En yaygın İK yazılımı, bir İnsan Kaynakları Bilgi Sistemidir (HRIS). O zamandan beri, teknoloji şüphesiz önemli ölçüde ilerledi. Şirket düzenlemelerindeki veya mevzuat uyumluluğundaki değişikliklere yanıt olarak, modern HRIS sistem(ler)i prosedürleri otomatikleştirebilir, girdileri dahil edebilir ve raporlama biçimlerini gerçek zamanlı olarak değiştirebilir. Modern HRIS Sistemleri, tüketici sınıfı kullanıcı deneyimleri ve uyarlanabilir işlevsellik sağladıkları için güçlü ve çevik oldukları kadar etkili ve kullanıcı dostudur. En iyi HRIS yazılımı, daha fazla veri depolama, gelişmiş güvenlik ve bordro, aday izleme ve diğer İK sistemleri gibi yardımcı programlarla daha kolay etkileşim gibi daha fazla sayıda avantaj sunan bulut aracılığıyla sunulur.
Bu makale, tanımlar, örnekler ve eğitim bilgileri dahil olmak üzere HRIS Sistemlerine genel bir bakış sunar. Onları kontrol edelim.
HRIS SİSTEMİ Nedir?
Bir insan kaynakları bilgi sistemi (HRIS), belirli çalışan bilgilerinin yanı sıra insan kaynaklarına ilişkin kural ve prosedürleri düzenleyen ve işleyen bir yazılım programıdır. HRIS ѕstandardіzеѕ insan kaynakları (İK) dutіеѕ ve росеdurеѕ, doğru kayıt tutmayı ve raporlamayı gerçekleştirirken, yönetimin önemli bir unsuru olarak.
Özünde bir HRIS Sistemi, çalışanlara ilişkin bilgilerin kuruluşa sağlandığı ve daha sonra çalışanlara geri verildiği “iki yönlü bir yol” dur. Bir HRIS Sistemi (HRIS), kağıt tabanlı ve manuel İK ile ilgili faaliyetleri ortadan kaldırarak çalışanlar ve çalıştıkları şirketler arasında daha sorunsuz, basitleştirilmiş ve daha etkili etkileşimler sağlar. Bu, İK uzmanlarının daha stratejik ve yüksek değerli işler yürütmesini sağlar.
HRIS'e karşı HRMS'ye karşı HCM'ye karşı
HRIS, HRMS (insan kaynakları yönetim sistemi) ve HCM (insan sermayesi yönetimi) ifadeleri bazen birbirinin yerine kullanılır. Yine de, bir işletmenin hangi özelliklere izin vermeyi seçtiğine bağlı olarak, üçü arasında küçük farklılıklar olabilir.
HRIS
Başlangıçta idari çalışan verilerini korumak için temel bir sistem olarak anılır. İK operasyonları daha karmaşık hale geldikçe, HRIS artık yetenek edinme, işe alma ve devam eden çalışan verileri depolama ve işleme gibi prosedürleri içermektedir.
HRMS
Firmaların İK faaliyetlerini daha karmaşık yazılımlar ve otomatikleştirilmiş operasyonlar kullanarak yürütmeye başlamasıyla birlikte kullanılmaya başlandı, ancak halen kurumsal HRIS ile eşit olarak kullanılıyor. Bordro yönetimi ile zaman ve emek bugünün HRIS'ine dahil edilebilir.
HCM
İş gücü yönetiminin ve İK işlevinin tüm yönlerini ele alan daha kapsamlı veya her şeyi kapsayan bir çözümü ifade eder. Performans yönetimi, yedekleme planlaması, ücret planlaması, stratejik iş gücü planlaması ve diğer pek çok İK planlama faaliyeti dahil olmak üzere gelişmiş yetenek yönetimi işlevleri ek yeteneklere dahildir. İşlemsel, stratejik veya veri tabanlı olsun, İK görevlerinin tümü HCM'ye dahildir.
HRIS'in iki ayağı nedir?
