Рахунки-фактури є одним із найважливіших фінансових документів у бізнесі, якщо не найважливішим. Вони виступають як підтвердження покупки, а також обов’язковий платіжний запит для вашого клієнта; отже, вони безпосередньо відповідають за доходи вашої компанії. Однак у цій статті ми розглянули всі необхідні відомості щодо «Як надсилати рахунки-фактури». Тут я розповім про те, що відбувається, коли ви створюєте свій документ, і про те, як найкраще надіслати його клієнту.
Як надсилати рахунки
Коли ви завершите замовлення продукту чи послуги, настав час зробити рахунок-фактуру та надіслати його якомога швидше. Звичайно, між ними є кілька етапів: від прийняття рішення про використання програмного забезпечення для виставлення рахунків і способу надсилання рахунків-фактур до надсилання нагадувань про оплату чи налаштування запланованих платежів.
Нижче описано, як зробити та надіслати рахунок-фактуру.
1. Вгорі вкажіть, що це рахунок-фактура.
2. Додайте номер рахунку-фактури.
3. Вкажіть дату, коли ви збираєтеся подати рахунок-фактуру.
4. Вкажіть своє ім’я, адресу та контактну інформацію.
5. Укажіть ім’я, адресу та контактну інформацію вашого клієнта.
6. Включіть короткий виклад наданих послуг.
7. Вказати дату надання послуги.
8. Підсумуйте всі витрати (включаючи будь-які комісії та податки)
9. Включіть умови оплати.
10. Виберіть варіант доставки (наприклад, електронною поштою) і надішліть рахунок-фактуру своєму клієнту.
11. Відстежуйте свій рахунок-фактуру, встановлюйте нагадування про оплату (за потреби) та збирайте платіж.
примітки: Окрім перелічених вище пунктів, ваша компанія може мати інші вимоги; тому важливо налаштувати рахунок-фактуру відповідно до ваших потреб і потреб ваших клієнтів.
Як надсилати рахунки на Paypal
Прийняття платежів через Інтернет завжди має бути безпечним процесом. Якщо ваші клієнти не довіряють безпеці вашого веб-сайту, вони, безсумнівно, будуть мати справу з іншою компанією.
Налаштувати відповідні стандарти безпеки на серверах електронної комерції може бути складно, але будь-хто з безкоштовним обліковим записом PayPal може надіслати рахунок-фактуру від клієнта або попросити гроші у друга через мобільний додаток і веб-сайт PayPal.
У цьому розділі я покажу вам, як використовувати PayPal.com для надсилання рахунків-фактур.
Щоб подати a Рахунок PayPal, все, що вам потрібно, це обліковий запис PayPal і адреса електронної пошти вашого клієнта (куди вони отримають рахунок-фактуру). Незалежно від того, чи є у вас особистий або комерційний обліковий запис PayPal, кроки однакові.
1. Увійдіть у PayPal.
2. Перейдіть до верхнього меню та виберіть «Надіслати та запитати».
3. Знайдіть «Більше» у підменю на наступній сторінці.
4. Виберіть «Створити рахунок-фактуру» з доступних варіантів на наступній сторінці.
5. Виберіть кнопку «Створити рахунок-фактуру» у верхньому правому куті сторінки «Виставлення рахунків».
6. На екрані створення рахунка-фактури є багато елементів, які можна налаштувати. Заповніть рахунок-фактуру необхідною інформацією та будь-якими відповідними деталями.
7. Якщо ви хочете скористатися будь-якою з наведених нижче функцій, клацніть три крапки поруч із кнопкою «Надіслати» перед тим, як натиснути кнопку «Надіслати»: Поділитися посиланням на рахунок-фактуру, Зберегти як чернетку або як шаблон
8. Щоб надіслати рахунок-фактуру своїм клієнтам, натисніть «Надіслати».
Останнє, що потрібно зробити, це, очевидно, чекати вашої оплати. Коли ви виставите рахунок-фактуру, ваш клієнт отримає сповіщення електронною поштою.
Як надсилати рахунки-фактури на eBay
Клієнти можуть оплачувати на eBay найпростіше зі сторінки оформлення замовлення. У той час як деякі люди вважають за краще платити відразу, іншим, які виграють аукціони, може знадобитися кілька днів, щоб перерахувати гроші постачальнику. Отже, як продавець повинен попередити клієнтів про неоплачені замовлення? Надішліть їм нагадування про рахунок!
Ви можете надсилати рахунок покупцям незалежно від того, оплатили вони замовлення чи ні.
#1. Перейдіть до свого облікового запису eBay і увійдіть
Щоб увійти у свій обліковий запис, відкрийте eBay на своєму смартфоні та введіть свої облікові дані.
#2. Відкрийте My eBay.
Перейдіть до верхнього меню на головній сторінці та виберіть My eBay.
#3. Виберіть Продаж.
Виберіть Продаж у меню ліворуч на екрані.
