Розумієте, майже кожен може написати електронний лист і все одно передати повідомлення. Але щоб написати записку, потрібно більше. Пам’ятка має бути не тільки передача інформації, але й дуже чітка та лаконічна, інакше ви просто набриднете читачам, і вони зрештою пропустять суть. Тут я надаю вам дієві кроки щодо того, як написати коротку пам’ятку з корисними шаблонами. Але на випадок, якщо ви плутаєте нагадування з електронним листом, давайте спочатку визначимо нагадування, інакше відоме як меморандум.
Ключові винесення
Пам’ятка – це коротке повідомлення, яке ефективно передає важливу інформацію в організації. Його структуровано таким чином, щоб ефективно та лаконічно подавати велику кількість інформації.
Щоб написати хорошу пам’ятку:
- Почніть із заголовка
- Складіть чітке, об’єктивне твердження
- Надайте вичерпний основний параграф
- Надайте довідкову інформацію
- Включайте конкретні завдання та вказівки
- Зробіть короткий висновок
- Додайте свою контактну інформацію
- Додайте вкладення, де необхідно
Що таке меморандум?
Пам’ятка – це коротке повідомлення, яке ефективно передає важливу інформацію. У вас є можливість вибрати найбільш підходящий засіб для спілкування на вашому робочому місці, наприклад електронний лист, оголошення Slack або фізичне повідомлення на дошці оголошень.
Пам'ятка структурована таким чином, щоб ефективно та лаконічно подати велику кількість інформації. Від оголошення про зміни в політиці компанії до надання важливих оновлень проекту, ця комунікація гарантує, що час читачів не буде витрачено даремно. Написання електронного листа може бути завданням, яке може виконати будь-хто, але оволодіння мистецтвом написання пам’яток вимагає часу та практики.
Читайте також: СИСТЕМИ ПОШТИ ДЛЯ БІЗНЕСУ: 17+ найкращих варіантів у 2023 році (детальний огляд)
Коли вам потрібно написати пам'ятку?
Gallup 2022 Звіт про стан глобального робочого місця показує, що значні 41% працівників висловлюють бажання змінити взаємодію чи культуру своєї компанії. Спілкування є яскравим прикладом цього. Сильна культура підноситься завдяки зустрічам, електронним листам і ефективним запискам, які підтримують взаємодію.
Розуміння відповідного часу для написання записки дає змогу вибрати найбільш прийнятну форму спілкування для даних обставин і запобігти утворенню ізольованих джерел інформації. Ось кілька сценаріїв, коли вам потрібно буде написати пам’ятку:
#1. Повідомлення персоналу про політику компанії або зміни
Пам'ятка є чудовим інструментом для інформування вашого персоналу про будь-які оновлення або зміни в політиках, процедурах або стратегіях вашої організації. Сприяє єдиному розумінню та заохочує негайне опитування, заощаджуючи час і запобігаючи поширенню дезінформації.
#2. Привертання уваги до проблеми
Пам’ятка – це ефективний спосіб повідомити всіх про важливу проблему, яка впливає на функціонування вашої організації. Добре складена пам’ятка відіграє вирішальну роль у сприянні взаємодії та покращенні досвіду співробітників. Інформуючи людей про важливі справи та підкреслюючи важливість їхніх внесків, пам’ятка гарантує, що кожен залишається на зв’язку та цінується.
Читайте також: ОПИТУВАННЯ СПІВРОБІТНИКІВ: найкращі постачальники, запитання та відповіді
#3. Надання оновлень проекту
Пам’ятки ефективно інформують зацікавлених сторін про хід виконання проекту, будь-які зміни в графіку або будь-які потреби в ресурсах. Щоб уникнути перешкод і забезпечити безперебійне виконання проекту, необхідно інформувати всіх про кінцеві терміни проекту та поточні події.
