Şu anda ofisinizde kaç kişi var? Dün kaç tane içtin? Geçen yılın Ağustos ayına ne dersiniz? Bu makale, ziyaretçi yönetim sistemlerini tanımlar ve günümüzde birçok şirketin neden bunları kullandığını açıklar.
Önceki sorular için değilse, sonuncusu kesinlikle size biraz zorluk çıkardı.
Ortak drive'ınızda eski Excel e-tablosunu bulabilmeniz veya soruları yanıtlayabilmenizin nedeni muhtemelen konuk oturum açma sayfalarınızı içeren dosyadaki girişleri manuel olarak saymak zorunda olmanızdır.
Bu klasör veya e-tablo açıkken sizin için birkaç sorgu daha:
- Kaç isim okuyabiliyorsunuz veya yanlış mı girdiniz?
- Kaç ziyaretçinin varış zamanı not edilmemiş?
- Çıkış yapmayı kim ihmal etti? (Yoksa hala ofiste bir yerlerde mi saklanıyorlar?)
- Oturum açma veya oturumu kapatma için kaydedilen saat doğru muydu?
- Her ziyaretçi tam olarak hangi çalışanla etkileşime girdi?
Misafirler şimdi ofisinize girdiğinde ne olacağını bir düşünün. Onları kim karşılıyor? Onlarla kişisel olarak ilgilenen ve hoş karşılanmalarını sağlayan arkadaş canlısı bir resepsiyonist mi? Ya da bütün gün bir masaya tıkılıp kalan, canı sıkılan ve kahvesi olmayan biri?
Belki de misafirleri karşılamak için hiç kimse yoktur. Bundan sonra ne yapacaklar? Bir işçi geçene kadar bekler misiniz veya gördüğünüz kapıları çalar mısınız? Pek çok binada gözetimsiz lobiler ve açık kapılar yaygındır, bu da herkesin herhangi bir ofise her an girmesini mümkün kılar.
Bu basit durumlar, dünyanın her yerindeki ofislerde günlük olarak meydana gelir. Ayrıca ziyaretçi yönetiminin ne kadar önemli olduğunu da gösteriyorlar.
Özellikle bir ziyaretçi yönetim sisteminin, bazen de bir dijital check-in sisteminin gerekliliğini gösterirler.
Ziyaretçi Yönetim Sistemleri
Tesisinize veya işletmenize giren herkesin izlenmesi, ziyaretçi yönetimi olarak bilinir.
Müşteriler, teslimat görevlileri, iş başvurusunda bulunanlar, yükleniciler, danışmanlar veya CEO'nun üçüncü kuzeni iki kez uzaklaştırılmış ziyaretçi olabilir.
Düzenli, tam zamanlı bir çalışan olmayan herkes özünde bir ziyaretçidir.
Ziyaretçileri resmi olarak izlemek için ziyaretçi yönetim sistemi adı verilen bir araç kullanılır.
Günümüzde Ziyaretçi Yönetim Sistemleri
The Receptionist for iPad gibi dijital ziyaretçi yönetimi araçları, günümüzde işletmelerde klasörler, kalemler ve kağıtlar gibi geleneksel ziyaretçi yönetimi araçlarının yerini alıyor.
Dijital bir ziyaretçi yönetim sistemi, misafirleri kontrol etmenin temel işlevini yerine getirir. Ancak bir kalem ve kağıdın yapamayacağı birçok görevi de yerine getirebilir, örneğin:
- Çevrimiçi bir ziyaretçi günlüğü tutun.
- Lütfen misafirlerinizi tanıyabilmeniz için fotoğraflarını çekin.
- Şirketinizin markasının yer aldığı ziyaretçi kimlik kartları oluşturun.
- Gizlilik anlaşmaları ve diğer yasal belgeler üzerindeki imzaları kaydedin.
- UPS, FedEx ve diğerleri gibi kurye hizmetlerinden teslimatı kabul edin.
- Ziyaretçiler geldiğinde kullanıcıları SMS, e-posta ve Slack yoluyla bilgilendirin.
- Personel ve konuklar arasında her iki yönde etkileşimi etkinleştirin.
- Yiyecek teslimatlarını ve teslim evraklarını onaylayın
- Konuklara yön verin.
Bir ziyaretçi yönetim sistemi, ofis üretkenliğini artırır, ofis güvenliğini artırır ve şirketinizin itibarını artırır.
Okullar İçin Ziyaretçi Yönetim Sistemleri
Güvenli ve emniyetli bir okul ortamı yaratmak için en yoğun zamanlarda bile her şeyi izleyen entegre bir güvenlik sistemi gereklidir.
Okullar, bir ziyaretçi kontrol sistemi kullanarak risksiz bir ortamı kolayca koruyabilir.