Bir İK Bilgi Sistemi, genel organizasyonun performansını artırmak için ön ve geri yönetimin temelini oluşturan iki rol etrafında inşa edilmiştir.
1 numara. Organizasyon Tasarımı
Yapısal bir bakış açısından, HRIS rollerden, işlevlerden ve raporlama hiyerarşilerinden oluşur. HRIS, organizasyonel yapıyı ele alarak işlevsellik ve planlama için bir yol haritası sunar.
Doğru HRIS sistemi, uygun personeli görevlendirmenize yardımcı olarak, işle ilgili zorlukların üstesinden gelmenize yardımcı olabilir.
2 numara. Çalışanlar için Veri Yönetimi
HRIS, müşteri ilişkileri yönetimine benzer şekilde, ancak bir işveren/çalışan senaryosunda, her çalışanın adı, adresi, işe alınma tarihi, ücreti, yan hak seçenekleri ve çok daha fazlası dahil olmak üzere eksiksiz bir resmini sunar. Doğru verilerle çalışanlarınızla daha iyi etkileşim kurabilir, kariyer hedefleri oluşturmalarına yardımcı olabilir, en iyi eğitimi bulabilir ve performanslarını artırabilirsiniz.
Ne Tür HRIS Vardır?
Birçok farklı HRIS çözümü mevcuttur ve bunların çoğu karşılaştırılabilir işlevler sağlar. Bu HRIS'ler iki gruba ayrılabilir: bulut tabanlı ve şirket içi HRIS.
- Bulut Tabanlı HRIS
Bulut tabanlı HRIS, sağlayıcı tarafından tesis dışında barındırılır ve çevrimiçi olarak erişilebilir. Sistem bakımıyla kendileri ilgilenmek istemeyen veya özel bir BT ekibine sahip olamayacak kadar küçük olan şirketler genellikle bu sistemleri uygun bulur. Bulut tabanlı İK IS çözümleri ayrıca, bunları uygulamak için yerinde BT'ye ihtiyaç duymayan satıcılardan otomatik güncellemeler alır.
- Tesis Tabanlı HRIS
Bir şirketin BT departmanı, tesis tabanlı HRIS sistemlerini kendi sunucularında barındırır. Bu, daha gelişmiş bir BT altyapısı birçok küçük işletmenin sahip olabileceğinden daha fazla, ancak bir işletmeye HRIS çözümü ve güvenliği üzerinde daha fazla kontrol sağlayabilir.
Bir HRIS'in Buluta Taşınması Durumunda Ne Gibi Avantajları Olabilir?
Bir HRIS Sistemini bulutta konuşlandırmanın şirket içi bir HRIS Sistemine kıyasla aşağıdakiler de dahil olmak üzere çeşitli avantajları vardır:
- Ölçeklenebilirlik basittir. Şirketinizin talepleri değiştikçe bulutta ölçeği hızla büyütebilir veya küçültebilirsiniz. Ayrıca, daha fazla finansal esnekliğe sahip olursunuz ve faaliyetlerinizi genişlettiğinizde veya küçülttüğünüzde harcamaları daha iyi kontrol edebilirsiniz.
- Sermaye harcamasına karşı işletme üzerinde daha fazla kontrol. Bulutta kullandığınız kadarını ödersiniz, böylece maliyetli altyapı yatırımları yapmak zorunda kalmazsınız. Maliyetleriniz sermayeden çok operasyoneldir.
- İnovasyona basit ve hızlı erişim. Geliştirme ve dağıtım çok hızlı gerçekleştiğinden, güncellemelere ve yeniliklere bulutta çok daha kısa sürede erişirsiniz.
Kimin HRIS Sistemine İhtiyacı Var?
En küçük işletmeler bile bir HRIS Sisteminden yararlanabilir. HRIS çözümleri, İK'ya ve şirket sahiplerine, birçok durumda kendileri için ödeme yapacak kadar zaman kazandırabilir. Yazılımın işle birlikte büyümesi için, bir HRIS Sistemine mümkün olan en kısa sürede yatırım yapmak çok önemlidir.
