Devam eden dijitalleşme trendi sayesinde, insanlar kağıt üzerinde daha az çalışmak istiyor ve en önemli belgelerine herhangi bir cihazdan erişebilmeyi bekliyorlar. Bu süreci basitleştirmek için bir belge yönetim sistemi kullanılması şiddetle tavsiye edilir. Günümüzün dijital dünyasında, belge yönetim araçları başarılı herhangi bir işletmenin ayrılmaz bir parçasıdır. Belge yönetim sistemleri, sıralı dosya dolapları yerine, uygun yetkiye sahip herkes tarafından erişilebilen ve değiştirilebilen bir elektronik arşiv oluşturur. Belge yönetim araçlarının yardımıyla dijital kağıtlarınızı yönetmek ve eski kağıt dosyalarını taramak çok kolay. Kurumsal ve Microsoft belge yönetimi araçlarına odaklanan bir yönetim araçları listesini gözden geçiriyoruz ve ayrıca Açık Kaynak dahil olmak üzere birkaç DM sistem şirketinin adını veriyoruz.
Ayrıca Oku: Şifre Yönetimi
Belge Yönetim Aracı nedir?
Belge Yönetimi aracı, kağıt kullanımını azaltırken belgeleri izlemek, yönetmek ve depolamak için kullanılan bir yazılımdır. Bu program, medya dosyalarını bulutta arşivlemekten evrak üzerinde ekip çalışmasını kolaylaştırmaya kadar çeşitli potansiyel kurumsal uygulamalara sahiptir.
DM, bir şirketin sorunsuz çalışması için gerekli olan çok çeşitli özellik ve işlevleri içerir. Çok değerli ve her türlü işletmeye yardımcı olan doküman yönetim araçlarının özellikleri arasında;
- Kayıtların aranabileceği ve erişilebileceği tek bir konum.
- Daha önce kağıt üzerinde saklanan belgeler artık dijital olarak taranabilir, karşıya yüklenebilir ve düzenlenebilir, böylece daha önce kağıt depolama için gerekli olan ek alan (ve para) gereksinimi ortadan kalkar.
- Organizasyonu ve verimliliği artıran bu değişim.
- Dijital belge depolamanın kullanılması, dosyaların yanlış yerleştirilmiş veya bozulmuş olma olasılığını azaltır.
Belge yönetimi araçları, kişisel olarak tanımlanabilir bilgiler içeren büyük hacimli verilerle ilgilenen ve/veya depolayan tıp ve finans sektörlerindeki işletmeler için özellikle yararlı olabilir. Bu sistemler, yetkili kullanıcılara gerekli tüm dosyalara hızlı ve güvenilir erişim sağlarken, belirli bir alanda belge uyumluluğunu garanti edebilir.
En İyi Dosya Yönetim Yazılımı Nedir?
Kağıt belgelere olan bağımlılığı azaltmak ve bir şirketin DM performansını artırmak için yaygın olarak kullanılan en iyi bilinen DM Yazılımlarından bazılarına göz atalım.
- ClickUp
- M Dosyaları
- Smartsheet
- Ekip Çalışması Alanları
- pCloud
- HubSpot
Çeşitli belge yönetim sistemleri türleri nelerdir?
Beş tip DM sistemi şunlardır;
- Kurumsal İçerik Yönetimi.
- İçerik Yönetimi (web içerik yönetimi)
- Belge Görüntüleme.
- İş akışı yönetimi.
- Kayıt yönetimi.
Belge Yönetim Araçları Listesi
Hukuk firmaları, tasarım stüdyoları ve yayınevleri, kağıtsız kalmak isteyen ancak doğru çözümü bulmak için yardıma ihtiyaç duyan KOBİ'lere sadece birkaç örnektir. İşletmeler her zaman yönetecek büyük miktarda veriye sahip olacağından, verimliliği en üst düzeye çıkarmak için hem güvenilir hem de genişletilebilir bir DM aracı seçmek çok önemlidir.
