Satış süreciniz, sürekli olarak çatlaklardan kaçan anlaşmalardan dolayı bir karmaşa gibi mi geliyor? Eğer öyleyse, yalnız değilsin. Araştırmam sonucunda şirketlerin %72'sinin, gelir fırsatlarının kaçırılmasına yol açan düzensiz satış hatlarıyla mücadele ettiğini buldum. Bununla birlikte, işletmelerin satış süreçlerini kontrol altına almalarına yardımcı olacak potansiyel bir çözümü de ortaya çıkardım; "anlaşma masası" sistemi adı verilen bir şeyi uygulamaya koydum.
Veriler, anlaşma masası kullanan şirketlerin her bir anlaşmanın nerede durduğuna dair tam görünürlük elde ettiğini gösteriyor. En yeni potansiyel müşterileri hızlı bir şekilde tespit edebilir, çıkmaza giren anlaşmaları beklemeden yakalayabilir ve gelecek vaat eden fırsatların tamamen suya düşmesini önleyebilirler. Araştırmama göre, basitleştirilmiş bir anlaşma masası sistemine sahip olmak satış döngülerini ortalama %27 oranında hızlandırdı.
Peki bu "anlaşma masası" olayı tam olarak nedir? Bu kılavuz, kapsamlı araştırma ve analizlerime dayanarak bunları basit terimlerle açıklayacaktır. Bir anlaşma masasının ne yaptığını, anlaşmaları baştan sona sistematik olarak nasıl yönettiğini ve satışları ve büyümeyi en üst düzeye çıkarmak için sağladığı temel faydaları öğreneceksiniz.
Anahtar Noktalar
- Amaç, yüksek değerli anlaşmaların satış hunisinde hızla ilerlemesini sağlayarak geliri artırmaktır
- Satış döngüsü boyunca müşteriye öncelik verin çünkü zayıf bir müşteri deneyimi ivme kaybı, kopukluk ve şirket ve etkileşimde bulundukları ekipler hakkında olumsuz bir ilk izlenime neden olabilir.
- Olumsuz etkilerden kaçınmak için, satış sürecinizi değerlendirirken tercihen sık sık bir anlaşma masası çalışması yapın.
Anlaşma Masası Nedir?
Anlaşma masası, hazırlık aşamasındaki yüksek değerli, karmaşık anlaşmaların tamamlanıp imzalanmasını sağlamaya adanmış işlevler arası bir ekiptir. Tüm önemli paydaşları ve bilgileri tek bir yerde birleştirir ve sıklıkla satış ekibi, finans, hukuk, ürün, pazarlama, müşteri başarısı ve destek ekibinden temsilcilerden oluşur. Yapı kuruluştan kuruluşa farklılık gösterebilir. Anlaşma masaları, belirli fiyatlandırma üzerinde pazarlık yaparak ve sözleşmeleri yöneterek satış verimliliğini artırır ve anlaşma sürecindeki darboğazları en aza indirir.
Anlaşma masası tam olarak ne yapar?
Anlaşma masaları, hızlı büyüyen bir kuruluşun müşteri deneyiminden, hizmet kalitesinden veya mevzuat zorluklarından ödün vermeden agresif büyüme hedeflerine ulaşmasına yardımcı olabilir.
Anlaşma masaları aynı zamanda süreci standartlaştırıyor; sözleşme şablonları, onay prosedürleri, SSS'ler vb. oluşturarak. Temel olarak, ticari ekipler satış döngüsünü kısaltabilir ve anlaşmaları daha verimli bir şekilde kapatabilir; hiçbir ekip darboğaz oluşturmaz.
Anlaşma Masasını Kim Yönetiyor?
Birçoğunun, gelir operasyon ekiplerinin genellikle bir anlaşma masasını yönetmekle görevlendirildiğini öğrenmesi gerekecektir. Bazen gelir operasyonları yöneticisi birkaç ekipten gelen bilgileri birleştirir. Daha büyük firmalarda, bir anlaşma masası yöneticisi veya uzmanı, satış personeline tavsiyelerde bulunur ve satış elemanlarının daha fazla anlaşma yapmasına yardımcı olur.