#4. Оформлення запиту
Пам’ятка — це чудовий спосіб чітко й прямо передати офіційні запити, наприклад щодо ресурсів, схвалень або відгуків. Пам'ятка служить переконливим інструментом для отримання підтримки або схвалення, чітко вказуючи причини та потенційні переваги вашого запиту. Крім того, він може передбачити та вирішити будь-які потенційні запитання, які можуть виникнути.
#5. Визнання досягнень співробітників
Пам'ятки можна використовувати для визнання та підкреслення виняткової продуктивності та досягнень співробітників, наприклад підвищення по службі. Висловлення визнання за наполегливу роботу, підкреслюючи цінності компанії, має багатоцільовий ефект. Це підвищує моральний дух і створює позитивну робочу атмосферу.
Чому чіткі та лаконічні нотатки важливі
Припустімо, ви отримали довгу пам’ятку, наповнену заплутаною мовою та незрозумілими інструкціями. Ви уважно прочитаєте це і вживете заходів? Швидше за все ні. Чіткі та лаконічні пам’ятки мають вирішальне значення для того, щоб ваше повідомлення було зрозуміло та ефективно виконано.
Як написати чітку та лаконічну записку
Форматування відіграє вирішальну роль у написанні стислої та ретельної записки. Кожна інформація в пам’ятці відіграє певну роль, щоб зробити її легко засвоюваною та придатною для виконання, як у професійному електронному листі. Це включає в себе все, від рядка теми до привітання.
Виконайте такі дії, щоб переконатися, що ваші повідомлення чіткі та отримати бажані результати:
#1. Почніть із заголовка.
Почніть із додавання детального заголовка, щоб визначити контекст. У заголовку вкажіть дату й загальну тему, а також одержувачів і відправників записки. Надайте контекстуальні елементи, щоб допомогти читачам зрозуміти основну передумову та виконати необхідні дії.
#2. Складіть чітке, об’єктивне твердження
Почніть свою записку з чіткого формулювання її мети, коротко й прямо. Використовуйте об’єктивне твердження або формулювання проблеми, щоб передати головну думку. Мета пам’ятки має бути легко зрозумілою для одержувачів, дозволяючи їм швидко зрозуміти її мету.
Розглянемо a супровідний лист. Як правило, початковий рядок записки прямо вказує на мету, гарантуючи, що читачі одразу зрозуміють характер і мету документа.
Читайте також: Включення заяв про місію в брендинг: вичерпний посібник для бізнесу
#3. Надайте вичерпний основний параграф
Переконайтеся, що основна частина записки є ретельною, навіть якщо вона має обмежений простір. Це дозволить вам ефективно розвинути свої основні моменти. Відразу починайте з найважливіших деталей, а потім поступово переходьте до менш важливої, але актуальної інформації.
Покращте читабельність, організувавши основний текст за допомогою маркерів або пронумерованих списків. Переконайтеся, що ви пишете чітко та уникайте непотрібного жаргону, який може заплутати ваших читачів. Переконайтеся, що ваша пам’ятка є короткою та зрозумілою.
#4. Надайте довідкову інформацію
Додайте коротку довідкову інформацію, якщо ваша пам’ятка стосується попередніх подій, обставин чи записок. Це забезпечує контекст, орієнтує ваших читачів і пов’язує вашу поточну комунікацію з минулими подіями чи діями, пропонуючи всебічне розуміння поточної ситуації.
#5. Включіть конкретні завдання та терміни.
Включайте в пам’ятки чіткий заклик до дії, вказуючи читачам, які кроки вжити далі. Це може включати підтвердження отримання або негайний пошук кімнати для зустрічі. Важливо чітко визначити кроки, які необхідно виконати, визначивши відповідальних сторін і вказавши кінцеві терміни виконання цих завдань
Заохочення підзвітності та сприяння спільному розумінню очікувань створює більш організоване та ефективне робоче середовище.
