Організації будь-якого розміру повинні жонглювати декількома контрактами одночасно, кожен у певній точці життєвого циклу контракту. Провідне програмне забезпечення для управління життєвим циклом контрактів знижує ризики, підвищує продуктивність і максимізує цінність контракту. Але що таке управління життєвим циклом контракту? Які найкращі компанії, що займаються програмним забезпеченням для управління життєвим циклом контрактів? Читайте далі, щоб дізнатися!
Що таке управління життєвим циклом контракту?
Від початкового написання до остаточного виконання та постконтрактного управління, Contract Lifecycle Management – це процес управління кожним етапом життя контракту. Це включає відстеження всіх зацікавлених сторін угоди, моніторинг договірних обов’язків і забезпечення відповідності чинним законам і нормам.
CLM допомагає організаціям максимізувати вартість їхніх комерційних контрактів, уникаючи ризику недотримання або невиконання договірних зобов’язань.
Основні кроки в процесі управління життєвим циклом контракту
Конкретні процеси для процесу керування контрактами можуть відрізнятися залежно від типу контракту та галузі, однак для кожного життєвого циклу контракту необхідно виконати кілька кроків. Давайте розглянемо їх ближче, щоб побачити, як працює процес:
#1. Запити
Цей перший етап життєвого циклу дозволяє зацікавленим сторонам бізнесу отримати важливу інформацію про новий контракт, перегляд, оновлення тощо. Етап запиту, безсумнівно, задає тон тому, чи обробляється контракт ефективно чи із затримками.
#2. Авторство
Цей процес, також відомий як стадія написання контракту, передбачає об’єднання сторін контракту стандартних положень контракту, ключових дат контракту, інформації про контрагента контракту та інших відповідних даних у письмовій копії контракту.
#3. Переговори
Сторони обговорюють параметри, розроблені на попередньому етапі під час фази узгодження контракту. Після зворотного зв’язку та повторного підкреслення досягнуті умови дають зрозуміти очікування всіх зацікавлених сторін.
#4. Дозволи
Огляд проводиться всіма сторонами. Параметри вказуються для виконання стандартів відповідності, договірних обов’язків, основних етапів і спеціальних положень контракту. Для здорової процедури затвердження контракту необхідний доступний і актуальний запис про зміни до контракту. Як наслідок, контрольний журнал програмного забезпечення для керування контрактами має вирішальне значення для ефективного управління життєвим циклом контракту.
#5. Підписи
Контракт вважається ратифікованим, коли його підписує керівник або високопосадовець. Платформи, які забезпечують передові та зручні функції програмного забезпечення електронного підпису, спрощують підписання контрактів по одному або групою, в офісі чи в дорозі, у все більш мобільному середовищі, де рукописні підписи займають багато часу та є неефективними. .
#6. Зобов'язання
Кожен узгоджує свої ролі, етапи, критичні дати, результати та періоди оплати.
#7. Відповідність
Домовлено, що загальні та спеціальні контрактні норми, стандарти, інструкції та практика будуть дотримуватись на додаток до зазначених у контракті. Належне управління комплаєнсом зменшує несвоєчасні збори, судові позови та вузькі місця, а також закладає основу для майбутніх контрактів.
#8. Поновлення
Рішення про продовження або скасування існуючого контракту приймається керівництвом на цьому етапі.
Вибір має ґрунтуватися на аналізі минулої діяльності обох сторін, а також на їх здатності виконувати всі договірні зобов’язання в майбутньому. Якщо прийнято рішення про продовження контракту, усі необхідні зміни слід обговорити зараз, щоб переконатися, що обидві сторони задоволені новими умовами.
Якщо, з іншого боку, буде прийнято рішення про припинення, необхідно вжити заходів для забезпечення виконання будь-яких обов’язків, що залишилися, а також будь-яких відповідних фінансових заходів.
Переваги управління життєвим циклом контракту
Легко зрозуміти, чому управління життєвим циклом контракту стає все більш важливим у сучасному діловому світі. Ось деякі переваги, які CLM може запропонувати вашій компанії, починаючи від покращення контрактних процесів і закінчуючи підвищенням видимості.