Okula gelen ziyaretçileri izlemek için güvenilir bir mekanizma kurdunuz mu? Fakülteniz veya öğrencilerinizle okul bahçesindeyken etkileşime giren ziyaretçileri takip ediyor musunuz? Okulunuzun kampüsü izinsiz giriş yapanlardan arınmış mı?
Yetkililer, eğitmenleri ve öğrencileri okul binası içinde güvende tutmak için bu soruları sormalıdır.
Okullar için geçerli bir ziyaretçi yönetim sistemi ile, bu sorunların her birini ayrı ayrı etkili bir şekilde ele alabilir ve diğer tesis gereksinimlerini karşılayabilirsiniz.
Okullar için Ziyaretçi Yönetim Sistemi – Başlıca Özellikler
1 numara. Kimliği Doğrulanmış Giriş
Ziyaretçi bilgilerini maksimum basitlikle yönetmek, okul ziyaretçi yönetim sistemlerinin bir özelliğidir.
Okul bahçesine girer girmez formlar doldurulmalıdır. Sistem daha sonra gönderilen verileri ve bilgileri doğrular.
Kimliklerinin geçerliliği onaylanır, OTP doğrulamaları gibi araçlar kullanılarak telefon numarası tekrar kontrol edilir ve diğer bilgiler gözden geçirilir.
Yalnızca tüm kişisel veriler çıkarıldıktan, doğrulandıktan ve onaylandıktan sonra bir kişinin tesise girmesine izin verilebilir.
Daha fazla güvenlik önlemi olarak, çağdaş VMS her ziyaretçinin fotoğrafını çekiyor.
Ön kapıda hızlı check-in ve doğrulama işlemi sayesinde kampüsün her zaman güvenli ve emniyetli olması garanti edilmektedir.
2 numara. Temassız Giriş
Akıllı kurumlar tarafından, ciddi aksamalara neden olan ve okul içindeki fakülte ve personelin güvenliğini tehlikeye atan COVID-19 gibi salgınların yayılmasını durdurmak için proaktif bir yaklaşım kullanılıyor.
Yüz tanıma yazılımı ve mobil cihazlarda QR kod tarama gibi salgına dayanıklı teknolojilere sahip temassız check-in seçenekleri, taşıyıcıların okul binasına girme şansını azaltabilir.
Bir okul ziyaretçi yönetim sistemi seçerken uygun seçeneği seçtiğinizden emin olun.
3 numara. Doğrulanmış Giriş
Okullar düzenli olarak yüzlerce personelin ziyaretçilerle birlikte binaya girip çıktığını görüyor.
Bir ziyaretçi yönetim sistemi, tesise erişen herkesi takip etmeye yardımcı olmak için personel bilgilerini önceden girme seçeneği de sunar.
Okul binaları, personelin önceden girilen adları ve ayrıntıları sayesinde her zaman güvenlidir çünkü binaya yalnızca kimliği doğrulanmış öğretmenler ve personelin girmesine izin verilir.
Ekstra bir katman olarak bir OTP doğrulamasının gerekli olup olmadığını belirleyebilirsiniz.
Fakülte veya personel okula girerken bile önceden isimlerini kaydetmek kolaydır ve bölgelere sadece geçiş izni olanların girmesine izin verilir.
Ek olarak, bu, yetkili çalışanların, sıklıkları, kalış süreleri ve giriş ve çıkış saatleri dahil olmak üzere bina içindeki tüm personel ve öğretmenlerin hareketlerini izlemesini kolaylaştırır.
#4. Gerçek Zamanlı Kontrol Paneli
Herhangi bir anda tüm ziyaretçilerin, çalışanların, öğretim üyelerinin, velilerin ve çocukların (gerekirse) hareketlerini gösteren gerçek zamanlı bir pano, okullar için verimli bir ziyaretçi yönetim sisteminin bir özelliğidir.
Bu, tesislerde hareket eden insanları tanımlamayı ve izlemeyi kolaylaştırır.
Bu pano, ebeveynlerin, misafirlerin veya çalışanların tesiste ne kadar süre kaldığını izleyebilir. Örneğin, bir ebeveyn çocuğunu ziyaret etmek isterse, uygulama ebeveynin ne kadar kaldığını izlemeyi kolaylaştırır.
# 5. Ziyaretçi Görüşleri
Belirli bir dönemde tesisi ziyaret eden herkesin kaydını doğru bir şekilde tutmak, okulların karşılaştığı en büyük sorundur.
Kağıt günlükleri veya kalem-kağıt yöntemleri, kurcalanmaya, hasar görmeye ve hatta çalınmaya karşı savunmasız oldukları için sıklıkla başarısız olur.
