Satın alma siparişi, hem satıcılar hem de alıcılar için işin bel kemiğidir. Bu belgeler yasal olarak bağlayıcıdır ve müşterinin satın alma niyetini gösterir ve sipariş ayrıntılarının bir kaydı olarak hareket eder. Oluşturma ve aktarma ile uğraşan herkes bu dosyaları yakından takip etmelidir. Öyleyse, sekmeleri tutmak, istiflemek ve satın alma siparişlerinizi düzenli tutmak için bazı iyi yöntemler nelerdir? Bir satın alma siparişi numarası, bunlardan herhangi birini yapabilmenin ilk adımıdır. Bir faturada PO numarasının ne olduğunu ve PO numarası üreticisinin ne olduğunu öğrenmek için okumaya devam edin. Ayrıca bir PO numarası ile fatura numarası arasındaki farkları da ekledik.
Hadi içeri girelim!
Satın Alma Emri Nedir?
Bir alıcının elde etmek istediği mal ve hizmetler, müşteri tarafından satıcıya gönderilen bir belge olan satın alma siparişinde (PO) detaylandırılır. Satıcı satınalma siparişini kabul ederse, bağlayıcı bir sözleşme haline gelir.
Uygun şekilde belgelenmiş bir satınalma siparişi aşağıdaki gibi unsurları içerir:
- sipariş tarihi
- Mal veya hizmetlerin tanımı
- Mal veya hizmetlerin miktarı
- Ödeme koşulları
- Alıcı ve satıcı iletişim bilgileri
- Benzersiz PO numarası
Onlar Nasıl Çalışır?
Bir Satın Alma Siparişi (PO), bir işlemin başlangıcında ürün veya hizmet alıcısı tarafından düzenlenen bir belgedir. Takas edilen mal veya hizmetler, bunların miktarı ve üzerinde anlaşmaya varılan fiyatı dahildir. İyi yürütülen bir satın alma siparişi, satıcının soru sormaması için yeterince ayrıntılı olmalıdır. Satınalma siparişi, onlar tarafından yetkilendirildiği için her iki taraf için de bağlayıcıdır. Formun üst kısmında bulunan satınalma siparişi numarası, telefon görüşmeleri, nakliye belgeleri ve faturalama da dahil olmak üzere müşteri ile sonraki tüm iletişimlerde kullanılacaktır.
Satıcı, satınalma siparişini yerine getirdikten sonra bir fatura gönderir. Fatura son faturadır. Satıcı tarafından sağlanan mal ve hizmetlerin miktarı ve fiyatı listelenecektir. Bu satışın önceden yetkilendirildiğini belirtmek için satın alma siparişi numarası da dahil edilecektir. Alıcı, teslim alındıktan sonra başlangıçta üzerinde anlaşmaya varılan şartlara uygun olarak ödeme yapmakla yükümlüdür (örneğin satıcı, tüm tedarikçilerine 30 gün içinde ödeme yapılmasını şart koşabilir).
Po Numarası Nedir?
PO numarası, bir müşterinin bir satıcıdan bir şey alma niyetinin resmi bir beyanı olan ve işlemin ayrıntılarını kapsayan bir satın alma siparişine atanan özel bir numaradır. Hem satıcı hem de müşteri, verilen veya alınan her sipariş için benzersiz bir tanımlayıcıya sahip olmaktan yararlanacaktır. Alıcılar, satıcılara satın alma emirleri düzenleyerek mal veya hizmet satın alma niyetlerini teyit eder. Fiyatlar ve miktar gereksinimleri de belgede yer alan detaylar arasında yer alıyor. Bir tedarikçi tarafından bir satın alma siparişinin kabulü, burada yer alan hüküm ve koşulların neredeyse tamamen kabul edildiği anlamına gelir.
Şirketlerin satın alma siparişlerine göz kulak olmaları çok önemlidir. Bu kayıtlar hukuki açıdan oldukça önemlidir. Ayrıca, işletmelerin doğru finansal kayıtlar tutmasına yardımcı olurlar ve genellikle bir işletmenin, özellikle de küçük işletmelerin sorunsuz çalışması için çok önemlidirler.
