Замовлення на купівлю є основою бізнесу як для продавців, так і для покупців. Ці документи є юридично обов’язковими та вказують на намір клієнта здійснити покупку та є записом деталей замовлення. Кожен, хто займається їх створенням і передачею, повинен уважно стежити за цими файлами. Отже, які є хороші методи для того, щоб стежити, зберігати та підтримувати порядок у своїх замовленнях? Номер замовлення на купівлю – це перший крок до того, щоб зробити будь-яку з цих речей. Читайте далі, щоб дізнатися, що таке номер замовлення на замовлення в рахунку-фактурі та що таке генератор номерів замовлення на замовлення. Ми також додали відмінності між номером замовлення на замовлення та номером рахунка-фактури.
Давай пірнути!
Що таке замовлення на купівлю?
Товари та послуги, які бажає придбати покупець, детально описуються в замовленні на купівлю (PO), яке є документом, який клієнт надсилає постачальнику. Якщо постачальник приймає замовлення на купівлю, воно стає обов’язковим контрактом.
Правильно задокументоване замовлення на закупівлю включає такі елементи, як:
- Дата замовлення
- Опис товару або послуги
- Кількість товарів або послуг
- Умови платежу
- Контактна інформація покупця та продавця
- Унікальний номер замовлення на замовлення
Як вони працюють?
Замовлення на купівлю (PO) — це документ, який видає покупець продукту чи послуги на початку транзакції. Включаються товари або послуги, що обмінюються, їх кількість і узгоджена ціна. Добре оформлене замовлення на купівлю має бути достатньо детальним, щоб у продавця не виникало питань. Замовлення на купівлю є обов’язковим для обох сторін, оскільки воно було авторизовано ними. Номер замовлення на купівлю, розташований у верхній частині форми, використовуватиметься для всіх наступних комунікацій із клієнтом, включаючи телефонні дзвінки, транспортні документи та виставлення рахунків.
Після того як постачальник виконає замовлення на купівлю, він надішле рахунок-фактуру. Рахунок-фактура є остаточним рахунком. Буде вказано кількість і ціни товарів і послуг, які постачає постачальник. Номер замовлення на купівлю також буде включено, щоб вказати, що цей продаж був авторизований заздалегідь. Покупець зобов'язаний здійснити оплату згідно з умовами, узгодженими при отриманні (продавець, наприклад, може передбачити, щоб усі його постачальники отримували оплату протягом 30 днів).
Що таке номер Po?
Номер замовлення на покупку – це спеціальний номер, який присвоюється замовленню на купівлю, яке є офіційною заявою клієнта про намір придбати щось у продавця та охоплює особливості транзакції. І продавець, і клієнт отримають вигоду від наявності унікального ідентифікатора для кожного розміщеного або отриманого замовлення. Покупці підтверджують свій намір придбати товари чи послуги шляхом оформлення замовлень на купівлю продавцям. Ціни та вимоги до кількості є одними з деталей, включених до документа. Прийняття постачальником замовлення на купівлю означає майже повну згоду з умовами, які в ньому містяться.
Для компаній вкрай важливо стежити за своїми замовленнями на закупівлю. Ці записи є досить важливими з юридичної точки зору. Крім того, вони допомагають підприємствам вести точний фінансовий облік і часто мають вирішальне значення для безперебійної роботи бізнесу, особливо невеликого.
Саме тоді в дію вступають номери замовлення на замовлення. Вони полегшують зберігання та пошук замовлень на купівлю обома сторонами, сприяючи підзвітності продавців і покупців щодо специфіки замовлення та полегшуючи процеси аудиту та бухгалтерського обліку.
Як отримати номер Po
Встановити номер замовлення на купівлю можна кількома різними способами. Цілком можливо, що певні компанії, особливо ті, що мають менше ресурсів, зможуть створювати власні шаблони замовлень на купівлю та видавати номери замовлення на замовлення та рахунки один за одним.
Однак більшим компаніям, можливо, доведеться мати справу зі значно більшим обсягом транзакцій, що робить трудомісткий і неефективний процес ручного введення номерів замовлень на закупівлю неможливим.
Через це багато онлайн-бухгалтерських служб можуть автоматично створювати деталі замовлення на купівлю, наприклад номери замовлення на покупку для кожного товару. Під час створення системи нумерації замовлення на покупку можна вибрати два основні підходи: ручний і автоматичний.
