Незалежно від вашої ролі, розміру членів команди чи завдань, над якими ви працюєте, ви можете подумати, що ніколи не буває ідеального часу для перерви в роботі, але не дозволяйте цьому утримувати вас. Це тому, що роботодавці знають і очікують, що їхні працівники потребуватимуть відпустки, але оскільки нас рідко вчили, як це зробити, це виглядає неможливим. Однак потрібно вжити певних заходів, щоб отримати схвалення та зберегти хороші стосунки з менеджерами ресурсів. У цій статті ми розповімо про кроки, яких слід виконати, коли ви просите відпустку, і наведемо приклади, які допоможуть вам під час використання електронної пошти. Читайте далі, щоб дізнатися про кроки для створення ефективного часу запиту політики.
Що таке запит на відпустку?
Запит на відпустку — це письмове звернення вашого керівника про дозвіл взяти один або декілька днів від роботи. Є кілька причин, чому ви можете формально шукати вихідний. Наприклад, це може бути відпустка за станом здоров’я, у зв’язку з важкою втратою, у зв’язку з батьківством чи материнством, або щоб насолодитися особистим часом і відпусткою.
Додатково може бути заява про відпустку оплачений відпускний час (PTO) або неоплачувана відпустка. За оплачувану відпустку ви отримаєте зарплату під час відсутності на роботі, а за видатну – це тривалість поза офісом без збереження заробітної плати. Крім того, провінційне трудове законодавство іноді регулює право працівників на мінімальну кількість відпусток.
Як подати запит на відпустку
Подати запит на відпустку іноді буває складно, через що ви хвилюєтеся, чи буде ваш запит задоволено чи відхилено. Але якщо трохи спланувати та правильно підібрати слова, ваш запит, швидше за все, буде схвалено. Отже, надаючи запит на відпустку, виконайте такі кроки, щоб зберегти свій професіоналізм і хорошу репутацію у своїх менеджерів:
- Перегляньте політику вашої компанії щодо відбору потужності
- Дотримуйтеся календаря компанії
- Обговоріть ваш запит з менеджером
- Надішліть офіційний запит
- Підтвердити відповідь
Крім того, після того, як ви подасте свій офіційний запит, компанія вирішить і повідомить вам, чи можете ви взяти відпустку. Якщо результат позитивний, важливо це визнати. Ви можете написати лист у відповідь, подякувавши своєму менеджеру за задоволення вашого запиту. Ви також можете попросити роз’яснення та інструкції щодо того, як зробити процес більш плавним для компанії.
Політика запиту на відпустку
Як керівник, ви несете відповідальність за схвалення запитів на відпустку від виконання своїх службових обов’язків. Отже, розробка ефективної політики щодо запитів на відпустку допомагає працівникам уникнути плутанини щодо того, в які дні вони можуть звільнитися, і передбачити, чи отримають вони відпустку на роботу в бажані дні. Вам слід розробити політику щодо запитів на відпустку, яка чітко описує процес затвердження днів відпустки співробітників в організації.
Тобто політика запитів на відпустку – це розділ у довіднику для працівників організації, який містить вказівки для працівників, які просять оплачувану чи неоплачувану відпустку з роботи. Ефективна політика запитів на відпустку повинна чітко деталізувати правила компанії, коли справа доходить до запитів на відпустку. Інформація, яка зазвичай включається в загальну політику щодо запитів на відпустку, включає:
- Скільки днів неоплачуваної або оплачуваної відпустки можуть вимагати працівники
- Наскільки заздалегідь працівники можуть подавати заявки на відгул
- Будь-які конкретні дати чи випадки, коли працівники не мають права вимагати відпустки
- Процес організації для прийняття рішення про те, які працівники отримають відпустку, якщо є кілька запитів
Як створити Політику запиту на відпустку
Вам слід розробити політику, яка відповідає потребам, цілям і вподобанням компанії. Виконайте такі кроки, щоб створити ефективну політику запитів на відпустку:
#1. Дізнайтеся про найбільш завантажений графік компанії
Одна з причин, чому компанії впроваджують політику про відпустку, полягає в тому, щоб переконатися, що в них не вистачає персоналу в дні пік, коли бізнес зайнятий. Наприклад, роздрібним компаніям можуть знадобитися додаткові співробітники для роботи під час святкового сезону, коли більше клієнтів купують подарунки для близьких. Це означає, що наприкінці кварталу компаніям знадобиться більше працівників, які будуть працювати додатково, щоб забезпечити виконання певних асигнувань.
