу ваша команда витрачає на ручні процедури, які краще витратити на досягнення цілей вашої компанії.
№2. Зменшити кількість помилок
Транспонована проста цифра може перетворити 29.50 доларів США на 92.50 доларів США. Звичайно, 63 долари може здатися не так багато, але це все одно гроші, які компанія втрачає через людську помилку. Як щодо квитанцій, які були втрачені або оцінені? Або рахунки-фактури, які із запізненням надсилаються або затверджуються, що виснажує майбутній бюджет?
Безлад ручних процедур завжди викликає людську помилку, яка гальмує роботу вашої операції і коштує вам часу та грошей.
№3. Запобігайте шахрайству
Співробітники більшість часу обходяться шахрайством, змінюючи або винаходячи докази. Відповідно з ACFE55 відсотків шахраїв приховують свої злочини, створюючи підроблені документи. Щоб створити фальшиві звіти про витрати або змінити наявні, потрібно лише кілька натискань клавіш або трохи висвітлення. Тож, по суті, ваші застарілі методи AP піддають вас шахрайству і коштують вам тисячі доларів.
Що таке система автоматизації AP?
Автоматизація кредиторської заборгованості або автоматизація AP — це процес, за допомогою якого операції з кредиторською заборгованістю виконуються в цифровому вигляді з використанням технології, а не вручну. Це змінило спосіб, у який фірми обробляють і оплачують рахунки.
Чому ми автоматизуємо кредиторську заборгованість?
Завдяки більшій автоматизації процесу вартість кожного рахунку можна значно зменшити. Багато рахунків-фактур можна було обробити та затвердити без допомоги людей. Це знизило б вартість обробки кожного елемента на суму, яка заощадила б гроші бізнесу.
Які 4 функції виконує кредиторська заборгованість?
Розрахунок, запис господарських операцій, обробка рахунків-фактур і перевірка фінансових даних для ведення записів.
Які існують три способи автоматизації процесу?
Процес можна автоматизувати трьома способами:
Автоматизувати індивідуальні завдання.
Автоматизуйте повну процедуру.
автоматизувати процес за допомогою програмного та апаратного забезпечення, .
Яка різниця між ручним і автоматизованим обліком кредиторської заборгованості?
- Ручний AP потребує введення даних, перевірки дійсності інформації та зберігання документів. Навіть якщо вони виконуються акуратно, ці додаткові обов’язки потребують багато часу.
- Автоматизована точка доступу: завдяки автоматизованій обробці рахунків-фактур персоналу точки доступу більше не потрібно керувати вхідними рахунками.
- ПРОЦЕС ОБСЛУГОВУВАННЯ КРЕДИТОРОМ: Як ефективно керувати процесом
- ПРОЦЕС ОБЛІКУ: розуміння 8 кроків циклу обліку
- ЦИКЛ ОБЛІКУ: що таке бухгалтерський цикл і все, що вам потрібно
- Облік Головної книги: все, що вам потрібно знати (+швидкі інструменти)
- Бухгалтерський облік BDO: все, що вам потрібно знати (+ інформація про зарплату)
- Процес андеррайтингу вручну для іпотечних кредитів, кредитів FHA та VA