HRIS'in avantajları
Bir HRIS kullanmak, Dіgіtаl HR Cеrtіfісаtе Programımızda gördüğümüz gibi, pek çok kesin avantaj sağlar. Bu nedenle, her büyüklükteki şirket, insan kaynakları operasyonlarına yardımcı olmak için bu uygulamayı kullanır. Çalışan bilgileri HRIS Sisteminde merkezileştirilir. Daha sonra, tek bir sistemde, çeşitli çalışan verileri kolayca kullanılabilir.
1 numara. Kayıt tutma
HRIS Sistemi adı verilen bir kayıt tutma sistemi, çalışanları ilgilendiren her şeydeki değişiklikleri izler. Personel verileri söz konusu olduğunda, HRIS tek güvenilir kaynak olarak görülebilir.
2 numara. Cоmрlіаnсе
Uyumluluk amacıyla, belirli veriler toplanır ve saklanır. Thіѕ contains іnfоrmаtіоn fоr іdеntіfуіng еmрlоуееѕ in thе event of thеft, frаud, or оthеr wrongdoing, first соntасt іnfоrmаtіоn іn the еvеnt оf ассіdеntѕ, citizen іdеntіtу information for the tаx office, and оblіgаtоrу сеrtіfісаtіоn expiry dates. HRIS sistemi tüm bu bilgileri saklama kapasitesine sahiptir. GDPR gereksinimlerine uygun olarak, veriler düzgün ve güvenli bir şekilde muhafaza edilmelidir.
#3. Yeterlik
Doğruluk artırılır ve tüm bu bilgiler tek bir yerde toplanarak zamandan tasarruf edilir. Somut belgeler olarak, birçok şirket hala çalışanları hakkında çok fazla veri tutmaktadır. Uygun klasörü ve sayfayı bulmak çok fazla personel işi gerektirebilir.
#4. İK planı
HRIS Sistemi (HRIS), iş ve İK stratejileri geliştirmek için gereken verilerin izlenmesini sağlar. Kuruluşun hedeflerine bağlı olarak farklı verilerin izlenmesi çok önemli olacaktır. HRIS Sistemi bu durumda üstündür.
# 5. Self Servis İK
Çalışanlara ve yöneticilere self servis İK sağlama kapasitesi son bir avantajdır. Sonuç olarak çalışanlar artık kendi işlerini halledebilirler. HRIS Sistemi, uygun şekilde uygulandığında olumlu bir çalışan deneyimi sağlayabilir. Tüm HRIS Sistemlerinin bunu sezgisel bir şekilde sağlamadığını unutmayın!
Kuruluş, İK ve çalışanların tümü bir HRIS kullanmaktan yararlanır. 30 ile 50 arasında çalışanınız olduğunda, bir HR IS kullanmak ilgi çekici hale gelir.
HRIS yazılımının özellikleri nelerdir?
İşletmeler, ölçeklenebilir çözümler ve özel İK araçları sağlayan HRIS yazılımının yardımıyla büyüdükçe zorlukların üstesinden gelebilir. Aşağıdakiler, en tipik HR IS özelliklerinden bazılarıdır:
Hem İşe Alım Hem de İşe Alım
İşverenler, HRIS Sistemlerini kullanarak özgeçmişleri tarayabilir, ön başvuru taramaları yapabilir ve geçmiş kontrolleri yapabilir.
Bordro
Bir HRIS Sistemi genellikle vergileri ve faydaları çalışanların maaşlarından otomatik olarak düşerek zamandan tasarruf sağlar ve hata olasılığını azaltır. Esnek ödeme alternatifleri de belirli sistemler tarafından sağlanmaktadır.
Zaman, katılım ve program
Bir İK Sisteminde zaman takibi genellikle çeşitli çalışan tiplerini destekler ve artan güvenlik sağlamaya yardımcı olmak için doğrudan rayroll ile arayüz oluşturur.