Bu, PO numaralarının devreye girdiği zamandır. Satınalma siparişlerinin her iki tarafça saklanmasını ve geri alınmasını kolaylaştırarak, satıcıların ve alıcıların sipariş ayrıntılarıyla ilgili hesap verebilirliğini kolaylaştırır ve denetim ve muhasebe süreçlerini kolaylaştırır.
Po Numarası Nasıl Alınır?
Bir satınalma siparişi numarası oluşturmak birkaç farklı yolla yapılabilir. Belirli şirketlerin, özellikle daha az kaynağa sahip olanların, kendi satınalma siparişi şablonlarını oluşturabilmeleri ve siparişlere ve faturalara tek tek PO numaraları verebilmeleri mümkündür.
Bununla birlikte, daha büyük şirketler önemli ölçüde daha yüksek işlem hacmiyle uğraşmak zorunda kalabilir ve bu da, satın alma siparişi numaralarının manuel olarak girilmesi gibi zaman alan ve verimsiz bir süreci savunulamaz hale getirir.
Bu nedenle, birçok çevrimiçi defter tutma hizmeti, her kalem için satınalma siparişi numarası gibi satınalma siparişi ayrıntılarını otomatik olarak üretebilir. Bir PO numaralandırma sistemi oluştururken seçebileceğiniz iki ana yaklaşım vardır: manuel ve otomatik.
Manuel PO Numarası Sistemi
Düşük hacimli satın alma siparişleri olan küçük bir işletmeyi yönetiyorsanız, kendi PO numarası sisteminizi manuel olarak oluşturma özgürlüğüne sahip olabilirsiniz. Kod, şirketin lideri olarak sizin için anlamlı olan herhangi bir sırada harflerden, rakamlardan ve kısa çizgilerden oluşabilir. Öte yandan, daha önemli bir PO numarasına ihtiyacınız varsa, sistemin bunu siparişin oluşturulma tarihine göre oluşturmasını sağlayabilirsiniz. Hangi yolu seçerseniz seçin, her zaman satıcının adını, temel sipariş verilerini ve geçerlilik tarihini farklı bir yere not etmelisiniz. Talimat verildiğinde bile bunu yapmaya devam edin.
Her bir satınalma siparişiyle ilgili bilgileri bir Excel elektronik tablosuna kaydederek müşterilerinizi, siparişlerinizi ve ödemelerinizi tek bir merkezi konumdan takip edin.
Otomatik PO Numarası Oluşturucu
Satın alma siparişlerini ve şirket giderlerini yönetmek, kurumsal harcamalar arttıkça giderek daha karmaşık hale gelir. Sonunda, her siparişe elle benzersiz bir kod vermek verimsiz ve zaman alıcı hale gelir. Neyse ki, bugün çok sayıda düşük maliyetli bulut tabanlı muhasebe çözümü var ve bunların her biri kendi otomatikleştirilmiş Satın Alma Emri (PO) numarası oluşturma ve atama yeteneği ile donatılmış olarak geliyor.
Po Numarası Üreteci
"PO numarası oluşturucu" terimi, özellikle satın alınabilecek kaynaklar söz konusu olduğunda çok çeşitli seçenekleri kapsamaz. Mali durumunuzu yönetmek için bulut tabanlı bir muhasebe çözümü veya bir kurumsal kaynak planlama (ERP) sistemi kullanıyorsanız, faturalarınıza ve satın alma siparişlerinize eklemek için satın alma siparişi numaralarını bulmakta sorun yaşamazsınız.
Bunları manuel olarak veya Excel gibi bir uygulamada yaparsanız ve bunların sıralı veya belirli bir uzunlukta olmasına ihtiyacınız yoksa, satınalma siparişi numaralarını oluşturmak için rastgele bir PO numarası üreteci veya rastgele bir sayı oluşturma tekniği kullanabilirsiniz.
