Kuruluşlar, projelerinin başarılı olmasını ve hem müşteri beklentilerini hem de iç hedeflerini karşılamasını ister. Ama gerçek durum nedir? Bir PMI analizine göre, incelenen BT projelerinin yüzde 14'ü başarısız olarak derecelendirildi. Projelerin sadece %57'si başlangıç bütçeleri dahilinde tamamlanırken, geri kalanı kendileri için belirledikleri hedefi aşmıştır.
Maliyet aşımları yalnızca marjlarını azaltmakla kalmaz, aynı zamanda gelecekteki projeleri yürütme yeteneklerini de sınırladığı için bu, şüphesiz işletmeler için kötü bir haberdir. Proje maliyet yönetimini ve bunda nasıl etkili olunacağını anlamak, firmaların doğru yolda kalmasına yardımcı olabilir.
Bu yazıda, proje maliyet yönetimini tanımlayacağız, faydalarını tartışacağız ve bir maliyet yönetimi planı oluşturmanın gerekli aşamalarını gözden geçireceğiz. Ayrıca, bir proje maliyet yönetimi örneğini de göreceğiz ve yönetimde yazılım ihtiyacını gözden geçireceğiz.
Proje Maliyet Yönetimi
Harcamaları kararlaştırılan bütçe dahilinde tutmak amacıyla proje yaşam döngüsü boyunca maliyetleri tahmin etme, planlama ve kontrol etme uygulaması, proje maliyet yönetimi olarak bilinir.
Bir projenin başarılı sayılabilmesi için şunlar gereklidir:
- Gereksinimleri ve kapsamı karşılar.
- Yürütme kalitesi mükemmel.
- Zamanında tamamlandı ve
- Zamanında ve bütçe dahilinde inşa edilmiştir.
Sonuç olarak, proje maliyet yönetimi, proje yönetiminin en önemli direklerinden biridir ve imalat, perakende, teknoloji veya inşaat gibi alandan bağımsız olarak uygulanabilir. Proje yöneticilerinin proje maliyetlerinin mevcut durumunu değerlendirebilecekleri ve gerekirse yönü yeniden düzenleyebilecekleri bir finansal temelin geliştirilmesine yardımcı olur.
Proje Maliyet Yönetiminin Önemi Nedir?
Maliyet yönetiminin önemi açıktır. Proje maliyet yönetimine gerçek hayattan bir örnek vermek gerekirse, bir ev inşa etmeye karar verdiyseniz ilk adımınız bütçenizi belirlemektir. Projeye ne kadar harcamak istediğinizi bildiğinizde, sonraki adım genel bütçeyi alt görevler ve daha küçük satır öğeleri için harcamalara ayırmaktır.
Bütçe, aşağıdakiler gibi kritik karar noktalarını belirleyecektir: hangi tasarımcıyı işe alacak - projeyi baştan sona inşa edip teslim edecek üst düzey bir kişi mi yoksa birkaç unsurla yardımcı olabilecek ve daha küçük bir bütçeyle çalışabilecek biri mi? Evin kaç katı olmalı? Hangi malzeme kalitesi kullanılmalıdır?
Bütçe olmadan bu endişelere cevap vermek zor olmakla kalmaz, aynı zamanda proje başladığında doğru yolda olup olmadığınızı belirlemek de imkansızdır. Bu sorunun kapsamı, birkaç projenin eşzamanlı çalışması, ilk varsayımlardaki değişiklikler ve beklenmeyen harcamaların eklenmesi nedeniyle büyük kuruluşlarda artmaktadır. Maliyet yönetiminin işe yarayabileceği yer burasıdır.
- Proje yöneticileri, etkin maliyet düşürücü önlemleri kullanarak yönetimden tasarruf edebilir.
- Paydaşlarla net beklentiler oluşturun.
- Müşteri şeffaflığının bir sonucu olarak kontrol kapsamı sürünür.
- İlerlemeyi takip edin ve mümkün olan en kısa sürede düzeltici önlem alın.
- Planlanan marjları koruyun, yatırım getirisini artırın ve proje kayıplarını önleyin.
- Gelecekteki projeler için standart olarak kullanmak ve uzun vadeli maliyet eğilimlerini izlemek için veriler oluşturun.
