Hepimiz vergi kayıtlarımızı tutmanın önemini biliyoruz, ancak bunları ne kadar süre tutmalıyız? Bu, işletme sahiplerinin yanı sıra birçok kişinin sahip olduğu ortak bir sorudur. Soru ilk bakışta göründüğünden daha karmaşık. Bu blogda, bu soruyu ayrıntılı olarak yanıtlayacağız ve vergi kayıtlarınızı ne kadar süre tutmanız gerektiğini belirleyen çeşitli kural ve düzenlemeleri anlamanıza yardımcı olacağız.
Vergi kayıtları, vergilerin beyan edilmesi ve gelir, kesintiler ve kredilerin kanıtlanması için gereklidir. Bazı durumlarda, kayıtların vergi beyannamesi amacıyla yıllarca saklanması gerekir. İç Gelir Servisi (IRS), vergi mükelleflerinin, belgenin türüne bağlı olarak belirli belgeleri minimum süre boyunca saklamasını gerektirir. Vergi kayıtlarının ne kadar süreyle tutulacağını bilmek, yasalara uyum sağlamak ve cezalardan kaçınmak için önemlidir.
Vergi Kayıtlarını Ne Kadar Süre Tutmalısınız?
Çoğu durumda, vergi kayıtlarını ve her türlü destekleyici belgeyi, hangisi önce gelirse, başvuruda bulunduğunuz tarihten veya vergi beyannamenizin vade tarihinden itibaren en az üç yıl süreyle saklamanız gerekir. Kayıtları ne kadar süre tutmanız gerektiği ve üç yıllık yönergenin birkaç istisnası burada.
Aşağıdaki durumlarda vergi kayıtlarını üç yıl süreyle saklayın:
- Dolandırıcılık yoktu ve tüm para kaydedildi.
- İadenizi yaptıktan sonra kredi veya geri ödeme talebinde bulundunuz.
Aşağıdaki durumlarda vergi kayıtlarını dört yıl süreyle saklayın:
İstihdam vergisi kayıtlarını tutuyorsunuz. Bunları, hangisi önce gelirse, verginin ödenmesinden veya ödenmesinden sonra en az dört yıl süreyle saklayın.
Aşağıdaki durumlarda vergi kayıtlarını altı yıl süreyle saklayın:
Geliriniz %25 eksik beyan edilmiş olabilir. Bu durumda, IRS altı yıl öncesine kadar olan vergi beyannamelerinizi inceleme yetkisine sahiptir.
Aşağıdaki durumlarda vergi kayıtlarını yedi yıl süreyle saklayın:
- Değersiz menkul kıymetlerden (hisse senetleri veya bonoları kaybetmek gibi) veya kötü bir borçtan kaynaklanan bir zarar için talepte bulundunuz.
Aşağıdaki durumlarda vergi kayıtlarını kalıcı olarak saklayın:
- Mülk satın aldınız, bu nedenle o sırada bunun için ne kadar harcadığınızı görüntüleyebilirsiniz.
- Yıllık vergi beyannamesi vermezsiniz.
- Sahte bir vergi beyannamesi verdiniz.
Hangi Vergi Kayıtlarını Tutmalıyım?
Tüm vergi iadelerini ve destekleyici belgeleri muhafaza etmelisiniz. W-2'ler, 1099'lar, harcama takibi, kilometre günlükleri, ayrıntılı kesintileri kanıtlayan kayıtlar ve diğer belgeler dahildir.
Vergi Beyannamelerini Üç Yıl Saklamak Neden Önemli?
İşte üç yıl boyunca vergi beyannamelerinin tutulmasının kritik olmasının nedeni…
IRS zamanaşımı, vergi beyannamelerinin üç yıl süreyle saklanmasını zorunlu kılar. Hak sahibi olduğunuz bir geri ödeme talebinde bulunmazsanız, normalde orijinal beyannameyi verdiğiniz tarihten itibaren üç yıl veya vergiyi ödediğiniz tarihten itibaren iki yıl süreniz vardır (hangisi daha sonraysa). Benzer şekilde, IRS'nin ek bir vergiyi değerlendirmek için dosyalama tarihinden veya beyannamenin vade tarihinden (hangisi daha sonraysa) itibaren üç yılı vardır.
Vergi Sicili Kuralı İstisnalara Tabi Midir?
Nadir durumlarda, kayıtlarınızı üç yıldan fazla tutmanız gerekebilir. Örneğin, hesap tamamen tükendikten sonra yedi yıl boyunca IRA'lar gibi emeklilik hesapları için vergi evraklarını muhafaza etmelisiniz. Değersiz menkul kıymetlerin kaybı veya şüpheli alacak kesintisi için dava açarsanız, kayıtları yedi yıl süreyle saklamanız gerekir. Ayrıca, mülkü amorti ederseniz, amortismana tabi tutarsanız veya satın alır veya satarsanız, mülkün elden çıkarıldığı yıl için zamanaşımı süresi sona erene kadar mülk kayıtlarını saklamanız gerekir. Mülkiyetin sadece arazi ve binalardan daha fazlasını kapsadığını unutmayın; aynı zamanda stok, ofis ekipmanı ve diğer varlıkları da içerir.