#2. Дізнайтесь, наскільки заздалегідь працівники вимагають відкликання
Ви повинні чітко вказати, як далеко ви дозволите співробітникам просити про відмову. Це гарантує, що керівники відділів матимуть достатньо часу для планування відсутності члена команди. Кількість, яку ви вказуєте в полісі, може залежати від потреб компанії, обсягу відповідальності працівника та кількості днів, які він вимагає відпустки.
#3. Дні призову та як часто працівники беруть відпустку
У полісі також має бути зазначено, скільки вихідних ви надасте працівникам. Це число може відрізнятися залежно від таких факторів, як відділ співробітника або тривалість його роботи в компанії. Наприклад, деякі члени команди, які пропрацювали в компанії кілька років, можуть з часом отримати більше днів відпустки. Укажіть точну кількість, яку ви можете дозволити певним працівникам зняти.
#4. Роздайте вказівки щодо того, як і куди подавати запити
Щоб забезпечити, щоб усі запити на відпустку були в одному місці для ефективного перегляду та затвердження менеджерами, напишіть чіткі вказівки та кроки, яких працівники повинні дотримуватися під час подання своїх запитів. Місця, де співробітники можуть надсилати запити, включають:
- Програма для планування часу: завантажте час додаток планування для використання працівниками та вказівки їм, як отримати до нього доступ і зареєструвати свої години в системі. Можливо, вам знадобиться провести навчальні курси щодо використання цієї програми, щоб переконатися, що працівники правильно вимагають відпустки.
- Електронна пошта: наказуйте співробітникам надсилати свої запити на відпустку електронною поштою. У політиці може бути зазначено, яку інформацію працівники повинні включати в тіло електронного листа.
- Цифрова або друкована форма: створіть форму запиту на відпустку та роздайте її в цифровому вигляді або фізично роздайте членам команди. Співробітники можуть вводити своє ім’я, назву посади, відділ, дати та час, коли вони бажають відпочити, а також причину, через яку вони вимагають відпустки. Потім залиште місце у формі, щоб менеджери могли схвалити або відхилити запит і повернути його їм.
#5. Опишіть свої методи для запитів на подовжену відпустку
Можуть бути приклади часу, коли багато працівників просять відпустку одночасно. Щоб уникнути нестачі персоналу в ці дні, ви повинні мати чіткий метод для вирішення, хто має отримати відпустку. Встановіть і окресліть у політиці систему, щоб гарантувати працівникам, що час процесу відбору обробляється справедливо.
#6. Оформлення запитів співробітників
Щоб переконати працівників, що ви ефективно відстежуєте їхні дні відпустки та не втрачаєте їхні запити, вам слід створити організований процес зберігання цих запитів і поділитися цим у політиці. Деякі місця, де ви можете зберігати та відстежувати запити працівників і прийняті вихідні, включають:
- Електронна таблиця: позначте стовпці іменами співробітників, датами запитів на відпустку та статусами затвердження.
- Програма для керування часом: використовуйте програму для керування часом, яка може автоматично організовувати запити на відпустку та їхні дати та надсилати їх безпосередньо вам для затвердження.
- Папка: зберігайте запити співробітників, дати та іншу інформацію про відпустку в позначених папках на комп’ютері, щоб швидко переглядати та посилатися за потреби.
Електронний лист із запитом на відпустку
Електронний лист із запитом на відпустку – це можливість запитати у свого роботодавця конкретні дати відпустки. Таким чином, ефективний електронний лист із запитом повідомляє вашому роботодавцю про ваші плани щодо виконання або покриття вашої роботи на додаток до часу вашої відсутності та повернення на роботу. Ви можете написати чіткий, стислий та інформативний електронний лист із запитом, який сприятиме спілкуванню та довірі між вами та вашим роботодавцем.
Електронна пошта із запитом на відпустку: як написати
Важливо знати, як написати електронний лист із запитом на вихідний, тому що вихідні дні є запорукою здоров’я баланс між роботою та особистим життям, чи потрібно вам зайнятися неробочими частинами свого життя чи просто потрібна перерва. Ось кроки для написання електронного листа із запитом на відпустку:
#1. Напишіть коротку тему
Хорошим емпіричним правилом для професійних електронних листів є те, що одержувач повинен мати можливість зрозуміти суть електронного листа, перш ніж відкривати його. Отже, напишіть короткий рядок, у якому вкажіть мету вашого електронного листа та дати, які ви хочете зняти. Крім того, подумайте про те, щоб написати своє прізвище в темі, щоб одержувач міг швидко визначити, хто просить відпустку і коли.
#2. Включіть причини для написання
Привітавши одержувача, скористайтеся першим рядком свого електронного листа, щоб прямо вказати, що ви пишете, щоб попросити відпочити. Ви можете скористатися заявою, якщо ви вже говорили зі своїм керівником щодо свого запиту.