#1. Спрощені процедури закупівель
Організації можуть використовувати ефективну систему CLM для автоматизації та оптимізації трудомістких ручних контрактних операцій, таких як виготовлення документів, перегляд, затвердження, виконання та архівування. Автоматизація цих операцій зменшує документообіг і усуває помилки, які можуть виникнути при ручній обробці документів.
Оптимізація процесу також економить час покупців і продавців, дозволяючи їм швидко аналізувати пропозиції, затверджувати контракти та виконувати їх.
Крім того, оцифровуючи контрактні процеси, компанія може краще відстежувати всі дії, пов’язані із закупівлями, забезпечуючи кращу видимість операцій, гарантуючи дотримання законів і нормативних актів.
#2. Підвищена відповідність вимогам
Попередньо схвалені шаблони, пункти, сповіщення про закінчення терміну дії/поновлення, автоматизовані журнали аудиту, настроювані можливості звітування та інші елементи включені в системи CLM для забезпечення відповідності законодавству та нормам.
Це дозволяє компаніям залишатися на висоті своїх контрактів протягом усього життєвого циклу, знижуючи ризик невиконання або штрафних санкцій через порушення термінів або забутих правил.
Крім того, рішення CLM дозволяють контролювати доступ, щоб обмежити доступ до певних контрактів і інформації, що міститься в них, що є критичним компонентом для забезпечення безпечних методів керування даними.
№3. Заходи щодо скорочення витрат
Компанії можуть мінімізувати свої загальні витрати, використовуючи спрощений і скоординований підхід до управління контрактами. Вони можуть заощаджувати гроші, легко визначаючи, де вони витрачають менше, а де перевитрачають.
Крім того, за допомогою автоматизованих процесів, таких як регулярні сповіщення про закінчення терміну дії та дати поновлення, організації можуть уникнути дорогих помилок, таких як прострочення платежів, відсутність рахунків-фактур або пропуск термінів.
Нарешті, технології автоматизації контрактів допомагають командам керівництва домовитися про кращі умови з постачальниками, пропонуючи на основі даних уявлення про поточні ринкові ціни на певні товари та послуги. Це дозволяє їм домовлятися про кращі витрати постачальників, що може призвести до значної економії коштів у всіх напрямках.
#4. Кращі переговори
Програмне забезпечення CLM надає переговорним групам доступ у реальному часі до цін і умов від їхніх постачальників для кожного конкретного продукту чи послуги, що обговорюється. Ця прозорість дозволяє покупцям точніше оцінювати вартість і приймати кращі рішення під час переговорів.
Інструменти автоматизації, такі як автоматичні запити на маршрутизацію пропозицій, також допомагають гарантувати, що всі учасники угоди будуть обізнані про зміни під час переговорів, дозволяючи їх швидко та належним чином розглядати.
Це може допомогти зберегти всі сторони, залучені в угоду, задоволеними своїми переговорами, що призведе до кращих контрактів для всіх.
#5. Підвищена видимість
Управління життєвим циклом контракту дозволяє підприємствам отримати краще розуміння всього процесу контракту та його супровідних даних, від початку до кінця. Це надає групам із закупівель повне уявлення про їхні контракти та дозволяє їм краще слідкувати за етапами кожної угоди.
Підвищення видимості підвищує прозорість між сторонами, забезпечуючи кращий зв’язок і співпрацю протягом усього процесу укладення контракту.
Крім того, він усуває ручні процеси, надаючи оновлення в режимі реального часу про зміни в контрактах або розробки, дозволяючи організаціям оперативно реагувати на будь-які обставини, які можуть статися під час переговорів або впровадження.