Küçük ve orta ölçekli işletmeler (KOBİ'ler), etkili belge yönetimi araçlarından büyük ölçüde yararlanabilir. En temel olanı, kayıtları düzenli tutmak için merkezi bir konuma duyulan ihtiyaçtır. Bir DM aracı, sürüm oluşturma, işlemler, kullanıcı izinleri, yedekleme ve güvenlik gibi şeyleri de yönetebilir. Hassas şirket dosyalarını saklamak ve başkalarıyla paylaşmak için bir yer ararken başlamanız gereken yer burasıdır. Veri sınıflandırması, işletmenizin artık süreçlerini şemalandırma şeklini önemli ölçüde değiştirme potansiyeline sahip başka bir DM özelliğidir. DM ve ECM sistemleri için öngörülen küresel gelir, sağlıklı bir klipte ve iyi bir nedenle büyüyor.
Bununla birlikte, aşağıda bazı en iyi belge yönetimi araçlarının bir listesi bulunmaktadır;
1 numara. İşaret Masası
SignDesk, sözleşme sürecinin tüm yönlerini otomatikleştirmek amacıyla geliştirilmiş bir Akıllı Sözleşme Yaşam Döngüsü Yönetimi (CLM) platformudur. SignDesk CLM'nin yardımıyla ekipler, AI tarafından önerilen maddelerle hemen sözleşmeler geliştirebilir, ardından bunları onaylayabilir ve şartlarını müzakere edebilir.
#2. içerik evreni
Belgelerinizi Contentverse ile yönetmek, ihtiyaç duyduğunuz kaynaklara asla sahip olmamanızı sağlar. Contentverse, bulut ve şirket içi dağıtım seçeneklerinin yanı sıra özelleştirilebilen kullanıcı kurulumları sağladığı için departmanınızın özel gereksinimlerini karşılayabilir.
3 numara. Optix
Hem güçlü hem de kullanımı kolay belge yönetimi yazılımı Optix, şirket süreçlerinin verimliliğini artırmak için tasarlanmış iş akışı otomasyon çözümleri, standart işletim prosedürü yönetimi ve diğer çağdaş özellikler sunar.
#4. Belgesiz
Hizmetleri etkinleştirilmiş bir iş içerik yönetim sistemi olan Docufree Document Cloud, belge tarama ve yakalama, belge yönetimi ve süreç otomasyonunu tek bir bulut tabanlı platformda bütünleştirir.
#5. Belge Yıldızı ECM
DocStar Kurumsal İçerik Yönetimi, tüm sektörlerdeki büyük ve orta ölçekli işletmelere hizmet verir ve belgeleri çeşitli formatlarda yüklemek, depolamak ve değiştirmek için araçlar sunar. Müşterileri çok çeşitli endüstrilerden gelmektedir. Yazılımın hem bulutta hem de yerel olarak çalışan sürümleri vardır.
#6. Dosya Tutma
Belge yönetim aracının yardımıyla kağıtsız bir ofise ulaşmak daha kolay olabilir; Büyük şirketlerde kullanılmak üzere tasarlanmış FileHold Enterprise. FileHold'ın kurulumu, şirket içinde veya güvenli bir özel veya genel bulut ortamında gerçekleştirilebilir.
#7. Belge Aşaması
Belge yönetimi, iş akışı otomasyonu ve optik karakter tanıma (OCR) yakalama araçlarının tümü DocuPhase Kurumsal Otomasyon Platformu tarafından sağlanır. DocuPhase sistemi, her büyüklükteki işletmenin ihtiyaçlarını karşılayacak şekilde uyarlanabilir. Bulut tabanlı bir modele ek olarak şirket içi bir modelde elde edilebilir.
# 8. eFileCabinet
eFileCabinet, her büyüklükteki işletmenin faaliyetlerinde tüketilen kağıt miktarını azaltarak ve iş prosedürlerini düzene sokarak karlılıklarını ve verimliliklerini artırmalarına yardımcı olmaya odaklanan bir belge yönetim sistemidir.
# 9. DocuXplorer
Kağıtsız duruma geçmek ve tekrarlayan veri girişi süreçlerini otomatikleştirmek, personelinizin zamandan tasarruf etmesine ve rahatsızlığı azaltmasına yardımcı olurken aynı zamanda riski azaltıp onları daha az olası soruna maruz bırakmasına yardımcı olabilir. Bilgili yardım ve kullanımı basit ve basit araçlar yardımıyla iş süreci hedeflerinizi gerçekleştirin.