#3. Додайте дати, які ви запитуєте
Згадайте, які дати ви плануєте зняти, у першому рядку вашого електронного листа або на початку абзацу. Переконайтеся, що ці дати збігаються з тими, які ви вказали в темі. Також важливо вказати, скільки днів ви використовуєте, якщо ваша компанія практикує політику накопиченої відпустки.
#4. Згадайте, чому ви берете відпустку (необов’язково)
Цей розділ необов’язковий, якщо ви просто хочете швидко відпочити від роботи чи особистого дня. Однак, якщо вашої уваги вимагають особисті проблеми чи виправдання, вказівка на це може допомогти вашому керівнику вирішити, чи схвалювати вашу відпустку. Цей крок може допомогти вашому керівнику або роботодавцю вирішити, чи схвалювати вашу відпустку.
#5. Обговоріть, як ви готуєтеся
Обов’язково поясніть, як ви готуєтеся заздалегідь, щоб полегшити тягар вашої відсутності в компанії. Це допомагає передати ваше відчуття професіоналізму та підвищує шанси на те, що ваш запит на відпустку буде схвалено. Скажіть їм, що ви старанно працюєте над тим, щоб усі ваші робочі справи були завершені до того, як ви підете.
#6. Будьте готові відповісти на запитання
Завершіть свою електронну пошту, дозволивши своєму роботодавцю або керівнику зв’язатися з вами для отримання додаткової інформації та підтвердження рішення щодо вашого запиту. Цей елемент є професійною ввічливістю, яка також сприяє чіткому та відкритому спілкуванню між вами та вашим роботодавцем.
Електронна пошта із запитом на відпустку: приклади
Ось кілька зразків електронних листів із запитом на відпустку, які допоможуть вам почати:
Приклад 1.
Привіт [ім'я керівника],
Я хочу подати запит на відпустку на [дати] через [причина].
У моєї команди немає жорстких дедлайнів або роботи протягом [дати, які ви вимагаєте, вихідні]. Чи буде прийнятно, якщо я тоді поїду у відпустку? Я буду радий обговорити з вами додаткові деталі, якщо ви захочете. Якщо у вас виникли запитання, дайте мені знати.
Дякую за ваш час,
[Ваше ім'я]Приклад 2.
Шановний [Ім'я]!
Я пишу офіційний запит на вихідні [дати]. З початку року я не брав вихідних, і буду вдячний, якщо це буде можливо цього разу. вирішити це.
Я вже запитав Пріску, чи може вона виконувати мої зміни, і вона пообіцяла, що готова це зробити. Вона навчена і підходить для кожного мого завдання. Я впевнений у її здатності впоратися з цим.
Дайте мені знати, якщо у вас виникнуть запитання чи сумніви щодо мого запиту. Я із задоволенням прийду до вас в офіс, щоб обговорити їх.
Дякую і поговоримо швидше,
[Ваше ім'я]Приклад 3
Привіт (ім'я),
Дякую, що схвалили мій запит на відпустку. Мої плани змінилися, і я хотів знати, чи можу я продовжити свою відпустку на пару днів до (вставити дату).
Я розумію, що це може змінити плани, і я готовий зробити все можливе, щоб це спрацювало. Будь ласка, дайте мені знати, якщо ви хочете обговорити це.
З повагою,
(Твоє ім'я)
Наскільки заздалегідь слід попросити відпустку?
Переконайтеся, що ви повідомили свого менеджера та команду принаймні за два-три тижні заздалегідь.
Як попросити відпустку без оплати?
- Працівник подає письмову заяву про відпустку без збереження заробітної плати в установлений термін.
- Керівник або керівник консультується з керівниками відділу кадрів та/або відділів.
- Менеджер або відділ кадрів погоджує або відхиляє запит.
Чи можу я взяти вихідний з роботи з особистих причин?
Ви можете використовувати особистий день для різних причин, наприклад для голосування, відвідування лікаря або вирішення невідкладної сімейної ситуації.
посилання
- РЕФІНАНСУВАННЯ АВТОМОБІЛЯ: найкращі автокредити та як це працює
- КЕРІВНИК: Посадова інструкція, обов'язки та зарплата
- ЗБІЛЬШЕННЯ КРЕДИТНОЇ ЛІНІЇ: як подати запит на збільшення кредитної лінії
- Лист-заявка на позику: як написати заявку на позику в Нігерії
- ЯК ОТРИМАТИ ПІДВИЩЕНИЙ КРЕДИТНИЙ ЛІМІТ НА КРЕДИТНУ КАРТКУ