Bir Projenin Maliyeti Nedir?
Bir projeyi veya bir işi yürütmek için gereken toplam para miktarına denir. Proje maliyeti, hem doğrudan hem de dolaylı maliyetleri içerir.
Proje Maliyet Yönetim Planı
Bir proje maliyet yönetimi planı, bir projenin bütçesini planlamak ve yürütmek için bir stratejidir. Elbette bu, projenizin zamanında ve bütçe dahilinde tamamlanmasını sağlamak için yapılır. Ancak, kapsamlı bir proje maliyet yönetimi planınız yoksa, bunların ikisi de başarısız olacak ve size ve kuruluşunuza çok pahalıya mal olacaktır.
Proje Maliyet Yönetim Planını Nasıl Yaparsınız?
Maliyet yönetimi bazen harcama yönetimi, maliyet şeffaflığı ve maliyet muhasebesi gibi daha kesin alt görev adlarıyla bilinir. Genellikle dört süreçten oluşur: kaynak planlama, maliyet tahmini, bütçeleme ve maliyet kontrolü.
#1. Proje Kaynak Planlaması
Bir projeyi yürütmek ve tamamlamak için gereken kaynakları belirleme süreci, kaynak planlaması olarak bilinir. İnsanlar (çalışanlar ve yükleniciler gibi) ve ekipman (altyapı, büyük inşaat araçları ve sınırlı tedarikteki diğer özel ekipman gibi) kaynak örnekleridir.
Herhangi bir fiili çalışma başlamadan önce, bir projenin başlangıcında kaynak planlaması tamamlanır.
Başlamak için proje yöneticileri önce iş kırılım yapısını (WBS) hazırlamalıdır. WBS'deki her bir alt görevi incelemeli ve bu görevi tamamlamak için kaç kişiye, ne tür yeteneklere ve ne tür ekipman veya malzemeye ihtiyaç olduğunu sormalıdırlar.
İşlemden geçerken aklınızda bulundurmanız gereken birkaç nokta:
- Alt görevleri ve ilgili kaynakları belirlemeden önce geçmiş verileri (geçmiş zaman çizelgeleri ve çaba) göz önünde bulundurun.
- KOBİ'lerden ve ekip üyelerinden gelen geri bildirimleri dikkate alın; işbirlikçi bir yaklaşım, özellikle tarihsel verilerden yoksun projelerde etkili bir şekilde çalışır.
- Zamanın kaynak gereksinimleri üzerindeki etkisini inceleyin. Örneğin, bir kaynak birkaç ay boyunca kullanılamayabilir ve bu da projenin zaman çizelgesinin kaymasına neden olabilir. Bunun maliyet tahminleri üzerinde etkisi olabilir.
Bu adımın planlama aşamasında gerçekleşmesine rağmen, proje yöneticileri temel gerçekleri hesaba katmalıdır. Örneğin, belirli bir uzmanlığa sahip bir kaynak için bir gereksinim keşfedebilirsiniz; ancak, böyle bir kaynağa kuruluş içinde erişilemiyorsa, bir müteahhit tutmayı veya personelinizi hızlandırmak için eğitmeyi düşünmelisiniz. Tüm bu gerçek dünya unsurlarının maliyet yönetimi üzerinde etkisi vardır.
#2. Maliyet tahmini
Projeyi tamamlamak için gereken tüm kaynaklarla ilişkili masrafları hesaplama süreci, maliyet tahmini olarak bilinir. Maliyet hesaplamaları yapmak için aşağıdaki bilgilere ihtiyacımız var:
- Gerekli kaynaklar (önceki adımın çıktısı)
- Her kaynağın maliyeti (örneğin, saat başına personel maliyeti, satıcı işe alma maliyetleri, sunucu tedarik maliyetleri, birim başına malzeme oranları vb.)
- Her kaynağın gerekli olduğu zaman çerçevesi
- varsayımlar listesi
- Mevcut olabilecek riskler
- Önceki proje giderleri ve varsa sektör karşılaştırmaları
- Şirketin finansal sağlığı ve raporlama yapıları hakkında bilgi
Doğruluk kritik olduğu için tahmin, maliyet yönetiminde muhtemelen en zor adımdır. Proje yöneticileri ayrıca sabit ve değişken giderleri, genel giderleri, enflasyonu ve paranın zaman değerini de dikkate almalıdır.