Bazı durumlarda zamanaşımı süresinin üç yıldan fazla olduğunu da belirtmek gerekir. Örneğin, brüt gelirinizin %25'inden fazlasını bildirmezseniz, IRS'nin ek vergi almak için üç yerine altı yılı vardır. Ayrıca, sahte beyanda bulunursanız veya hiç beyanda bulunmazsanız (ki biz bunu savunmuyoruz), zaman aşımı süresi asla sona ermez.
Vergi Belgelerini Ne Zaman Çöpe Atmalısınız?
Çok heyecanlanıp eski iadelerinizi atmadan önce, onlara başka hiçbir şey için ihtiyacınız olmadığından emin olun. Bazı alacaklılar ve hatta bazı sigorta şirketleri, kayıtları IRS'den daha uzun süre saklamanızı isteyebilir. Vergi evraklarınızdan kurtulmaya karar verirseniz, önce onları parçalayın. Kimlik hırsızları, hassas bilgiler içerdikleri için vergi iadelerinden yararlanırlar.
Belgeleri Saklamak için En İyi Yöntem Nedir?
Yangına dayanıklı bir kasa, vergi evraklarının fiziksel kopyalarını saklamak için en iyi yerdir. Vergi kayıtlarınızın yanı sıra, tapu, ipotek ve sigorta bilgileriniz, vasiyet veya emanet sözleşmeleriniz ve banka ve aracı kurum hesaplarınızın şifreleri gibi diğer hayati belgeleri de saklayın. En az bir kişiye kasa anahtarını nerede tuttuğunuzu söylemek de iyi bir fikirdir. Bu şekilde, acil bir durum meydana geldiğinde, o kişi işlerinizi düzenli bir şekilde sürdürmek için ihtiyaç duyabileceği tüm belgelere erişebilecektir.
Son olarak, kayıtlarınızı uzun süre tutmayı planlıyor ancak evinizin kağıt yığınlarıyla dolmasını istemiyorsanız, belgelerinizi taramayı ve bilgilerin bir yedeğini şifreli bir sabit sürücüde veya bulutta saklamayı düşünün. Dijital versiyonlar okunaklı olduğu sürece, IRS bunları kabul edecektir. Bir yığın kağıttan farklı olarak, bu yöntem önemli ölçüde daha az yer kaplar ve düzenlemesi çok daha kolaydır.
Vergi Kayıtlarınızı Dijital Olarak Saklamanın Yararları ve Sakıncaları
Vergi kayıtlarını tutmak, şimdi olduğundan daha fazla güçlük çekiyordu.
Birçok kişi ofislerini topladı ve artık belgelerini dijital olarak kaydediyor. Birçok kurum ayrıca vergi formlarının dijital versiyonlarını sağlayarak vergi kağıdı izinizi daha da azaltır.
Kağıt miktarını en aza indirmenin yanı sıra, vergi kayıtlarınızı ve makbuzlarınızı çevrimiçi veya bulutta depolamak uygun olabilir; ancak çevrimiçi depolama sağlayıcınızın verilerinizi şifrelediğinden emin olun, böylece bir siber suçlu Sosyal Güvenlik numaranızı veya diğer kolayca tanımlanabilir bilgileri kolayca elde edemez. Dosya ve klasörlerinizi şifreleyerek güvenli hale getirebilirsiniz.
Dokümanlar mümkün olduğunca taranmalı, saklanmalı ve yedeklenmelidir. Orijinal bir tapu, tapu, değerleme veya yatırım belgesi olmadığı sürece, kağıt kopyayı istediğiniz zaman elden çıkarabilirsiniz. (e-)belgelerinizi güvende tutun.
IRS, önceki vergi iadelerinizin kaydını tutar. Bir transkript çevrimiçi olarak, telefonla veya postayla talep edilebilir. Vergi dairesi, Sosyal Güvenlik numaranız da dahil olmak üzere kimlik isteyecektir.
Ayrıca Oku: İSTİHDAM KAYITLARI: Türleri ve Nasıl Tutulacağı
Hangi Belgeleri Sonsuza Kadar Saklamalısınız?
Sonsuza kadar saklamanız gereken bazı belgeler var. Bunlar, doğum belgeleri, evlilik belgeleri ve Sosyal Güvenlik kartları gibi önemli belgeleri içerir. Tapu ve ipotek belgeleri gibi ev alımı ile ilgili belgelerin saklanması da önemlidir.
Ayrıca, öğeye sahip olduğunuz sürece, araba ve ev aletleri gibi büyük satın alımların kayıtlarını tutmalısınız. Bu, vergi amaçlı olduğu kadar sigorta talepleri ve garantiler için de önemlidir.
