Kaynağınız çok zor bir görev olabileceğinden, bir projeyi yeterli araç ve teknikler olmadan yürütmeyi planlamak. Bir proje yöneticisi olarak, planlama sürecinde kullanılacak doğru yöntemi bilmek, proje hedeflerine ulaşmada en iyi performansınızı garanti eder.
Bu yazıda, etkin proje yönetimi için size rehberlik edecek kaynak planlama sürecini, araçlarını ve tekniklerini tartıştık.
Proje Planlama Nedir?
Proje planlama, bir projenin belirli bir zaman çizelgesi içinde, tanımlanmış aşamalar ve kaynaklarla nasıl yürütüleceğini belirleyen bir disiplindir.
Proje Planlama Süreci
Faaliyetlerin zamanında yapılmasını sağlamanın en önemli aracı proje planlama sürecidir. Bir projenin en iyi başarı olasılığına ve en düşük başarısızlık riskine sahip olmasını sağlamak için tamamlama için en etkili yaklaşımı bulmak için bir plan oluşturulur. Basitçe söylemek gerekirse, proje planlaması, faaliyetlerin verimli bir şekilde gerçekleştirilmesini sağlayan prosedürleri ifade eder. Liderler, ekip üyeleri arasında iletişimi sağlamak için çeşitli proje planlama süreçlerine ve araçlarına aşina olmalıdır.
Proje planlamasındaki dört süreç kümesi, görevlerin tamamlanmasını ve nihai hedefe ulaşılmasını sağlar. Projeler farklı ve farklıdır ve bir planı uygulamaya yönelik iki teknik aynı değildir. Her proje yönetimi planlama sürecinin temel adımları aynı olmakla birlikte, nasıl yürütüldükleri farklılık gösterebilir. Sonuç olarak, proje tanıtımı, proje planlama, proje yürütme ve proje kapanışı dört planlama sürecidir.
Projenin tanıtım süreci, ulaşılacak hedefin tanımıyla başlar. Ardından gelen proje planlama süreci, hedeflerinizin belirsiz bir fikirden somut bir gerçekliğe geçmesini sağlar. Amaçlar ve hedefler açıkça belirtildikten sonra, bir projeyi yürütme aşamasına getirmek için adımlar atılır. Proje planlama yaşam döngüsü süreci, yalnızca dört aşamanın tümü tamamlandığında başarılı olur.
Başarılı olmak için proje yönetimi planlama süreci görevleri, amaçları ve hedefleri tamamlamalıdır. Temel problem veya görev, başlangıç aşamasında açıklanmalıdır. Dikkate alınması gereken bir diğer nokta, tüm uygulanabilir çözümlerin ve olası tehlikelerin araştırılması gerektiğidir. Bu, projeyle ilgili potansiyel girişimleri belirlemek için en etkili yöntemdir. Orijinal konsepte karar verildikten sonra bir proje planlama ekibi oluşturulur ve projeyi tamamlayacak araçlar seçilir.
Proje Planlama Kaynağı
Bir projenin planlanması ve yürütülmesinde en değerli kaynak insanlardır, yani proje ekibi. Bağlı olarak kilometre taşları, projeler, çizelgedeki belirli noktalarda benzersiz uzmanlık gerektirir. Bir bütçe yılı boyunca, bir kuruluş aynı anda çok sayıda stratejik girişime ev sahipliği yapabilir. Bu, personelinin aynı anda birden fazla proje üzerinde çalışabileceği anlamına gelir. Alternatif olarak, bir kişi bir organizasyon içindeki mevcut konumundan belirli bir beceri seti nedeniyle bir proje ekibine katılabilir.
Ayrıca, birçok girişim, yalnızca sözleşmeli iş veya üçüncü taraf yükleniciler aracılığıyla elde edilebilecek beceri ve kaynakları gerektirmektedir. Bu insan kaynaklarını elde etmek ve yönlendirmek ve aynı zamanda projenin zaman çizelgesini kontrol etmek, nihai başarısı için hayati önem taşımaktadır.