Читайте також: ІДЕАЛЬНЕ РОБОЧЕ СЕРЕДОВИЩЕ: речі, які створюють ідеальне робоче середовище
#6. Зробіть короткий висновок
Подумайте про те, щоб включити короткий висновок, щоб узагальнити ключові моменти, якщо ваша записка стосується складного питання або є дуже довгою. Повторення основних моментів через короткий підсумок допомагає посилити основні елементи вашого повідомлення, полегшуючи його розуміння іншими.
#7. Додайте свою контактну інформацію.
Спілкування часто може бути незрозумілим, незалежно від того, скільки зусиль ви до нього докладаєте. Ви повинні знайти спосіб відповісти на будь-які запитання людей про те, що робити далі. Ось чому ви повинні вказати свою контактну інформацію в кінці пам’ятки. Це може бути ваш мобільний контакт, місцезнаходження на робочому столі або маркер Slack. Ваші колеги можуть легко зв’язатися з вами, якщо у них виникнуть запитання або потрібні додаткові роз’яснення з будь-яких питань.
#8. Додайте вкладення, де необхідно
Додайте або надайте доступні посилання для будь-яких посилань на документи, графіки чи матеріали. Ваші читачі матимуть усі необхідні ресурси, щоб повністю зрозуміти пам’ятку та діяти відповідно до неї. Завдяки посиланню ви можете уникнути перевантаження пам’ятки зайвою інформацією.
Пам'ятка Приклади
Ось кілька прикладів пам’яток для різних ситуацій, які допоможуть вам краще зрозуміти, як написати добре опрацьовану та адаптовану пам’ятку:
#1. Пам'ятка про оновлення політики
Цей приклад ефективно описує зміни в політиці компанії та надає чітке пояснення причин цих змін. Текст викликає цікавість, запрошуючи до запитань і надаючи чіткі вказівки щодо того, де знайти додаткову інформацію, забезпечуючи прозорість і пропонуючи підтримку:
Кому: [назва особи або відділу]
Від: [назва особи або відділу]
Дата: [вставте дату]
Тема: [тема] Зміна політики
Привіт всім,
Я пишу, щоб повідомити вам про важливе оновлення щодо [політики]. Починаючи з [дата], ми впроваджуватимемо зміни в [конкретні деталі змін політики].
Метою цієї зміни є [пояснити причину зміни та її переваги]. Ми вважаємо, що ці коригування сприятимуть [цілі].
Будь ласка, знайдіть час, щоб переглянути вкладений документ із детальним описом оновленої політики. Якщо у вас виникнуть запитання чи занепокоєння, зверніться до [контактної особи чи відділу].
Дякую за увагу до цього штейнуr.
З повагою,
[ім'я]
[позиція]
#2. Пам'ятка про оновлення проекту
Пам’ятка про оновлення проекту інформує всіх про хід проекту, будь-які зміни в початковому плані або будь-які труднощі на шляху. Таке постійне спілкування допомагає запобігти проблемам і гарантує, що всі прагнуть до тих самих цілей:
Кому: [назва особи або відділу]
Від: [назва особи або відділу]
Дата: [вставте дату]
Тема: [назва проекту] Оновлення
Шановна команда
Ось оновлення щодо прогресу [назва проекту]. Ось ключові події з моменту останнього оновлення:
[резюме завдань і етапів]
[будь-які виклики чи проблеми та як вони були вирішені]
[будь-які коригування графіка або обсягу проекту, якщо застосовно]
Загалом ми досягаємо стабільного прогресу та продовжуємо досягати своїх цілей. Будь ласка, залишайтеся пильними та продовжуйте докладати всіх зусиль, щоб забезпечити успішне завершення цього проекту.
Якщо у вас виникли запитання чи потрібні додаткові роз’яснення, будь ласка, не соромтеся зв’язатися зі мною. Продовжуймо працювати на відмінно!
