Отримання доступу до знань може зайняти багато часу, і це проблема, з якою стикаються багато компаній. У них є інформація, щоб спілкуватися зі своїм персоналом, клієнтами та широкою громадськістю, але не обов’язково ефективним способом. На щастя, існує програмне забезпечення, засноване на знаннях, яке спеціально вирішує цю проблему. Програмне забезпечення бази знань і програмне забезпечення служби підтримки — це системи керування знаннями, які допомагають отримати доступ до інформації про щось. У цій статті ми розглянемо значення програмного забезпечення бази знань, його переваги та приклади. Ви також можете дізнатися про безкоштовне програмне забезпечення бази знань із відкритим вихідним кодом, яке можна використовувати у своїх інтересах.
Що таке програмне забезпечення бази знань?
Програмне забезпечення бази знань – це база даних, де можна зберігати інформацію та отримувати до неї доступ. Програмне забезпечення бази знань — це тип програмного забезпечення для керування знаннями. Уявіть собі це як онлайн-бібліотеку самообслуговування з усією інформацією, яка може знадобитися для виконання вашої роботи, включаючи знання про товари, послуги та бізнес-операції вашої компанії.
База знань, доступ до якої зазвичай доступний в Інтернеті, дозволяє компанії легко збирати, упорядковувати та отримувати інформацію для внутрішнього використання (або для ваших клієнтів чи широкої громадськості).
Програмне забезпечення, засноване на знаннях, дозволяє компаніям звільнити співробітників від повторюваних завдань із відповідями на запитання та дозволяє їм зосередитися на складній творчій роботі, з якою вони найкраще справляються.
База знань стає більш корисною, оскільки ваша команда розширюється. Це також дозволяє співробітникам обмінюватися важливою інформацією, важливими тренінгами, інструкціями щодо адаптації тощо.
Чому програмне забезпечення бази знань є важливим?
Можливо, ви не впевнені у важливості виділення коштів на створення онлайнової бази знань. Тому в цьому розділі ми збираємося пояснити важливість цього програмного забезпечення.
#1. Це покращує продуктивність працівників
Згідно зі звітом, співробітники витрачають 1.8 години на день на пошук інформації. Це впливає на продуктивність. Програмне забезпечення бази знань полегшує персоналу швидкий пошук інформації.
Крім того, у міру поширення гібридних середовищ співробітники повинні підключатися до централізованої бази знань, щоб чудово виконувати свої обов’язки.
#2. Це зменшує навантаження на службу підтримки клієнтів
Автоматизуючи більшість звичайних запитів у службу підтримки клієнтів, ви можете дати своєму персоналу служби підтримки більше часу для роботи над складнішими проблемами. Ви можете досягти більшого з меншою кількістю ресурсів і меншою кількістю агентів підтримки, якщо у вас є база знань.
самообслуговування збільшує задоволення клієнта.
Більшість клієнтів вважають за краще вирішувати свої проблеми самостійно, не звертаючись до служби підтримки. Коли споживачеві потрібно зателефонувати в службу підтримки з питаннями про вашу послугу чи продукт, зустріч, яка могла тривати десять секунд, тепер займає десять хвилин.
Якщо ви надасте їм вибір самообслуговування, вони будуть щасливішими та відданішими вам.
#3. Він забезпечує підтримку клієнтів 24/7
Ваша база знань завжди доступна, на відміну від вашої служби підтримки клієнтів. База знань самообслуговування може запропонувати підтримку клієнтів у будь-який час доби, незалежно від того, у якому часовому поясі перебувають ваші клієнти, скорочуючи кількість часу, який вони повинні чекати, поки член вашого персоналу стане доступним. База знань розширює глобальне охоплення вашої компанії.
#4. Це підвищує задоволеність працівників
Загальний моральний стан ваших співробітників підвищиться, коли повторювані запитання будуть автоматизовані, оскільки вони матимуть більше часу для важливої роботи.
Пам’ятайте, що створення бази знань не замінює спілкування віч-на-віч; скоріше, він призначений для підтримки вашої команди, надаючи клієнтам легкий доступ до необхідної інформації.