Tahmini ve fiili harcamalar arasındaki fark ne kadar büyükse, bir projenin başarılı olma olasılığı o kadar düşüktür. Bununla birlikte, aralarından seçim yapabileceğiniz çok sayıda tahmin modeli vardır. Benzer projelerden çok sayıda geçmiş maliyet veriniz varsa, benzer tahmin yararlı bir seçenektir. Bazı işletmeler aşağıdaki gibi matematiksel metodolojileri tercih eder: parametrik modelleme veya program değerlendirme ve gözden geçirme tekniği (PERT).
Sonra yukarıdan aşağıya mı yoksa aşağıdan yukarıya mı gidileceği sorusu var. Geçmiş maliyet verileri mevcut olduğunda, yukarıdan aşağıya fiyatlandırma iyi sonuç verir. Bu durumda, proje yöneticileri tipik olarak benzer projelerle önceden deneyime sahiptir ve bu nedenle bilinçli bir karar verebilirler. Aşağıdan yukarıya, kuruluşların deneyimsiz olduğu projeler için iyi çalışır ve görev düzeyinde bir maliyet tahmini hesaplamak ve ardından bunu en üste toplamak mantıklıdır.
Karar Destek Aracı Olarak Maliyet Tahmini
Çoğu durumda, proje yönetimi ekipleri bir proje için birden fazla çözüm geliştirir ve maliyet tahmini, hangi yolu seçeceklerine karar vermede onlara yardımcı olur. Buna yardımcı olacak çok sayıda maliyetlendirme metodolojisi mevcuttur. Karşılaştırmalı analiz, faaliyete dayalı maliyetlendirme, iş maliyeti ve yaşam döngüsü maliyeti dahil.
Örneğin, yaşam döngüsü maliyeti, bir projenin tüm uçtan uca yaşam döngüsünü hesaba katar. Örneğin bakım maliyetleri, BT projelerinde sıklıkla göz ardı edilir, ancak yaşam döngüsü maliyeti, uzun vadeyi dikkate alır ve aşağıdakileri hesaba katar. döngünün sonuna kadar kaynak kullanımı. Benzer şekilde, üretim projelerinin amacı, gelecekteki hizmet ve değiştirme maliyetlerini azaltmaktır.
Tahmin süreci bazen ekipler tarafından maliyetleri değerlendirmek ve azaltmak için kullanılabilir. Örneğin proje yönetiminde değer mühendisliği, maliyeti düşürürken bir projeden en iyi şekilde yararlanmaya yardımcı olur.
#3. Maliyet Bütçeleme
Maliyet bütçelemesi, tahminin bir uzantısı olarak veya kendi başına ayrı bir süreç olarak görülebilir. Bütçeleme, belirli bir süre boyunca bireysel görevler veya modüller gibi bir projenin belirli bir bölümüne maliyetleri tahsis etme sürecidir. Bütçeler, beklenmeyen giderlerle başa çıkmak için ayrılan beklenmedik durum yedeklerini içerir.
Üç yıllık bir projenin toplam maliyetinin 2 milyon dolar olduğunu varsayalım. Ancak, bütçe tahsisi zamana dayalı olduğundan, proje yöneticisi şimdilik ilk iki çeyreğe odaklanmaya karar verir. Tamamlanması gereken iş kalemlerini ve bu dönem ve bu iş kalemleri için diyelim ki 35,000 ABD Doları tutarında bir bütçe belirlerler. Bu şekle ulaşmak için proje yöneticisi, iş kırılım yapısını (WBS) ve önceki bölümde tartışılan bazı tahmin yöntemlerini kullanır.
Bütçeleme, projenin maliyet performansının gelecekte ölçülebileceği ve değerlendirilebileceği bir maliyet temeli oluşturur. Bütçe olmadan, toplam tahmini maliyet, yarı yarıya ölçülmesi zor olacak şekilsiz bir rakam olacaktır. Proje performansının değerlendirilmesi, projenin gelecekteki aşamaları için ne kadar bütçe gerektiğini belirlemenizi sağlar.