Bir ziyaretçi yönetim sistemi, güvenli bir konuma dayalı ziyaretçi kaydının her zaman mevcut olmasını sağlar.
Yetkililer, sistemin ziyaretçi içgörülerini kolayca inceleyebilir.
Kampüse kimler geldi? Belirli bir kişi binayı ne zaman terk etti? Bir misafir ne sıklıkla check-in yaptı?
Sistem içerisinde hazırlanan ve ilgili tüm tarafların kolayca erişebildiği bu rakamlar sayesinde ekip belirli bir mekana gelen ve giden ziyaretçileri daha iyi yönetmek için bir aksiyon planı oluşturabilmektedir.
En İyi Ziyaretçi Yönetim Sistemleri
1 numara. Qminder Yazılımı
Qminder, işletmelerin unutulmaz bekleme süreleri sağlamalarına yardımcı olan kuyrukları yönetmek için bulut tabanlı bir yazılımdır.
Müşteri hatlarını yönetmek için yerinde check-in kiosklarını ve gerçek zamanlı ilerleme bilgilerini kullanın. Müşteriler, telefonlarını kullanarak uzaktan kuyruğa girmek ve metin mesajları yoluyla bildirimler almak için Qminder'ı kullanabilir.
Müşterinin kendi kendine check-in yapması sırasında toplanan bilgiler sayesinde daha kişiselleştirilmiş hizmet sunabilirsiniz.
Fiyatlandırma
- Başlangıç: Konum başına ayda 429.00 ABD doları
- İş dünyası: Konum başına ayda 659 ABD doları
- Şirket: Özel fiyatlandırma
- Ücretsiz deneme: Mevcut
- Ücretsiz sürüm: Mevcut Değil
2 numara. HID Ziyaretçi Yönetim Çözümleri Yazılımı
WorkforceID Visitor Manager'ın bulut tabanlı programı, ulaşım, enerji, sağlık, eğitim ve diğer sektörlerdeki küçük ve orta ölçekli kuruluşların fiziksel ve dijital kimlik erişimini yönetmelerine yardımcı olur.
Yöneticiler, check-in prosedürlerini otomatikleştirmeye yönelik çözümün yardımıyla bireyselleştirilmiş tarama soruları oluşturabilir.
Fiyatlandırma
- Başlangıç fiyatı: 2,000.00 $ yıllık
- Ücretsiz deneme: Mevcut
- Ücretsiz sürüm: Müsait değil
3 numara. ALICE Resepsiyonist Yazılımı
Çeşitli sektörlerdeki küçük, orta ve büyük kuruluşlar için bir ziyaretçi yönetim sistemi olan ALICE Receptionist, bulut tabanlıdır ve şirket içindedir.
Ziyaretçi kaydı, hareket algılama, kimlik bilgileri yazdırma, iş dizini ve olay yönetimi, çözümün öne çıkan işlevleridir.
Kullanıcılar, ALICE Receptionist'i kullanarak misafir yönetimi prosedürlerini otomatik hale getirebilir.
Departman listeleri, iki yönlü iletişim, çalışan bildirimi, görüntü yakalama ve uzaktan izleme diğer özelliklerdir.
Fiyatlandırma
- Başlangıç fiyatı: 3,588.00 $ yıllık
- Ücretsiz deneme: Mevcut
- Ücretsiz sürüm: Mevcut Değil
# 4. Proxy Click Yazılımı
Küçük, orta ve büyük işletmeler için Proxyclick, bulut tabanlı etkili bir ziyaretçi yönetim sistemidir.
Temel özelliklerinden bazıları ziyaretçi kaydı, anlık fotoğraflar, rozet yazdırma, anlık bildirimler, raporlama ve Proxyclick'i içerir.
Kullanıcılar, Proxyclick kullanarak ziyaretçileri kontrol edebilir, markalarının itibarını artırabilir ve güvenliği garanti edebilir.
Sistemin ek yetenekleri arasında rozet kişiselleştirme, erişim kontrolü, ziyaretçi ön kaydı, kullanıcı izinleri, veri koruma ve güvenlik kontrolleri yer alır.
Fiyatlandırma
- Başlangıç fiyatı: ayda 100.00 dolar
- Ücretsiz deneme: Mevcut
- Ücretsiz sürüm: Mevcut Değil
# 5. VisitLog Yazılımı
Küçük, orta ölçekli ve büyük işletmelerin tümü, şirket içi bir ziyaretçi yönetim sistemi olan VisitLog'u kullanmaktan yararlanabilir.
Temel özellikler, ziyaretçi ön kaydı, yaka kartı basımı, e-posta ve SMS bildirimleri, ziyaretçi kaydı ve ziyaretçilerin bildirimini içerir.