Поради щодо вдосконалення бази знань
Тепер ви знаєте, як створити веб-сайт із базою знань. У нас є кілька найкращих методів і порад, які допоможуть вам у цьому.
- Дізнайтеся від інших. Не бійтеся досліджувати бази знань інших компаній і використовувати те, що знайдете на власному веб-сайті.
- Отримати відгуки споживачів. Тільки так можна вчитися і ставати кращим.
- Перегляньте свій вміст. Встановіть регулярний час для перегляду матеріалу вашої бази знань, додавання нового вмісту та видалення застарілих частин.
- Створюючи свою базу знань, будьте обережні. Вирішуючи, як отримати доступ до своєї бази знань, пам’ятайте про досвід користувача та переконайтеся, що він доступний.
- Виберіть відповідну програму бази знань.
- Залучіть свій персонал обслуговування клієнтів.
- Спростіть зв’язок зі службою підтримки. Ваша база знань – це не перешкода, яка заважає клієнтам поговорити з живою людиною.
Безкоштовне програмне забезпечення бази знань
Безкоштовне програмне забезпечення бази знань — це база даних самообслуговування в Інтернеті, доступна кожному, хто шукає подробиці про ваш бізнес або його продукти. За допомогою цього програмного забезпечення ви можете організовувати, обмінюватися та керувати важливими даними й інформацією в зручному місці. По суті, інструменти бази знань дозволяють вам допомагати своїм клієнтам, навіть якщо жоден із ваших агентів не в мережі, заощаджуючи ваші ключові ресурси, як-от час і гроші.
Основні характеристики безкоштовного програмного забезпечення бази знань
Нижче наведено основні характеристики, на які варто звернути увагу у безкоштовному програмному забезпеченні для керування знаннями:
- Пошукова система, яка швидка та проста у використанні.
- Колекція контенту.
- Зручна інформаційна панель, яка представляє всю інформацію в одному місці.
- Масштабованість.
- Точна звітність.
- Безкоштовне використання або, принаймні, безкоштовні пробні версії
- Сторонні інтеграції.
- Плавна передача знань.
- Дозвіл на налаштування.
Кроки для створення безкоштовного програмного забезпечення бази знань
Ви можете створити та підтримувати безкоштовне програмне забезпечення бази знань, виконавши ці дії.
- Створіть його
- Налаштуйте його
- Налаштуйте його
- Наповніть його змістом
Топ-5 безкоштовних програм для бази знань 2023 року
- Документ360.
- Бітрікс24.
- Гуру.
- Злиття.
- Стіл Zoho.
Програмне забезпечення персональної бази знань
Персональна база знань (PKB) — це цифровий інструмент, який використовується для передачі, запису та подальшого отримання власної інформації людини. Вона відрізняється від стандартної бази даних тим, що містить особисту, суб’єктивну інформацію власника, яка іншим може здатися нецікавою або не погодитися з нею.
Важливо відзначити, що PKB в основному складається із знань, а не інформації; іншими словами, це не колекція документів чи інших джерел, на які натрапила особа, а скоріше стислі знання власника, які вони почерпнули з цих чи інших джерел.
Які переваги програмного забезпечення персональної бази знань?
Завдяки грамотному програмному забезпеченню PKB ви отримуєте такі переваги:
- Генерація та формулювання знань: Хороший інструмент управління особистими знаннями допомагає утримувати ідеї та концепції, їх досліджувати та отримувати свіжу інформацію та розуміння. За допомогою надійного програмного забезпечення PKB ви можете розширити свої знання, відкриваючи та створюючи нові зв’язки між раніше накопиченими знаннями.
- Захоплення знань дозволяє вам заволодіти знаннями до того, як вони швидко зникнуть. Як часто ви спостерігаєте щось, що вважаєте необхідним, але не зберігаєте це відразу, а потім повністю забуваєте про це? Крім того, навіть після того, як ви додали в закладки важливий веб-сайт, він може раптово зникнути. Було б дуже корисно зберігати його локально.