Bu amaçla, satın alma siparişleri ve buna bağlı olarak satın alma siparişi numaraları oluşturmak için özel muhasebe veya kurumsal kaynak planlama yazılımı kullanmak genellikle iyi bir fikirdir. Bunun gibi bir sistem size çok zaman ve iş kazandırabilir, bu nedenle satış hacminiz çok düşük olmadığı sürece muhtemelen yatırıma değer.
PO Numarası Faturada Nereye Yazılır?
En yaygın uygulama, hemen ve kolayca referans gösterilebilmesi için faturanın üst kısmına bir satınalma siparişi numarası eklemektir. Satınalma siparişi numarasını şablonunuzda nereye koyacağınız, yürüttüğünüz işin türüne bağlıdır.
Po Numarası ve Fatura Numarası
Bir PO numarası ve fatura numarası ilk bakışta benzer görünür. Aynı bilgileri ve ödeme koşullarını içermelerine rağmen, bir PO numarası ile fatura numarası arasında birkaç fark vardır. Aşağıda, bir PO numarası ile fatura numarası arasındaki farklar yer almaktadır:
1 numara. Belgeyi Veren Yetkili
Faturalama, bir tüketici bir satıcıya bir satınalma siparişi verdikten sonra gerçekleşir.
2 numara. Hukuki durum
Sevkiyatları takip etmek ve ödeme talep etmek için kullanışlı olsalar da, faturaların satın alma sürecinde başka hiçbir yasal amacı yoktur. Satınalma emrini yedeklemek için kullanılmadığı takdirde, alıcı ve satıcı arasında bir sözleşme olmadığı için mali bir araç olarak veya hukuk mahkemesinde kullanılamaz.
#3. Nasıl Kullanılırlar?
Faturanın amacı, son ödeme tarihine kadar ödeme külfetini alıcıya geri yüklemektir. Son ödeme tarihi yaklaştığında ve satıcıya kargo ücreti hala ödenmediğinde, bir hatırlatma e-postası gönderebilirler. Fatura aynı zamanda satıcının dostça bir ödeme hatırlatması işlevi görebilir. Buna karşılık, bir satın alma siparişi, alıcının tedarikçiden ihtiyaç duyduğu ürünün miktarını ve teslimat tarihini belirtmesine olanak tanır.
#4. Ne Belirtiyorlar?
Gönderilerin içeriğini detaylandıran faturalar standart uygulamadır. Satıcı birden fazla paket gönderdiğinde, benzersiz seri numaralarına sahip birden çok fatura oluşturulur.
PO numarası ile fatura numarası arasındaki diğer farklar burada verilmiştir.
| PO Numarası | Fatura numarası |
| Alıcı tarafından satıcıya gönderilen sipariş onayı | Tedarikçi tarafından alıcıya gönderilen ödeme hatırlatması |
| Alıcı sipariş verdiğinde oluşturulur | Sipariş yerine getirildikten sonra oluşturulur |
| Satın alma şartlarını tanımlar | Bir satışın onayını tanımlar |
| Envanterin aşırı stoklanmasını önler | Yinelenen ve fazla ödemeleri önler |
| Envanter takibini kolaylaştırır | Harcamaların ve vergilerin hesaplanmasına yardımcı olur |
Satınalma Emri ve Fatura arasındaki benzerlikler
Kulağa benzer oldukları için satınalma siparişleri ve faturalar arasında kafa karıştırmak kolaydır. Her ikisi de ticari amaçlarla bir ürün veya hizmet hakkında bilgi alışverişini içerir. Ancak bu olayların zamanlaması farklıdır. Pek çok benzerliği paylaşıyorlar, ancak yapılması gereken önemli ayrımlar da var.
Çoğu durumda, bir satınalma siparişi ve bir fatura birbirinin yerine kullanılabilir. Birçok farklılığına rağmen, satınalma siparişleri ve faturalar arasında birkaç önemli paralellik vardır:
- Her ikisi de ürün satın almayla ilgili reklam biçimleridir.
- Savurgan harcamaları azaltmak için çok önemlidirler.