Bütçeleri sıkılaştırmanın bir başka nedeni de, kuruluşların kendilerini finanse etmek için sıklıkla beklenen gelecekteki nakit akışlarına güvenmeleridir. Proje yöneticisi, ilk aşamalarda sınırlı bir mali havuza sahiptir ve buna göre hedefler belirlemelidir. Bu, bir evin temeli ve bir katı ile başlayıp daha sonra daha fazla para biriktirirken projenin geri kalanını bitirmek gibidir.
#4. Maliyet Kontrolü
Maliyet kontrolü, taban çizgisinden maliyet farklılıklarını ölçme ve bu açığı kapatmak için tahsis edilen bütçeyi artırmak veya işin kapsamını daraltmak gibi uygun önlemleri alma sürecidir. Bir projenin yaşam döngüsü boyunca meydana gelen devam eden bir süreçtir. Buradaki vurgu, hem ölçme hem de zamanında ve net raporlamadır.
Maliyet temel çizgisi ile birlikte maliyet yönetimi planı, maliyet kontrolü için kritik bir girdidir. Bu plan, proje performansının nasıl ölçüleceği, sapma eşiğinin ne olduğu, eşiğin aşılması durumunda ne gibi önlemler alınacağı ve yürütme karar verme yetkisine sahip kişilerin ve rollerin bir listesi gibi ayrıntıları içerir.
Kazanılan değer yönetimi (EVM), maliyet performansını ölçmek için popüler bir yöntemdir. Proje maliyet yönetimine bir örnek olarak aşağıdakileri göz önünde bulundurun:
Örnek E-posta
Haftanın sonunda X görevinin ilerlemesini ölçüyorsunuz ve %25'inin tamamlandığını keşfediyorsunuz. Bütçe dahilinde görevi tamamlama yolunda olup olmadığınızı nasıl anlarsınız?
İlk olarak, bir proje yöneticisi görevin tahmini değerini belirler (planlama aşamasında). Görev X'in 4000 dolarlık bir bütçesi olduğunu ve hafta sonuna kadar yarısının tamamlanmasının beklendiğini varsayalım.
Haftaya göre Görev X'in planlanan değeri (PV) = 4000 $ *,5 = 2000 $
X görevinin kazanılan değeri (EV) bölü hafta sayısı = 4000 $ *,25 = 1000 $
Şimdi, ekipman ve malzeme maliyetleri (örneğin, 800 $) gibi ek değişkenleri içeren işin gerçek maliyetini (AC) hesaplamanız gerekir.
EV – PV = 1000$ – 2000$ = -1000$.
EV – AC = 1000$ – 800$ = 200$ maliyet farkı
Negatif zamanlama farkı, görevin zamanlamanın gerisinde çalıştığını, ancak pozitif maliyet farkı, bütçenin altında çalıştığını gösterir.
Büyük projelerde yüzlerce görevle uğraşırken, maliyet kontrolü, karar vericilerin duruma hızla yanıt vermek için ihtiyaç duyduğu şeffaflığı sağlayabilir.
Proje Maliyet Yönetimi için Yazılım
Maliyet yönetimi, proje yönetiminin diğer yönleri gibi, oyunda çok sayıda değişken olduğunda karmaşık hale gelir. Prosedürün kendisi karmaşıktır, ayrıntılara titizlikle dikkat edilmesinin yanı sıra katı bir yaklaşım gerektirir. Bu süreç, proje maliyet yönetimi yazılımının kullanılmasıyla büyük ölçüde desteklenebilir.
Proje maliyet yönetimi yazılımı kullanmanın bazı faydalarına bir göz atalım:
- Tahmin ve ölçüm sırasında zaman alan nicel analizlerin otomasyonu, insan hatasının azaltılmasına yardımcı olur.
- Planlama, tahmin, bütçeleme ve kontrol genelinde veri entegrasyonu, tek seferlik müdahaleler yerine sürekli izleme ve hızlı, proaktif yanıtlar sağlar.