Projenin başarısına katkıda bulunmak için teknik beceri ve motivasyona sahip bireylerden oluşan yüksek performanslı bir proje ekibine sahip olmak çok önemlidir. Bir proje yöneticisinin birçok sorumluluğundan biri, her bir proje ekibi üyesinin projeye katkıda bulunma yeteneğini geliştirirken aynı zamanda kişisel gelişimi ve başarıyı teşvik etmektir. Aynı zamanda, her birey ortak bir hedefe ulaşmak için fikir paylaşımında başkalarıyla işbirliği yapmalıdır.
Aktivite listenizdeki her bir eyleme kaynaklar atanmalıdır. İlk olarak, kaynakları projenize atamadan önce kullanılabilirliğini belirleyin. Kaynak kullanılabilirliği ile ilgili bilgiler, projenizi planlarken hangi kaynakları kullanabileceğinizi ve bunların hangi koşullar altında kullanılabilir olduğunu içerir. Danışmanlar gibi bazı kaynakların önceden hazır olması gerektiğini ve yalnızca belirli dönemlerde mevcut olabileceğini unutmayın.
Finansal Planlama
Finans, proje planlamasında önemli bir kaynaktır. Mali planlar, mevcut fonlara bağlı harcama oranına dayalı harcama planlarını, sermaye yatırım planlarını, kar planlarını ve yönetim rezervi tutma ve kullanımını içerir.
Proje Planlama Araç ve Teknikleri
Bir projenin başarılı olup olmayacağını belirlediği için doğru tekniği seçmek çok önemlidir. Ve her tür, boyut veya sektör için işe yarayan herkese uyan tek bir strateji olmadığından, durumunuza en uygun proje planlama tekniklerini veya araçlarını seçmek için biraz zaman ve çaba harcamanız gerekir. En önemlisi, proje kaynak planlamanız için en iyi araç ve teknikleri seçme adımlarını bilmelisiniz.
Aşağıdaki adımları göz önünde bulundurun:
#1. Proje faktörlerinizi ne kadar basit veya karmaşık olduklarına göre sıralayın
Bu, projenin kendisini, müşteriyi, kaynakları, sınırlamaları (risk iştahı gibi), zaman çerçevesini, araçları ve insanları içerir. Bu faktörlerin bir listesini yapın ve bunları ne kadar basit veya karmaşık olduklarına göre sınıflandırın.
#2. İş yerinizin katı mı yoksa esnek mi olduğunu belirleyin.
Çevik bir teknik, evrim ve değişim arzusunun olduğu dinamik bir işyerinde çalışıyorsanız faydalı olabilir. Çok özel ihtiyaçlar, zaman çizelgeleri ve bütçelerle çalışıyorsanız, Şelale stratejisini kullanmanız daha iyi olabilir.
Ek olarak, esnekliğinizin bu incelemesinin yanı sıra kısıtlamalarınızı ve tehlikelerinizi de inceleyin. Ayrıca, büyük riskleri en aza indirirken ekiplerinizin projelerini organizasyon sınırlarınız dahilinde düzgün bir şekilde uymasını sağlayan yöntemler uygulayın.
#3. Paranızın karşılığını en çok neyin verdiğini düşünün.
Müşteriye (veya paydaşa veya son kullanıcıya) en fazla değeri neyin sağladığını sorgulayın. Gereksinimlerinin bir listesini yapın ve bu gereksinimleri elde etmek için en iyi çalışma yöntemini belirlemek için kullanın.
Örneğin, müşterileriniz sık sık istekte bulunuyorsa ve sürekli güncellemeler ve değişiklikler öngörüyorsa, örneğin kısa döngülere sahip yinelemeli bir teknik, onlara daha fazla değer kazandıklarını hissettirecektir. Bu metodoloji, değer sağlamada ve güçlü müşteri bağlantılarını sürdürmede size yardımcı olacaktır.
#4. Şirketinizin hedeflerinden en iyi şekilde yararlanın,
Uygun proje planlama tekniklerini seçmenize yardımcı olması için, ekip veya organizasyon olarak önceden belirlediğiniz hedefleri veya proje hedeflerini kullanın. Açıkçası, yöntemleriniz hedeflerinize ulaşmanın bir yolu olmalıdır - en uygun yöntem, sizi en yüksek kazanç ve en az olumsuz etkiyle stratejik hedeflerinize en doğrudan götüren yöntemdir.
