Hiç bir şirkete sipariş verdiniz ve daha sonra onu bulmaya çalışırken başınız ağrıdı mı? Yalnız değilsin. İşte PO numaraları burada devreye giriyor; bunlar sorunsuz ticari işlemlerin gizli silahıdır. Peki PO numarası tam olarak nedir ve bunu kendi avantajınıza nasıl kullanabilirsiniz?
Bunları hepimiz gördük; faturalarda ve satın alma siparişlerinde yer alan şifreli harf ve rakamlardan oluşan diziler. Bu, dostum, satın alma siparişi numarasının kısaltması olan bir PO numarası. Her bir satın alma siparişine atanan ve söz konusu işlem için parmak izi görevi gören benzersiz bir tanımlayıcıdır.
PO numaraları işletmeler için süper kahramanlar gibidir; iletişimi kolaylaştırır, hataları önler ve siparişlerin takibini kolaylaştırır. Peki bu kullanışlı PO numaralarını nasıl oluşturup kullanacaksınız? Kemerlerinizi bağlayın, çünkü PO numaraları dünyasına dalmak ve size daha sorunsuz, daha verimli bir iş deneyimi için bunlardan nasıl yararlanabileceğinizi göstermek üzereyiz. Ancak öncelikle PO numarasının ne olduğunu bilmekle başlayacağız.
Kilit nokta:
- PO numaraları siparişler için benzersiz tanımlayıcılardır: Parmak izi gibi, belirli satın alma işlemlerini baştan sona takip ederler.
- Alıcılar PO numaraları oluşturur: Tedarikçilere gönderilen satınalma siparişlerine dahildir.
- Tedarikçiler, bir PO aldıktan sonra, malların paketlenmesinden faturaların düzenlenmesine kadar tüm işlem boyunca numarayı referans alır.
- PO numaraları kayıt tutmayı kolaylaştırır ve işlemlerde doğruluk ve netlik sağlayarak hataların önlenmesine yardımcı olur.
- PO numaralarının nasıl bulunacağını, oluşturulacağını ve kullanılacağını anlamak verimliliği artırır ve ticari işlemlerin daha sorunsuz yapılmasını kolaylaştırır.
PO Numarası Nedir?
(PO) satın alma siparişi numarası (veya sipariş numarası), siparişin izlenmesine yardımcı olmak için alıcı tarafından verilen benzersiz bir referans tanımlayıcıdır. Kod, şirket yönetimi tarafından manuel olarak veya muhasebe yazılımı kullanılarak otomatik olarak oluşturulabilir.
PO numaraları, fatura ve siparişin eşleştiğinden emin olmak için müşteri telefon görüşmeleri, nakliye formları ve bazı durumlarda ilgili satış faturası dahil olmak üzere işlem boyunca da kullanılacaktır.
AYRICA OKUYUN: KÜÇÜK İŞLETMELER İÇİN 11+ EN İYİ SATIN ALMA SİPARİŞ SİSTEMİ 2024
PO numarasını kim sağlar?
Bir Satınalma Siparişi (PO) numarası sağlamaya gelince, sorumluluk genellikle alıcıya veya alıcıya aittir. Çoğu durumda, mal veya hizmet satın alan kuruluş veya birey, PO numarasını veren kişidir. Bu numara, işlem için benzersiz bir tanımlayıcı görevi görerek her iki tarafın da siparişleri ve ödemeleri takip etmesine yardımcı olur.
Süreç genellikle alıcının, satın alınan ürün veya hizmetler, miktarlar, fiyatlar, teslimat tarihleri ve diğer ilgili şartlar ve koşullar gibi ayrıntıları belirten bir satın alma siparişi oluşturmasıyla başlar. Satınalma siparişi oluşturulduktan sonra tedarikçiye veya satıcıya gönderilir.
Tedarikçi PO'yu aldıktan sonra ayrıntıları doğrular ve siparişi buna göre yerine getirir. Sipariş boyunca PO numarasına başvurabilirler. işlem süreci, Malların paketlenmesinden ödeme için fatura düzenlenmesine kadar.