- Karar verme, senaryo tahminini ve alternatif çözümleri değerlendirmek için durum analizini kullanan proje maliyet yönetimi yazılımı tarafından desteklenir.
- Gösterge tabloları ve diğer zengin kullanıcı arayüzleri, basit ve anlaşılır raporlama sağlar.
- Proje maliyet yönetimi yazılımı, birden fazla coğrafi konuma yayılmış projelerde çoklu para birimi yönetiminin karmaşıklığını azaltır.
- Birçok proje maliyetlendirme çözümü, üçüncü taraf entegrasyonlarını destekleyerek verilerin toplanmasına ve analiz edilmesine olanak tanır.
- Birden fazla projeden elde edilen performans verilerinin mevcudiyeti ile kıyaslama ve standardizasyon mümkündür.
Maliyet Kontrolü ve Büyük Ölçekli Projelerin Performansı
2018 PMI Mesleğin Nabzı Raporuna göre, katılımcıların %41'i projelerinin karmaşık olduğunu söyledi. O halde, ankete katılanların %40'ının "proje başarısını daha iyi sağlamak için teknolojiye yatırım yapmayı" birinci öncelik olarak görmeleri şaşırtıcı değil.
Maliyet yönetimi, bir organizasyonun mevcut ve gelecekteki projeleri başarıyla tamamlama becerisiyle ayrılmaz bir şekilde bağlantılıdır. Güvenilir maliyet yönetimi yazılımına yatırım yapmak önemli tasarruflar sağlayabilir. İyi bir maliyet yönetimi çözümü, onu ayrı bir işlev olarak görmeyecek, ancak onu proje ve portföy performansının temel bir bileşeni olarak kullanacak ve projeler arasında verileri ilişkilendirecektir.
Bir Projede Maliyet Yönetiminin Avantajları Nelerdir?
Verimli maliyet yönetiminin ticari faydaları proje yöneticileri tarafından göz ardı edilmemelidir. Bu faydalardan bazıları şu şekildedir;
1 numara. Gelecek Planlarını Teşvik Eder
Proje maliyet yönetimi, doğruluk oluşturmak için önceki kaynağın raporunu en üst düzeye çıkararak gelecekteki bütçelerin hazırlanmasına yardımcı olur.
2 numara. Riskten Kaçınmaya Yardımcı Olur
Genellikle, projenin başarısının beklenmeyen maliyetler tarafından tehlikeye atılmamasını garanti etmek için bir risk ödeneği içerir.
3 numara. Maliyet Aşımına Karşı Korunun
Proje yöneticilerinin maliyetleri paylaştırmasını sağlar, bu da aşırı harcamayı sınırlar. Maliyetleri projeye tahsis ederek yöneticiler uzun vadede fazla harcama yapmaktan kaçınabilirler.
Maliyet Yönetimi Planındaki Ortak Kapsamalar Nelerdir?
Maliyet Yönetim Planı, proje yönetiminin bir parçası olarak tamamlanması gereken kriterleri ve görevleri özetleyen bir belgedir. Bir Maliyet Yönetim Planı, hem girdi maliyeti tahminlerini, hem de harcanacak para miktarını, maliyet çıktı projeksiyonlarını veya alınan para miktarını içerir.
Proje Maliyet Yönetiminde İlk Adım Nedir?
Maliyet yönetiminin ilk aşaması, tüm proje görevlerini tamamlamak için gereken kaynakların tanımlanmasını gerektirir.
Dört Maliyet Türü Nelerdir?
Dört ana maliyet türü şunlardır:
- direkt
- dolaylı
- Sabit ve değişken maliyet.
- FİNANSAL KAYNAKLAR: 7'de Dikkat Edilmesi Gereken En İyi 2023 Kaynak (+ Ayrıntılı Kılavuz)
- Proje Kilometre Taşları Yönetimi: Örneklerle Ayrıntılı Kılavuz
- Proje Risk Yönetimi Nedir? Risk Değerlendirme Planı Oluşturma Adımları
- Proje Kapsam Yönetimi: Tanım ve Kapsam Yönetim Planı Örnekleri
- PROJE FİNANSMANI: Herhangi bir Projeyi Başlatmak için Basit Kılavuz (+ en iyi seçimler)
