Bir gün, hafta, ay ve yılda tamamladığınız görevlerin ve hedeflerin sayısını gözden geçirirseniz, kendi yeteneklerinize ve başarılarınıza hayran kalacaksınız. Ancak bu, o dönemde ne kadar üretken ve verimli olduğunuza dair doğru bir resim sağlamaz. Zaman zaman teslim tarihlerini kaçırmış veya bazı işleri tamamlamanız çok uzun sürmüş olabilir. Bunlar başlıca üretkenlik engelleriydi. İş yerinde görevlerin nasıl önceliklendirileceği konusu kritik hale gelir, her gün gerçekleştirmeniz gereken çok sayıda iş etkinliğiniz olduğunda, bunları halletmek için verimli bir strateji oluşturmanız gerekebilir. Önceliklendirme, önem derecesine göre ilk olarak ne yapmanız gerektiğini belirleme yöntemidir. Sahip olduğunuz görevlere öncelik vermenin en iyi yollarını anlamak, işte zaman kazanmanıza yardımcı olabilir. Bu yazıda, öncelik vermeyi tanımlıyoruz ve görevlerin nasıl önceliklendirileceğine dair izlemesi kolay bir kılavuz sunuyoruz.
Görevlere Nasıl Öncelik Verilir?
Önceliklendirme, değerlerine bağlı olarak görevlerin yerine getirilmesi gereken sırayı belirlemeyi gerektirir. Bu yöntem, zamanınızı daha iyi organize etmenize yardımcı olabilir. Bu size işe nasıl öncelik vereceğinizi, son teslim tarihlerini nasıl yerine getireceğinizi ve daha büyük işler yapmak için daha fazla zamana nasıl sahip olacağınızı öğretir. Önceliklendirme yetenekleri, daha fazla işi daha kısa sürede tamamlamanıza yardımcı olabilir. Bir görev listesi oluşturun. Yapılması gereken her şeyin net bir resmine sahip değilseniz, işleri nasıl önceliklendireceğinize karar veremezsiniz. Bu ilkel görünebilir, ancak bazen projelere başlama telaşında göz ardı edilir. Bunun yerine, tüm projelerinizde üzerinde çalışmanız gereken her şeyin bir listesini yapın. Bunalmış hissetmekten kaçınmak için daha büyük işleri alt görevlere bölün. Görevleriniz derlendikten ve listelendikten sonra, aşağıdakiler gibi ek bilgiler ekleyin:
- Her birinin tamamlanması için gereken süre.
- Önem veya aciliyet derecesi
- Son teslim tarihi
Tüm işlerinizi tek bir yerde yaparak, ne yapılması gerektiğine dair net bir resme sahip olacaksınız. Çoğu insan gibiyseniz, iş gününüze mümkün olduğunca üretken olma hedefiyle başlarsınız. Ancak, gün ilerledikçe, birden fazla acil istekte bulunurken ve görev listeniz büyürken bulursunuz. Başlangıçta yapmak için yola çıktığınız şey kenara itilmiş gibi görünüyor. Bu size tanıdık geliyorsa yalnız değilsiniz. Genellikle, ödevlere öncelik vermek için bir çerçeve olmadan iş yerinde arayı kapatıyormuşuz gibi hissederiz.
İşyerindeki Görevlere Nasıl Öncelik Verilir?
Çoğu zaman, düşük üretkenlik ve son teslim tarihlerini yerine getirememe, yanlış iş önceliklendirmesinin sonucudur. Son teslim tarihlerini karşılamak ve üretkenliği artırmak için işe öncelik vermek çok önemlidir. İş yerinde daha iyi görev önceliklendirmesi ile ilgili adımlar aşağıdaki gibidir.
1 numara. Bir Görev Listesi Oluşturun.
Yapılması gereken her şeyin net bir resmine sahip değilseniz, işleri nasıl önceliklendireceğinize karar veremezsiniz. Bu ilkel görünebilir, ancak bazen projelere başlama telaşında göz ardı edilir. Bunun yerine, tüm projelerinizde üzerinde çalışmanız gereken her şeyin bir listesini yapın. Bunalmış hissetmekten kaçınmak için daha büyük işleri alt görevlere bölün.