- Організація знань дуже корисна, допомагаючи отримати доступ до потрібної інформації, коли вона вам потрібна.
- Управління та пошук знань є, мабуть, найважливішим компонентом особистої бази знань: це здатність постійно зберігати знання в легкодоступному місці, яке можна отримати в будь-який момент у майбутньому. Оскільки знання важко здобути, дуже важливо зберегти їх довготривалим методом. Вважайте це своїм резервним мозком.
- Незалежність знань: хоча зараз ви можете мати доступ до значної кількості організаційної інформації, ці знання більше не будуть вам доступні, коли ви покинете корпорацію. Навіть після того, як ви покинете цю фірму, ви можете використовувати програму персональної бази знань, щоб підтримувати інформацію, що стосується вас і вашої сфери знань.
Як працює програмне забезпечення персональної бази знань?
«Елементи знань» — це те, що така система називає своїми основними будівельними елементами. Кожна система особистих знань використовує ці елементи як основну одиницю, яку користувач розвиває, маніпулює та перебудовує для представлення своєї ментальної моделі.
Ці елементи відрізняються за деталізацією та змістом багатьох систем особистих знань. Елементи знань можуть бути просто словами чи поняттями, але вони також можуть бути посиланнями на інші веб-сайти або безкоштовними текстовими нотатками.
І останнє, але не менш важливе: ці елементи знань можуть бути довільним текстом або мати певні типи та інші особливості.
Програмне забезпечення бази знань з відкритим кодом
База знань з відкритим вихідним кодом – це база даних загальнодоступної інформації, яку можна вільно редагувати. Це означає, що будь-хто може переглядати, доповнювати та змінювати інформацію про сектор чи компанію, забезпечуючи її актуальність і сприяючи вільному обміну ідеями. Бази знань з відкритим кодом є надзвичайно корисними інструментами, які підтримують корпоративне зростання, інновації та співпрацю.
Приклади програмного забезпечення бази знань з відкритим кодом
- phpMyFAQ
- EXO
- myBase
- LogicalDOC
- logseq
- Відкритий
- Посібник Zendesk
- OpenDocMan
- BookSteck
- PHPKB
- Документувати
- DocuWiki
Переваги використання програмного забезпечення бази знань з відкритим кодом
Ось кілька переваг програмного забезпечення бази знань з відкритим кодом, які ви просто не можете не помітити.
#1. Часто це безкоштовно
Найбільш очевидною перевагою програмного забезпечення з відкритим кодом, особливо в порівнянні з більш дорогими варіантами SaaS, безсумнівно, є це. Немає сумніву, що безкоштовне програмне забезпечення, яке допомагає керувати знаннями вашої компанії, є значним надбанням, незалежно від того, чи ваш бюджет на розробку бази знань є мінімальним через вибір, пов’язаний з бізнесом, чи ви просто новачок, який хоче скоротити витрати, але організація інформації вгору.
#2. Ви відповідаєте за його будівництво
Програмне забезпечення з відкритим вихідним кодом дає вам можливість створити повністю конфігуровану платформу, яка робить усе, що ви хочете, і нічого, чого ви не робите, на відміну від інших типів програмного забезпечення бази знань, які пропонують простоту та зручність, коли все просто підключи та працюй.
Іншими словами, ви маєте повноваження та контроль, які приходять із розробкою спеціальної програми бази знань. Це означає, що ніхто не може навчитися виживати.
#3. Інтеграція з поточною системою.
Відкритий вихідний код за своєю природою є досить універсальним, що робить його природним вибором для тих, хто хоче додати нове програмне забезпечення до своєї існуючої системи.
Надзвичайно незвичайним є те, що база знань, яку ви створюєте за допомогою відкритого вихідного коду, не працюватиме з вашими поточними налаштуваннями, хоча, на жаль, ця перевага пропонується лише людям, які створюють свої повні системи з нуля.
Існують способи використання API, щоб переконатися, що все працює разом, навіть якщо ви інтегруєте програмне забезпечення бази знань з відкритим кодом у вже існуючу SaaS.