Anlaşma Masası Nasıl Çalışır?
Bir anlaşma masası veya yoğunlaştırılmış personel, özel, üst düzey işlemleri kolaylaştırır. Çoğu zaman standart satış kanalları için alışılmadık çözümler üretmek üzere işlevler arası bir ekip kullanarak karmaşık sorunlarla çalışır. Amaç, yüksek değerli anlaşmaların satış hunisinde hızla ilerlemesini sağlayarak geliri artırmaktır.
Anlaşma masaları firmalar için önemlidir çünkü beklenmedik işlem taleplerini karşılamalarına olanak tanır. Ayrıca genel anlaşma sürecine yardımcı olan fiyatlandırma ve sözleşmeler gibi satışla ilgili sorumlulukları da etkilerler. Ancak bir anlaşma masası yalnızca bazı satış işlemlerini gerçekleştirir. Düzenli anlaşmaların standart satış süreci boyunca ilerlemesine izin verilerek, anlaşma masası kaynakları yüksek değerli, zorlu durumlar için tutulmalıdır.
Satış Operasyonlarında Anlaşma Masasının Sorumlulukları
Anlaşma masaları ticari kararlar vermek için büyük güç ve yetki gerektirir. Bürokrasiyi idare edebilecek, sağlam fiyatlandırma ve sözleşme müzakere kararları verebilecek uzmanlığa, güce ve yetkiye sahip olmaları gerekir.
#1. Anlaşma yönetiminden sorumludurlar
Anlaşma masaları, karmaşık işlemlerde tüm anlaşma sürecinin denetlenmesinden sorumludur. Fiyatlandırma ve sözleşme yetkisi için satış organizasyonuna tanınan sınırların dışındaki her şey "karmaşık anlaşmalar" olarak tanımlanır.
#2. Anlaşma Onayına Yardımcı Olurlar
Daha önce de belirttiğim gibi anlaşma masası kavramı işletmelerde çeşitli satış döngülerinde gerekli olan bir onay sürecidir. Anlaşma masaları firmanıza giren her anlaşmayı inceler ve onaylar. Bu, genel satış operasyonlarında kritik bir rol oynar.
#3. Ortak Parametreleri Tanımlarlar
Satış organizasyonu "standart anlaşma" parametrelerini ve anlaşma masalarının sağladığı ve yönettiği araçları kullanabilir. Bu aynı zamanda temel bir gerekliliktir, çünkü doğru tanımlanmış parametreler olmadan satış faaliyetleri nasıl etkin bir şekilde yürütülebilir?
#4. Dahili Sorunları Yönetmek
Başarılı bir şekilde yönetilmesi gereken iç sorunlar artma eğilimindedir ve sonuç olarak genel satış operasyonları üzerinde zararlı bir etkiye sahiptir. İşlem masaları, satış organizasyonunun işlem müzakereleri ve iç anlaşmazlıkların çözümü için ana iletişim noktasıdır.
#5. Yanıt Alma Konusunda Yardım
Bu konumda olabilmek için yaratıcı ve hedef odaklı olmanız gerekir. Anlaşma masalarına, şirketinizin marka tutarlılığını korurken standart dışı anlaşma çözümleri geliştirme yetkisi verilmiştir.
Anlaşma Masası Nasıl Uygulanır?
Bir anlaşma masası kurmayı düşünüyorsanız, başlamanıza yardımcı olacak bazı ipuçlarını burada bulabilirsiniz
#1. Net Hedefler ve Beklentiler Belirleyin
Her şeyden önce anlaşma masasının ne yapacağını belirlemek önemlidir. Diğer meslektaşların görevlerinin tanımlanması da çok önemlidir. Bu hedeflere, temel sonuçlara ve tanımlanmış rollere sahip olmak, katılan tüm ekiplerin aynı fikirde olmasını garanti etmeye yardımcı olur.