#5. Şirketinizin ve ekibinizin değerlerinin bir listesini yapın.
Son olarak ve en önemlisi, değerlerinizi inceleyin. Günün sonunda, teknikler insanlar tarafından gerçekleştirilir - alışkanlıkları, görüşleri ve değerleri olan insanlar. Çalışanlarınıza modaya uygun bir teknik dayatmak yerine, doğal bir eşleşme yaratmak için nasıl düşündüklerini, ilişki kurduklarını ve çalıştıklarını düşünün.
Çoğunlukla, şirketinizin ve ekibinizin değerleri, teorik bir normdan daha az ve zamanla sürdürülmesi daha kolay, yaşayan, nefes alan süreçleri sistematik olarak gerçekleştirmenin bir yolu olan gerçekten sürdürülebilir bir teknik geliştirmeye yardımcı olabilir.
Ancak hiçbir tekniğin diğerinden üstün olmadığını unutmayın. Her şey, organizasyonun hedef ve değerleriyle ne kadar uyumlu olduğuna ve proje ekibinin aşması gereken sınırlara bağlıdır. Ayrıca paydaşların ihtiyaçları, ilgili riskler ve projenin boyutu, maliyeti ve karmaşıklığı.
teknikleri
1 numara. Scrum
Scrum, teslimat kalitesini artırmak için kavramlar ve süreçler sunan bir proje planlama tekniğidir. Çevik fikirleri gerçeğe dönüştürmek için en popüler ve basit çerçevelerden biridir. yazılım geliştirme. Gerçekte, Scrum, doğru öğeyi, doğru şekilde ve mümkün olan en kısa sürede sağlama arasında sağlıklı bir gerilim oluşturmak için rolleri ve görevleri yerine getirmek ve tanımlamak için kendi kendini yöneten bir ekibi güçlendirmekle ilgilidir.
Ayrıca Scrum, iletişimi, ekip çalışmasını ve geliştirme hızını artırmayı amaçlar. Sprintler, scrum'lar, biriktirme listeleri ve burndown'lar gibi terimler duyarsanız, bunun nedeni genellikle Scrum veya onun bir türevi hakkında konuşmalarıdır.
#2. kanban
Proje planlama tekniklerinden bir diğeri de Kanban'dır. Yalın kavramlara ve verimliliği artırmak için iyi tanımlanmış bir sürece dayalı bir proje yönetimi tekniğidir. Scrum'a çok benzer, çünkü her şey işbirlikçi ve kendi kendini yöneten bir ekiple sık sık ve erken teslim etmekle ilgilidir. Kanban ise Scrum'dan daha evrimsel bir dönüşümdür ve daha az kuralcı olduğu için Çevik ortama daha kolay giriş sağlar.
Kanban tekniği süreç açısından hafiftir, esnektir ve önceden tanımlanmış rollerden yoksundur. Tek amacı, ekibin dikkatini gerçekten önemli olan şeylere odaklayarak baştan sona geliştirmektir. İş akışını görselleştirmek, devam eden işi sınırlamak, teslim süresini ölçmek, süreç politikalarını açık hale getirmek ve iyileştirme potansiyelini sürekli analiz etmek temel ilkeler arasındadır.
Kanban, üretim veya destek ve bakım gibi tutarlı çıktı gerektiren işler için idealdir. Aynı zamanda acenteler dünyasında da faydalı bir araç olabilir çünkü değişikliklere daha kolay uyum sağlar ve müşteriler sık sık fikirlerini değiştirmeyi severler. Bu teknik, “Çevik yapmak” istiyorsanız ancak aşırı titiz olmak istemiyorsanız Scrum'a daha basit bir alternatiftir.
#3. Kritik yol metodu
İnşaat, yazılım geliştirme ve mühendislik endüstrilerinin tümü, proje planlamasını modellemek ve programlamak için bu tekniği kullanır. Bu tekniği kullanarak, bir projeyi bitirmek için gereken faaliyetleri, her birinin alacağı zamanı, aralarındaki bağımlılıkları ve bunların çıktılarını veya kilometre taşlarını belirlersiniz.