10 Yıl Saklanması Gereken Kayıtlar Nelerdir?
IRS, vergi mükelleflerinin belirli gelir türleri için en az on yıl kayıt tutmasını şart koşuyor. Bu, hisse senedi satışları ve iş gelirleri ve giderleri gibi sermaye kazançlarıyla ilgili kayıtları içerir. Ayrıca emeklilik hesaplarına ilişkin katkı payları ve dağıtımlar gibi kayıtları da en az on yıl süreyle saklamanız gerekmektedir.
IRS 6 Yıllık Kuralı Nedir?
IRS 6 yıllık kuralı, eksik beyan edilen bir gelir olduğuna dair kanıt varsa, IRS'nin geri dönüp bir vergi mükellefinin iadesini altı yıla kadar denetleyebileceğini belirten bir kuraldır. Bu, vergi mükelleflerinin yasalara uygun olduklarından emin olmak için en az altı yıl boyunca gelir, kesinti ve kredi kayıtlarını tutmaları gerektiği anlamına gelir.
Vergiler 7 Yıl Sonra Toplanabilir mi?
IRS, 10 yıla kadar ödenmemiş vergileri tahsil edebilir. Bu, 10 yıllık zamanaşımı süresi olarak bilinir. 10 yıllık sürenin sona ermesinden sonra, IRS artık vergi mükelleflerinden vergi tahsil edemez. Ancak, mükellefin dolandırıcılık yapması veya vergi beyannamesi vermemesi halinde zamanaşımı uygulanmaz.
Vergi Kayıtlarını Tutmazsanız Ne Olur?
Vergi kayıtlarını tutmazsanız, IRS'den ceza alabilirsiniz. Bu, vergi beyannamesi vermemek veya vergileri zamanında ödememek için %5 ceza içerir. Ek olarak, IRS ödenmemiş vergilere ilişkin faizi değerlendirebilir. Bu cezalardan kaçınabilmeniz için doğru ve eksiksiz kayıtlar tutmanız önemlidir.
Hangi Vergi Belgelerinin Saklanması Gerekiyor?
Saklanması gereken en önemli belgeler vergi beyannameleri, W-2'ler, 1099'lar ve gelir, kesintiler ve kredilerle ilgili diğer belgelerdir. Ek olarak, herhangi bir büyük satın alma veya yatırımın kaydını tutmalısınız. Emeklilik hesapları ve iş kayıtlarıyla ilgili belgelerin saklanması da önemlidir.
Vefattan Sonra Vergi Kayıtları Ne Kadar Süre Tutulur?
Vergi kayıtları, mükellefin ölümünden sonra en az üç yıl süreyle saklanmalıdır. Bu, emlak planlaması ve nihai vergi beyannamesinin doldurulması için önemlidir. Ayrıca, tereke vasisi, varlıkların satışına ve mirasçılara yapılan dağıtımlara ilişkin kayıtları en az üç yıl süreyle saklamalıdır.
Sonuç
Vergi kayıtlarının ne kadar süreyle tutulacağını bilmek, yasalara uyum açısından önemlidir. Kayıtların çoğu en az üç yıl, bazı belgeler ise 10 yıla kadar saklanmalıdır. IRS'den ceza almamak için doğru ve eksiksiz kayıtlar tutmak önemlidir.
Özetlemek gerekirse, vergi kayıtlarını en az üç yıl tutmalısınız. Sermaye kazançları ve işletme gelirlerine ilişkin kayıtlar gibi bazı belgeler en az 10 yıl süreyle saklanmalıdır. Ek olarak, büyük satın almalar, yatırımlar ve emeklilik hesaplarıyla ilgili kayıtlar, öğeye sahip olduğunuz sürece saklanmalıdır. Son olarak, varlıkların satışına ve mirasçılara yapılan dağıtımlara ilişkin kayıtların, mükellefin ölümünden itibaren en az üç yıl süreyle saklanması gerekmektedir.
Doğru ve eksiksiz kayıtların tutulması, vergilerin doldurulması ve IRS'den gelecek cezalardan kaçınmak için çok önemlidir. Vergi kayıtlarını ne kadar süreyle tutmanız gerektiğini anlayarak, yasalara uygun hareket ettiğinizden emin olabilir ve olası cezalardan kaçınabilirsiniz.
İlgili Makaleler
- İŞ ÇIKIŞ STRATEJİSİ: Bilmeniz Gerekenler
- SATIN ALMAK İÇİN EN GÜVENLİ HİSSE SENETLERİ: 2023'de Alınabilecek Uzun Vadeli Güvenli Hisse Senetleri
- KAYIT YÖNETİM SİSTEMLERİ: 15'de En İyi 2023 Yazılım Seçeneği
- KURUMSAL KAYIT DEFTERİ: Anlamı, Önemi ve Nasıl Elde Edilir
- 72. KURAL: Anlam ve Formül
Referanslar