Faydaların yönetimi
HRIS genellikle sağlık sigortası ve emeklilik tasarruf planları dahil olmak üzere hem gönüllü hem de işveren tarafından sunulan faydaları idare etmek için geniş bir yelpazede yetenekler içerir.
uyma
Bazı HRIS, istihdam ve vergi gereksinimlerindeki değişikliklere olduğu gibi ayak uydurabilir.
Analitik ve raporlar
HRIS ile, tüm İK ölçümleri için birleştirilmiş bir veri kümesine bazen erişilebilir. Daha gelişmiş teknolojiler, verileri talep üzerine kullanılabilir hale getirir ve paydaşlara hızlı bir şekilde raporlar, uyarılar veya yanıtlar verir.
Entegrasyonlar
Zaman takibi, yan haklar ve bordro, HRIS ile tek bir sistemde birleştirilebilir. Bazıları, son kullanıcıların benzersiz entegrasyonlar oluşturmasına veya diğer iş sistemleriyle senkronize olmasına olanak tanır.
HRIS Sistemlerine Örnekler
Kuruluşlar, çok çeşitli HRIS Sistem yazılımı örnekleri arasından seçim yapabilir. Örneğin, ADP, şirketin büyüklüğüne bağlı olarak aşağıdaki alternatifleri sunar:
1 numara. ADP Workforce Now®
ADP Workforce Today, orta ölçekli işletmeler için maaş bordrosu, yetenek, yan haklar, zaman, insanlar, analitik ve daha fazlasını işlemek için hepsi bir arada bir platform sunuyor.
2 numara. ADP Vantage HCM®
ADP Vantage HCM®'nin yardımıyla, ABD merkezli büyük, uluslararası şirketler iş güçlerini yönetebilir ve işgücü giderleri ve ciro gibi önemli büyüme faktörleri üzerinde stratejik seçimler yapabilir.
3 numara. ADP Yeni Nesil HCM
ADP Yeni Nesil HCM, büyüyen işletmelerin çevreye ve hızla değişen iş gücü gereksinimlerine uyum sağlamasına yardımcı olabilir.
Belirli şirket hedeflerinin gerçekleştirilip gerçekleştirilmediğini etkileyebilecek çok önemli bir seçim, bir HRIS Sistemi yazılımı seçmektir. Tamamen doğrusal olmasa da satın alma sürecindeki genel aşamalar şunlardır:
- Mevcut İK prosedürleriyle ilgili sorunları veya zorlukları listeleyin.
- Bir HRIS Sisteminin bu tür zorlukların üstesinden gelmeye nasıl yardımcı olabileceğini araştırın.
- Bir HRIS gereksinimleri listesi oluşturun.
- Kontrol listesini kullanarak HRIS Sistemleri sağlayıcılarını değerlendirin
HRIS uygulaması için altı aşama
HR IS uygulaması söz konusu olduğunda, birkaç makale yayınlayabiliriz. Bu yazıda üst düzey bir özet sunacağız. Yazılım uygulamasının birkaç aşaması vardır.
1 numara. ara
Uygulamanıza başlamadan önce çeşitli paydaşlarınızın bir İK IS'den neye ihtiyacı olduğunu öğrenin. Bu spesifikasyonlara dayanarak olası diğer seçeneklerin bir listesini oluşturabilirsiniz. Daha sonra bu hizmet sağlayıcılardan teklif talep edebilirsiniz. Bu tur bitene kadar uygun bir İK IS satıcısını seçmiş olmanız gerekirdi.
2 numara. Planla ve hizala
Bu aşamada bir yönlendirme komitesi, bir planlama ekibi ve bir uygulama ortağı kurarsınız. Yönlendirme komitesi tipik olarak, kuruluşunuzun seçilmiş HRIS sorumlusu, İK yöneticisi, dahili yönetici yöneticisi ve kıdemli yöneticilerinden oluşur. Devam eden uygulama görevleri üzerinde çalışmak uygulama ekibinin en önemli görevidir.
