Ваша компанія не може працювати без інвентарю. Важливо підтримувати належний рівень запасів, щоб задовольнити споживчий попит, уникаючи при цьому надмірних зборів за зберігання. Для цієї мети корисна система управління запасами. Система постійної інвентаризації є надійним інструментом для підтримки постійного обліку запасів. У цій статті ви дізнаєтесь, що таке система постійної інвентаризації та як вона працює.
Система постійної інвентаризації
Постійна система інвентаризації — це система, яка ніколи не припиняє підрахунок запасів. На відміну від системи періодичної інвентаризації, яка проводить інвентаризацію лише через заздалегідь визначені проміжки часу, ця система відстежує рівень запасів у режимі реального часу. Оскільки вони завжди відображають поточний рівень запасів, системи постійної інвентаризації більш надійні, ніж періодичні. Використовуючи ці дані, можна зробити кращий вибір щодо замовлення, виробництва та, зокрема, ціни. Впровадження системи постійної інвентаризації може приймати різні форми. Для цього часто використовуються штрих-коди та радіочастотні ідентифікаційні мітки. Штрих-коди або мітки RFID скануються в точці продажу, що дозволяє автоматично коригувати рівень запасів. Іншим варіантом є комп’ютеризована система інвентаризації. За допомогою цієї системи можна однаково контролювати замовлення, доставку та рівень запасів. Компанії можуть багато отримати від використання постійної системи інвентаризації. Деякі з переваг:
1. Оскільки системи постійної інвентаризації забезпечують рівень запасів у реальному часі, вони більш надійні, ніж системи періодичної інвентаризації. Використовуючи ці дані, можна зробити кращий вибір щодо замовлення, виробництва та ціни.
2. Економія коштів завдяки уникненню як надмірних, так і недостатніх запасів є основною перевагою систем постійного обліку запасів.
3. Системи постійної інвентаризації дозволяють організаціям надавати кращі послуги своїм клієнтам, постійно інформуючи їх про рівень запасів. Це може допомогти магазинам утримувати свої полиці укомплектованими та задовольняти клієнтів.
4. Системи постійної інвентаризації допомагають фірмам економити час і зусилля за рахунок автоматизації багатьох процедур, традиційно пов'язаних з управлінням рівнями запасів. Тоді працівники матимуть більше часу, щоб присвятити іншим ініціативам.
5. Підсумовуючи, фірми можуть отримати вигоду від систем постійного обліку запасів кількома способами. Підвищення точності, економія коштів, покращення сервісу та підвищення продуктивності – лише деякі з цих переваг.
Система постійної інвентаризації: огляд
Оскільки системи постійної інвентаризації забезпечують відстеження продажів і рівнів запасів для певних товарів у реальному часі та допомагають запобігти вичерпанню запасів, вони можуть бути кращими, ніж застарілі системи періодичної інвентаризації. Бухгалтерам компанії не потрібно вручну змінювати постійну інвентаризацію, якщо вона не відрізняється від фактичної інвентаризації через втрату, поломку або крадіжку. Оскільки системи постійної інвентаризації не можуть врахувати втрати, поломки або крадіжки, необхідні періодичні інвентаризації. Завдяки використанню сканерів штрих-кодів або інших електронних записів про придбання, продажі та повернення продукції, коли вони відбуваються, системне програмне забезпечення пропонує зміни в інвентарі в реальному часі. Ці дані додаються до постійної бази даних і оновлюються. Система підтримує інтеграцію з групами фінансів і бухгалтерського обліку, серед інших сфер. Це сприяє дотриманню податкового законодавства та інших правил. Дані постійної інвентаризації можуть використовуватися персоналом для точного інформування клієнтів про наявність товарів, запасних частин і матеріальних компонентів.
Система постійної інвентаризації журнальних записів
Приклад транзакцій системи постійного обліку запасів у журналі
Суб’єкт господарювання використовує постійні запаси, суб’єкт господарювання придбав запаси на суму 24,000 12 доларів США на рахунок XNUMX червня. Задокументуйте цю операцію. Це типовий вхід для системи постійної інвентаризації записів у журналах
[Запис в журналі]| Дебет | кредит | |
| Інвентаризація | 24,000 | |
| Кредиторська заборгованість | 24,000 |
примітки
Дебет: Збільшення запасів
Кредит: Збільшення кредиторської заборгованості
Придбання товарно-матеріальних цінностей, здійснених протягом терміну, відзначаються на рахунку «Інвентаризація» за системою постійної інвентаризації. Коли запаси купуються та продаються, обліковий запис запасів постійно оновлюється в системі постійної інвентаризації.