Ручна система номерів PO
Якщо ви керуєте невеликим підприємством із невеликим обсягом замовлень на купівлю, ви можете створити власну систему номерів замовлення на замовлення вручну. Код може складатися з літер, цифр і тире в будь-якому порядку, який зрозумілий вам як керівнику компанії. З іншого боку, якщо вам потрібен суттєвіший номер замовлення на замовлення, система може створити його на основі дати створення замовлення. Незалежно від того, який шлях ви оберете, ви завжди повинні занотувати ім’я постачальника, основні дані замовлення та термін дії в іншому місці. Продовжуйте робити це, навіть коли отримуєте вказівки.
Слідкуйте за своїми клієнтами, замовленнями та платежами в одному центральному місці, записуючи відповідну інформацію про кожне замовлення на купівлю в електронну таблицю Excel.
Автоматичний генератор номерів замовлення
Управління замовленнями на закупівлю та витратами компанії стає дедалі складнішим із зростанням корпоративних витрат. Зрештою стає неефективним і трудомістким надавати кожному замовленню унікальний код вручну. На щастя, сьогодні існує безліч недорогих хмарних облікових рішень, кожне з яких оснащено власною власною можливістю автоматичного генерування та призначення номерів замовлення на купівлю (PO).
Генератор чисел Po
Термін «генератор номерів замовлення» не охоплює широкий спектр можливостей, особливо коли йдеться про ресурси, які можна придбати. Якщо ви використовуєте хмарне рішення для бухгалтерського обліку або систему планування ресурсів підприємства (ERP) для керування своїми фінансами, у вас не виникне проблем із визначенням номерів замовлень на купівлю для включення до рахунків-фактур і замовлень на купівлю.
Ви можете використовувати генератор випадкових номерів замовлення на замовлення або техніку генерації випадкових чисел, щоб генерувати номери замовлень на купівлю, якщо ви створюєте їх вручну або в програмі, як-от Excel, і вам не потрібно, щоб вони були послідовними або певної довжини.
З цією метою зазвичай доцільно використовувати спеціалізоване програмне забезпечення для бухгалтерського обліку або планування ресурсів підприємства для створення замовлень на купівлю та, відповідно, номерів замовлень на купівлю. Така система може заощадити вам багато часу та роботи, тож інвестиції в неї, ймовірно, варті, якщо ваші продажі не надто низькі.
Де розмістити номер замовлення на замовлення в рахунку-фактурі
Найпоширенішою практикою є включення номера замовлення на купівлю у верхній частині рахунку-фактури, щоб на нього можна було швидко та легко посилатися. Розташування номера замовлення на закупівлю в шаблоні залежить від типу бізнесу, яким ви керуєте.
Номер поштового замовлення проти номера рахунка-фактури
На перший погляд номер замовлення на замовлення та номер рахунку-фактури здаються схожими. Існує кілька відмінностей між номером замовлення на замовлення та номером рахунка-фактури, незважаючи на те, що вони містять однакову інформацію та умови оплати. Нижче наведено відмінності між номером замовлення на замовлення та номером рахунка-фактури.
#1. Орган, що видав документ
Виставлення рахунків відбувається після того, як споживач видає замовлення на купівлю постачальнику.
#2. Юридичний статус
Хоча вони корисні для відстеження відправлень і вимагання оплати, рахунки-фактури не мають іншої законної мети в процесі купівлі. Якщо він не використовується для резервного копіювання замовлення на купівлю, його не можна використовувати як фінансовий інструмент або в цивільному суді, оскільки він не є угодою між покупцем і продавцем.
#3. Як вони використовуються
Мета рахунка-фактури — повернути покупцеві зобов’язання оплатити до встановленої дати. Коли термін виконання наближається, а продавець ще не заплатив за вантаж, він може надіслати електронний лист із нагадуванням. Рахунок-фактура також може служити дружнім нагадуванням про оплату від продавця. Навпаки, замовлення на купівлю дозволяє покупцеві вказати кількість і дату доставки необхідного продукту від постачальника.
#4. Що вони вказують
Рахунки-фактури з детальним описом вмісту відправлень є стандартною практикою. Кілька рахунків-фактур з унікальними серійними номерами генеруються щоразу, коли постачальник надсилає більше одного пакета.
Ось додаткові відмінності між номером замовлення на замовлення та номером рахунка-фактури
| Номер замовлення на замовлення | Номер накладної |
| Підтвердження замовлення, надіслане покупцем постачальнику | Нагадування про оплату, надіслане постачальником покупцеві |
| Генерується, коли покупець розміщує замовлення | Створюється після виконання замовлення |
| Визначає умови покупки | Визначає підтвердження продажу |
| Запобігає надлишку запасів | Запобігає дублюванню та переплаті |
| Спрощує відстеження запасів | Допомагає розрахувати витрати та податки |
Подібності між замовленням на купівлю та рахунком-фактурою
Замовлення на купівлю та рахунки-фактури легко сплутати, оскільки вони звучать схоже. Обидва передбачають обмін інформацією про продукт або послугу в комерційних цілях. Однак час цих подій є різним. Вони мають багато спільного, але є й важливі відмінності, які необхідно зробити.
У більшості випадків замовлення на купівлю та рахунок-фактура можна використовувати як взаємозамінні. Існує кілька ключових паралелей між замовленнями на купівлю та рахунками-фактурами, незважаючи на їх численні відмінності:
- Обидва є формами реклами, пов’язаної з купівлею продукту.
- Вони мають вирішальне значення для зменшення марнотратних витрат.
- Вони забезпечують більшу прозорість процедури закупівлі.
- Основні відомості про замовлення, доставку, постачальника та ціни включено в обидва.
- Обидві угоди купівлі-продажу є обов'язковими юридичними документами
Яку функцію в бізнесі виконують рахунок-фактура та замовлення на купівлю?
Незважаючи на те, що це може здатися додатковою роботою, замовлення на купівлю та рахунки-фактури є важливими фінансовими документами, які допомагають компанії залишатися на висоті своїх закупівельних потреб у міру зростання попиту та розвитку відносин між покупцем і продавцем.
Ви не можете вибрати між замовленням на купівлю та рахунком-фактурою, оскільки вони обидва важливі. Незважаючи на те, що з юридичної точки зору рахунки-фактури мають важливе значення, замовлення на купівлю пропонують такі необхідні роз’яснення та допомагають уникнути проблем.
Використання замовлень на купівлю та рахунків-фактур мінімізує непорозуміння завдяки чіткому окресленню очікуваних результатів угоди, незалежно від коливань попиту чи ступеня складності основного процесу закупівлі.
Навіщо використовувати цифрове керування замовленнями та рахунками-фактурами
Керування замовленнями на купівлю та рахунками-фактурами вручну є простим на початку, коли компанія невелика, а кількість покупок невелика. Однак із розширенням бізнесу зростає і кількість покупок, які він робить. Розуміння подібності та відмінностей між замовленнями на купівлю та рахунками-фактурами теж не допоможе.
Фірмам стає дедалі нудніше та схильніше до помилок вручну обробляти все більшу кількість замовлень на купівлю та рахунків-фактур, які вони отримують електронною поштою, факсом, звичайною поштою тощо. Навіть якщо це здається незначною інформацією, вона має вирішальне значення для успіху процес в цілому.
Системи електронного обміну даними (EDI) можуть бути дорогими, і деякі компанії просто не можуть дозволити собі реалізувати таку систему разом зі своїми постачальниками. Рішення для закупівель дозволяють компаніям захистити інформацію, що міститься в рахунках-фактурах для замовлень на купівлю. Щоб оптимізувати та підвищити ефективність своїх найважливіших процедур закупівель, компанії будь-якого розміру можуть використовувати це програмне забезпечення для керування такими речами, як замовлення на купівлю та рахунки-фактури.
Чому номер замовлення на замовлення важливий?
Незалежно від того, чи є ви покупцем чи продавцем, замовлення на купівлю є невід’ємним аспектом бізнес-операції, який вимагає вашої уваги та дотримання в будь-який час.
Надання кожному замовленню на купівлю окремого номера замовлення на закупівлю полегшує й точніше відстежує замовлення. Якщо у клієнта виникла проблема з покупкою, яка була зроблена кілька місяців тому, замовлення на купівлю та відповідний рахунок-фактуру можна знайти за допомогою простого пошуку за номером замовлення.