3 numara. Tanımla ve tasarla
Artık kullanıcı gruplarınızı tanımlamalı ve prosedürlerinizi ve iş akışlarınızı düzenlemelisiniz. HRIS altyapınızı, sisteminizi ve güvenliğinizin işlevsel ve teknolojik ihtiyaçlarını tanımlayın. Ek olarak, bu aşamada HR IS'niz ile diğer mevcut sistemler arasında entegrasyon kurmanız gerekebileceğini unutmayın.
4. Yapılandırın ve test edin
Yeni HRIS Sisteminizi test etmek ve geliştirmeler için önerilerde bulunmak üzere bu aşamada bir çekirdek test ekibi oluşturmalısınız. Bunu takiben, birçok kişiyi son girdiyi sağlamaya davet edebileceğiniz bir kullanıcı kabul testi tasarlamalısınız.
# 5. İletişim kurun ve eğitin
Canlıya geçiş anından önce teknik personeliniz için bir eğitim programı, bir iletişim stratejisi, sık sorulan sorular web sitesi ve diğer destek materyalleri oluşturmalısınız.
#6. Dağıtın ve koruyun
Tüm destek prosedürleriniz yerine getirildikten sonra HR IS'nizi resmi olarak başlatabilirsiniz. Düzenli olarak geri bildirim toplamayı ve eğitim materyallerinizi değişen sistemleri yansıtacak şekilde güncellemeyi unutmayın. Burada sürekli, kesin iletişim esastır.
Ayrıca Oku HRIS NEDİR: Nedir, Faydaları ve Kullanımları
Sonuç
İnsan kaynakları yönetimini geliştirmeyi amaçlayan kuruluşlar, HRIS sisteminde güçlü bir araç bulabilirler. HRIS sistemleri, çalışan verilerini kaydederek ve organizasyonel performans hakkında içgörüler sunarak, firmaların çalışanlarının potansiyelini en üst düzeye çıkarmalarına ve daha etkili ve üretken bir iş yeri geliştirmelerine yardımcı olabilir. HRIS, uygun talimat ve yardımla herhangi bir kuruluş için paha biçilmez bir varlık olma potansiyeline sahiptir. Sonunda, HRIS sistemleri, insan kaynakları yönetiminden tahmin etme unsurunu kaldırmaya ve daha etkili ve verimli bir organizasyon oluşturmaya yardımcı olabilir.
Hris Sistemi SSS
HRIS Sistemini kim kullanır?
Bir HRIS Sistemi genellikle değişen iş gücünün karmaşıklığını yönetmek için yardıma ihtiyaç duyan işletmeler tarafından kullanılır. Bu, özellikle gelişmek, bölgesel olarak genişlemek veya birleşme ve satın almaları keşfetmek isteyen işletmeler için geçerlidir.
HRIS Sistemleri işe alımda nasıl yardımcı olabilir?
İşverenler, HRIS'i iş ilanları vermek, aday adaylarını izlemek, geçmiş kontrolleri yapmak ve daha fazlası için kullanabilir. İşletmelerin yetenek için rekabet etmesine yardımcı olmak amacıyla, bazı sistemler ayrıca ücret paketleri için kıyaslama sağlar.
Bordro HRIS kapsamına giriyor mu?
HRIS sistemi, zamandan tasarruf etmeye ve hataları azaltmaya yardımcı olabilecek idari görevleri azaltmak için tasarlandıklarından, genellikle otomatik bordro içerir.
İlgili Makaleler
1. İNSAN SERMAYE YÖNETİMİ (HCM): Türler, Örnekler ve Yazılım Çözümleri
2. En İyi 2022 HCM YAZILIM Araçları, Şirketleri ve Satıcısı
3. %2023 başarı oranıyla sıcak yeni iş fikirleri 100. 10 tanesini burada bulun (+ ihtiyacınız olan her şey)