Ймовірно, ви ведете журнал транзакцій під час роботи з обліком запасів. Нижче наведено найчастіші записи в журналі, які вам знадобляться для обліку ваших запасів.
#1. Купівля товарів за оптовими цінами
Придбання товарів необхідно відображати в бухгалтерських книгах з дебетом запасів і кредитом кредиторської заборгованості:
#2. Компенсація AP
Тепер дуже важливо мати надійну платіжну систему, оскільки час оплати рахунків може як збити, так і зруйнувати вашу компанію. Джерела постачання та зв’язки з постачальниками для вашої фірми можуть постраждати, якщо рахунки не оплачуються вчасно. Крім того, це може створити враження, що ваша компанія має проблеми з іншими сторонніми особами, що шкодить репутації та довірі. Навпаки, організований підхід допоможе вам уникнути штрафів за прострочення платежу, збільшити грошовий потік і зберегти хороші робочі зв’язки з постачальниками.
#3. Умови кредиту
Зазвичай товари купуються в кредит у оптовиків і виробників. Рахунок або рахунок-фактура від постачальника повинні чітко вказувати умови оплати. Уявімо для цілей аргументації, що 1 квітня корпорація використала кредит для придбання товарів на 2,000 доларів США, погодившись заплатити за них двома платежами по 10 доларів кожен із повним платежем через 30 днів. У покупця є 30 днів, щоб повернути кошти продавцю, але надається знижка 2%, якщо гроші будуть перераховані в перші 10 днів. Тепер із доступною знижкою 2% від ціни в рахунку-фактурі компанія XYZ реєструє свої покупки за чистою вартістю 1,940 доларів США. Ця трансакція буде зареєстрована компанією як така:
# 4. Продаж товарів
Один запис у журналі потрібен для підтвердження продажу, а інший – для реєстрації витрат на продану продукцію, коли компанія продає товари.
#5. Колекція AR
Клієнти, які купують у вас товари та послуги в кредит, винні вам гроші, що називається дебіторською заборгованістю. Усі неоплачені рахунки або гроші, які вам винні клієнти, включені до вашої дебіторської заборгованості. Фінансовий звіт вашої компанії включає дебіторську заборгованість як актив. Підтримка міцного фінансового стану вашої компанії значною мірою залежить від вашої здатності оцінювати важливість дебіторської заборгованості. Завжди рекомендується підтримувати свою дебіторську заборгованість у належному стані. Навіть якщо у вас велика клієнтська база, це може мати катастрофічні наслідки для вашого бізнесу, якщо вони не платять вам вчасно або взагалі не платять.
Система періодичної та постійної інвентаризації
Різні методи та процедури для документальне оформлення товарно-матеріальних цінностей потрібні для вічних і періодичні системи, незважаючи на те, що вони можуть працювати разом. Продукція постійно контролюється персоналом у постійній системі. Продукти записуються лише через рівні проміжки часу в періодичній системі. Не можна заперечувати, що постійною системою важче керувати, ніж періодичною, незважаючи на всі додаткові дані, які потрібно відстежувати та зберігати. За словами Мюллера, «основи однакові — незалежно від вашого підходу», коли ви думаєте про систему, яку ви хочете використовувати. Якщо в основній системі є недолік, жодне модне програмне забезпечення не врятує вас від того, щоб швидше зробити ті самі помилки. Рішення, що стосуються системи, залежатимуть від таких факторів, як швидкопсувність ваших товарів і способи фізичного поводження з ними (наприклад, розмір і кількість місця для зберігання, яке їм потрібно).
Те, як ваш бізнес приймає доставку та зберігає товар, також впливає на його характер. Деякі продукти уніфіковані, тому що їхні компоненти невеликі та зберігаються в окремих контейнерах. Безстроковий метод добре працює для великих компаній або тих, хто має багато запасів. Періодичний метод часто може допомогти малим підприємствам, які не мають великого запасу, зберегти бізнес. Те ж саме стосується і допустимої похибки, яка менша з безстроковою системою, але періодична система може не сильно вплинути на невеликий простий інвентар. Важливий обліковий показник, собівартість проданих товарів (COGS), визначається шляхом додавання початкового балансу запасів до вартості придбання запасів і вирахування кінцевої вартості запасів. Зі справжньою інвентаризацією COGS оновлюється час від часу. Загалом, постійна система інвентаризації легша у використанні.
Приклади системи постійної інвентаризації
Деякі приклади систем постійної інвентаризації включають:
- Системи торгових точок (POS): ці системи відстежують рівень запасів у міру продажу товарів.
- Системи управління складом (WMS): ці системи відстежують рівень запасів, коли товари переміщуються на склад і з нього.