#10. Belge Bulucu
Kurumsal bir belge yönetim yazılımı olan Document Locator, yalnızca Microsoft Windows ile kullanılabilen bir şekilde entegre edilmiştir. Platform, Microsoft Office ve diğer ticari yazılımlarla uyumlu olmasının yanı sıra tamamen Windows işletim sistemi içinde çalışabilir.
Microsoft SharePoint bir DM aracı değildir, ancak bazı kuruluşlar için bir belge yönetimi çözümü olarak işlev görebilir. SharePoint'in çok yönlülüğü, Microsoft belge yönetimi araçları arayan küçük firmalardan ziyade içerik yönetimi ve intranet geliştirme konusunda yardıma ihtiyaç duyan büyük kuruluşlar için daha uygun olmasını sağlar.
Belgeleri nasıl yönetiyorsunuz?
Belge yönetimi için standart prosedürleri uygulamak, şirketinizin daha verimli çalışmasına yardımcı olabilir. Sorunsuz bir geçiş yapmak, mevcut kaynaklarınızı değerlendirmenizi, boşlukları belirlemenizi ve tıpkı diğer herhangi bir yeni çaba için yaptığınız gibi özel çalışma zamanı ayırmanızı gerektirir. Belgelerinizi yönetmekle ilgili adımlar şunlardır;
- Planlama belgesi oluşturma ve saklama
- Sistem seçimi
- Uygulama
- Depolamayı ayarla
- Bakıma devam edin
Belge yönetimi becerileri nelerdir?
- Sistem Analizi -DMS'nin nasıl çalışması gerektiğini ve farklı girdilerin ve değişkenlerin nihai ürünü nasıl etkileyeceğini bulma süreci.
- zaman Yönetimi
- Sistem Değerlendirmesi
- Okuduğunu anlama becerileri
- Eleştirel düşünme becerileri
- İyi yazı becerileri
- Yargı ve Karar Verme
- Programlama
Microsoft Belge Yönetim Araçları
Her şirket, ne kadar büyük veya küçük olursa olsun, evrak işlerini verimli bir şekilde yönetmenin bir yolunu bulmalıdır. Bir belge yönetim sistemi (DMS), herhangi bir şirket için verimliliği artırabilir ve maliyetleri azaltabilir. Çok sayıda alternatif mevcuttur, bu nedenle şirketiniz için bir çözüme karar vermeden önce her birini dikkatlice değerlendirmeniz çok önemlidir.
İşletmeniz ağırlıklı olarak bunlara güveniyorsa, Microsoft ürünleriyle uyumlu belge yönetimi araçları aramalısınız. Microsoft platformlarının iş dünyasında yaygın olarak benimsenmesi nedeniyle göz önünde bulundurmanız için çeşitli seçenekler (belge yönetim araçları) mevcuttur. Ancak, şirketiniz için hangi Microsoft belge yönetimi araçlarının ideal olduğu, büyük ölçüde özel gereksinimlerine göre belirlenecektir.
Microsoft Office Suite Belge Yönetim Araçları mı?
Bu yanılgı devam etse de, Microsoft Office Suite (MS Office olarak da bilinir) tam teşekküllü bir belge yönetim aracı değildir. Birden çok işletme, Microsoft Office'i belge yönetim araçlarıyla birleştirmenin harika olduğunu ve onu kullandığını keşfetti. Bu prosedür kullanıldığında, hem kapsamlı hem de ölçeklenebilir bir elektronik belge yönetim sistemi elde edilir.
Microsoft ofis ve belge yönetimi araçları arasındaki en belirgin fark, temel özelliklerindedir. Microsoft Office belge oluşturmaya odaklanırken, Belge Yönetim Sistemi (DMS) belge yapısını ve bakımını yöneterek mevcut olanları düzenli tutar
İşletmeler, bir belge yönetim sistemi kullanarak, iş akışlarını ve karar verme süreçlerini iyileştirmek için önemli dosyaları arşivleyebilir ve belirli dosyaları kolayca alabilir.