#4. Здатність до самостійного розміщення
Програмне забезпечення з відкритим вихідним кодом, безперечно, є найкращим варіантом для вас, якщо ви бажаєте знати та розуміти, де розміщена ваша власна система бази знань (і якщо ви справді довіряєте лише своїм власним серверам).
На відміну від альтернатив SaaS, які розміщуються постачальником програмного забезпечення, більшість угод з відкритим кодом дозволяють розміщувати програмне забезпечення на власному сервері.
Програмне забезпечення бази знань Help Desk
Програмне забезпечення служби підтримки – це інструмент, який компанії використовують для керування заявками від створення до завершення, а також для вирішення питань і проблем клієнтів. Крім того, він пропонує агентам широкий вибір ресурсів і обладнання, які сприяють співпраці.
Кілька фундаментальних елементів програмного забезпечення служби підтримки включають:
- Контактні пункти
- Командний чат для системи керування квитками
- Звітування Підтримка Omnichannel (телефон, соціальні мережі, електронна пошта)
- Бази знань або FAQ
- Фільтри та пошук
Можна виділити корпоративні рішення та системи продажу квитків для невеликих підприємств. Багато з цих рішень служби підтримки містять бази знань, але зазвичай вони досить прості та служать лише доповненням до основної пропозиції.
Ви часто отримуєте трохи більше, ніж кілька поширених запитань для своїх клієнтів, якщо ви обираєте додаткову базу знань, яка поставляється з вашою службою підтримки. Справжнє програмне забезпечення бази знань є набагато більш повним і досконалим.
Переваги програмного забезпечення служби підтримки
Програмне забезпечення служби підтримки може принести користь вам і вашому бізнесу кількома способами, зокрема:
- Програмне забезпечення служби підтримки дозволяє вам відстежувати обговорення клієнтів, перегляди документів і зберігати всі ваші заявки в одній системі,
- Програмне забезпечення служби підтримки також може допомогти вам швидше звертатися до служби підтримки клієнтів.
- Це забезпечує співпрацю, дозволяючи кільком членам команди використовувати ту саму систему.
- Для квитків доступні мітки на основі пріоритету або параметри ескалації. Часто заявки на програмне забезпечення служби підтримки, до яких ви звертаєтеся, також можна перетворити на матеріал бази знань. У результаті ви можете допомагати численним клієнтам із невеликою кількістю працівників.
Приклади програмного забезпечення бази знань Help Desk
- HelpSpot
- Zendesk
- Freshdesk
- Helpjuice
- Довідкова служба ProProfs
- LiveAgent Desk
Яка найкраща база знань?
- Help Scout: найкраще поєднане програмне забезпечення служби підтримки та бази знань.
- Гуру: найкраще програмне забезпечення для внутрішньої бази знань.
- Document360: найкраще безкоштовне програмне забезпечення бази знань.
- Obsidian: найкраще програмне забезпечення для персональної бази знань.
- HelpJuice: найкраще автономне програмне забезпечення для самообслуговування бази знань.
- Zendesk: найкраще програмне забезпечення бази знань для корпоративних компаній.
- BookStack: найкраще програмне забезпечення бази знань з відкритим кодом.
- inSided: найкраще програмне забезпечення бази знань для створення спільноти.
- Confluence: найкраще рішення бази знань для компаній, які використовують Jira.
Що таке приклад бази даних на основі знань?
Бази знань також схожі на такі місця чи об’єкти, як публічна бібліотека, база даних інформації на певну тему або веб-сайти на зразок whatis.com.
Яке значення програмного забезпечення бази знань?
Програмне забезпечення бази знань допомагає скоротити витрати вашої компанії. Ваша компанія може отримати значні переваги від добре реалізованої бази знань, наприклад підвищення продуктивності агентів, швидші відповіді на дзвінки, менше часу, витраченого на навчання тощо. Усі ці показники потребують часу та ресурсів. Ось чому використання системи бази знань є важливим.
Які 6 прикладів програмного забезпечення для баз даних?