Найкращі компанії з програмного забезпечення для керування життєвим циклом контрактів
CLM означає програмне забезпечення для керування життєвим циклом контрактів, яке допомагає організаціям автоматизувати створення, узгодження та підписання контрактів. Це також може допомогти у зберіганні та управлінні підписаними контрактами. У результаті організації можуть заощадити час і гроші, автоматизувавши процедури, пов’язані з контрактами. Ми переглянули провідних розробників програмного забезпечення для керування життєвим циклом контрактів, щоб знайти найкращі рішення для керування контрактами. Вони такі:
№ 1. PandaDoc
PandaDoc — це недороге комплексне рішення, яке включає потужну платформу для керування контрактами та документами. Крім того, PandaDoc, яка була заснована в 2011 році, використовує просте програмне забезпечення, щоб допомогти вам керувати всім життєвим циклом ваших контрактів. Це багатофункціональне дешеве програмне забезпечення виділяється з натовпу, що робить його найкращим загальним рішенням для компаній будь-якого розміру.
#2. DocuSign
DocuSign надає малому бізнесу недорогі рішення для керування контрактами, починаючи від електронних підписів і закінчуючи повною системою CLM.
Таким чином, DocuSign був запущений у 2003 році як стартап електронного підпису, але його придбання SpringCM у 2018 році забезпечило компанії можливості CLM. Крім того, DocuSign часто використовується компаніями, оскільки його легко використовувати всім сторонам. Згідно з нашою оцінкою, плани електронних підписів DocuSign були оптимальними для малих фірм, хоча наскрізні рішення доступні для операцій, пов’язаних з великим контрактом.
#3. Конкорд
Concord дозволяє компаніям розповсюджувати необмежену кількість паперів із повною підтримкою введення та можливостями корпоративного рівня. Крім того, Concord є найкращою альтернативою для великих підприємств завдяки своїй безмежній потужності та важливим інтеграціям.
На перший погляд Concord здається ідентичним Gmail. Ви можете налаштувати його за лічені хвилини та отримати повну допомогу з адаптації всіх програм. Ви можете працювати з будь-яким програмним забезпеченням, яке вам подобається, будь то інформаційна панель Concord або Google Drive.
#4. Поза законом
Outlaw, новачок в організації, був створений у 2017 році. Цей Outlaw є найкращим рішенням, яке ми знайшли для ваших потреб у звітності, завдяки його надійній інформаційній панелі та аналітиці за допомогою ШІ. Крім того, Outlaw підходить для більшості організацій, а його необмежене хмарне сховище, контракти та електронні підписи усувають необхідність турбуватися про обсяг.
Скільки коштує програмне забезпечення для керування контрактами?
Більшість програмного забезпечення для керування контрактами доступні на місячній або річній основі, зі знижками, доступними для щорічних платежів, великого обсягу контрактів або великої кількості користувачів. Оскільки ви можете завантажити власну угоду або використати загальний шаблон, а потім надіслати її електронною поштою для електронного підпису, безкоштовні та недорогі плани ідеально підходять для невеликих фірм із звичайними контрактами.
Платні опції з основними інструментами керування контрактами починаються від 25 доларів США за користувача на місяць. З іншого боку, плани з нижчою ціною часто не мають розширених параметрів налаштування, звітності чи брендування. З іншого боку, технологія штучного інтелекту, автоматизація та остаточне налаштування коштуватимуть вам до 125 доларів США на користувача щомісяця.
Які загальні функції програмного забезпечення для керування контрактами?
Хоча функції програмного забезпечення CLM відрізняються, майже всі рішення допомагають власникам бізнесу протягом життєвого циклу документів. Нижче наведено найбільш затребувані функції програмного забезпечення для керування контрактами:
- Спеціальні або розумні поля: для ваших контрактів ви можете використовувати стандартні поля або додавати власні поля для збору відповідної інформації про вашого клієнта.
- Автоматизований процес затвердження: Програмне забезпечення корпоративного рівня дозволяє вам налаштувати процеси так, щоб ваш документ направлявся відповідним особам для затвердження, не витрачаючи час.
- Автоматичні сповіщення: від сповіщень електронною поштою про зміну контракту до сповіщень про важливі етапи, автоматичні нагадування інформують усіх протягом усього процесу.
- Почервоніння: це процес, за допомогою якого всі сторони вносять зміни до контрактів, відстежуючи будь-які зміни. Це також є особливістю цифрових дискусій, оскільки документи надходять до сторін і від них, з дозволеними або забороненими переглядами.
- електронний підпис: багато CLM включають власні засоби електронного підпису, що означає, що вони включені в програмне забезпечення. Інші компанії включають у своє програмне забезпечення функцію стороннього електронного підпису.
- Можливості OCR: це функція пошуку за допомогою тексту або голосу, яка дозволяє швидко знаходити контракти, пункти або клієнтські дані у вашому сховищі.
- Аудиторські сліди: якщо ваш договір розглядається в суді, певне програмне забезпечення CLM відстежує всі версії, розмови та перегляди, щоб забезпечити чіткий контрольний слід.
Які 4 етапи життєвого циклу контракту?
Управління контрактами поділяється на два етапи: перед підписанням (створення, обговорення/співпраця та перегляд/затвердження) і після підписання (адміністрування/виконання, поновлення/припинення та звітування/відстеження).
Які компоненти управління життєвим циклом контракту?
Управління життєвим циклом контракту (CLM) автоматизує та спрощує операції контракту на критичних етапах. Ініціація, створення, процес і робочий процес, узгодження та затвердження, виконання, постійне управління та дотримання (всередині сховища), а також поновлення контракту є одними з цих етапів.
Що таке 4 стовпи CLM?
Централізовані репозиторії, шаблони та бібліотеки пунктів є чотирма стовпами дотримання контракту. Чітко визначені контрольні показники виконання контракту. Послідовні робочі процеси.
Що таке модель життєвого циклу контракту?
Концепція «життєвого циклу» використовується для опису шляху контракту. Починається із запитів і закінчується, коли вони повністю задоволені – з можливістю поновлення. Запити, авторство, переговори, схвалення, підписи, зобов’язання, дотримання вимог і поновлення — це вісім загальних кроків.
Які 5 ключових етапів життєвого циклу контракту?
П’ять етапів життєвого циклу контракту:
- Створення договору та авторство
- Договірна співпраця та переговори
- Присудження та виконання контракту.
- Адміністрація контракту.
- Розірвання або продовження контракту.
Які шість 6 етапів управління контрактами?
Шість етапів життєвого циклу контракту:
- Створення договору.
- Переговори та співпраця.
- Перегляд та затвердження.
- Адміністрування та виконання.
- Постійне управління та оновлення.
- Звітність і відстеження.
Що таке робочий процес CLM?
Робочий процес CLM стосується всіх кроків, які виконує організація для створення та законного виконання контракту. Робочі цикли можна створювати для кожного етапу процесу, від ідеї та авторської розробки до узгодження та схвалення та, нарешті, виконання та поновлення чи припинення.
Що таке 3 стовпи дизайну?
Ці три стовпи — люди, процедури та інфраструктура — стосуються компаній, які вже працюють у сфері проектування та будівництва, а також тих, які тільки починають.
Висновок
Підсумовуючи, управління життєвим циклом контракту є важливим інструментом для компаній будь-якого розміру та галузей. CLM може заощадити час, гроші та ресурси, одночасно знизивши ризики, пов’язані з укладенням контрактів вручну, шляхом автоматизації обробки контрактів і надання кращої видимості процесу укладання контрактів.
CLM може допомогти забезпечити відповідність галузевим стандартам і надати важливу інформацію про договірні дані на додаток до оптимізації операцій.
Підприємства можуть підвищити ефективність своєї діяльності управління контрактами операцій, отримуючи кращий контроль за своїми угодами за допомогою правильного впровадження та підтримки з боку надійного постачальника.
Статті по темі
- Основні переваги використання керування життєвим циклом контрактів для малого бізнесу
- УПРАВЛІННЯ ДОГОВОРАМИ: що це таке, процес і життєвий цикл
- ПРОГРАМНЕ ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ ДЛЯ КЕРУВАННЯ КОНТАКТАМИ: 17+ найкращих програмних інструментів для керування контактами у 2023 році
- Життєвий цикл проекту: значення, етапи та чому це важливо
посилання