Bazı durumlarda, özellikle daha büyük kuruluşlarda veya devlet kurumlarında, satın alma departmanı veya satın alma ekibi PO numaralarının oluşturulmasından sorumludur. Bununla birlikte, PO'yu kimin oluşturduğuna bakılmaksızın, sorunsuz işlemleri kolaylaştırmak ve herhangi bir yanlış anlama veya anlaşmazlığı önlemek için her iki tarafın da doğruluk ve netliği sağlaması önemlidir.
PO Numaramı Nasıl Bulurum?
PO numaramı bulma göz korkutucu bir görev gibi görünebilir, ama güvenin bana, nereye bakacağınızı öğrendikten sonra çocuk oyuncağıdır. Bir alıcı olarak her işlemin kayıtlarını titizlikle tutuyorum ve PO numarası bu bilgi hazinesinin kilidini açmanın anahtarıdır.
Öncelikle e-postanızı kontrol edin. Birçok şirket satın alma siparişlerini elektronik olarak gönderir; bu nedenle konu satırlarında "satın alma siparişi" veya "siparişiniz için PO" yazan e-postaları arayın. Bu e-postalar genellikle şunları içerir: Mesajın gövdesinde PO numarası var.
Kağıt iziyle uğraşıyorsanız, fiziksel faturalarınızı veya makbuzlarınızı alın. PO numaraları, fatura numaralarına sahip BFF'lerdir, bu nedenle genellikle faturanın üst kısmına yakın bir yerde belirgin bir şekilde görüntülenirler, bazen "Müşteri PO Numarası" veya yalnızca "PO Numarası" olarak etiketlenirler. Sipariş ayrıntılarına ayrılmış bir bölüm için faturayı tarayın; bu, PO numarasının öncelikli konumudur. Hala dikkat çekiyor musun? Panik yapma! Sipariş verdiğiniz firmayla iletişime geçin. Müşteri hizmetleri ekibi sipariş geçmişinize erişebilmeli ve bulunması zor PO numarasını verebilmelidir. Onlara sipariş tarihiniz, ürün ayrıntılarınız veya satın alma işleminizi tam olarak belirlemelerine yardımcı olabilecek başka bilgiler gibi bazı ek bilgiler vermeye hazır olun.
Artık bir PO numarası uzmanısınız! Bir siparişi takip etmeniz, bir iade hakkında bilgi almanız veya belirli bir işleme referans vermeniz gerektiğinde bu kullanışlı kodun cankurtaran olabileceğini unutmayın.
AYRICA OKUYUN: Satın Alma Siparişi Süreci: Türler, Örnekler ve Format
PO Numarasını Nasıl Alırsınız?
PO numarası mı alıyorsunuz? Kolay! Bunun nasıl gerçekleşeceği, siparişi veren alıcı mı yoksa siparişi yerine getiren satıcı mı olduğunuza bağlıdır.
Alıcı sizseniz PO numarası oluşturmak sizin sorumluluğunuzdadır. Bazı işletmelerin belirlenmiş bir sistemi vardır – belki benzersiz PO numaralarını otomatik olarak dağıtan süslü muhasebe yazılımı. Ancak daha küçük bir işletmeyseniz yaratıcı olabilirsiniz. Sadece basit ve sıralı tutun. Bir numaralı PO ile başlayın, ardından iki, üç vb. Ekstra organizasyon için PO-2024-001 gibi yılı bile girebilirsiniz.
Satıcı olarak genellikle PO numarasını kendiniz oluşturmazsınız. Alıcıdan, gönderdikleri resmi satın alma siparişinde gelecektir. Bu PO numarası hem sizin hem de onlar için bir referans noktası görevi görür. Bunu faturalarda, sevk irsaliyelerinde ve söz konusu siparişle ilgili her türlü iletişimde kullanacaksınız. Bunu herkesi aynı sayfada tutan kullanışlı bir kod olarak düşünün.