MS Office, birçok bileşeninde yalnızca bir Doküman Yönetim Sistemine (DMS) sahip olmakla kalmaz, aynı zamanda doküman üretimi ve dağıtımı için araçlar da içerir.
Ancak, Microsoft Office'in belge yönetim sistemi (DMS) özelliklerini içermesi, diğer DMS araçlarının veya platformlarının da uygun seçenekler olmadığı anlamına gelmez. Şirketinizin her iki seçeneği de gerektirip gerektirmediği, belge yönetimi ve depolama gereksinimlerine bağlıdır.
Microsoft SharePoint bir DM aracı değildir, ancak bazı kuruluşlar için bir belge yönetimi çözümü olarak işlev görebilir. SharePoint'in çok yönlülüğü, Microsoft belge yönetimi araçları arayan küçük firmalardan ziyade içerik yönetimi ve intranet geliştirme konusunda yardıma ihtiyaç duyan büyük kuruluşlar için daha uygun olmasını sağlar.
İntranetler, öğrenme yönetim sistemleri, biletleme yazılımları ve daha fazlası gibi birçok türde çözümü oluşturmak için kullanılan esnek ve yapılandırılabilir bir platformdur.” Daha spesifik olmak gerekirse, Microsoft SharePoint, bu uygulama için kapsamlı araçlar sağladığından, belge yönetim sistemleri oluşturmak için idealdir”.
Ayrıca, SharePoint'in bir dizi ek kullanışlı özelliği vardır; güvenli ve güvenli bir ortamda basit belge üretimi ve depolama, hızlı belge arama ve alma, gerçek zamanlı işbirliği, sürüm kontrolü, denetim izi ve uyumluluk yardımı.
En iyi Microsoft Office 365 Belge Yönetim Araçları listesi
Office 365, Microsoft Office'in web tabanlı bir sürümüne erişim için bir abonelik hizmetidir. E-posta ve takvim için Outlook'un yanı sıra Word, Excel ve PowerPoint'i, PC'lerde veritabanlarını yönetmek için Access'i, PC'lerde yayınlamak için Publisher'ı, not almak için OneNote'u, bulut depolama için OneDrive'ı ve düzenli yazılım yükseltmelerini içerir. Ayrıca Windows, macOS, Android ve iOS dahil olmak üzere çok çeşitli işletim sistemleri ve mobil platformlarla uyumludur.
Belge yönetim araçlarının çoğu Microsoft Office ve Office 365 ile uyumlu olduğundan, her sistemin özelliklerini dikkatli bir şekilde karşılaştırmak önemlidir. Bunu yaparak ve topladığınız bilgileri kullanarak, sizin için çalışan bir DM aracı seçebileceksiniz.
Microsoft Office 365 Entegrasyonu için en iyi belge yönetim araçlarından bazılarının listesi
- M Dosyaları
- Aynı sayfa
- Kutu Toplantısı
- Nimbus Portal Çözümleri
- DocuXplorer
- Bitrix24
Doküman Yönetim Şirketleri
İçinde yaşadığımız çağ, uygun bir şekilde Bilgi Çağı olarak adlandırılmıştır. Günümüzün kıyasıya iş ortamında başarılı olmayı uman herhangi bir işletme, elindeki verilerden en iyi şekilde yararlanmayı öğrenmelidir.
Araştırmalar, insanların her gün otuz dakika ile iki saat arasında dosya aramak için harcadıklarını gösteriyor. Bu nedenle, bir şirketin giderleri, işlem süreleri ve hata oranlarının tümü yükselir ve kârlılığını azaltır.
Belge yönetimi yazılımı, bazıları ücretsiz ve açık kaynaklı, bazıları ise kullanım için lisans gerektiren çeşitli türlerde gelir.
Belge ile ilgili tüm hizmet talepleriniz çok sayıda belge ile karşılanabilir. yönetim şirketleri. Bu yönetim şirketlerinin belge hizmetleri, şirketinizde kullanılan dosyaların oluşturulması, taranması, arşivlenmesi ve yönetilmesine yönelik hizmetleri içerir.
Aşağıdaki listede, 2022'deki en iyi on iki ABD belge yönetim aracı şirketi yer almaktadır.