З повагою,
[ім'я]
[позиція]
#3. Випуск попереджувальної записки
Цей тип пам’яток підвищує обізнаність. Він зосереджений на конкретній проблемі, яка впливає на компанію, відділ або конкретний проект. Окрім висвітлення проблеми, він також може запропонувати можливі кроки для її вирішення, заохочуючи проактивне вирішення проблем всередині організації.
Кому: [назва особи або відділу]
Від: [назва особи або відділу]
Дата: [вставте дату]
Тема: [тема] Вип
Привіт команда,
Я пишу, щоб звернути вашу увагу на проблему з [тема]. Нам стало відомо, що [описати проблему та її вплив на компанію чи працівників].
Ми розуміємо можливі проблеми, які це може створити, і активно працюємо над вирішенням ситуації. Тим часом ми закликаємо всіх [надати всі необхідні інструкції чи запобіжні заходи].
Будьте впевнені, що ми серйозно ставимося до цього питання та повідомлятимемо вам про прогрес або подальші вказівки. Якщо у вас є якісь ідеї чи пропозиції щодо цієї проблеми, поділіться ними з [контактною особою чи відділом].
Дякуємо за розуміння та співпрацю.
З повагою,
[ім'я]
[позиція]
#4. Запит на записку
Пам'ятка про запит служить офіційним документом, який виражає потребу в ресурсах, відгук або схвалення. Коли ви чітко окреслюєте причини запиту, ви ефективно повідомляєте про потребу в цих предметах і вплив, який вони можуть мати на команду.
Кому: [назва особи або відділу]
Від: [назва особи або відділу]
Дата: [вставте дату]
Тема: [конкретний запит]
Привіт [назва особи або відділу],
Сподіваюся, це повідомлення застало вас добре. Я пишу з офіційним запитом [конкретний запит]. Це пояснюється тим, що [надайте стисле пояснення запиту, включаючи його важливість і потенційні переваги для компанії].
Я долучив детальну пропозицію з описом особливостей запиту, зокрема [подробиці, підтверджуючі дані та відповідну інформацію].
Якщо у вас виникнуть запитання чи потрібна додаткова інформація, зв’яжіться зі мною без вагань. Я ціную вашу увагу.
З повагою,
[ім'я]
[позиція]
#5. Пам'ятка про визнання працівника
Надсилання пам’ятки – це швидкий і ефективний спосіб визнати та вшанувати досягнення працівника або цінний внесок у компанію. Висловлення вдячності за наполегливу працю не тільки підвищує моральний дух, але й сприяє створенню здорового середовища для всіх.
Кому: [назва особи або відділу]
Від: [назва особи або відділу]
Дата: [вставте дату]
Тема: Швидка слава
Привіт всім,
Давайте всі приділимо хвилинку, щоб оцінити виняткову продуктивність і відданість [ім’я працівника] з [відділу/команди]. Вони постійно демонстрували [конкретні досягнення, якості або внесок].
Їх наполеглива праця та прагнення до досконалості були справді чудовими та заслуговують на визнання. Зусилля [ім’я працівника] позитивно впливають на всю команду та сприяють загальному успіху нашої компанії.
Будь ласка, приєднайтесь до мене, щоб привітати [ім’я працівника] з його видатним досягненням. Ми цінуємо їхню відданість і професіоналізм. Давайте відсвяткуємо цю віху та продовжуватимемо надихати та підтримувати один одного у своїх відповідних ролях.
Ще раз найщиріші вітання!
З повагою,
[ім'я]
[позиція]
Читайте також: ДЕНЬ ПОДЯКИ СПІВРОБІТНИКІВ: найкращі ідеї для святкування ваших працівників
Формат службової записки
Формат ділової записки створено для ефективної передачі вашого повідомлення в чіткій і стислій формі. Добре складена пам’ятка повинна надавати важливу інформацію таким чином, щоб велика кількість співробітників могла її легко зрозуміти та засвоїти.
Переконайтеся, що рядок теми точно сповіщає одержувачів, що це повідомлення стосується саме їх. Початок роботи з резюме допомагає одержувачам зрозуміти загальне повідомлення, перш ніж заглиблюватися в деталі. Надання контексту через довідкову інформацію, відповіді на потенційні запитання з оглядом і хронологією.