Görevleriniz derlendikten ve listelendikten sonra, aşağıdakiler gibi ek bilgiler ekleyin:
- Her birinin tamamlanması için gereken süre.
- Önem veya aciliyet derecesi
- Son teslim tarihi
- Tüm işlerinizi tek bir yerde yaparak, ne yapılması gerektiğine dair net bir resme sahip olacaksınız.
2 numara. Görevlerinizi Takip Etmek İçin Bir Takvim Oluşturun.
Hangi görevlerin en önemli olduğunu belirledikten sonra, onları takviminize ekleyin. İş listenizi her gün görüntülediğinizde, zamanınızı önceliklendirmek daha kolay olabilir. Tamamlamanız gereken her öğe için görsel bir hatırlatıcıya sahip olmanın, onlara daha iyi odaklanmanıza yardımcı olduğunu görebilirsiniz. Bunları tamamlamak size bir başarı hissi de verebilir. Size net bir başlangıç veya bitiş tarihi olmayan bir görev verilirse, üzerinde çalışmak için bir zaman planlayabilmek ve beklentileri belirleyebilmek için bunları sorduğunuzdan emin olun. Bu tarihleri belirledikten sonra, beklenmedik sorunları hesaba katmak veya işi zamanında teslim etmek için kişisel bitiş tarihinizi daha erken ayarlamak isteyebilirsiniz.
3 numara. Listenizi Öneme Göre Sıralayın
Bir sonraki aşama, her bir faaliyetin önemini veya aciliyetini doğrulamaktır. Önemli bir iş zamanında tamamlanmazsa, projeniz için temel olduğu için geniş kapsamlı etkileri olacaktır. Acil işler ise teslim tarihleri aynı gün olduğu için aynı gün içinde bitirilmelidir. Projelerinizi birbirine göre tartmak, onları aciliyet veya öncelik sırasına göre düzenlemenin en iyi yaklaşımıdır. Birinci adımdaki listeyi kullanarak her göreve 0 ile 10 arasında öncelik verin ve aynısını acil görevler için yapın. İki puan toplandığında en yüksek puana sahip görev birinci sırada yer alır.
#4. Görevlerinizin Durumunu Ekip Arkadaşlarınıza İletin.
Son olarak, bir görevi bitirmenizi bekleyen veya zamanınız için yarışan takım arkadaşlarınızı dahil etmeyi unutmayın. Görev tamamlandığında, bir işi bitirmeyi planladığınızda ve ortaya çıkan gecikmeler veya engellerle ilgili olarak ekip arkadaşlarınıza proaktif durum güncellemeleri sağlayarak aldığınız isteklerin sayısını azaltın. Sorulara sürekli olarak cevap vermek yerine, işinizi verimli ve verimli bir şekilde yapmaya devam edebilirsiniz.
Görevler Proje Yönetimi Nasıl Önceliklendirilir
İster proje yönetiminde tamamen yeni olun, ister yılların uzmanlığına sahip olun, bir projeyi zamanında ve bütçe dahilinde yönetmek ve tamamlamak zor bir iştir. Her proje benzersizdir ve kendi proje yönetimi konularını sunar. Ne tür bir proje üzerinde çalışıyor olursanız olun, muhtemelen sıkı teslim tarihleri ve yüksek beklentilerle uğraşıyorsunuzdur. Proje yönetiminde her şey elle yapılır. Diğer sektörlerden farklı olarak hata yapmak başarıya götürmez; bunun yerine, ölümünüze yol açacaktır.
1 numara. Eisenhower Matrisini inceleyin.
Görevlere öncelik vermenin ünlü bir yolu, genellikle Acil-Önemli Matrisi olarak bilinen Eisenhower Matrisidir. Acil ve önemli görevleri aciliyet ve önemlerine göre nasıl öncelik sırasına koyacağınızı öğretir. Görevler dört türe ayrılır:
- Acil ve önemli—bunlar hemen tamamlanması gereken öncelikli işlerdir.
- Kritik değil, acil - bunlar hızlı bir şekilde tamamlanması gereken, ancak başka biri tarafından daha iyi veya daha iyi yapılabilecek işlerdir. Onları atayın.
- Acil ve önemsiz değil - bunlar muhtemelen onsuz da yapabileceğiniz görevlerdir. Ekibin zamanını bu görevlere ayırmayın.
Bir proje yönetimi şeması oluşturabilir veya görev listenizdeki her bir öğeyi göz önünde bulundurarak kadranları gözünüzde canlandırabilirsiniz.
#2. Görevleri Beklenen Sonuçlarına Göre Sıralayın
Aciliyet-Önem Matrisi ile bile, önce hangi faaliyetin gerçekleştirileceğine karar vermek zor olabilir. Ya çok sayıda görev gerçekten acil ve kritik görünüyorsa? Projelerinizi, onları tamamlamak için gereken öngörülen çabaya göre düzenlemeyi deneyin. Bir projenin alacağı tahmin edilen saatlerin tamamı, tahmini çaba olarak adlandırılır. Daha zor (zaman alıcı) işleri günün ilk saatlerinde önceliklendirmenin ve ele almanın avantajları, daha kısa işleri daha fazla enerjiniz olabileceği günün ilerleyen saatlerine bırakıyor.
3 numara. Mantıklı ol
İddialı hedeflere sahip olmanın yanlış bir tarafı yok, ancak "mükemmel"in "iyi"nin düşmanı olmasına asla izin vermeyin. Gerçekçi olmayan proje hedefleri ekibinizin moralini bozabilir ve projenizin başarısız olmasına neden olabilir. Gerçekçi beklentiler belirlediğinizden ve hedeflerinize makul bir süre içinde ulaşabileceğinizden emin olun ve gözden geçirmeniz gerekip gerekmediğini belirlemek için ölçümlerinizi ve ekibinizi sık sık kontrol edin.
Görevlere Nasıl Öncelik Verilir Mülakat Soruları
Çoğu meslek, aynı anda birçok şeyi yönetmenizi gerektirir ve rekabet halindeki önceliklerle karşılaşırsınız. Sonuç olarak, işletmeler "İşinize nasıl öncelik veriyorsunuz?" "Bana iş yerinde çelişen önceliklerin olduğu bir zamandan bahset." Şirkete, zaman yönetimi ve görev yönetimi için kanıtlanmış bir stratejiniz olduğunu gösteremezseniz, endişeleneceklerdir. Bazı yaygın sorular ve inceleme yanıtları
1 numara. İş Önceliklerini Nasıl Belirlersiniz?
Her şeyi bir bakışta görebilmek için projelerimin ve son teslim tarihlerinin bir Excel elektronik tablosunu tutarak işime öncelik vermeyi seviyorum. Ardından, bir projenin önemine, ne kadar süreceğine, ne kadar acil olduğuna ve işi tamamlamak için diğer ekip üyelerinden girdiye ihtiyacım olup olmayacağına göre işlerime öncelik vermek için elektronik tabloyu sıralar ve düzenlerim. Her sabah bu sayfanın üzerinden tekrar geçiyorum. Şu anki pozisyonumda, genellikle altı ila sekiz projeye atanıyorum.
2 numara. Bir Projenin Yaklaşan Son Teslim Tarihine Ulaşmayacağının Açık Olduğu Bir Durumu Nasıl Yönetirsiniz?
Tahmini son teslim tarihine uyulmayacağı netleşirse, görevleri değerlendireceğim ve öneri veya tavsiyelerde bulunmak için yöneticime danışacağım.
Görevlere Öncelik Vermenin 4 Düzeyi Nelerdir?
Acil-Önemli Matrisi olarak da bilinen Eisenhower Karar Matrisi, görevleri aşağıdaki özelliklere göre dört çeyreğe ayırır:
- Önemli.
- Acil.
- Önemli ve zamana duyarlı.
- Ne.
Görevleri Etkili Bir Şekilde Nasıl Önceliklendirirsiniz?
- Tüm görevlerinizin bir listesini yapın.
- Hangi işlerin gerçekten kritik olduğunu (ve hangilerinin ertelenebileceğini) belirleyin.
- En önemli önceliklerinizi temsil eden bir program sürdürün.
- En yoğun, yüksek çaba gerektiren projelerinize öncelik verin.
- Her seferinde tek bir göreve konsantre olun.
Önceliklendirmenin 3 Yolu Nedir?