- Lazer Döngüsü ABD
- Stargel DMS Çözümü
- Accesscorp MasterControl
- amerikan mikro
- Ricoh
- AGS Kayıt Yönetimi
- 5i Çözümleri
- Docupace Teknolojileri
- Kanal
- GRM Doküman Yönetimi
- Crown'un belge yönetimi çözümleri
- Depolama Alanları
Kurumsal Belge Yönetim Araçları
"Kurumsal belge yönetimi araçları" terimi, büyük hacimli belge ve verilerin yanı sıra bunların depolanması, alınması ve çeşitli işlemler yoluyla işlenmesi için tasarlanmış yazılımları ifade eder.
Temel olarak, kurumsal belge yönetimi araçları sayesinde belgelerinizi kolaylıkla üretebilir, kaydedebilir, yönetebilir, dizine ekleyebilir, koruyabilir, alabilir ve hatta düzenleyebilirsiniz. Şirketler kurumsal belge yönetimi araçlarını kullandıklarında, pratik olarak kağıt kayıtları kullanmaktan dijital çağa geçerler.
Şirketler, kurumsal belge yönetimi araçlarını kullanarak zamandan ve paradan tasarruf edebilir. Belgelerini hızlı ve kolay erişim ve gelişmiş organizasyonu kolaylaştıracak şekilde dijitalleştirmek ve depolamak için EDMS'yi kullanabilirler.
Kurumsal Belge Yönetim Araçlarının Türleri Nelerdir?
Temel olarak iki ana EDM aracı türü vardır;
#1. Bulut tabanlı:
Bulut EDM sistemlerinin kullanıcıları, geliştiricinin sunucusuna uzaktan bağlanarak sistemlerini yönetebilir. Bulut tabanlı EDM araçlarıyla, yazılım uyumluluğu sorunları hakkında endişelenmeden herhangi bir bilgisayar veya mobil cihazdan bunlara erişebilirsiniz. Bunun nedeni, belgelerin sürekli olarak buluta yedeklenmesidir.
#2. Kendi kendine barındırılan:
Buna karşılık, kendi kendine barındırılan EDM sistemleri, tamamen kullanıcının kendi ağ altyapısının sınırları içinde bulunur. Kendi kendine barındırılan EDMS, bulut tabanlı sistemler kadar veri erişilebilirliği sağlamayabilir, ancak genellikle kullanıcıya belgelerin nasıl işlendiği konusunda daha fazla söz hakkı verir.
Kurumsal Doküman Yönetim Araçlarının Temel Süreci Nedir?
EDMS, ister iş yerinde dijital sistemleri kullanmaya yeni başlamış olsun, isterse zaten büyük ölçüde onlara bağımlı olsun, bir şirketin dijital belge yönetimi ihtiyaçlarını karşılayabilir. Aşağıda, kurumsal belge yönetimi araçlarının temel süreci veya adımına sahibiz;
#1. Kağıt Belgelerin Sayısallaştırılması ve Toplanması
EDMS yazılımı, kağıt belgeleri tamamen veya kısmen otomatik bir şekilde dijital dosyalara dönüştürmeyi mümkün kılar. Bu araçları kullanmak, belgeleri dijitalleştirme sürecini kolaylaştıracaktır. Kağıt belgeler, e-postalar ve sistem tarafından oluşturulan raporların tümü taranır, dijital formata dönüştürülür ve elektronik belge yönetim sistemi sürecinin bir parçası olarak saklanır.
#2. Belge Depolamayı Merkezileştirin
Belge dönüştürüldüğünde, belge yönetim sisteminin dijital arşivinde tutulabilir. Elektronik dosya dolabı, özünde, merkezi depolamaya bağlı birçok yerden alınan tüm dokümanların yönetilmesi ve saklanması sürecinde önemli bir rol oynayan merkezi bir doküman depolama alanıdır. ona ulaş.
#3. Belgelerin Alınması ve Dağıtılması
Belgelerin açık değişimi ve bunların iş hedefleri için kullanılması önemli bir adımdır. Bu aşamada, bu amaca ulaşmak için belgeler alınır ve dağıtılır.
Kurumsal Doküman Yönetim Araçlarının Özellikleri Nelerdir?
