Обліковий цикл включає процес о кредиторська заборгованість. Іншими словами, щоб повністю зрозуміти етапи бухгалтерського циклу, вам потрібно спочатку зрозуміти процес кредиторської заборгованості.
Як власник малого бізнесу, ви повинні знати про цикл кредиторської заборгованості та розуміти, як працює цей процес. Так, деякі малі підприємства схильні нехтувати його важливістю, але це не робить його менш актуальним. Це просто означає, що вони ще не бачать ширшої картини.
Якщо у вас невеликий бізнес, ви зможете оплатити свої витрати, як тільки вони прийдуть. З іншого боку, якщо у вас багато рахунків для оплати, вам обов’язково потрібно буде віднести їх до кредиторської заборгованості та оплатити їх пізніше.
Але що ж таке кредиторська заборгованість?
Ну, наш пост далі кредиторська заборгованість вже охоплює все, що ви повинні знати. Але хоча ця публікація охоплює процес кредиторської заборгованості та те, як нею керувати, я лише розгляну поверхню.
Що таке кредиторська заборгованість?
Простіше кажучи, кредиторська заборгованість – це те, що ви маєте за продукти, придбані в кредит. По суті, сума, яку ви заборгуєте за продукти та послуги, надходить на баланс вашої кредиторської заборгованості щоразу, коли ви робите покупку.
І оскільки всі ці продукти та послуги були придбані в кредит, а залишок сплачується та підлягає сплаті протягом встановленого терміну, встановлюється комісія або пеня, якщо залишок не буде сплачено протягом встановленого терміну.
Крім того, кредиторська заборгованість є рахунком пасиву. Іншими словами, будь-яке підвищення на цьому рахунку реєструється як кредит із відповідним дебетом рахунку витрат у бухгалтерському обліку подвійної записи.
Коли рахунки-фактури оплачені, рахунок кредиторської заборгованості списується, а рахунок готівки зараховується.
Яка різниця між кредиторською та дебіторською заборгованістю?
Кредиторська і дебіторська заборгованість є важливими компонентами процес бухгалтерського обліку. Як зазначалося раніше, кредиторська заборгованість — це суми, заборговані постачальникам або постачальникам послуг за отримані товари або надані послуги. Це робить їх зобов’язаннями.
З іншого боку, дебіторська заборгованість (A/R) — це гроші, які ви заборгували за товари чи послуги, які ви пропонували в кредит своїм клієнтам. Дебіторська заборгованість вважається активом, оскільки показує, скільки грошей вам винні ваші клієнти. Знання цієї суми корисно під час оцінки обороту дебіторської заборгованості, щоб отримати кращу інформацію про бізнес.
Які етапи процесу кредиторської заборгованості?
Загалом, надійний план рахунків, який дозволяє відносити витрати на правильний рахунок, є основою ретельного процесу обліку кредиторської заборгованості. Коли ви надсилаєте чек або електронний платіж постачальнику на суму заборгованості на термін або раніше, процес завершується.
У вас не повинно виникнути проблем із адаптацією до процесу кредиторської заборгованості, якщо ви звикли керувати своїми особистими рахунками. Однак, щоб правильно підготувати та обробити кредиторську заборгованість, потрібно зробити кілька речей.
Крок 1. Створіть план рахунків
Одна з найважливіших речей, які вам потрібно зробити, щоб розпочати процес обліку кредиторської заборгованості, — це створити план рахунків, який підходить для вашого бізнесу. Усі ваші бухгалтерські операції, включаючи кредиторську заборгованість, зберігаються у вашому плані рахунків.
Хоча більшість програм для бухгалтерського обліку мають план рахунків за замовчуванням, вам потрібно буде створити додаткові рахунки, щоб ефективно відстежувати витрати на кредиторську заборгованість. Ви також можете використовувати програмне забезпечення для роботи з електронними таблицями, наприклад Microsoft Excel щоб створити план рахунків.
