Son zamanlarda, giderek daha fazla şirket, sayısız faydaları ortaya çıktıkça sanal veri odalarını (VDR'ler) kullanmaya başladı. Ancak pazardaki çok sayıda sanal veri odası sağlayıcısı ile şirketlerin hangisini seçecekleri konusunda kafası karışıyor.
Elbette seçtiğiniz sanal veri odası, ister güvenliği artırma, ister uyumluluğu iyileştirme veya yatırımcı katılımını artırma olsun, iş hedeflerinize ve ihtiyaçlarınıza dayalı olacaktır. Her durumda, her VDR'de olması gereken birkaç özellik vardır.
İşte dikkat etmeniz gereken bazı önemli özellikler.
1 numara. Güvenlik ve Şifreleme
Güvenlik, içinde çalışmak için bir sanal veri odası seçmeden önce belirlenmesi gereken tartışmasız en önemli faktördür. VDR'ler genellikle şirketler tarafından hassas dosyaları ve bilgileri depolamak için kullanılır, bu nedenle, önemli verilerinizi güvende tutmak için çeşitli güvenlik prosedürlerine sahip olmaları doğaldır. bilgi.
Firmex gibi modern sanal veri odaları, ayarlayabileceğiniz dosya izinlerine sahiptir, böylece bilgiler yanlış ellere geçmez ve ekip üyelerinden dahili bilgi sızıntılarını önler. Firmex.com'u ziyaret edin Daha fazla bilgi edinmek için.
2 numara. Görev Yönetim Sistemi
Genellikle insanların çalışırken, görevlerin herkese atandığı yönetim yazılımları da dahil olmak üzere çeşitli uygulama ve yazılımları kullanması gerekir. Veri odasında görevleri atayabilmek ve görüntüleyebilmek, herkesin daha iyi organize olmasına yardımcı olabilir.
#3. Akıllı arama
Gelişmiş bir metin arama özelliği, size sanal veri odasındaki tüm belgeleri, klasörleri ve dosyaları belirli birkaç anahtar sözcükle arama ve her şeyi anında bulma yeteneği verir.
Akıllı arama özelliği aynı zamanda birden fazla belgeyi aynı anda taramanıza olanak tanır ve açılmadan önce belgenin küçük önizlemelerini gösterir.
#4. Gelişmiş Analitik
Analizlere erişim sayesinde, sanal veri odasındaki kullanıcıların ne yaptığını, bir belge üzerinde ne kadar zaman harcadıklarını ve aynı anda bir belgeye kaç kişinin baktığını takip edebilirsiniz.
İndirmeler, görünümler vb. dahil olmak üzere sanal veri odasında meydana gelen her şeyin kronolojik sırasını tutan denetim günlükleri de vardır.
# 5. Kısıtlı Görüntüleme
Kısıtlı görüntüleme, belgelerinizi erişmesini istemediğiniz kişilerden korumanızı kolaylaştırır. Olmalı çoklu kullanıcı izni seviyeleri böylece belgeyi kimlerin görüntüleyebileceğini, düzenleyebileceğini veya indirebileceğini kontrol edebilirsiniz.
Farklı belge koruma düzeylerini seçebilecek ve erişimi istediğiniz kişilerle kısıtlayabileceksiniz.
6 numara. Kolay Erişilebilirlik
Sanal veri odası, dünyanın çeşitli yerlerinde birçok farklı cihaz kullanan birçok kişi tarafından kullanılacağından, onlar tarafından kolayca erişilebilir olması gerekir. Sanal veri odası Android, IOS, Windows gibi tüm popüler işletim sistemlerinde çalışmalıdır.
Kullanıcıların tercih ettikleri dilde konuşabilmeleri için mobil cihazlar için optimize edilmiş ve çoklu dil desteğine sahip olmalıdır. İyi bir sanal veri odası ayrıca belirli görevler için indirilmiş ek eklentiler gerektirmemelidir.
#7. Canlı Sohbet
İşbirliği ve ekip çalışması, işgücünün tüm üyeleri farklı ülke ve saat dilimlerine dağıldığında özellikle zorlaşır. Ancak, sanal veri odasına dahil edilen üyelerin gerçek zamanlı olarak metin gönderip alabildiği bir canlı sohbet özelliği çok verimli olabilir.
Ayrıca onlara istedikleri zaman geri dönebilecekleri veya başka amaçlar için kullanabilecekleri kayıtlı bir iletişim zinciri sağlar.