- Merkezi belge depolama merkezi
- İşbirliğine dayalı özellikler
- İş akışı işlemleri
- Belgeler ve klasörler için çeşitli güvenlik izinleri
- Kullanıcı dostu arama seçeneği
Belge Yönetim Sistemi Açık Kaynak
DMS, elektronik dosya dolabının yükseltilmiş ve daha iyi organize edilmiş bir versiyonu gibidir. Geleneksel bir dosya dolabının aksine, bir DMS kağıtlarınızı çok çeşitli şekillerde düzenleyebilir.
Açık kaynak yardımı ile Belge yönetim sistemi, işletmeniz için belgeleri depolayabilir, yönetebilir ve hızla bulabilirsiniz. Açık kaynaklı belge yönetim sistemi olarak, kullanıcıların programın kaynak koduna erişmelerine ve programın kendileri için daha iyi çalışması için kendi değişikliklerini yapmalarına olanak tanır.
Kaynak koduna erişiminiz olması büyük bir artı çünkü onu ekibinizin veya kuruluşunuzun ihtiyaçlarına göre değiştirmenize olanak tanıyor. Biraz bilgisi olan herhangi bir yazılım geliştiricisi, yazılımda değişiklikler yapabilir veya hazır diğer iş kolu uygulamalarıyla yeni bağlayıcılar oluşturabilir, ancak ürünü yapmak için kullanılan dilleri öğrenmeleri gerekecektir.
Lisanslı DMS ise, kullanıcı ve belge sayısına bağlı olarak peşin veya yinelenen bir temelde ödenmelidir ve çok fazla özelleştirme seçeneği olmadığı için kullanıcının daha az kontrolü vardır. İşletmelerin yazılımı değiştirmeleri gerektiğinde, değişiklikleri yapması için genellikle yazılım geliştiricisine ödeme yapmaları gerekir.
Çok sayıda harika açık kaynaklı belge yönetim sistemi arasından seçim yapabilirsiniz, ancak doğru sistem seçimini yapmak işletmenizin ne kadar iyi çalıştığı üzerinde büyük bir etkiye sahip olabilir.
Açık kaynak listesinden kuruluşunuzun hedeflerine uygun bir sistem seçebilirsiniz. doküman yönetimi aşağıdaki sistemler;
- OpenDocman'ı açın
- MantıksalDoküman
- TohumDMS
- AçıkKM
- Açık havada
- Kimios DMS
- Kristal DMS
Sonuç
DMS, elektronik dosya dolabının yükseltilmiş ve daha iyi organize edilmiş bir versiyonu gibidir. Bir DMS, kağıtlarınızı geleneksel bir dosya dolabından çok daha fazla şekilde düzenleyebilir. Bir düğmeye basarak belgelerinizi saklayabilir, yönetebilir ve bunlara ulaşabilirsiniz. Arşivleme için kağıt belgeler de dijital olarak taranabilir ve kaydedilebilir.
Belge Yönetim Araçları SSS'leri
Belgeleri yönetmek için açık kaynaklı yazılım kullanmanın avantajları nelerdir?
Açık kaynaklı bir belge yönetim sistemi ile daha az kağıt belgeye ihtiyacınız olacak ve bunları yazdırmak ve depolamak için daha az harcama yapacaksınız.
Çeşitli dosyalama sistemi türleri nelerdir?
Aşağıdaki listede gösterildiği gibi belge yönetim araçları söz konusu olduğunda dosyalama sistemlerinin 3 kategorisi vardır;
- Alfabetik
- Sayısal
- alfanümerik
İlgili Makaleler
- EN İYİ POLİTİKA YÖNETİM YAZILIMI: 2023 İnceleme
- İŞ GÜCÜ YÖNETİM ARAÇLARI: En İyi İş Gücü Yönetim Araçları
- TWITTER YÖNETİM ARAÇLARI: Bilmeniz Gereken Her Şey
- RİSK YÖNETİM YAZILIMI: 10'de En İyi 202 Seçim3
- DEĞİŞTİRİLMİŞ AYARLANMIŞ BRÜT GELİR (MAGI): Nasıl Hesaplanır
Referans