Крок 2: Встановіть інформацію про постачальника
Якщо ви тільки починаєте, вам, швидше за все, доведеться налаштувати своїх постачальників. Незалежно від того, чи використовуєте ви програмне забезпечення для електронних таблиць чи програмне забезпечення для бухгалтерського обліку для керування бухгалтерськими операціями, вам потрібно буде відстежувати інформацію про постачальників.
Якщо ви використовуєте бухгалтерське програмне забезпечення, ви можете ввести інформацію про постачальника прямо в програму. Сюди також входять умови обліку або оплати постачальника. Здебільшого ці умови бухгалтерського обліку стосуються кількості часу, протягом якого ви маєте сплатити свій рахунок постачальнику або постачальнику. Деякі популярні терміни включають Net 10, Net 30 і Net 60.
Наприклад, якщо ваш постачальник надсилає вам рахунок-фактуру з умовами оплати Net 30, а в рахунку-фактурі є дата 15 грудня, ви повинні здійснити платіж щонайпізніше до 14 січня, щоб уникнути мітки з затримкою.
Іншим типовим періодом оплати, особливо серед постачальників, є 2/10 нетто 30. Використовуючи ту саму дату рахунка-фактури (15 грудня), цей термін означає, що ви можете отримати 2% зменшення загальної суми до сплати, якщо ви оплатите рахунок-фактуру до 24 грудня. Якщо ви не оплатите до 24 грудня, рахунок-фактура не повинен залишатися не пізніше 14 січня.
Між тим, Оплата при отриманні є ще одним поширеним варіантом оплати. По суті, якщо постачальник або постачальник надсилає вам рахунок-фактуру з написом «Квитанція Dueon», це означає, що оплата має бути негайною.
Крок 3. Перевірка та введення відомостей про рахунок
Здебільшого вам або вашому бухгалтеру доведеться перевірити точність рахунка-фактури після його отримання від постачальника або постачальника.
Якщо рахунок виставляється за замовлені продукти, ще раз перевірте, чи надійшли всі товари, зазначені в рахунку-фактурі. З іншого боку, якщо рахунок-фактура призначається за надані послуги, ще раз перевірте, чи послуги були надані, як зазначено. Дуже важливо завершити цей крок для всіх отриманих рахунків-фактур.
Після цього ви можете почати вводити інформацію рахунка-фактури у свої облікові записи або в програму. По суті, ви можете затверджувати законопроекти, коли ви їх переглядаєте; це якщо вводити всю кредиторську заборгованість вашої компанії зазвичай.
Але якщо ви вирішите найняти бухгалтера, вам потрібно дати йому чи їй деякі загальні вказівки щодо затвердження рахунків-фактур. Це включає обмеження в доларах на те, що може схвалити клерк.
Інший варіант, однак, — мати рахунки-фактури з кодом клерка з відповідними номерами рахунків, а потім надіслати їх вам на затвердження. Цей метод дозволяє переглядати вхідні рахунки, забезпечуючи точність і запобігаючи помилкам при оплаті.
Після цього кроку ваш клерк може почати вводити платіжну інформацію. Деякі з цих частин інформації включають; номер рахунка-фактури, термін платежу та суму, яку ви заборгували.
Крок 4. Перегляньте та обробіть оплату будь-яких рахунків-фактур
Перегляд кредиторської заборгованості щотижня для визначення належних платежів є найкращим підходом. Це допомагає гарантувати, що ваші постачальники отримують свої платежі вчасно. По суті, вам потрібно буде оцінити терміни платежу, щоб побачити, які рахунки вам потрібно сплатити. Це залежить від того, чи використовуєте ви систему обліку вручну чи програмне забезпечення для обліку.
З іншого боку, для оплати рахунків у вас є різноманітні варіанти. Ви можете виписувати чеки, обробляти чеки зі свого бухгалтерського програмного забезпечення, платити своїм продавцям і постачальникам за допомогою кредитної картки компанії або використовувати електронний механізм оплати.
Але, зауважте, якщо ви використовуєте чек для оплати своїх постачальників, ви завжди повинні покласти копію рахунка-фактури в конверт з чеком. Ви також захочете ще раз перевірити, чи будь-яка форма переказу містить номер рахунка-фактури. Це потрібно для того, щоб ваш платіж був належним чином зафіксований.
З іншого боку, якщо ви платите за допомогою кредитної картки або будь-якої форми переказу, ви повинні повідомити про це продавця.
Крок 5: Повторюйте процедуру раз на тиждень
Ви можете зменшити свої зусилля наприкінці місяця, а також запобігти несвоєчасним платежам та несвоєчасним комісіям, створивши та виконуючи щотижневий цикл кредиторської заборгованості. Регулярна обробка рахунків-фактур може допомогти з грошовими потоками, навіть якщо у вас є лише кілька платежів постачальникам.
Як ви можете ефективно керувати процесом кредиторської заборгованості?
Оплата рахунків є необхідною частиною будь-якого бізнесу, незалежно від його розміру. А як відомо, прибутковими рахунками керує відділ кредиторської заборгованості, який також допомагає обробляти платежі.
Але що ще важливіше, впровадження бізнес- та фінансової політики для оптимізації процесу кредиторської заборгованості може допомогти компанії підготуватися до майбутнього розширення, а також упорядкувати етапи процесу кредиторської заборгованості.
Ось п’ять порад, які допоможуть вам керувати кредиторською заборгованістю:
№1. Спростіть етапи процесу кредиторської заборгованості: перевантаження рахунків-фактур
Ви можете спростити етапи процесу кредиторської заборгованості, зменшивши кількість перевірок до двох разів на місяць. А під чеками я маю на увазі процес друку чеків для оплати рахунків-фактур і внесення їх до Головної книги.
Крім того, рахунки-фактури мають бути підтверджені в записах та затверджені керівниками відповідних відділів перед проведенням перевірки, щоб платежі могли бути здійснені вчасно.
Крім того, відділ кредиторської заборгованості повинен знати граничні межі для кожної перевірки. Це забезпечить оплату найважливіших рахунків.
Відділ, який має повноваження приймати впевнені ділові та платіжні рішення, спростить процес, ухвалюючи рішення, такі як здійснення часткових платежів на більших залишках або відстрочення платежів постачальникам із більшим допуском на терміни платежу.
№2. Процедури безпеки: зменште шахрайство з кредиторською заборгованістю
Кредиторська заборгованість є зоною високого ризику для бізнес-шахрайства. Хорошим прикладом є шахрайство, коли нечесний працівник влаштовує «фіктивного продавця». В основному, коли бізнес оплачує рахунки-фактури за послуги, які ніколи не надавалися, вони по суті платять нечесному працівнику і втрачають гроші.
Проте процедури та правила можуть допомогти вам захистити вашу компанію та зменшити ризик. Отже, установіть метод, щоб переконатися, що особа, яка виконує перевірки, не має можливості створювати нові облікові записи постачальників. Крім того, перш ніж створити обліковий запис постачальника, його слід пояснити власникам і переглянути обліковий запис.
Між тим, інші методи, які допомагають зменшити шахрайство, включають;
- Дозвіл керівників відділів
- Поділ ролей, і
- Вибіркові перевірки
№3. Підтвердьте терміни виконання: умови постачальника можуть бути предметом обговорення
У більшості випадків у рахунках-фактурах вказується термін оплати 30 або 60 днів. Підприємство може домовитися про умови щодо непогашених рахунків-фактур незалежно від наданих умов. В основному, постачальник часто надає знижки або спеціальні умови, якщо компанія купує значні обсяги на регулярній основі.
Отже, якщо фірма збирається запізнитися з оплатою, ідеально, якщо вона зателефонує постачальнику, щоб підтримувати відносини і перевірити, чи можна щось зробити з простроченням платежу.
№ 4. Зменшіть вплив фінансового директора на перевірку та підпис
Головний фінансовий директор (CFO) зазвичай підписує чек, але не складає чек разом. Отже, перш ніж надсилати рахунки фінансовому директору для оплати, відділ кредиторської заборгованості повинен запустити процес старіння, вибрати, які рахунки-фактури платити, зібрати рахунки-фактури, роздрукувати чеки та перевірити, чи всі рахунки-фактури схвалені.
З іншого боку, перед підписанням фінансовий директор просто порівнює суми рахунку-фактури з сумою чека. Якщо корпорація більш активно контролює готівку, повідомте кредиторів завчасно, який їх бюджет виконання чеків, щоб вони могли визначити, які постачальники можуть чекати до наступного виконання чеків і підписання рахунку.
№ 5. Використовуйте програмне забезпечення для легкого здійснення платежів і процесів
Програмне забезпечення для бухгалтерського обліку може допомогти вам легше перевіряти вашу кредиторську заборгованість і запобігти помилкам, таким як неточні суми, неправильні номери чеків, що використовуються для оплати постачальниками, а також надто рано чи надто пізно платіж, дозволяючи подавати, керувати та переглядати оплачені та неоплачені рахунки-фактури. Тому все, що вам потрібно зробити, це ввести умови оплати для кожного постачальника, наприклад Net 30 або Net 60, які система може використовувати за замовчуванням.
Крім того, програмне забезпечення для бухгалтерського обліку може полегшити вашій організації складати звіти про старість, що дає вам краще розуміння того, що знаходиться на розробці.
Які 4 функції виконує кредиторська заборгованість?
Розрахунок, введення господарських операцій, обробка рахунків-фактур і перевірка фінансових даних для ведення записів.
Що таке повний цикл AP?
Однією з сфер, яку компанії можуть спробувати вдосконалити, є процес повного циклу кредиторської заборгованості. «Повний цикл» означає не просто виготовлення замовлень і оплату за них. Це також означає всі кроки між ними. Це включає створення документів, їх кодування, порівняння тощо.
Що таке тристоронній процес зіставлення кредиторської заборгованості?
Перед оплатою рахунка-фактури процес під назвою «тристороннє зіставлення» забезпечує збіг інформації в замовленні на купівлю, рахунку-фактурі постачальника та квитанції про доставку. Лише деталі рахунку-фактури постачальника та деталі замовлення на купівлю порівнюються у двосторонньому збігу.
Які є два типи кредиторської заборгованості?
Кредиторську заборгованість для бізнесу можна розділити на два типи: зарплати та витрати. Кредиторська заборгованість зазвичай надходить у формі рахунків-фактур постачальника, але це також можуть бути рахунки, рахунки-фактури або чеки.
Яка різниця між P2P і AP?
Процедура розрахунків із кредиторами є лише одним із компонентів P2P. (procure-to-pay). P2P охоплює весь цикл закупівель і виставлення рахунків, включаючи платежі постачальникам. Автоматизація AP прискорює ці процеси та забезпечує вищий рівень точності на кожному етапі робочого процесу.
- СПРАЩЕНИЙ ІНСТРУМЕНТ З КРЕДИТОРСЬКОЇ ЗАБОЛЕЖЕННОСТІ! (+ Детальний розбивка формули)
- Детальне порівняння кредиторської та дебіторської заборгованості
- Автоматизація процесу кредиторської заборгованості: що ви повинні знати перед автоматизацією
- БУХГАЛТЕРСЬКИЙ РАХУНОК-ФАКТУРА: визначення, як його записати та безкоштовне програмне забезпечення
- ЩО ТАКЕ ЦИКЛ ПЕРЕТВОРЕННЯ ГОТІВКИ: Як збільшити та розрахувати CCC