- Satın alma prosedüründe daha fazla şeffaflık sağlarlar.
- Temel sipariş, teslimat, satıcı ve fiyatlandırma ayrıntıları her ikisine de dahildir.
- Her iki Satın Alma Sözleşmesi de Bağlayıcı Yasal Belgelerdir
Fatura ve Satınalma Siparişi Bir İşletmede Hangi İşlevi Sağlar?
Fazladan iş gibi görünse de, satın alma siparişleri ve faturalar, talep arttıkça ve alıcı-satıcı ilişkisi geliştikçe bir şirketin satın alma ihtiyaçlarının üzerinde kalmasına yardımcı olan temel finansal belgelerdir.
Satınalma siparişi ile fatura arasında seçim yapamazsınız çünkü ikisi de çok önemlidir. Yasal olarak faturalar çok önemli olmasına rağmen, satın alma siparişleri çok ihtiyaç duyulan açıklamaları sunar ve sorunların önlenmesine yardımcı olur.
Satınalma siparişlerini ve faturaları kullanmak, talepteki dalgalanmalardan veya temel satın alma sürecinin karmaşıklık derecesinden bağımsız olarak, işlemin beklenen sonuçlarını açıkça belirterek yanlış anlamaları en aza indirecektir.
Neden Satınalma Siparişi ve Fatura Yönetimi Dijital Olarak Alınmalıdır?
Manuel satın alma siparişi ve fatura yönetimi, bir şirket küçük ve satın alma miktarı mütevazı olduğunda başlangıçta basittir. Bununla birlikte, işletme genişledikçe yaptığı satın almaların miktarı da artar. Satınalma siparişleri ile faturalar arasındaki benzerlikleri ve farklılıkları anlamak da pek yardımcı olmaz.
Firmalar için e-posta, faks, posta vb. yoluyla aldıkları artan sayıdaki satınalma siparişlerini ve faturaları manuel olarak işlemek giderek daha sıkıcı ve hataya açık hale geliyor. bir bütün olarak süreç.
Elektronik veri değiş tokuşu (EDI) sistemleri pahalı olabilir ve bazı şirketler böyle bir sistemi satıcılarıyla birlikte uygulamaya maddi olarak gücü yetmez. Tedarik çözümleri, işletmelerin satınalma siparişleri için faturalarda yer alan bilgileri korumasına olanak tanır. Her büyüklükteki şirket, en temel satın alma prosedürlerinin etkinliğini kolaylaştırmak ve iyileştirmek için bu yazılımı satın alma siparişleri ve faturalar gibi şeyleri yönetmek için kullanabilir.
PO Numarası Neden Önemli?
İster alıcı ister satıcı olun, satın alma siparişi, her zaman dikkatinizi ve bağlılığınızı gerektiren ticari işlemin ayrılmaz bir parçasıdır.
Her satın alma siparişine ayrı bir PO numarası vermek, daha kolay ve daha kesin sipariş takibini kolaylaştırır. Bir müşterinin aylar önce yapılan bir satın alma işlemiyle ilgili bir sorunu varsa, satınalma siparişi ve ilgili fatura, PO numarası kullanılarak basit bir arama ile bulunabilir.
Şirketiniz siparişi verir ve PO numarasını verirse aynı avantajdan yararlanabilirsiniz. Oluşturması kolay bir kod ve hızlı bulunabilen ve kontrol edilen satın alımlar, bir PO numaralandırma şeması kullanmanın avantajlarıdır. Bir PO numarası kullanıldığında mükerrer ödemeler, uygunsuz dosyalama ve diğer muhasebe hataları önlenir.
Şirketinizin uzun vadeli başarısı, hem meşru hem de eğitimli profesyoneller tarafından sağlanan hizmetlerin sağlanmasına bağlıdır. Yanlış ürünü teslim etmek veya bir müşteriyi yanlış faturalandırmak, bir şirketin itibarı ve kâr hanesi üzerinde yıkıcı etkilere sahip olabilir.