#4. Виберіть Продано
Виберіть «Продано» зі списку під «Проданням».
#5. Виберіть предмет(и).
Знайдіть замовлення клієнта, для якого ви хочете надіслати рахунок. Коли ви знайдете його, поставте прапорець біля нього, щоб вибрати його. Ви також можете комбінувати доставку для багатьох товарів.
#7. Надішліть рахунок-фактуру.
Далі перейдіть на панель дій і виберіть «Надіслати рахунок». Ви можете додати повідомлення або примітку до клієнта на наступному екрані, а також налаштувати спосіб оплати або тарифи доставки.
Після цього перегляньте рахунок-фактуру ще раз, перш ніж вибрати «Надіслати рахунок», щоб завершити процес.
Ось як ви можете надіслати рахунок будь-якому клієнту на eBay!
Як надсилати рахунки Shopify
Shopify – це онлайн-платформа, яка дозволяє компаніям електронної комерції створювати та продавати свої магазини. Він обслуговує мільйони компаній у понад 170 країнах і становить 10% усієї електронної комерції США.
Коли роздрібний клієнт або оптовик розміщує замовлення, ви повинні надіслати йому рахунок. Хоча виставлення рахунків за допомогою Shopify нескладне, є кілька відмінностей і варіантів, про які слід знати.
Отже, як працює виставлення рахунків Shopify?
Незалежно від того, чи є ви партнером Shopify чи стандартною фірмою електронної комерції, процес виставлення рахунку відрізняється.
Як партнер Shopify виконайте такі дії, щоб створити та надіслати рахунок:
1. Виберіть «Послуги», а потім «Вакансії» на інформаційній панелі партнера. Виберіть «Усі», щоб показати вашу поточну роботу.
2. Виберіть «Створити рахунок-фактуру» для завдання, для якого ви хочете створити рахунок-фактуру.
3. Ви повинні ввести свій бізнес і податковий номер, а також номер рахунку-фактури в області «Створити рахунок-фактуру». Решта інформації про вашу компанію буде заповнено автоматично.
4. Виберіть дату оплати на основі домовленостей із постачальником.
5. Введіть товари для кожної послуги, яку ви пропонуєте. Введіть всю необхідну інформацію, включаючи тарифи та загальну суму заборгованості.
6. Виберіть «Податок» унизу рахунка-фактури після того, як ви введете послуги, які ви надали. Тут можна ввести суму податку.
7. Якщо у вас є ще примітки або пояснення, внесіть їх у поле «Додаткові примітки». Ви можете, наприклад, надати політику відшкодування вашої компанії або будь-які конкретні умови для цього продавця.
8. Якщо ви маєте намір надіслати рахунок-фактуру пізніше або повернутися, щоб оновити його пізніше, натисніть «Зберегти».
9. Виберіть «Надіслати», щоб надіслати рахунок. Ви можете додати особисте привітання та тему для продавця в розділі «Надіслати рахунок-фактуру» та змінити його електронну адресу, якщо необхідно
Як надсилати рахунки електронною поштою
Ваша нова стартап-компанія вже працює. Ви відкрили банківський рахунок, запустили веб-сайт і отримали певний початковий дохід. Ви досягли великого подвигу! Яке неймовірне досягнення!
Тепер, коли ви працюєте, настав час почати отримувати платежі. Отримання та відстеження платежів є головним болем для багатьох малих компаній і незалежних підрядників.
Далі наведено письмовий матеріал, який слугуватиме посібником із надсилання рахунків-фактур електронною поштою, а також шаблоном, яким ви можете слідувати.
Ви вже вирішили надсилати рахунки електронною поштою? Дуже добре. Як я можу вам у цьому допомогти? Дозвольте мені показати вам.
#1. Перше, що потрібно зробити: оформити рахунок-фактуру
Впровадити програмне забезпечення для виставлення рахунків. Подумайте про програмне забезпечення для виставлення рахунків, якщо хочете спростити надсилання рахунків-фактур. Швидко та легко створюйте фірмові рахунки-фактури за допомогою таких інструментів, як FreshBooks і Zoho Invoice.
Додатковою перевагою є те, що ви можете відстежувати всі свої квитанції та рахунки-фактури в одному місці. Замість створення папок на комп’ютері це може бути ефективнішим підходом до відстеження рахунків-фактур.
#2. Підготуйте свій рахунок-фактуру для вкладення
Перш ніж надіслати рахунок-фактуру після того, як ви склали його, потрібно зробити ще кілька речей. Ви завжди повинні зберігати свій рахунок-фактуру у форматі PDF, незалежно від того, чи створювали ви його з самого початку, чи використовували шаблон. Щоб гарантувати, що ніхто інший не зможе змінити ваш рахунок-фактуру, збережіть його у форматі PDF.
#3. Додайте рахунок-фактуру до свого електронного листа
Тепер, коли ви створили свій рахунок-фактуру та конвертували його у формат PDF, настав час написати електронний лист.