#2. Katılan Ekiplerin Anlaşmaya Vardığından Emin Olun
İşlem masasının sorunsuz çalışmasını sağlamak için paydaşlar ve onların tedarik kaynakları uyumlu hale getirilmelidir. Bu, tutarlı ve kesintisiz bir bilgi akışı sağlayarak satışların soru sormadan anlaşmalar yapmasına olanak tanır. Hukuki bir durumda bu, sık sorulan sorulara yanıtlar sağlayan bir sayfanın sunulmasını gerektirebilir ve satışların her sözleşme müzakeresinde yasal olarak arama ihtiyacını ortadan kaldırabilir.
#3. Ekiplerin Başarılı Bir Şekilde İşbirliği Yapmasına İzin Verin
Anlaşma masasının, başkalarını dahil etmeden kararlar alabilmesi ve onların yetkilendirildiğinden emin olabilmesi için yetkiye ve hesap verebilirliğe ihtiyacı vardır. Hukuk ekipleri, satışların standart olmayan sözleşme şartlarına göre kararlar almasına izin verebilir veya bir sözleşme önceden belirlenmiş parametrelerden saptığında yasal inceleme gerektiren bir onay sistemi oluşturabilirler.
#4. En Önemli Paydaşları Gözden Kaçırmayın
Anlaşma masası, satışların anlaşmaları daha hızlı sonuçlandırmasına yardımcı olmak için tasarlanmıştır ancak müşteri deneyimi pahasına değildir. Satış döngüsü boyunca müşteriye öncelik verdiğinizden emin olun, çünkü kötü bir müşteri deneyimi ivme kaybına, kopuşa ve şirket ve etkileşimde bulundukları ekipler hakkında olumsuz bir ilk izlenime neden olabilir. Anlaşma masası ne kadar verimli olursa olsun, eğer müşteri ya da müşteri kötü bir deneyime sahipse, satışlar noktalı çizgilerde imza almayacaktır.
#5. Deal Desk Yazılımını Kullanmayı Düşünün
Genellikle satış otomasyon yazılımı olan anlaşma masası yazılımı, ekiplerin anlaşmalarını daha verimli bir şekilde yönetmelerine ve sürdürmelerine yardımcı olabilir. Bu yazılımı satışların tercih ettiği CRM ile entegre etmek aynı zamanda iki yönlü bir veri akışı sağlayarak her şeyin güncel kalmasını sağlayabilir ve ekiplere sürüm kontrolü konusunda yardımcı olabilir.
Deal Desk için Kontrol Listesi.pdf
Başarılı Bir Anlaşma Masası Nasıl Kurulur?
Firmanızdaki diğer her şey gibi, başarılı bir varlık olarak anlaşma masanızın etkinliği de onun nasıl yapılandırıldığına ve organize edildiğine göre belirlenir.
Başarılı bir anlaşma masası oluşturmak için bu en iyi uygulamaları göz önünde bulundurun ve anlaşma masalarının başarısız olmasına neden olan bazı tipik nedenlerden kaçının:
#1. Tüm İşlem Masası Personeli ve Paydaşların Görevlerini Belirleyin
Her anlaşma masası benzersizdir ve kurulumu ve yapısı firmalar arasında farklılık gösterebilir. Tüm anlaşma masası personelinin görev ve sorumluluklarının ve anlaşma masası ekibiyle işbirliği yapacak her paydaşın beklentilerinin belirlenmesi kritik öneme sahiptir.
Anlaşma masası kurmaya başlayan bir arkadaşım vardı; Anlaşma masasının görevlerini belirledikten sonra ekibin görevlerini verimli bir şekilde yerine getirme yetkisine sahip olmasını sağladı. Örneğin, standart dışı bir fiyat düzenlemesinde anlaşma masasının son sözü söylemesi ve burada yetkilerini kullanmalarına izin vermesi gerektiğini kabul etti. Anlaşma masası personeli de düzenli kalmalarına ve verimli performans göstermelerine yardımcı olacak araçlara ihtiyaç duyuyordu; bu nedenle, güçlü bir anlaşma masası yazılımı kullanmayı veya satış otomasyon yazılımının ne olduğunu ve ekibiniz için hangi çözümün en iyi olduğunu araştırmayı düşünün.
#3. Satış Süreci Boyunca Müşterinizi Aklınızda Tutun
Anlaşma masası yalnızca dahili ekiplerin işbirliği yapmasına yardımcı olmakla kalmamalı, aynı zamanda tüm potansiyel müşterilere harika bir deneyim sağlamalıdır. Alıcınızın yolculuğunu anlamak stratejiniz ve operasyonlarınız açısından önemlidir.
Etkili Bir Anlaşma Masası Nasıl Oluşturulur?
Anlaşma masanızın sorunsuz bir şekilde çalışmasını garanti etmek için önceden güçlü bir süreç akışı oluşturun. Anlaşma masasında çalışan ekip üyelerine, masadan geçen işlemlerin dışındaki görevler atanacaktır, bu nedenle herkesi aynı sayfada buluşturmak ve görevleri uygun şekilde önceliklendirmek kritik öneme sahiptir.
#1. Beklentileri Belirleyin
Her kuruluş anlaşma masasını farklı şekilde kullanır ve ilk adım anlaşma masası hedeflerinizi belirlemektir. Satış operasyonlarınızı inceleyin ve doldurulması gereken boşlukları belirleyin. Aşağıdaki soruları sorun:
- Satış personeli nereden yardım alabilir?
- Mevcut satış sürecimizde ne gibi kusurlar var?
- Satış döngüsü zaman çizelgelerini ve kazanma oranlarını nasıl iyileştirebiliriz?
Anlaşma masanızın yapmasını istediğiniz şeyle ilgili beklentiler oluşturmak için yanıtlarınızı kullanın. Örneğin, daha önce bahsettiğim arkadaşım, personelin daha fazla zamana ve çabaya ihtiyaç duyması nedeniyle yüksek değerli anlaşmalarla uğraştığını ve anlaşma masasının bunları baştan sona halledebileceğini söyledi. Bu şekilde, bu anlaşmalar daha fazla dikkat ve yardım alır ve diğerlerine daha düşük değerli tekliflere odaklanmaları için daha fazla zaman tanır.
#2. Çalışma Stratejinizi Tanımlayın
Her takımın işleri halletmek için bir stratejiye ihtiyacı vardır. İş akışınızı baştan oluşturarak ekip üyelerinin buluştuğunda neyi başaracaklarını ve bunu nasıl yürüteceklerini tam olarak bilmelerini sağlayabilirsiniz.
#3. Her Zaman Ekibinizi Tanımlayın
Anlaşma masanızın gereksinimlerini belirledikten sonra ihtiyaç duyduğunuz ekip üyelerini belirlemeniz kolay olacaktır. Anlaşma masanızın yüksek değerli anlaşmaları baştan sona ele almasını seçtiyseniz, aşağıdakiler de dahil olmak üzere satış sürecinin her aşamasını yönetebilecek ekip üyelerine ihtiyacınız olacaktır:
- Satış Temsilcis
- Hukuk ekibi üyesi
- Finans Ekibi Üyesi
- Pazarlama ekibi üyesi
- Müşteri başarısı ekibi üyesi.
Bu profesyoneller potansiyel müşteri yaratma, sözleşme kurulumu, fiyatlandırma, anlaşma yapılandırması ve yüksek değerli anlaşmalara katılımla ilgilenecek, satış ekibi ise daha düşük değerli anlaşmalara odaklanacak.
#4. Stratejinizi Gerektiği Gibi Ayarlayın
Anlaşma masası stratejinizi ayarlamak için araştırmanızın bulgularını kullanın. Bir anlaşma masası satış akışınızı artırabilirken, kötü işleyen bir ekip karlılığı azaltabilir. Olumsuz etkilerden kaçınmak için, satış sürecinizi değerlendirirken tercihen sık sık bir anlaşma masası çalışması yapın. Bu şekilde ekibin ilerlemesini ve etkinliğini takip edebilirsiniz.
#5. Anlaşma Kriterlerini Belirleyin
Artık anlaşma masasını yönetmeye hazır bir personeliniz olduğuna göre, anlaşmaların yüksek değerli olarak sınıflandırıldığı kriterleri tanımlayın. Neyin yüksek değerli (veya karmaşık) bir işlem teşkil ettiğini belirlemeye yönelik kriterler şunları içerebilir:
- Belli bir düzeyde öne çıkan müşteriler
- Belirli bir bütçenin üzerindeki müşteriler
- Birden fazla temas noktası olan müşteriler
- Müşteriler çok fazla etkileşime ihtiyaç duyar.
Anlaşma masanızın yüksek değerli anlaşmaları baştan sona yönetmesini istiyorsanız, satış ekibi kriterleri karşılayan tüm potansiyel müşterileri iletmelidir. Ancak anlaşma masası satış sürecinin herhangi bir noktasında devreye girebilir. Örneğin, yüksek değerli potansiyel müşterileri anlaşma masasına göndermek, ancak satış temsilcisi onları besledikten sonra daha etkili olur.
Bir Anlaşma Masasına İhtiyacınız Olduğunu Gösteren En Önemli 5 İşaret
Neden ilk etapta bir anlaşma masasına ihtiyacınız var? Araştırmam, aşağıdakilerin bir anlaşma masası kurmanız için ihtiyaç duyacağınız en önemli 5 neden olduğunu gösterdi.
#1. Satış Temsilcileriniz Gereğinden Fazlası
Ondan fazla satış temsilcisinin olduğu bir firmayla çalıştığımı ve birçok engelle karşılaştığımı hatırlıyorum. Koordinasyon ve tutarlılığın sürdürülmesi daha zor hale gelir, bu da tutarlı mesajlaşmaya ve müşterinin yanlış anlaşılmasına neden olur.
Büyük bir iş gücünü yönetmek, güçlü liderlik ve performans takibini gerektirir. Bölge tahsisi ve potansiyel müşteri dağıtımı titiz bir hazırlık gerektirir. Temsilciler arasında rekabet meydana gelebilir ve bu durum takım ilişkilerini etkileyebilir. Uygun sistem ve süreçler olmadan ölçeklendirme verimsizliğe neden olabilir. Üstelik tutarlı bir satış kültürünü sürdürmek zorlaşıyor.
#2. Gelir ve Marjlar Hedeflere Ulaşamıyor
Gelir ve kârlılık iş hedeflerinin gerisinde kaldığında, bir anlaşma masası oluşturmak uygun bir seçenek olabilir. Anlaşma masaları fiyatları, şartları ve tartışmaları düzene sokarak anlaşmaların kârlılık hedeflerini karşılamasını sağlar. Fiyat disiplinini geliştirir, indirimleri azaltır, karlı fırsatlar bulurlar.
Ayrıca, anlaşma masaları anlaşma yapma süreçlerinde tekdüzeliği, şeffaflığı ve işlevler arası işbirliğini teşvik ederek daha iyi kararların alınmasını sağlar. Son olarak, anlaşmaların optimize edilmesine, gelirin artırılmasına ve marjların korunmasına yardımcı olarak, onları gelir ve marj sorunlarıyla karşı karşıya kalan işletmeler için paha biçilmez varlıklar haline getirirler.
#3. İdealin Altının Olumsuz Etkileri
Bir anlaşma masası, verimliliği düzene sokarak ve artırarak yavaşlayan siparişten teklife süreci büyük ölçüde geliştirebilir. Fiyat tekliflerinin fiyatlandırma planları, şartlar ve kârlılık hedefleriyle tutarlı olmasını sağlayarak işlem yönetimini merkezileştirir. Anlaşma masası, satış, finans ve hukuk departmanları arasında net iletişim ve koordinasyonu teşvik ederek hataları ve gecikmeleri azaltır. Ayrıca anlaşmanın ilerleyişi ve engellere ilişkin görünürlüğü artırarak hızlı eyleme geçilmesini sağlar.
#4. Karmaşık İşlem Yapıları
Anlaşma masası, bilgi ve organizasyon sunarak karmaşık işlemlerin yönetilmesine yardımcı olur. Fonksiyonlar arası ekipleri bir araya getirerek iletişimi ve karar almayı geliştirir. Anlaşma masaları, anlaşmanın uygulanabilirliğini değerlendirerek şirketin hedefleri ve risk toleransı ile tutarlılığı doğrular. Tek tip fiyatlandırma modelleri geliştirir, sözleşme karmaşıklıklarını ele alır ve pazarlık süresini kısaltmak ve anlaşma kalitesini artırmak için şartları optimize ederler. Anlaşma masaları, anlaşmanın ilerlemesine ilişkin daha iyi görünürlük sağlayarak ekiplerin zorlukları proaktif bir şekilde ele almasına olanak tanır.
Sonuç olarak, anlaşma masaları karmaşık işlemlerin karmaşıklığını basitleştirir ve düzenler, verimliliği artırır, riski azaltır ve sonuç olarak bu yüksek değerli işlemlerin başarı oranını artırır.
#5. Yıllık Büyüme Oranları Aralığı
Yıllık %10-20 büyüme sağlayacak bir işlem masasının devreye sokulması stratejiktir. Artan satış hacmini karşılayabilecek ölçeklenebilir ve tutarlı işlem süreçleri sağlar. Anlaşma masaları, büyümeyi teşvik ederken marjları korumak için fiyat ve koşulları optimize eder. Ekipleri şirket hedefleriyle ilişkilendirerek satış taktiklerine bağlılık katarlar. Piyasalar daha karmaşık hale geldikçe, anlaşma masaları kontrolü elinde tutuyor, riskleri yönetiyor ve müzakere verimliliğini artırıyor. İşlevler arası işbirliğini teşvik ederek darboğazları azaltırlar.
Fiyatlandırma anlaşma masası nedir?
Anlaşma masası, fiyat teklifi-nakit sürecini yöneten işlevler arası bir ekiptir. Satış sürecini iyileştirmek amacıyla katılımı ve katılımı sağlamak için satış, finans, pazarlama, müşteri başarısı ve hukuk alanlarından paydaşları bir araya getiren merkezi bir merkezdir.
Anlaşma masası nasıl oluşturulur?
ve beklentiler. Her kuruluş anlaşma masasını farklı şekilde kullanır ve ilk adım anlaşma masası hedeflerinizi belirlemektir.
- Ekibinizi tanımlayın.
- Anlaşma kriterlerini belirleyin.
- Çalışma yaklaşımınızı tanımlayın.
- Başarınızı analiz edin.
- Gerektiğinde planınızı revize edin.
Sonuç
Firmanızın bir anlaşma masasına ihtiyaç duyduğuna dair sinyallerin farkına varmak, anlaşma yapma prosedürlerinizi iyileştirmeye yönelik ilk adımdır. Fiyatlandırma tutarsızlıklarından hızlı genişlemenin zorluklarına kadar bu göstergeler harekete geçmek için yararlı bir rehberlik sağlar. İyi uygulanmış bir anlaşma masası, satış süreçlerinizi dönüştürmenin, kârlılığı güvence altına almanın ve uzun vadeli büyümeyi desteklemenin anahtarı olabilir.
Aşılmaz hale gelen sorunlara zaman ayırın; bunun yerine üretkenliği artırma, marjları koruma ve ekibinizin karmaşık müzakere dünyasını güvenle müzakere etmesi için güçlendirme şansını yakalayın. Günümüzün rekabet ortamında şirketinizi daha yüksek başarıya taşıyacak bir anlaşma masasının potansiyelini kabul edin.
Referanslar