Bir PO numarasının önemli olmasının diğer nedenleri şunlardır:
1 numara. Güven ve Doğrulama
Alıcı ve satıcı arasında karşılıklı güven gelişse bile, her işlem yine de ödeme ve teslimat garantisi gerektirir. Bir satın alma emri, karışıklık olasılığını azaltır ve tüm tarafları sorumlu kılar. İşletmeler geliştikçe, üzerine kuruldukları temel varsayımlar değişebilir. Bu bilginin tutarlılığı, satın alma siparişleriyle kolaylaştırılır.
2.. organizasyon
Bir şirketin müşteri tabanını genişletmek, siparişleri yerine getirme zorluğunu artırır. Büyük bir organizasyonda, talimatları yazıp yerine getirmesi için bir çalışana teslim etmek kadar basit değildir. Tüm müşterilerinizin izleyebileceğiniz bir satın alma siparişi sistemi kullanmasını sağlamak, onları mutlu edebilir ve size ek iş getirebilir.
#3. Hesap verebilirlik
Bir satın alma emri, bir şirketin satın alma ve satış süreçlerini basitleştirebilir. Anlaşmanın koşullarını yazılı olarak resmileştirerek, hem satıcının hem de alıcının verdikleri taahhütleri yerine getirme olasılığı daha yüksektir. Ayrıca, satıcının ürünlerin satış ilerlemesini takip etmesini ve yerine getirilmeyen siparişlerin mutabakatını kolaylaştırır. Satınalma siparişlerinin kullanılması her iki tarafa da yarar sağlar.
PO Numarasını Kim Sağlar?
Her satın alma siparişine "PO numarası" olarak bilinen özel bir tanımlayıcı verilir. Satış süreci boyunca her iki tarafça kullanılacak olan bu belgenin oluşturulması alıcının sorumluluğundadır. Satıcılar, doğru satın alma için uygun müşteriden ücret aldıklarını doğrulamak için genellikle satış faturasına PO numarasını ekler.
Bir PO Numarasını Nasıl Kullanırım?
Her satınalma siparişi için ayrı bir PO (Satınalma Siparişi) numarası oluşturulur. Satınalma siparişi, bir şirketin belirli bir satıcıdan almak isteyeceği mal ve hizmetleri belirtir. Anlaşma ilerledikçe hem alıcı hem de satıcı PO numarasına geri dönecektir.
PO Numaramı Nasıl Bulurum?
Satın alma siparişi numarası, satın alma siparişi belgesinde bulunan yasal olarak bağlayıcı bir numaradır. Satınalma siparişi, verilecek mal veya hizmetleri miktarları ve fiyatları ile birlikte belirten bir ilk iş belgesidir.
PO Numarası Kaç Haneli?
Bir PO numarası, dört ila altı basamak içerecektir. PO numarası herhangi bir harf, rakam ve tire kombinasyonuna sahip olabilir.
PO Numarası ile Sipariş Numarası Arasındaki Fark Nedir?
Bir satınalma siparişinin PO numarası (veya sipariş numarası), satın alan şirket tarafından oluşturulan özel bir tanımlayıcı tanımlayıcıdır. Şirket yönetimi kodu elle oluşturabilir veya program bunu otomatik olarak yapabilir.
Son Düşüncelerimiz
Alıcı genellikle her bir satınalma siparişine PO numarası olarak bilinen özel bir kimlik numarası atayacaktır. Şirketin yönetimi veya şirketin muhasebe yazılımı, kodu manuel veya otomatik olarak oluşturabilir. İşlem ilerledikçe, doğruluğu garanti etmek için müşteri telefon görüşmelerinde, sevkıyat formlarında ve bazen ilgili satış faturasında PO numarasına başvurulacaktır.
İlgili Makaleler
- Satın Alma Siparişi Süreci: Türler, Örnekler ve Format
- KÜÇÜK İŞLETMELER İÇİN 11+ EN İYİ SATIN ALMA SİPARİŞ SİSTEMİ 2023
- SATIN ALMA FİYATI TAHSİSİ NEDİR: Bilmeniz Gereken Her Şey
Referanslar