PO numarası örneği nedir?
Pekala, gerçek dünyadan bazı PO numarası örneklerini inceleyelim! Unutmayın, herkese uyacak tek bir format yoktur, ancak şirketler genellikle bunları şirket içinde kolay kullanım için tasarlar. Yaygın bir format basitçe sıralı sayılardır. Örneğin, yeni bir ofis koltuğu için ilk PO numaram şu olabilir: PO0001. Bir sonraki sipariş olabilir PO0002, ve benzeri. Bu, daha az satın alma işlemi olan küçük işletmeler için işe yarar.
Peki ya sayının kendisi hakkında daha fazla bilgiye ihtiyacınız olursa? Şirketler yılı dahil edebilir! Mart 2024'te malzeme sipariş ettiğimi varsayalım. PO numaram PO2024-03 olabilir; açık, kısa ve siparişin yılını belirtir. Daha da spesifik hale gelebiliriz. Pazarlama malzemeleri gibi belirli bir departmandan sık sık sipariş veriyorsam PO2024-03-Marketing-001'i kullanabilirim. Bu bana yılı, ayı ve ilgili departmanı (pazarlama) söylüyor ve bu, o departman için bu ay verilen ilk sipariş. PO numaralarının ne kadar esnek olabileceğini gördünüz mü?
BURADAN İNDİRİN!!!
AYRICA OKUYUN: BİR PAKET NASIL ADRESLENİR: Hızlı teslimat için bir öğenin adreslenmesi
Neden PO Numarasına İhtiyacınız Var?
İşinizi yönetmeye gelince PO numaraları en iyi arkadaşınız olur. İşte nedeni:
Birincisi, takip için cankurtarandırlar. Hiç sipariş verdikten sonra müşteri hizmetleriyle haftalarca telefon görüşmesi yaptığınız oldu mu? PO numaraları bunu ortadan kaldırır. Referans kodu görevi görerek sipariş ayrıntılarınızı (ne satın aldığınız, ne kadar ödeyeceğiniz ve beklenen teslimat tarihi) anında görmenizi sağlar. Ofis koltuğunun nihayet gönderilip gönderilmediğini kontrol etmeniz mi gerekiyor? Sadece PO numarasını verin ve hazırsınız.
PO numaraları aynı zamanda iç düzen polisiniz olur. Herkesin aynı fikirde olmasını sağlayarak hataların önlenmesine yardımcı olurlar. Yanlışlıkla on yerine bin zımba sipariş ettiğinizi hayal edin. PO numarasıyla gerçekte neyin onaylandığına dair net bir kayıt bulunur ve bu çok pahalı karışıklıkların önüne geçer.
Son olarak, PO numaraları muhasebe BFF'lerinizdir. Kayıt tutmayı çocuk oyuncağı haline getiriyorlar. Dağlarca faturayı taramak yerine PO numaraları, satın alma işlemlerini ilgili siparişler ve faturalarla hızlı bir şekilde eşleştirmenize yardımcı olur. Bu, vergi sezonunda tonlarca zamandan (ve hayal kırıklığından) tasarruf etmenizi sağlar! Bu nedenle bir dahaki sefere sipariş verdiğinizde güçlü PO numarasının gücünü hafife almayın.
Fatura Numarası ile PO Numarası Arasındaki Fark Nedir?
Ah, fatura numaraları ve PO numaraları; görünüşte benzer olan bu iki kod, ciddi kafa karışıklığına neden olabilir. Ama korkma, fatura savaşçısı! Bunu sizin için basit bir tabloda açıklamak için buradayım.