Birinci Çeyrek: Önemli + Acil.
İkinci Çeyrek: Önem + Acil Değil
Üçüncü Çeyrek: Önemsiz + Acil.
Dördüncü Çeyrek: Önemli Değil + Acil Değil.
Görevler Mülakat Sorunuzu Nasıl Önceliklendirirsiniz?
“İşlerinizi nasıl önceliklendiriyorsunuz?”
- Gününüzü nasıl planladığınızı açıklayın.
- Öncelikler arasında nasıl geçiş yaptığınızı açıklayın.
- Son teslim tarihlerini nasıl belirlediğiniz hakkında konuşun.
- İş-yaşam dengesini nasıl koruduğunuzu açıklayın.
- Yanıtınızı iş gereksinimlerine bağlayın.
Birden Fazla Görevi Aynı Anda Nasıl Yaparsınız Mülakat Sorusu?
En iyi yanıtlar, birkaç somut ve yumuşak beceriyi vurgular. Örneğin, iyi çoklu görevlerin tutarlı zamanlamayı bir alışkanlık haline getirdiğini söyleyebilirsiniz. Yetkin bir çoklu görev uzmanının sürekli olarak görevlere öncelik verdiğini de vurgulayabilirsiniz. Kullanabileceğiniz çok sayıda seçenek var.
Ağır Bir İş Yükü Mülakat Sorusunu Nasıl Yönetirsiniz?
Muazzam bir iş yüküyle uğraşırken, bununla başa çıkmak için bir stratejiye ihtiyacınız olacak. "Herkes kariyerinin bir noktasında ağır bir iş yüküyle uğraşmak zorunda kalmıştır" gibi bir şey diyebilirsiniz. Geri adım atmak ve konuyu gözlemlemek daha fazla içgörü ve tarafsızlık kazanmamı sağlıyor. Tamamlanması gereken faaliyetleri not alın ve her iş gününün başlangıcında en yüksekten en düşüğe doğru öncelik sırasına koyun. "Bu sadece iş akışınızı iyileştirmekle kalmıyor, aynı zamanda günün en kritik aktivitelerini tamamlamanızı da sağlıyor."
Bir Hemşire Olarak İşinize Nasıl Öncelik Verirsiniz?
ABC ilkesi hemşireler tarafından her hastanın durumuna uygulanmalıdır. Önceliklendirme, ilk değerlendirmenin bir parçası olarak hayata yönelik ani tehlikelerin değerlendirilmesiyle başlar ve önceliği hava yoluna verilen ABC pnömonisine dayanır, ardından solunum ve dolaşım gelir (Ignatavicius ve ark., 2018).
Sonuç
Daha fazlasını başarmak için çoklu görev yapmak cazip gelse de, her seferinde tek bir göreve odaklanmak genellikle tercih edilir. Bu yöntem, listenizdeki bir sonraki öğeye geçmeden önce onu verimli bir şekilde gerçekleştirmenize izin vererek tüm dikkatinizin o ödeve odaklanmasını sağlar. Diğer işlerle dikkatiniz dağılmadığında, yüksek kaliteli işler üretme şansınız daha yüksek olabilir. İşverenler, neyin acil olduğuna bağlı olarak işe öncelik verebileceğinizi bilmek ve herhangi bir istihdam türü için neyin gerekli olduğuna odaklanmaya devam etmek için bir iş akışı oluşturabileceğinizi bilmek ister. Sizinle etkileşime girdiğinizi bilmek istiyorlar. ekip ve yönetim önceliklendirme sürecinizin bir parçası olarak. Yukarıdaki örnek yanıtlara benzeyen bir mülakat yanıtı verirseniz, işverenlere işyerlerinde üretken olabildiğinizi ve neyin acil ve hayati olduğunu belirleyebildiğinizi göstermiş olursunuz.
İlgili Makaleler
- ÜRÜN MÜDÜRÜ: İş Tanımı ve Maaş Güncellemesi
- Bir Startup'ta Şirket Kültürü Oluşturmanın 4 Yolu
- ÇOCUK İZİNLERİ: Çocuklara Harçlık Verilmeli mi?
- İŞ RİSKLERİ: İş Hayatında Riskler Nasıl Yönetilir?
Referanslar