Така ж перевага доступна, якщо ваша компанія розміщує замовлення та видає номер замовлення. Простий у генеруванні код і швидкий пошук і перевірка покупок є перевагами використання схеми нумерації замовлення на замовлення. Використовуючи номер замовлення на замовлення, можна уникнути повторних платежів, неправильного подання та інших облікових помилок.
Довгостроковий успіх вашої компанії залежить від надання послуг, які є законними та надаються кваліфікованими професіоналами. Доставка не того товару або неправильне виставлення рахунків клієнту можуть мати руйнівні наслідки для доброго імені компанії та прибутку.
Ось ще кілька причин, чому номер замовлення на замовлення важливий.
#1. Довіра та перевірка
Незважаючи на те, що між покупцем і продавцем розвивається взаємна довіра, кожна транзакція вимагає гарантій оплати та доставки. Замовлення на купівлю зменшує ймовірність плутанини та змушує всі сторони нести відповідальність. У міру розвитку бізнесу основні припущення, на яких вони були засновані, можуть змінюватися. Послідовність цих знань полегшується через замовлення на купівлю.
№2. Організація
Розширення клієнтської бази компанії збільшує складність виконання замовлень. У великій організації це не так просто, як записати інструкції та передати їх працівнику для виконання. Якщо всі ваші клієнти користуються системою замовлень на купівлю, яку ви можете контролювати, вони будуть задоволені, а вам – додатковий бізнес.
№3. Підзвітність
Замовлення на купівлю може спростити процеси закупівель і продажів компанії. Формалізуючи умови угоди в письмовій формі, і продавець, і покупець, швидше за все, дотримаються своїх зобов’язань. Крім того, це полегшує продавцю відстеження прогресу продажу товарів і звірку невиконаних замовлень. Використання замовлень на закупівлю приносить користь обом сторонам.
Хто надає номер замовлення на замовлення?
Кожне замовлення на купівлю отримує спеціальний ідентифікатор, відомий як «номер замовлення на покупку». Покупець несе відповідальність за створення цього документа, який використовуватиметься обома сторонами протягом усього процесу продажу. Продавці часто додають номер замовлення на покупку в рахунку-фактурі, щоб переконатися, що вони стягують плату з належного клієнта за правильну покупку.
Як використовувати номер замовлення на замовлення?
Для кожного замовлення на купівлю створюється окремий номер замовлення на закупівлю (PO). У замовленні на купівлю вказуються товари та послуги, які компанія хотіла б придбати у певного постачальника. І покупець, і продавець посилатимуться на номер замовлення на замовлення під час укладання угоди.
Як знайти свій номер замовлення?
Номер замовлення на придбання є юридично обов’язковим номером, який міститься в документі замовлення на придбання. Замовлення на купівлю — це початковий діловий документ, у якому вказуються товари чи послуги, які необхідно надати, а також їх кількість і ціни.
Скільки цифр складається з номера замовлення?
Номер замовлення на замовлення міститиме від чотирьох до шести цифр. Номер замовлення на замовлення може містити будь-яку комбінацію літер, цифр і тире.
Яка різниця між номером замовлення та номером замовлення?
Номер замовлення на закупівлю (або номер замовлення) — це спеціальний ідентифікаційний ідентифікатор, створений компанією-покупцем. Керівництво компанії може створити код вручну, або програма може зробити це автоматично.
Заключні думки
Покупець часто призначає кожному замовленню на купівлю спеціальний ідентифікаційний номер, відомий як номер замовлення. Керівництво компанії або бухгалтерське програмне забезпечення компанії може вручну або автоматично згенерувати код. Під час транзакції номер замовлення на покупку буде вказуватися під час телефонних дзвінків клієнта, у формах доставки та іноді у відповідному рахунку-фактурі, щоб гарантувати точність.
Статті по темі
- Процес замовлення на покупку: типи, приклади та формат
- 11+ КРАЩА СИСТЕМА ЗАМОВЛЕНЬ НА ПОКУПКУ ДЛЯ МАЛОГО БІЗНЕСУ 2023
- ЩО ТАКЕ РОЗПОДІЛ ЗАКУПІВНОЇ ЦІНИ: усе, що вам потрібно знати
посилання