Bunlar, projenizi tamamlamak için en uzun ve en hızlı yolları hesaplamak içindir; bu, projenin ana faaliyetlerini anlamanıza yardımcı olur; bu, kilometre taşlarınızı etkilemeden ertelenebilir.
4 numara. PERT
Program Değerlendirme ve Gözden Geçirme Tekniği bir tahmin tekniğidir. Bireysel görev/etkinlik tahminleri bilinmediğinde, iyimser, kötümser ve en olası tahminlerin ağırlıklı ortalamasını kullanır. Sonuç olarak, PERT, bir görevi gerçekleştirmek için gereken süreyi değerlendirmenin ve tahmin etmenin bir yoludur.
Bu, Üç Noktalı tahmine benzer ancak en olası tahmine daha fazla ağırlık verecektir. Belirsizliği ve riski tahmin etmenin dikkate alınması, tek noktalı görev süresi tahminlerinin doğruluğunu artırabilir. Program değerlendirme ve gözden geçirme tekniği bu kavramı (PERT) doğurmuştur. Bir görevin süresi için yaklaşık bir aralık tanımlamak için PERT üç tahmin kullanır:
En olası tahmin (M): Bu tahmin, görevin süresinin yanı sıra atanması muhtemel kaynakları temel alır. Yine üretkenlikleri, faaliyet için gerçekçi uygunluk beklentileri ve kesintiler.
İyimser (O): Görevin uzunluğu, görevin en iyi senaryosunun incelenmesiyle belirlenir. Bu, görevin mümkün olan en kısa sürede ne kadar süreceğini size bildirecektir.
Kötümser (P): Görevin uzunluğu, görevin en kötü senaryosu analiz edilerek belirlenir. Bu ayrıca bir görevin alabileceği maksimum süreyi ortaya çıkarır.
#5. Yağsız - Yağsız
Yalın teknik, verimliliği vurgulayan bir proje planlama yaklaşımıdır. Yalın, Çevik'in “Babası” olarak ünlüdür çünkü daha azıyla daha fazlasını yapmaya odaklanır. Değeri bularak ve ardından değer akışını iyileştirmeyi ve israfı azaltmayı içeren sürekli iyileştirme yoluyla değeri en üst düzeye çıkararak başlar.
Size bir şeyleri nasıl yapacağınızı söyleyen bir sistemden çok idealleri olan bir konu. '3M'ler' olarak bilinen üç atık yaratan işlev bozukluğunu tedavi etmenin daha azıyla daha fazlasını yapmanıza yardımcı olabileceğini öne sürüyor.
Yalın, yalnızca değer sunmaya odaklanabilmemiz için çalışma şeklimizi değiştirmeyi amaçlar. Odağı bireysel teknolojilerden, varlıklardan ve dikey bölümlerden uzaklaştırmak ve teknolojiler, varlıklar ve departmanlardan müşterilere yatay olarak akan eksiksiz değer akışlarına doğru değiştirmekle ilgilidir.
Proje planlama sürecinizi analiz ederken yalın bir zihniyeti benimsemek faydalı olabilir. Proje planlama sürecinizi, gereksiz unsurları veya her zaman yaptığınız şeyleri ortadan kaldırırken değer veren temel temellere nasıl indirebileceğinizi düşünün ve Yalın düşüneceksiniz.
Proje planlamanın rolü nedir?
Birisi proje için rolleri tahsis etmeden ve ekip planı uygulamaya başlamadan önce, proje planlaması, proje hedeflerinin, görevlerinin, programlarının ve kaynaklarının kapsamlı bir şekilde haritalandırılmasını ve düzenlenmesini gerektirir. Mükemmel proje planlamasıyla, projenin başarısız olmasına neden olan tüm sorunları neredeyse ortadan kaldırabilirsiniz.
Bir proje planının 4 ana bölümü nedir?