- Системи планування ресурсів підприємства (ERP): ці системи відстежують рівень запасів у всіх аспектах бізнесу, включаючи продажі, виробництво та закупівлі.
Системи постійної інвентаризації більш точні, ніж системи періодичної інвентаризації, оскільки вони відстежують рівень запасів у режимі реального часу. Це дозволяє підприємствам краще керувати своїми запасами та уникати нестачі або надлишку.
Бездротові сканери штрих-кодів у супермаркетах є найбільш типовою реалізацією системи постійної інвентаризації. Він зберігає в режимі реального часу журнал усіх просканованих транзакцій у системі. Завдяки такому підходу підприємствам не доведеться здогадуватися про те, скільки товарів їм потрібно або є в наявності.
Що таке формула постійної інвентаризації?
Формула постійної інвентаризації:
Кінцевий запас = початковий запас + покупки – продажі
Цю формулу можна використовувати для розрахунку кінцевих запасів компанії на кінець звітного періоду. Початковий запас – це вартість запасів, які компанія має на початку звітного періоду. Придбання, очевидно, є вартістю запасів, які компанія придбала протягом звітного періоду. Продажі - це вартість запасів, які компанія продала протягом звітного періоду. Формула постійного запасу є корисним інструментом для компаній, щоб відстежувати рівень своїх запасів і гарантувати, що вони мають достатньо запасів для задоволення попиту клієнтів.
Що таке постійна інвентаризація та які її причини?
Постійна інвентаризація — це безперервний метод обліку, який точно відображає фактичні запаси в обліковій інвентаризації шляхом безперервної реєстрації змін запасів без необхідності фізичної інвентаризації. POS-системи та сканери — це пристрої введення, які використовуються на складах для постійної інвентаризації.
Які дві особливості системи постійної інвентаризації?
Механізм постійної інвентаризації досить складний. Якщо речі не вкрадені та не пошкоджені, зміни в інвентарі є точними та легко доступними одразу. Під час кожного продажу обліковий запис COGS також регулярно оновлюється. Система постійної інвентаризації — це спосіб відстежувати запаси без необхідності вручну вводити кожну покупку чи продаж. Програмне забезпечення в цій системі в основному відстежує зміни в рівнях запасів у режимі реального часу для кожної транзакції, яка відбувається.
Які дві переваги та недоліки системи постійної інвентаризації?
профі
Миттєвий зворотній зв'язок. Як випливає з назви, безстрокова система постійно оновлює дані про продажі. Як керівництво, так і персонал можуть стежити за цими показниками та використовувати їх на свій розсуд у режимі реального часу.
Покращена здатність до передбачення. Важливі переваги постійної системи інвентаризації включають відстеження споживчих моделей купівлі та сезонних коливань, а також можливості, які надає ця інформація.
мінуси
Відсутність інвентарю. Це може статися в результаті крадіжки, псування або фізичного пошкодження. Збиток виникає, коли існує різниця між оціненим постійним запасом і наступним фактичним запасом.
Погане ведення обліку запасів. Проблеми зі скануванням, втратою запасів, програмним забезпеченням або людьми-операторами можуть знизити ефективність системи постійної інвентаризації.
Що є характеристикою системи постійної інвентаризації?
Постійна система інвентаризації, як правило, є методом відстеження запасів, який миттєво й автоматично реєструє покупки та продажі запасів. Програмне забезпечення цієї системи відстежує рівень запасів у режимі реального часу та оновлює їх після кожної операції.
Висновок
Організації електронної комерції, які швидко розвиваються, є ідеальними кандидатами на постійну систему інвентаризації. Система, яка проводить інвентаризацію лише час від часу, має більший ризик неточностей і менш ефективний контроль запасів. Ви можете централізувати управління запасами, оптимізувати рівень запасів і зробити багато іншого за допомогою постійної системи обліку запасів.
схожі повідомлення
- СИСТЕМА ПЕРІОДИЧНОЇ ІНВЕНТАРИЗАЦІЇ: що це таке та як вона працює
- 365 MOBILE ІНВЕНТАРИЗАЦІЯ: Посібник до 365 Retail Markets мобільного інвентарю
- НАЙКРАЩЕ ПРОГРАМНЕ ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ ДЛЯ КЕРУВАННЯ ЗАПАСАМИ РЕСТОРАНІВ 2023 РОКУ
- ПРОГРАМНЕ ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ ІНВЕНТАРИЗАЦІЇ ІНСТРУМЕНТІВ: 11+ найкращих програм для інвентаризації обладнання та інструментів у 2023 році
посилання