Назва:
Обов’язково позначте свій вміст як «Меморандум» у заголовку, щоб надати читачам чітку та точну інформацію. Обов’язково вкажіть «КОМУ», «Від», «ДАТУ» та «ТЕМУ», як уже згадувалося раніше. Звертання до відповідного вмісту включає в себе розгляд того, з ким ви розмовляєте та чому це важливо.
Перший абзац:
Почніть перший абзац із чіткого та короткого формулювання мети вашої записки. Починаючи речення з таких фраз, як «Я звертаюся, щоб повідомити вам…» або «Я звертаюся, щоб попросити…», можна додати особистого штриху вашому повідомленню. Добре складена пам’ятна записка є короткою, прозорою та прямо передає суть справи. Почніть із представлення найважливішої інформації одразу, а потім використовуйте наступні параграфи, щоб надати більш глибокі пояснення.
Абзац другий:
У другому абзаці обов’язково включите контекст або підтверджуючі докази. Наприклад, уявіть, що ви пишете службову записку, щоб повідомити компанію про внутрішню реорганізацію. Якщо це так, абзац другий можна було б змінити, щоб указати: «Зростання нашої компанії привело нас до рішення відокремити нашу команду виробництва відео від нашої команди контенту. Цей стратегічний крок дозволяє обом командам зосередитися на своїх конкретних цілях».
Абзац третій:
У третьому абзаці обов’язково вкажіть конкретне прохання для кожного працівника. Наприклад, якщо ви плануєте групову прогулянку, ви можете сказати щось на кшталт: «Будь ласка, відповісти на запрошення з будь-якими дієтичними обмеженнями» або «Не соромтеся, надішліть мені електронний лист, якщо у вас виникнуть запитання».
Навпаки, інформуючи персонал про майбутнє будівництво будівлі, важливо висловити вдячність за співпрацю протягом цього часу. Ви повинні надати вказівки щодо того, як, на вашу думку, вони сприймуть цю новину та чи очікуються якісь конкретні дії у відповідь на записку.
Читайте також: 5 способів підвищити моральний дух персоналу
Як ви пишете шкільну пам'ятку?
Щоб написати шкільну пам’ятку, почніть із чіткого заголовка, вказавши дату, одержувачів і відправника. Створіть стислий об’єктивний виклад, а потім вичерпний основний абзац, довідкову інформацію (за потреби), конкретні завдання та терміни, короткий висновок і контактну інформацію.
Скільки триває записка?
Довжина пам’ятки зазвичай коливається від однієї до двох сторінок або приблизно від 200 до 400 слів, залежно від складності та терміновості повідомлення.
Чи є у записок підзаголовки?
Пам'ятки зазвичай не мають підзаголовків. Це стислі односторінкові документи, призначені для швидкого спілкування, тому чітке форматування та пряма мова мають пріоритет над складною структурою.
Чи має записка підпис?
Пам'ятки зазвичай включають ім'я відправника, посаду та контактну інформацію в кінці, що є формою підпису.
На закінчення
Пам'ятка та електронний лист відрізняються насамперед розміром аудиторії, а не рівнем складності. Переконайтеся, що ваша пам’ятка ефективно передає ваше повідомлення та має відношення до одержувача групи співробітників, незалежно від того, чи є вона простою чи складною. Переконайтеся, що повідомлення є чітким і лаконічним, незалежно від обраного вами формату записки.
- ЩО МАЄ БУТИ В РЕЗЮМЕ: повний посібник [15+ безкоштовних порад] і перевірені кроки у 2023 році
- Як правильно заповнити грошове переказ: покроковий посібник
- Як працюють грошові перекази? (+Як купувати за допомогою дебетових карток)
- Як виписати чек: найкращі способи виписати чек (оновлено)
посилання