VisitLog kiosk işlevi, ziyaretçi geliş ve gidişlerini ve mevcut toplam ziyaretçi sayısını takip eder.
Programlanabilir karşılama ekranı, acil durum tahliye listeleri, park yönetimi araçları ve raporlama özellikleri diğer özelliklerdir.
Fiyatlandırma
- Başlangıç fiyatı: 1,800.00 $ bir kez
- Ücretsiz deneme: Mevcut
- Ücretsiz sürüm: Mevcut Değil
Elektronik Ziyaretçi Yönetim Sistemleri
Sıklıkla bir iPad veya temassız bir kioskta barındırılan temel bilgisayar veya elektronik ziyaretçi yönetim sistemleri, ziyaretçi bilgilerini izlemek ve kaydetmek için bir bilgisayar ağı kullanır.
Elektronik bir ziyaretçi yönetim sistemi, bir kalem ve kağıt yönteminin çoğu kusurunu azaltır.
Olası güvenlik sorunlarını kontrol etmek için ziyaretçi kimlikleri belediye, eyalet ve federal veritabanları ve dahili veritabanlarıyla karşılaştırılabilir.
Otomatik Ziyaretçi Yönetim Sistemleri
Bazı işletmeler hala isim etiketleri ve ziyaretçi defterleri gibi eski manuel ziyaretçi check-in yöntemlerini kullanıyor, ancak otomatik bir ziyaretçi yönetim sistemine geçişin bir şirket için maliyet, zaman ve kaynak tasarrufu gibi birçok avantajı var.
2017 tarihli The Evolution of Visitor Management adlı teknik incelemede, sorgulanan kuruluşların %82'si, otomatik bir ziyaretçi yönetim sistemi uygulamanın operasyonel verimliliği artırdığını iddia etti.
Güvenliği artırırken ve tehlikeleri azaltırken karşılama ve idari işlemleri otomatikleştiren bir ziyaretçi yönetim sistemi mükemmel bir yatırım getirisi sağlar.
Bir ziyaretçi geldiğinde, ziyaretçi yönetim sistemi anında ilgili çalışanı bilgilendirir.
Personele misafirinin geldiği bilgisi verilir.
Sonuç
Eski ve kötü çalışan ziyaretçi yönetim sistemleri çeşitli endişeleri beraberinde getirir.
Eski bir platform, oldukça pahalı olabilecek uyumluluk sorunlarına veya güvenlik açıklarına neden olabilir.
Ziyaretçi yönetim sistemine azami dikkat gösterilerek tüm prosedürün yeniden değerlendirilmesi gerekir.
Ziyaretçi Yönetim Sistemleri FAQs
Kaç çeşit ziyaretçi yönetim sistemi vardır?
İki ayrı ziyaretçi yönetim yazılımı türü olmasa bile iki farklı operasyonel yaklaşım vardır.
Ziyaretçi yönetim sistemi nasıl kurulur?
Bir ziyaretçi oturum açtığında personele bildirimde bulunmak için ziyaretçi yönetim sistemlerine bir bildirim sistemi dahil edilmelidir.
Çalışanlar ideal olarak, almak istedikleri bildirimleri ve ne zaman seçme seçeneğine sahip olmalıdır.
Konuk rozetleri hızlı ve anında yazdırılabilir olmalıdır.
Randevusuz gelen ziyaretçilerle nasıl başa çıkıyorsunuz?
Sekreter, randevu almamış ziyaretçilere bir koltuk teklif etmeli ve kendilerini tanıtmalıdır.
- Arayan kişiden bilgi alın
- Müfettişin ofisi ile konuşun
- Süpervizörün müsait olup olmadığını sorgulayın
- Stratejik olarak ziyaretleri reddet
Ziyaretçi türleri nelerdir?
Mola ziyaretleri, günübirlik ziyaretçiler ve transit ziyaretçiler gibi hava yolu ile gelen ziyaretçilere uçakla gelenler denir.
Gemi yolcuları gibi deniz yoluyla gelen ziyaretçilere denizden gelenler denir.
Deniz yoluyla gelenler, denizciler ve kayıkçılar gibi mola veren konukları da içerir.
- En İyi 2023 İş İnterkom Sistemleri (+ Kablosuz Seçenek)
- En İyi 10 Şifre Yönetim Yazılımı: İşletmeniz İçin En İyi Çözümler
- 2023'de Web Siteniz İçin En İyi İçerik Yönetim Yazılım Sistemi
- İlişkisel Veritabanı Yönetim Sistemleri Nelerdir?
- MÜŞTERİ İLİŞKİLERİ YÖNETİMİ (CRM): Tanımı, Araçları ve Önemi
Referanslar
