Belirli bir ödeme döneminde her bir çalışana ne kadar ve kime ödeme yapıldığına dair ayrıntılar bir bordro defterine kaydedilir. Her işçinin temel ücret verilerini içerir. Maaş çeki kayıtları, toplam brüt ücret, ikramiyeler ve katkı payları, vergiler ve kesintiler ile her bir çalışanın net maaş tutarı bu bilgilendirme öğeleri arasındadır. Bu yazımızda bordro ile ilgili her şeyi anlattık. Quickbooks maaş bordrosu hakkında bazı ipuçları da ekledik. Neden şimdi dalmıyorsun?
Bordro Kaydı Nedir?
Bordro, belirli bir ödeme dönemi için kimin ne kadar ve ne zaman maaş aldığını takip eden bir defterdir. Çoğu durumda, bir bordro kaydı, her çalışan hakkında aşağıdaki ayrıntıları içerecektir:
- Brüt ödeme
- Net ödeme
- Bordro vergileri
- Çalışanlar için stopajlar (sağlık sigortası gibi)
- Zaman boyunca tüm çalışanlar için bir miktar da genellikle kayıt raporunun alt kısmına dahil edilir.
- Maaş çeki geçmişleri, bordro ayrıntıları raporları ve benzerleri, bordro kaydı raporuyla aynı değildir.
Bordro Kaydının Yapısı
Belirli bir ödeme döneminde, bordro kayıtları genellikle bir dizi basit çizelge (her çalışan için bir tane) şeklinde düzenlenir.
- Name
- Ödeme dönemi tarihleri (başlangıç ve bitiş)
- ödeme tarihi
- Çalışılan saatler
- Uygulanabilir ücret oranları (normal veya fazla mesai)
- Toplam brüt ücretler
- Geçerli çalışan ve işveren vergileri
- Fayda kesintileri
- İşveren yardımı katkı payları
- Net ücret
- Net ödeme ayrıntıları (kağıt çek, doğrudan para yatırma veya ödemeli kart)
Bordro kayıtlarıyla ilgili eyalet ve yerel kuralların değiştiğini akılda tutmak önemlidir. Federal, eyalet ve yerel yasalara uyum sağlamak için işletmeler, çalışanları için geçerli olan düzenlemelerin farkında olmalı ve ilgili kayıtları gereken süre boyunca tutmalıdır.
Bordro Kaydı Oluşturma Adımları
Bir bordro kaydı oluşturmaya başlamadan önce aşağıdaki malzemelerin elinizde olduğundan emin olun:
- İşveren kimlik numarası (EIN)
- Eyalet ve yerel vergi kimlikleri
- Federal Form W-4 ve Eyalet Formu W-4 (geçerli olduğunda)
1 numara. Bordronun Ne Sıklıkla İşlendiğini Öğrenin
Çalışanlara ne sıklıkta ödeme yapılacağına karar verin: haftalık, iki ayda bir, altı ayda bir veya aylık. İşinizin ritmine en uygun olanı belirleyin ve ona bağlı kalın.
2 numara. İlgili Tüm Personel Verilerini Toplayın
Bordro ve diğer vergileri hesaplamak için her çalışanın zaman kartlarına, ödeme koçanlarına ve W-4'lerine ihtiyacınız olacak. Yeni işe alınanlar yalnızca doldurulmuş bir başvuruyu değil, aynı zamanda doldurulmuş bir I-9 formunu da gerektirir.
#3. Kaydı Çalışan Ayrıntıları ve Ödeme Bilgileri ile Doldurun
Her işçi için brüt ücreti belirlemek için zaman kartı verilerini bordro sistemine girin.
#4. Vergi ve Kesintileri Hesaplayın
Her çalışanın vergileri için ne kadar para ayrılacağını bulmak için W-4 formlarına bakın. Emeklilik planlarına ve bireysel emeklilik hesaplarına (BRA'lar) yapılan katkılar da bu kategoriye dahildir.