Програмне забезпечення бази даних використовується для створення, модифікації та підтримки файлів і записів бази даних, що полегшує створення, введення, редагування, оновлення та створення звітів про файли та записи.
- MySQL
- SQL Server
- MongoDB
- База даних Oracle
- PostgreSQL
- Informix
- Sybase.
Які 3 приклади програм баз даних?
Приклади програм баз даних включають
- MySQL
- Microsoft Access
- Microsoft SQL Server
Як створити систему бази знань?
- Проведіть дослідження, щоб визначити тип бази знань, який вам потрібен. Розуміння користі бази знань — це одне.
- Визначити тип бази знань.
- Розробити структуру бази знань.
- Створюйте МСП для створення контенту.
- Напишіть ресурси знань.
- Завантажуйте ресурси на спільну платформу
- Часто оновлюйте вміст
Як створити базу знань?
Перш ніж розпочинати знання, ви спочатку вирішуєте, для чого використовуватиметься ваша база знань. Потім ви можете окреслити його основні компоненти. Після цього вам слід упорядкувати матеріали та вміст, які ви використовуватимете для своєї бази знань. Будьте послідовними, розробляючи нові статті для своєї бази знань, оптимізуючи їх для видимості в пошукових системах і публікуючи їх. Нарешті, отримайте інформацію та внесіть покращення.
Скільки коштує створення бази знань?
Вартість бази знань зазвичай різна. Мінімальна вартість бази знань може коливатися від 5 доларів США за користувача на місяць до понад 400 доларів США за користувача на місяць, якщо розрахувати вартість за користувача.
На закінчення
Знаючи, що тепер існує простіший і економічніший спосіб зберігання та доступу до інформації, ви можете створити місце, де ваші агенти зможуть ділитися своїми знаннями, а клієнти – вирішувати свої проблеми. Важливо чітко визначити свої потреби, перш ніж шукати програмне забезпечення бази знань для їх задоволення. Програмне забезпечення бази знань особливо допоможе в обслуговуванні клієнтів.
Питання і відповіді
Які 2 застосування систем, заснованих на знаннях?
Система бази знань може принести вам багато користі. Створення однієї платформи для доступу до всієї необхідної інформації може бути захоплюючим. З системою бази знань,
- Ви можете розмістити всю інформацію в одному зручному для громадськості місці.
- Уточніть відповіді.
- Зробіть свій бізнес стильним, сучасним і надійним.
Як створити програмне забезпечення бази знань?
- Виберіть фундаментальні компоненти вашої бази знань.
- Виберіть інформацію бази знань.
- Прийміть спосіб організації статей вашої бази знань.
- Напишіть статті для своєї бази знань.
- Додайте зображення до публікації.
- Зробіть свою базу знань публічною.
- Аналізуйте та вдосконалюйте свій текст
Як мені створити панель знань Google?
- Створіть обліковий запис Google, якщо у вас його ще немає.
- Шукайте в Google.
- Знайдіть панель знань для сутності, яку ви представляєте, виконавши її пошук.
- Натисніть Заявити цю панель знань внизу.
- Розгляньте деталі.
- Увійдіть на один з офіційних веб-сайтів організації або в облікові записи в соціальних мережах.
- Потім ви вибираєте потрібну інформацію.
Яка різниця між базою даних і базою знань?
База знань — це збірка статей, яка надає користувачам корисну інформацію у формі статей. Однак база даних — це інструмент, який містить необроблені дані. На відміну від баз даних, бази знань дозволяють відносно легко отримувати та розуміти інформацію про певні проблеми та теми.
- ЩО ТАКЕ СЛУЖБА ДОВІДКИ? Приклади та програмне рішення)
- ДОСВІД ОБСЛУГОВУВАННЯ КЛІЄНТІВ: визначення та як їх описати (
- Найкраще програмне забезпечення для керування досвідом клієнтів у 2022 році
- ПЛАН КОМІСІЙНИХ: шаблон продажів і найкращі практики 2023 року
- ЯК НАПИСАТИ ЗАЯВЛЕННЯ МІСІЇ: остаточний посібник
Посилання