#4. Перегляньте та надішліть свій рахунок-фактуру
Закінчивши надсилати електронний лист, виділіть хвилинку, щоб переглянути все.
#5. Надсилати електронні листи з нагадуваннями про оплату
Відслідковувати рахунок-фактуру може бути важко, але це життєво важлива бізнес-практика. Зрештою, ваша компанія залежить від грошей, які ви приносите. Хоча ваш рахунок-фактура має містити чіткі умови оплати, узгоджені вами та вашим клієнтом, це не завжди означає, що ви отримаєте оплату вчасно.
Як надсилати рахунки-фактури в QuickBooks
Незалежно від того, чи починаєте ви з чистого аркуша, чи з поточної оцінки, цей посібник покаже вам, як створити рахунок-фактуру в QuickBooks Online. Додатково ми продемонструємо процес надсилання та друку рахунків клієнтам.
#1. Спочатку перейдіть до розділу «Рахунок».
У QuickBooks Online знайдіть розділ «Клієнти» в лівій частині інформаційної панелі, натисніть кнопку «+ Новий», а потім виберіть «Рахунок-фактура» зі спадного меню.
#2. Далі введіть оновлені реквізити рахунку-фактури.
Щоб завершити рахунок-фактуру, заповніть необхідні поля на екрані рахунку-фактури.
#3. Нарешті надішліть свій рахунок-фактуру
Коли ви закінчите з рахунком-фактурою та хочете надіслати його пізніше, натисніть кнопку «Зберегти» в нижньому правому куті сторінки. Якщо ви хочете попередньо переглянути або роздрукувати рахунок-фактуру перед його збереженням або надсиланням, перейдіть до нижньої панелі меню екрана рахунку-фактури та виберіть спадне меню «Друк» або «Попередній перегляд», як показано нижче.
Як надіслати рахунок-фактуру своєму клієнту?
Почніть зі складання рахунку-фактури, який містить усі необхідні відомості, такі як ваше ім’я, ім’я та контактна інформація клієнта, дати надання послуг, загальна сума, надані послуги, номер рахунку-фактури та умови оплати. Надішліть його, коли будете готові, електронною поштою, звичайною поштою чи програмним забезпеченням для виставлення рахунків, а потім отримайте платіж.
Що ви використовуєте для надсилання рахунків?
Нижче наведено три найбільш типових способи виставлення рахунків:
- Пошта. Роздрукуйте свій рахунок-фактуру та надішліть його клієнту, якщо він не використовує електронну пошту або онлайн-фактуру.
- Електронна пошта. Це найшвидший і найпоширеніший спосіб надсилання рахунку. Для додаткового захисту збережіть рахунок-фактуру у форматі PDF після створення в текстовому процесорі чи програмі для розробки. Введіть «рахунок-фактура» в рядку теми та додайте коротку заяву в тілі листа.
- Програмне забезпечення для виставлення рахунків.
Чи можете ви надсилати рахунки-фактури в електронному вигляді?
Електронне виставлення рахунків-фактур, часто відоме як електронне виставлення рахунків-фактур, — це акт надсилання рахунку за товари чи послуги клієнту електронною поштою або на вашому веб-сайті. У більшості випадків електронні рахунки-фактури надають споживачеві можливість оплачувати рахунок в електронному вигляді.
Чи можу я просто написати рахунок-фактуру?
Щоб створити базовий рахунок-фактуру, підготуйте документ, який містить такі елементи: контактні дані вашого та покупця, номер і дату рахунку-фактури, кінцевий термін оплати, детальний опис наданих товарів або послуг із відповідними кількостями та вартістю, проміжну суму комісії, відповідні податки , комісії та знижки, а також остаточна сума.
Чи існує безкоштовна система виставлення рахунків?
Рахунок-фактура Zoho є програмне забезпечення для онлайн виставлення рахунків спеціально розроблений для допомоги малим підприємствам в управлінні процесами виставлення рахунків і збору платежів. Послуга проста, безпечна та абсолютно безкоштовна.
Як постачальники надсилають рахунки?
Постачальники часто виставляють рахунки-фактури їхнім прямим контактним особам у фірмі (часто особі, яка користується продуктом чи послугою), а потім команді з питань кредиторської заборгованості, яка потім передає їх менеджеру з бюджету чи фінансів для підтвердження, і так на.
Висновок
Zoho Invoices, Square Invoices і PayPal Invoicing — найкращі безкоштовні інструменти виставлення рахунків для малого бізнесу. Усі три мають основні можливості, необхідні підприємствам, щоб легко складати, надсилати й отримувати рахунки-фактури, а також оцінки.
- Як будувати та досягати успіху в бізнесі за допомогою пустих PDF-шаблонів рахунків-фактур (відкривається в новій вкладці браузера)
- БУХГАЛТЕРСЬКИЙ РАХУНОК: визначення, як його записати та безкоштовне програмне забезпечення
- Облік Wave: огляд і все, що вам потрібно знати
посилання