# 5. Her Çalışan İçin Net Ücreti Hesaplayın
Toplam vergi tutarını ve diğer zorunlu kesintileri bir çalışanın brüt ücretinden düş. Her çalışanın fiili eve götürme ücretini veya net ücretini alacaksınız.
#6. Bordro Defterini İnceleyin ve Dengeleyin
Yeni bir maaş bordrosu dönemine başlamadan önce, bir öncekinden kalan sorunları veya çalışan anlaşmazlıklarını çözmek önemlidir.
Bordro Kaydı Şablonları
Hem çevrimiçi hem de Excel gibi araçlardaki maaş bordrosu şablonları son derece basittir. Bordro kayıtlarını tutmak için tasarlanmış kitaplar da genellikle ofis malzemeleri satan mağazalarda bulunur. Hem büyük hem de küçük birçok kuruluş, kurulumu ve diğer şirket uygulamalarıyla arabirimi kolay olduğu için dijital bordro çözümlerini kullanıyor.
Bordro Kaydı Nasıl Kullanılır ve Korunur?
Öngörülemeyen farklılıkları kafa karışıklığı olmadan yönetmek için, işverenlerin ilgili maaş bordrosu verilerini güncel ve kolayca erişilebilir tutması çok önemlidir. Bordro kaydı, vergilerin stopajı ve ücretlerden kesintiler, çalışanların ödemeleri ve vergi ödemelerinin devlet makamlarına yatırılmasıyla eş zamanlı olarak güncellenmelidir. Dini olarak takip edildiğinde, böyle bir uygulama güvenilir bordro kayıtlarının garanti edilmesine yardımcı olabilir.
Denetim yapmak, bordro kaydını güncel tutmanın çok önemli bir bileşenidir. Bu süre zarfında işletmeler, bordro işlemlerini uzlaştırarak muhasebe ve kayıt tutma prosedürlerinin kurallara uygun olmasını sağlar. Bordro denetimleri her ödeme döneminde en az bir kez yapılmalıdır.
Bordro Kaydının İşlevleri
Şirketler, bordro kayıtlarını tutmaktan en azından aşağıdaki şekillerde yararlanabilir:
- Harcanan tüm ücretli zamanı günlüğe kaydet
- Kuruluşunuzun veya bireysel çalışanlarınızın harcamalarını inceleyin.
- Çalışanlar tarafından yapılan vergi ve stopaj ödemelerinin kaydını tutmak
Ancak bir bordro kaydının faydası bunun çok ötesine geçer. Ayrıca şirketler tarafından aşağıdakiler için kullanılır:
- Bordro giderleri defteri kebir ile mutabık kılınmalıdır.
- Çalışanların hastalık, tatil veya diğer ücretli izinler nedeniyle ne kadar izin kullandıklarına dair bir çetele tutun.
- Bir 401(k) veya başka bir ertelenmiş tazminat biçimine bordro kesintilerinin ve işveren katkılarının meşruluğunu doğrulayın.
Bu görevlerin tümü manuel olarak yapılabilir, ancak uzman bordro yazılımı, bir fare dokunuşuyla sunulan bilgilerle raporlamayı hızlı ve kolay hale getirir.
Bordro Kayıtları: Bordro Giderleri ve Vergiler
Bordro kayıtları, işletmelerin aşağıdakiler gibi bütçelemesi gereken bordroyla ilgili çeşitli maliyetleri detaylandırır:
- Federal Sigorta Katkı Yasası (FICA) için ücret kesintileri
- İşveren tarafı FICA vergileri
- ABD federal gelir vergisi için ücret stopajı
- Eyalet ve yerel gelir vergileri (varsa) için ücret kesintileri.
- İşveren tarafı federal işsizlik vergileri
- Devlet işsizlik sigortası vergileri için işveren sorumluluğu
- Devlet işsizlik sigortası için ücret kesintisi (gerekirse)
- Eyalet yasalarına göre işveren tarafından ödenen işçi tazminatı
- Faydalar ve diğer çalışanlar tarafından onaylanan giderler için ücret kesintileri
- İşverenler tarafından yapılan faydalar ve emeklilik tasarruf katkı payları
- Çalışanlardan maaş haczi için borçlu olunan tutarlar
Bu bordro harcama kayıtları, bir denetimin acısını hafifletmede paha biçilmez olabilir. Bordro vergi formlarının doldurulması söz konusu olduğunda, iyi organize edilmiş bir bordro kaydı paha biçilmezdir.
- İşverenler için Üç Aylık Federal Vergi Beyannamesi (Form 941)
- Çalışan Olmayan Tazminat veya Form 1099-NEC
- Ücret ve Vergi Dekontu Beyannamesi Formu W-2
- Ücret ve Vergi Beyannamesi İletim Formu W-3
Bordro Kaydı - Maaş Çeki Geçmişi - Bordro Ayrıntıları
Belirli bir ödeme dönemi için her çalışanın ücreti, maaş geçmişi raporunda bulunabilir. Her çalışanın maaş geçmişi benzersiz olduğu için diğer çalışanlara ait bilgileri içermemektedir. Maaş çeki geçmişi raporları, çalışanlar için ödeme koçanları olarak da kullanılabilir. Belirli bir süre için maaş çeki geçmişlerini birleştirmenize izin veren bordro yazılımı kullanıyorsanız, birçok ödeme dönemi için (örneğin, ilk üç aylık dönem için tüm maaş çekleri) bir miktar görebilirsiniz.
Bordro kayıt dosyası, belirli bir ödeme döneminde çalışanlara yapılan tüm maaş ve ücret ödemelerini özetler. Rapor, bireysel çalışan toplamlarının yanı sıra genel personel toplamını da sağlar. Sonuç olarak, kayıt raporu genellikle geçmiş ödeme dönemlerini detaylandıran ayrı raporlardan veri derler.
Kayıt raporu ve bordro ayrıntıları raporu neredeyse aynıdır. Maaş çeki bilgileri her ikisinde de görüntülenir. Her ikisi de bir maaş çekindeki ödeme dönemi ayrıntılarını görüntülemek için kullanılabilir. Bununla birlikte, bazı bordro ayrıntısı raporları, ödemeleri (örneğin, konuma göre) daha fazla kategorize etmenize izin verir. Bordro vergilerindeki işveren payı genellikle bordro ayrıntıları raporuna dahil edilir, ancak bordro kayıt raporuna dahil edilmez.
Bordro kaydı tutmak için ipuçları
Uyumlu ve güncel bir bordro kaydı tutmak için aşağıdakilere çok dikkat edin:
1 numara. Kesin Kayıtları Koruyun
Bordro kayıt tutarsızlıkları, düzenli kayıt kontrolü ve bulunan herhangi bir tutarsızlığın düzeltilmesi yoluyla önlenebilir. Aşağıda, maaş bordrosunda sık sık yapılan hatalara örnekler verilmiştir:
- Çalışanlara haksız yere düşük veya yüksek ücret ödemek
- birçok faktörü yanlış çıkarsama
- Bir çalışana ilk maaşı vermemek
2 numara. Çalışan Bilgilerini Düzenli Olarak İnceleyin ve Güncelleyin
Bordro kaydınızın yeni işe alımları yansıttığından emin olun. Bir çalışan, sigorta gibi ek kesintiler talep ederse, bunları bordro defterinde hesaba kattığınızdan emin olun.
#3. Gelişen Vergi Mevzuatı Hakkında Farkındalığınızı Sürdürün
Para cezalarından kaçınmak istiyorsanız, federal, eyalet veya yerel vergi mevzuatında bir değişiklik olması durumunda bordro sisteminizi hemen güncellemelisiniz.
#4. Çalışanlara Bordro Sistemi Konusunda Eğitim Verilmelidir
İşçiler, maaş bordrosu işlemede gecikmeler olursa veya ödemelerinde ufak tefek sorunlar varsa, maaş bordrosu sürecinizin nasıl çalıştığını anlarlarsa daha anlayışlı olacaklardır. Çalışanlarınız, muhasebe ekibine ihtiyaç duydukları vergi verilerini sağlama ve bordro işlemeyi etkileyebilecek mali taahhütlerindeki değişiklikleri bildirme konusunda daha işbirlikçi olacaktır.
QuickBooks Bordro Kaydı nedir?
Muhasebe departmanı, maaş bordrosu yapmak için kullanılan bir hizmet uygulaması olan QuickBooks Bordro Kaydı'nı kullanarak zamandan ve emekten tasarruf edebilir. Bordro işleme ayrıca çalışan tazminatının belirlenmesini ve federal ve eyalet vergilerinin düşülmesini de içerir. İle "bordro”, bir şirketin personeline ilişkin finansal bilgileri takip etme ve yayma sistemini kastediyoruz.
QuickBooks Bordro Kaydı Türleri
QuickBooks Çevrimiçi Bordro Kaydının iki sürümü vardır:
1 numara. Standart Bordro
30 ila 50 çalışanı olan şirketler için özel olarak geliştirilmiş bir bordro programıdır. Ne faydalar ne de insan kaynakları birleşik değildir. Şirketinizde yalnızca bir avuç işçi varsa, bu büyük bir sorun olmayabilir.
2 numara. Gelişmiş Bordro
İşi birçok müşteri adına “bordro” içeren kişiler için bu program geliştirilmiştir. Buna muhasebe meslek mensupları, kuruluşlardaki maaş bordrosu uzmanları ve benzer pozisyonda olan diğerleri dahildir.
QuickBooks Bordro Kaydı Nasıl Çalışır?
İlk adım, QuickBooks Masaüstü Uygulamasında bir bordro seçeneği seçmektir. Ardından, işletmeniz ve personeli hakkında güncel adlar, yaşlar ve telefon numaraları gibi kesin verilere ihtiyacınız olacak. Standart bordrodan Gelişmiş maaş bordrosuna geçiş yapmak veya tam tersini yapmak için çalışanın maaş bordrosunun bir kopyasına ihtiyacınız olacak. Ayrıca, yeni işe aldığınız kişilerin vergi ve NI(Ulusal Sigorta) bilgilerine ihtiyacınız olacak.
QuickBooks Bordro Kaydının Özellikleri
QuickBooks Bordro'nun özelliklerinden bazıları şunlardır:
1 numara. Çalışanlar İçin Doğrudan Mevduat
Hangi hizmet planını seçerseniz seçin (Çekirdek, Premium veya Elit Bordrolar), ücretsiz doğrudan para yatırma erişimine sahip olacaksınız. İşverenler, sisteme zaten giriş yapmış olan işçilere daha kolay ödeme yapacak.
2 numara. Bordro Çalıştırmaları Sınırsızdır
QuickBooks Online ile bordro işleme sınırsızdır. QuickBooks Online Bordro aracılığıyla bordro çalıştırmayla ilgili ek ücret yoktur.
#3. Vergilerin Otomatik Olarak Hesaplanması ve Beyan Edilmesi
QuickBooks Online Bordro ile vergi evraklarını bulup dosyalamak ve vergi mevduatı yapmak daha kolay hale getirildi.
#4. Bordro Otomasyonu
Çalışanlar, manuel olarak herhangi bir veri girmek zorunda kalmadan bu aracı kullanarak bordro işleyebilir. Bu, bordro işlenmeden önce yapılmalıdır. Maaşları ve ikramiyeleri bordroya dahil etme yeteneği başka bir yararlı işlevdir.
# 5. QuickBooks İşgücü
Çalışanlar, QuickBooks Bordro aracılığıyla en güncel vergi verilerine, yıllık kazançlarına, ücretli izinlerine, maaş koçanlarına, W-2 formlarına ve daha fazlasına erişebilir.
Bordro Kaydına Sahip Olmanın Yararları
Maaş bordrosu ile bağlantılı her şeyi -ücretler, vergiler ve dağıtım- tek bir yerde tutmak, bordro kaydı sayesinde çok daha kolaydır.
1 numara. Ayrıntılı Kayıtların Korunmasını Mümkün Kılır
Özellikle büyük bir iş gücünüz varsa, ödeme döneminin bitiminden önce tamamlanması gereken tüm görevlerde muhasebe hatalarının yapılması kolaydır. Muhasebe personeli, defterlerdeki aksi takdirde tespit edilemeyecek basit hataları yakalamak ve düzeltmek için bir maaş bordrosu kullanabilir.
2 numara. Vergi Düzenlemelerinin Yasal Uyumunu Teşvik Eder
Bordro kayıtları, İç Gelir Servisi (IRS), Adil Çalışma Standartları Yasası (FLSA) ve Eşit İstihdam Fırsatı Komisyonu (EEOC) tarafından inceleme ve referans amacıyla en az üç yıl süreyle saklanmalıdır. Yasaların gerektirdiği istihdam kayıtlarının tutulması, bir maaş bordrosu yardımıyla çocuk oyuncağıdır. Bu verilerden hiçbir zaman birkaç fare tıklamasından daha uzakta olmayacaksınız.
#3. Zaman Kazanmaya Yardımcı Olur
Bordro işleme çok fazla zaman alır ve manuel olarak yapıldığında hataya çok fazla yer vardır. Manuel bordro kayıtları, her dönemde vergi çekme veya fazla mesai ödemelerinin hesaplanması gibi herhangi bir şey için doğru bir şekilde kullanılması için çok fazla eğitim ve denetim gerektirir. Ancak kendi kendine çalışan bir bordro sistemi sizi zahmetten kurtaracak ve size zaman kazandıracaktır. Bir kişinin yeni çalışan ayrıntılarını veya işten çıkarma tarihlerini girmesi gerekir, ancak işin geri kalanı otomatik olarak yapılır. Ek olarak, bir maaş bordrosu, şirketinizin üç aylık veya yıllık harcama eğilimini ortaya koyarak yoğun ve yavaş sezonlara hızlı ve kolay bir şekilde hazırlanmanıza olanak tanır.
#4. Kesin Bordro Verileri ile Uygun Çalışan Ücretlendirmesine Yardımcı Olur
Güncel bir maaş bordrosu kaydının tutulması, maaş bordrosunun mutabakatını kolaylaştırır ve tüm vergilerin ve ücretlerin doğru bir şekilde hesaplanmasını sağlar. Bu verileri takip etmek, size çok fazla zaman ve emek tasarrufu sağlayacaktır. Tazminat hataları aramak için vergilerle ilgili herhangi bir düzenleyici kurumun mali durumunuzu denetlemesine gerek kalmayacaktır. Çalışanların düzenli ve zamanında maaş çeklerini takdir etmelerine yardımcı olur. Bir bordro kaydı tutmak, çalışanların moralini yükseltmenin ve çalışanları cesaretlendirmenin basit ama etkili bir yoludur.
Bordro Kaydı Bir Çalışma Sayfası mı?
Bu seçenek pek çok işletme için uygun olmasa da, bordro kayıtları oluşturmak için elektronik tablolar kullanılabilir. Bordro yazılımı, güvenilir bordro verilerini korumayı ve hızla rapor oluşturmayı kolaylaştırır.
Bordro Dergisi Nedir?
Her bordro işleminin kayıtları bordro günlüklerinde tutulur. Özet düzeyindeki genel muhasebe girişleri de bu verileri temsil eder. Bir denetim sırasında olduğu gibi daha ayrıntılı bordro bilgileri gerektiğinde, defteri kebir yerine maaş bordrosu günlükleri kullanılır.
Bordro Günlüğü, Bordro Kaydı ile Aynı mı?
Bordro günlükleri ve bordro kayıtları, her ikisi de çalışanlarla ilgili finansal işlemleri kaydetmeleri bakımından benzerdir, ancak aynı değildirler. Bordro günlükleriyle karşılaştırıldığında, bordro kayıtları genellikle her çalışanın maaşı ve faydaları hakkında daha ayrıntılı bilgiler içerir. Bordro kaydına erişim, içerdiği hassas bilgilerin hacmi nedeniyle, bordro yöneticisi gibi bir firma içinde izin verilen kişilerle sıklıkla kısıtlanır.
Bordro Defterini Kim Hazırlar?
Kayıt, şirketinizin büyüklüğüne bağlı olarak siz, muhasebeci veya İK departmanı tarafından yapılabilir. En büyük harcamalarınızdan birini takip etmenize yardımcı olduğu için, her işletme sahibi için olmazsa olmazdır: maaşlar ve ücretler.
Bordro Tablosu Nedir?
Bordro Tablosu veya yalnızca Bordro Tablosu olarak da bilinen Maaş Tablosu, belirli bir süre içinde verilen hizmetler için işçilere ödenen tüm tazminatın kapsamlı bir muhasebesidir. Maaş bordrosu gibi de okumak mümkün.
Maaş ve Bordro Arasındaki Fark Nedir?
Bir çalışanın maaşı, işvereninden almayı garanti ettiği yıllık tutar iken, bordro ve bordro altyapısı, çalışanların kazanç ve kesintilerini takip etmek için kullanılan sistemlerdir.
Bordro Muhasebesini Nasıl Yaparsınız?
- Ödenmesi Gereken Ücretleri Özetleyin.
- Çalışan Değişikliklerini girin.
- Vergileri hesaplayın.
- Ücret Kesintilerini hesaplayın.
- Manuel Ödemeleri Düşürün.
- Bir Bordro Kaydı oluşturun.
- Maaş çeklerini yazdırın.
- Doğrudan Para Yatırma ile ödeyin.
Son Düşüncelerimiz
Bir bordro kaydı, bordroyla ilgili işlemleri takip etmek için yararlı bir araçtır. Dönem için tüm parasal taahhütleriniz çok detaylı bir şekilde parçalanmıştır. Bordro yazılımı kullanıyorsanız, çalışanlarınıza zamanında ödeme yapabilir, IRS ve SSA'nın bordro vergisi düzenlemelerine uyum için gerekli bilgileri zamanında sağlayabilirsiniz. Bir maaş bordrosunda yer alan bilgiler olmadan şirketinizi düzgün bir şekilde yönetemez, çalışanlarınıza ödeme yapamaz veya federal kurallara uyamazsınız. Çalışmanızı gözden geçirmenize ve her şeyin doğru olduğundan emin olmanıza olanak tanıdığı için, normal maaş bordrosu sürecinizin bir parçası olarak sahip olmanız gereken yararlı bir araçtır. Bordro kaydı raporu oluşturmayı çocuk oyuncağı haline getiren bordro yazılımına yatırım yapmayı düşünün.
İlgili Makaleler
- QuickBook: QuickBook Uygulamasını Kullanma (+Ücretsiz İpuçları)
- 2023'ün En İyi Muhasebe Yazılımları Nelerdir?
- BORDRO SİSTEMİ: Tanım, Yazılım ve Kılavuz
- BORDRO YÖNETİMİ: Yazılım ve En İyi Uygulamalar
- Küçük İşletme Bordrosu: En İyi Bordro Yazılımı İngiltere Hizmeti
Referanslar