Projenin ihtiyaçları, temel vizyonu, ölçülebilir hedefleri, teslimatları ve başarılı bir şekilde tamamlanmasını sağlamak için gerçekleştirilebilecek ve gerçekleştirilemeyecek eylemlerin tümü projenin kapsamına dahildir.
Projedeki 6 P nedir?
Bir yöntem, insanlar, yetkinlik, gayret, sabır ve mükemmellikten oluşurlar.
Proje planlamasının ilk adımı nedir?
Yeni bir proje başlatmanın ilk aşamasına proje başlatma denir. Projeye neden başladığınıza ve proje başlangıç aşamasında bunun hangi iş değerini sağlayacağına siz karar verirsiniz. Ardından, bu bilgiyi kilit paydaşların desteğini kazanmak için kullanırsınız.
Planlama süreci nedir?
Planlama süreci, hedefler oluşturmak, hedeflere ulaşmak için görevler tasarlamak, ihtiyaç duyulan kaynakları belirlemek, bir zaman çerçevesi oluşturmak, izleme ve değerlendirmeye karar vermek, planı bitirmek ve planı ekiple paylaşmak için kullanılan bir prosedürdür.
Proje yönetiminde 4C nedir?
Bu konuyu ele almak için PBL, 21st Century Learning için Ortaklığın “Dört C'sini” içeren yeni bir Altın Standart haline geldi: iletişim, işbirliği, eleştirel düşünme ve yaratıcılık.
Proje planlamada 3 aşama nedir?
Başlatma, planlama, uygulama ve kapanış bir projenin aşamalarıdır.
Sonuç
Proje yönetim sürecinde proje planlama araçları ve teknikleri oldukça önemlidir, ancak insan kaynağının katkısı nihai olarak kalır. Bu nedenle, bir proje yöneticisi, kendisi ve ekibi arasında etkin bir işbirliğini sağlamalıdır.
İlgili Makaleler
- Finansal Planlama: Tanım, Önem Sertifikaları
- Yalın Üretim: Tanım, Yöntemler, Avantaj ve Dezavantaj
- Herhangi Bir İşletmenin Başarısı İçin Kaynakların Önemi
- Bir Startup'ta Şirket Kültürü Oluşturmanın 4 Yolu
- Proje Planlama Yazılımı: 60'de 2023+ En İyi Yazılım (Ücretsiz ve Ücretli Seçenekler)
Proje Planlaması Hakkında SSS
Proje Planlamanın 5 Aşaması Nelerdir?
Proje yönetimi, Proje Yönetimi Enstitüsü tarafından süreç gruplarına ve bilgi alanlarına eşlenir. Beş anahtar süreç grubu bu nedenle; başlatma, planlama, yürütme, izleme ve kontrol etme ve kapatma
Proje Planlamada Temel SAteps Nelerdir?
- İş Vakasını Oluşturun ve Analiz Edin.
- Onay için Paydaşları Belirleyin ve Tanışın.
- Proje Kapsamını Tanımlayın.
- Proje Hedeflerini ve Hedeflerini Belirleyin.
- Proje Çıktılarını Belirleyin.
- Proje Takvimi ve Kilometre Taşları oluşturun.
- Görevlerin Atanması.
- Risk Değerlendirmesini Gerçekleştirin
Nasıl Bir Proje Seçeceksiniz?
- Projenin kurumsal stratejinizle uyumlu olduğundan emin olun. …
- Bir proje şampiyonu belirleyin. …
- Bir organizasyonel veya çevresel değerlendirme yapın. …
- Kaynaklarınızı değerlendirin. …
- Başarı için parametrelerinizi belirleyin
Proje Seçmek İçin Başlıca Kriterler Nelerdir?
- Paranın zaman değeri.
- Bugünkü değeri.
- Gelecek Değer.
- Şimdiki Değer ve Gelecek Değer İlişkisi
Proje Planlama Neleri İçerir?
Tipik bir proje planı, bir çalışma bildirimi, bir kaynak listesi, iş kırılım yapısı, bir proje programı ve bir risk planından oluşur. Kapsam, iş ihtiyacını ve iş sorununu, proje hedeflerini, çıktıları ve önemli kilometre taşlarını içerir. Ayrıca, proje planında Proje temelleri belirlenir.
