Dijital dünyada bile, belirli iş belgelerinin basılı bir kopyasını tutmak hala önemlidir. Dijital dünyaya güvenebilmek istiyoruz ve çoğunlukla yapabiliriz, ancak zaman zaman işler ters gider. Aşağıdaki 7 basılı kopya ile, dijital dosyalarınıza bir şey olma ihtimaline karşı en önemli belgelerin fiziksel bir yedeği olduğunu bilerek rahatlayabilirsiniz.
#1. Vergisi beyannameleri
fiziksel kopyalarına sahip olmak vergisi beyannameleri süper önemlidir. Vergi beyannamesi kayıtları genellikle yedi yıl sonra imha edilebilse de, oluşturuldukları andan itibaren güvenebileceğiniz vergi beyannamelerinin kopyalarına sahip olduğunuzdan emin olmalısınız.
#2. Faturalar ve Makbuzlar
'Fiziksel' bir işiniz varsa, makbuzları ve faturaları en az birkaç ay tutmanız çok önemlidir. Genel olarak, müşterilerin bir işleme itiraz etmek veya başka bir şekilde şikayette bulunmak için satın alma tarihinden itibaren dört aya kadar süreleri vardır, bu nedenle daha fazla gönül rahatlığı için bu faturaların basılı kopyalarına sahip olmak çok önemlidir.
#3. Orijinal İmzalı Tüm Belgeler
Şu anda çok fazla iş tamamen dijital olduğundan, basılı kopyalar genellikle eskisi kadar endişelenmiyor veya odaklanmıyor. Ancak, orijinal imzaları veya mühürleri olan izinler veya diğer belgeler, elinizde tutmak isteyeceğiniz şeylerdir. Elbette, kopyalara veya dijital taklitlere güvenebilirsiniz, ancak hiçbir şey gerçek anlaşmayı yenemez.
#4. Kanunen Gösterilmesi Gereken Belgeler
Bir iş sahibi olduğunuzda, her zaman evrak işlerinizle ilgili yasa ve yönetmeliklere tabi. İşletme lisansları, basılı bir kopyasına sahip olmak isteyebileceğiniz bir şeydir. Bir ziyaretçiniz varsa, gerekli belgelerin basılı bir kopyasını elde etmek, çevrimiçi veritabanınızda gezinmekten çok daha kolaydır. Ayrıca, denetim yapan herkes için hızlı erişim sağlar.
#5. Herhangi Bir İşletme Sözleşmesi
İşletme anlaşmaları esasen kimin sorumlu olduğunu özetler. İstenmeyen bir şey olursa, bir işletme sözleşmesinin fiziksel bir kopyası, ihtiyacınız olan yardımı çok kısa sürede veya hiç vakit kaybetmeden almanıza yardımcı olabilir ve şirket içinde büyük iş kararlarını kimin aldığını açıkça ortaya koyar.
#6. Banka Hesap Özetleri ve Bordro Bilgileri
Bir şirkete finansal açıdan bakıldığında, bu tür belgeler en önemlisidir. Herhangi bir tutarsızlık olması durumunda, güvenebileceğiniz fiziksel kopyaların yanı sıra çevrimiçi kopyaların da bulunduğu konusunda içiniz rahat olsun. Bunun da çok fazla yer kaplamasına gerek yok – bir dijital kesim masası ve kopyalarınızı büyük bir klasörde saklayın.
#7. Uluslararası Belgeler
Dijital dosyalama sistemleri çoğu Batı ülkesinde norm olmasına rağmen, diğer ülkeler için aynı olmayabilir, bu nedenle yabancı ülkelerle herhangi bir finansal yazışmanın fiziksel kopyalarını saklamak önemlidir. Uluslararası iletişimi biraz daha kolaylaştırmak için dijital kopyalara ve fiziksel kopyalara sahip olmaya değer olabilir.
Gördüğünüz gibi, dijital dünyada bile, basılı bir kopyasının saklanmasının zorunlu olduğu bazı ticari belgeler var - kanunen gerekli olsun ya da iyi bir uygulama olsun.