Kimin ne yaptığını görelim:
| Özellikler(Hazırlık aşamasında) | Fatura numarası | PO Numarası |
|---|---|---|
| Onu Kim Yaratıyor? | Ben, satıcı! | Sen, alıcı! |
| Ne Zaman Yaratıldı? | Mal veya hizmetlerinizi teslim ettikten sonra. Bu sana olan faturam. | Daha çalışmaya başlamadan önce. Muhteşemliğim için resmi isteğiniz. |
| Amacı Nedir? | Satışı takip ediyor ve bana tam olarak ne kadar borcun olduğunu söylüyor. | Satın alma işlemini takip eder ve sipariş ettiğiniz ürünü almanızı sağlar. |
| Örnek? | FATURA-2024-001 | PO-2345 |
Farkı gör? Fatura numaraları tamamen benimle ilgili; sana ne sattığımı takip ediyorlar. PO numaraları tamamen sizinle ilgilidir; ödediğinizin karşılığını almanızı sağlarlar. Artık faturalarda genellikle PO numaraları referans alınıyor, bu da ikimizin de işleri eşleştirmesine yardımcı oluyor. Muhasebe departmanlarımız arasında gizli bir el sıkışma gibi!
AYRICA OKUYUN: MUHASEBE FATURASI: Tanımı, Nasıl Kaydedileceği ve Özgür Yazılım
En İyi PO Numarası Üreticileri
Dönem, “sipariş numarası üreteci satın al” sınırlı sayıda kaynak, özellikle satın alınabilecek kaynaklar anlamına gelir. Satınalma siparişi numarası oluşturma, birçok bulut tabanlı muhasebe çözümüne ve ERP'ye gömülüdür; dolayısıyla, satın alma siparişlerinizi ve faturalarınızı oluşturmak için bu sistemlerden birini kullanırsanız, bu tür tanımlayıcıları üretirken hiçbir sorun yaşamazsınız.
Satınalma siparişlerinizi manuel olarak veya bir Excel gibi bir uygulama — ve siz satın alma siparişi numaralarınızın sıralı veya belirli bir uzunlukta olmasını umursamayın; satın alma siparişi numaralarınızı oluşturmak için bir rastgele sayı üreteci veya bir rastgele sayı üretme algoritması kullanabilirsiniz.
Bununla birlikte, satın alma siparişlerinizi ve dolayısıyla satın alma siparişi numaralarınızı oluşturmak için özel bir muhasebe veya ERP yazılımı kullanmak muhtemelen sizin yararınıza olacaktır." Satış sayınız çok düşük olmadığı sürece, bu sistemlerden birine yatırım yapmak büyük olasılıkla size çok fazla zaman ve iş tasarrufu sağlayacaktır.
Sonuç
İşte karşınızda! PO numaraları – iş dünyasının küçük kahramanları. Bunları nasıl oluşturacağınızı ve kullanacağınızı anlayarak, daha sorunsuz işlemler için güçlü bir aracın kilidini açtınız.
PO numarasını, parlak zırhlı kişisel sipariş şövalyeniz olarak düşünün. Satıcıya ihtiyaçlarınızı netleştirir, ödediğinizin karşılığını almanızı sağlar ve yol boyunca her şeyi takip eder. Artık sipariş sorunlarına veya gizemli faturalara son! Ayrıca, PO numaraları küçük zaman makineleri gibidir; geçmişteki satın alımlarınızı kolaylıkla bulmanıza yardımcı olur ve kayıt tutmayı kolaylaştırır.
Bu nedenle bir sonraki siparişinizde PO numarasının gücünü unutmayın. Ticari işlemlerinizi daha sorunsuz, daha hızlı ve daha az hataya açık hale getiren, büyük etkiye sahip basit bir araçtır. Şimdi ilerleyin ve alışveriş listesini güvenle ele geçirin; güvenilir PO numaranız yanınızda!
İşletme Muhasebesinde Gelir Nasıl Hesaplanır (Adımlar ve Örnekler)
E-ticaret Optimizasyonunda Uzmanlaşmak: Maksimum Satış Artışı Stratejileri
İç Satışlar ve Dış Satışlar: Büyümede Rolleri Dengelemenin Yolları
Satış Sayfası: Etkili Sayfalar Nasıl Oluşturulur (Örnekler ve Şablonlarla)
Referans:
