Birisine önemli bir şeyi hatırlatmak istediğiniz ama ısrarcı veya sabırsız görünmek istemediğiniz bir durumla hiç karşılaştınız mı? Elbette var. Dostça bir hatırlatma e-postasının nasıl ve ne zaman gönderileceğini bulmak, çoğu insanın çok iyi bildiği sosyal bir ikilemdir. İşleri halletme ihtiyacı ile bir başkasının özerkliğine saygı duyma ihtiyacı arasındaki dengeyi bulmak çok zor olabilir.
üzerinde 319 milyar e-posta günlük olarak gönderilir, ortalama açılma oranı ise %16.97 tüm sektörlerde. Bu, milyarlarca e-postanın her yerdeki gelen kutularında gözden kaçırıldığı anlamına geliyor. Peki mesajınızın saldırgan veya spam içerikli olmadan açılmasını sağlamak için ne yapabilirsiniz?
Görgü kuralları ikilemi, iyi yazılmış bir hatırlatmayla kolayca çözülür. Bunlar, dargınlık yaratmadan asıl meseleyi anlatan mesajlardır. Profesyonel ve etkilidirler, aynı zamanda arkadaş canlısı ve naziktirler.
Dostça bir hatırlatma e-postasının nasıl yazılacağını bilmek, insanları yaklaşan toplantılar, kaçırılan ödemeler, iş başvuruları, önemli olaylar ve daha fazlası hakkında dürtmek için en iyi araçlardan biridir. Ve doğru yapıldığında, doğru tonu ve zamanlamayı yaparsanız, iyi bir ses alıcıları rahatlatabilir.
Önemli Noktalar
- Dostça hatırlatma e-postaları, abonelerinizin ilgisini çekmenin ve onları harekete geçmeye teşvik etmenin harika bir yoludur. Hatırlatma e-postaları ayarlamayı planlarken her zaman aşağıdaki ipuçlarını ve en iyi uygulamaları unutmayın:
- Hatırlatma mesajlarınızı ve e-postalarınızı kısa ve net tutun;
- Anında dikkat çeken, kaydırmayı durduran hatırlatıcı e-posta konu satırları oluşturun;
- Bir hatırlatma e-postası yazarken her zaman hedef kitlenizin bakış açısını aklınızda bulundurun;
- Hatırlatma e-postalarınızda asla ısrarcı veya tehdit edici olmayın
Hatırlatma e-postası nedir?
Hatırlatma e-postaları, yaklaşan toplantıları, randevuları, unutulmuş gündemleri hatırlatmak veya geçmiş konuşmaları takip etmek için gönderilir. Genel olarak iki türdendirler:
- Gelecekteki eylemlerin takibi ile birlikte yakın zamanda gerçekleşen görüşmenin veya toplantının özeti niteliğindeki e-postalar;
- Gerçekleşmemiş bir şeyin telafisi için hatırlatma mesajları gönderilir. Örneğin, kaçırılan bir son teslim tarihinin takibi veya ilk e-posta/çağrıdan sonra yanıt alınamaması.
Bu makalede size örnekler ve şablonlarla birlikte buna benzer e-postaların nasıl oluşturulacağını göstereceğim. Ancak önce, dostça bir hatırlatma e-postası göndermenin ne zaman uygun olduğunu ve mükemmel zamanlamanızı nasıl bulacağınızı öğrenelim.
Ne zaman hatırlatma e-postası göndermelisiniz?
Hatırlatma e-postaları, önemli bir şey yaklaştığında veya olması gereken ama gerçekleşmeyen bir şey olduğunda faydalıdır. Hatırlatıcı göndermenin faydalı olabileceği bazı durumlar şunlardır:
- Kaçırılan iş teslim tarihleri. Günümüz iş dünyasında hiçbir işçi ada değildir. Bir kişi bir görevi belirli bir güne kadar tamamlama sözü verirse ve bu gerçekleşmezse, tüm projeler geride kalır. Çok fazla zaman geçmeden bir e-posta hatırlatıcısı göndermek daha iyidir.
- Yaklaşan önemli olaylar. Bazı etkinlikler ve son tarihler, kaçırılma riskini göze alamayacak kadar önemlidir. Bunlar için önceden hafif bir hatırlatma göndererek herkesin yolunda kalmasını sağlayabilirsiniz.
- Gecikmiş iletişim. Çoğu insan, birisinin bir şeyler yapıp tekrar iletişime geçeceğine söz verdiği ancak bu mesajın gelmediği bir durumla karşı karşıyadır. Bir hatırlatma, bağlantıyı yeniden kurmanıza ve görevin kişinin aklından çıkıp çıkmadığını veya yardım etmek için yapabileceğiniz başka bir şey olup olmadığını öğrenmenize yardımcı olabilir.
- Geç ödemeler. Son teslim tarihinde veya öncesinde ödeme yapmak standart iş görgü kurallarıdır. Bazı şeyler olur ama yine de paranızı alma hakkınız vardır. Son teslim tarihi geçmişse ve bu parayı almadıysanız, ödeme hatırlatıcısı göndermekten dolayı kendinizi suçlu hissetmeyin.
- Bekleyen iş başvuruları veya görüşmeler. Bir iş için yarışıyorsanız, bir takip e-postası başarı şansınızı artırabilir. İşe alma yöneticisini mesajlarla boğmamak önemlidir, ancak dikkatlice zamanlanmış bir mesaj öne çıkmanıza yardımcı olabilir.
- Satıcı sorunları. Bazen ödeme yapması gereken kişi siz olursunuz ancak satıcı size fatura göndermemiştir. Alternatif olarak, belki bir şey sipariş ettiniz ve henüz ulaşmadı. İşletmeniz bu ürüne veya faturaya bağlıdır, bu nedenle bizimle iletişime geçip check-in yapmanızda bir sakınca yoktur.
Dostça bir hatırlatma e-postası nasıl gönderilir?
Tüm dostane hatırlatma e-postaları açık, nazik ve kısa olmalıdır. İnsanları harekete geçmeye teşvik edecek kadar kibar olmak, ancak insanların mesajınızı görmezden gelmesine neden olacak kadar pasif olmamak istiyorsunuz.
En iyi e-posta hatırlatıcılarının beş temel öğesi vardır.
1. Konu satırı
İyi bir konu satırı, hatırlatma e-postaları gönderirken sizi ileriye taşıyacaktır. Alıcı neden bir hatırlatma gönderdiğinizi bilmeli ve harekete geçmek zorunda hissetmelidir. Ana fikir, konu satırınızı kısa tutmak ve alıcının bunun zamana duyarlı olduğunu bilmesi için aciliyet eklemektir.
2. Selamlama
Selamlama, e-postanızın içeriğinin tonunu belirler; bu nedenle onu atlamayın.
- Gündelik Selamlama: Daha resmi olmayan bir selamlama kullanın: “Merhaba Danielle” or "Merhaba Jonathan."
- Resmi Selamlama: Şirketiniz daha resmi bir dil kullanıyorsa şununla başlayın: "Merhaba Kate."
- Özel İstisna Tebrik: İle başlayan "Canım" Genellikle dostça bir e-posta hatırlatması için fazla resmidir, ancak şirketinizin varsayılan selamlaması buysa buna sadık kalın.
3. bağlam
E-postanızın gövdesi, alıcıya neden e-posta gönderdiğinizi bildirdiğiniz yerdir. Burası proje, son teslim tarihi, ödeme, toplantı veya dürtmeyi gerektiren herhangi bir durumla ilgili bağlamı sağladığınız yerdir. Mesajınızı netleştirmeye yardımcı olacaksa belirli adları ve tarihleri ekleyin ve kişi veya şirketle ilgili güncel bilgilerden bahsedin.
Bu bölümün nasıl görünebileceğine dair birkaç örnek:
- Ay sonu (ve çeyreği) hızla yaklaşırken, tüm faturaları mümkün olan en kısa sürede almak istiyoruz.
- Hala Yeni Kurucular İçin En İyi Girişimcilik İpuçları başlıklı makale üzerinde çalışıyorum ve düşüncelerinizi yazıya dahil etmeyi çok isterim. ABC şirketinin yakın zamandaki finansman turu ve büyümesiyle, geçtiğimiz yılı çok iyi geçirdiniz.
- 4 Haziran Salı günü saat 2:2'te (EST) yapılması planlanan XNUMX. Çeyrek İçerik Planlama toplantısını size hatırlatmak için giriş yapıyorum. Analiz raporunuzla başlamayı sabırsızlıkla bekliyorum.
- Sunuma hazırlanırken lütfen eklemek istediğiniz slaytları 30 Temmuz Pazartesi gün sonuna kadar göndermeyi unutmayın. Bu hala işinize yarıyor mu?
4. Talep
Bağlam sağlayarak sahneyi hazırladıktan sonra, hatırlatıcınızı veya isteğinizi kaydırmanın zamanı geldi. Burada çok fazla uzatmaya çalışmayın, aksi halde alıcının dikkatini kaybedebilirsiniz. Anında yanıt almak istiyorsanız, insanları hemen harekete geçmeye teşvik etmek için isteğinizi bir soruyla tamamlamanız faydalı olacaktır.
- Lütfen en son sözleşmemizden itibaren tüm işleriniz için faturanızı adresine gönderin. [e-posta korumalı] ve beni CC. Sorularınız olursa bana (333) 333-3333 numaralı telefondan ulaşabilirsiniz.
- Makale için bir alıntı göndermek istiyorsanız lütfen aşağıdaki soruya verdiğiniz cevabı paylaşın ve arkasındaki mantığı açıklayın. Bu yıl işlerini başarıyla yürütmelerine yardımcı olacak yeni girişimcilere ne gibi tüyolar verirsiniz?
5. Oturumu Kapatma
Ana fikrinizi ve talebinizi dile getirdiniz, bu yüzden dostane bir kapanışla kapanış zamanı geldi.
- Bu konuyu çözmeye zaman ayırdığınız için teşekkür ederiz.
- Bu projeye öncelik verdiğiniz için teşekkür ederiz.
- Bu teklifi tamamlarken gösterdiğiniz çabayı takdir ediyorum.
- Cevabınızı sabırsızlıkla bekliyorum.
E-postanızın geri kalanıyla aynı tonu izleyen bir kapanış imzası eklemeyi unutmayın.
- Tüm iyi
- İçtenlikle
- Tekrar teşekkürler
- Saygılarımızla
- Teşekkür
Dostça bir üslup için e-postanızı adınızla veya daha resmi bir üslup için tam adınızla tamamlayın. Ek bağlam sağlamanız gerekiyorsa adınızdan sonra iş unvanınızı, şirket adınızı veya iletişim bilgilerinizi ekleyin.
Aşağıda birkaç dostane hatırlatma e-postası örneği içeren bir şablon bulunmaktadır. Bunları satış, ağ oluşturma, işe alım veya başka herhangi bir durum için herhangi biriyle takip etmek için kullanabilirsiniz.
Dostça Hatırlatma E-posta Şablonları
Hatırlatma e-postası göndermeden önce ne kadar beklemelisiniz?
- Yaklaşan son tarih. Projeye göre değişir. İnsanlara karmaşık bir proje için daha fazla zaman verin ve basit bir görev için daha kısa bir zaman dilimi verin.
- Yaklaşan etkinlik. Etkinlikten üç ila 14 gün önce. Coşku yaratmak ve herkesin zamanlama ve planlama konusunda net olmasını sağlamak için etkinliğe öncülük eden birden fazla hatırlatıcı gönderebilirsiniz.
- Yaklaşan toplantı. Bir-iki gün önceden. Toplantıya katılan kişilere, önceden hazırlamaları gereken konular olabileceğinden, birkaç gün teslim süresi verin.
- Vadesi geçmiş ödeme veya son tarih. Son teslim tarihinden bir gün sonra. İnsanlara akıllarına gelen bir konuyu hatırlatmak ve onların harekete geçmesini beklediğinizi göstermek istiyorsunuz.
- İş başvurusu. İlham perisi takipten önce beş ila 10 iş günü beklemenizi önerir. Birisi sizi pozisyon için önerdiyse, İK ekibiyle veya işe alma müdürüyle iletişime geçmeden önce içgörü almak için onlarla görüşün. Bu uzun bir süre gibi görünebilir ancak Indeed, işverenlerin %44'ünün başvurudan sonraki birkaç hafta içinde işverenlerden haber aldığını ve yalnızca %37'sinin bir hafta içinde geri dönüş aldığını buldu.
- İş görüşmesi. Bir görüşmenin birkaç hafta sonra yapılması planlanıyorsa, zamanın katılan herkes için hala işe yaradığından emin olmak için bir gün önce kontrol etmek en iyisidir. Bir iş görüşmesinden sonra birisinin sizinle iletişime geçmesi gerekiyorsa, işe alım yöneticileri, bir hatırlatma e-postası göndermek için üzerinde anlaşılan zaman çizelgesinin sonrasına kadar beklemenizi önerir. Hala bir kelime yok mu? "Gönder"e basmadan önce beş ila yedi gün bekleyin.
Dostça hatırlatma e-postaları oluşturmaya yönelik ipuçları ve püf noktaları
İyi bir hatırlatma e-postası yazmak, alıcınıza yalnızca varlığınızı hatırlatmak yerine sürekli olarak doğru mesajı tanıtmakla ilgilidir. E-postalarınız değer ve bağlam sağlamalı, ürününüz/hizmetiniz hakkında daha fazla kanıt sunmalı ve bunun neden faydalı olacağını açıklamalıdır.
Takip e-posta oyununuzda daha ileri gitmek için bilmeniz gereken bazı genel ipuçları ve püf noktaları:
- Özür diliyormuş gibi konuşma. E-postanızın aşağıdaki gibi pasif laflar içermediğinden emin olun: 'Umarım bu iyi bir zamandır' or 'Önceki e-postama bakma şansınız var mı diye kontrol ediyordum'.' Hatırlatma e-postası gönderirken paylaşacak değerli bir mesajınız olduğundan emin olun;
- Harekete geçirici mesajı temizleyin. Alıcınıza ne yapmasını istediğinizi bildirin. Hedefiniz ne olursa olsun, kişinin bir sonraki adımı bilmesi için açıkça tanımlanmalıdır. Bir randevu planlamak istiyorsanız, bunun planlanabileceği bir bağlantı sağlamak avantajlıdır; rezervasyon başarılı olduktan sonra otomatik bir toplantı onayı e-postası gelebilir;
- Kibar ol. İnsanların size yanıt vermemesinin birkaç nedeni olabilir. Çok meşgul olabilirler, unutabilirler veya ilk seferinde kaçırabilirler. Ayrıca ilgilenmiyorlar ve sizi hayal kırıklığına uğratmış olabilirler. Nedeni ne olursa olsun, yine de alıcılarınıza kibar ve yardımsever bir tonla yaklaşmalı, yanıt alamamanın nedenlerini anlamaya çalışmalısınız. Zaman alabilir, bu yüzden sabırlı olun.
Dostça hatırlatma e-postası örnekleri
Genel hatırlatma e-postası örneği
| Kime: Alıcınız Senden Konu: Zaman Tüneli Talebimin Takibi |
| Merhaba Stanley, Umarım iyi bir gün geçiriyorsunuzdur! Bu çeyreğe ait tahminlerin zaman çizelgesini hızlı bir şekilde takip etmek istedim. Son konuştuğumuzda, sanırım önümüzdeki birkaç ay için eylem planını hafta sonuna kadar hazırlayacağını söylemiştin. Bununla birlikte ekibimle paylaşabilmem için bunu gönderebilir misiniz? Benim için herhangi bir sorunuz varsa burada bana bildirin. Teşekkür ederim, Levye |
Ağ hatırlatıcı e-posta örneği
| Kime: Alıcınız Senden Konu: Ben şehirdeyken kahve mi? |
| Merhaba Stanley, Los Angeles'tayken, geçen hafta sonu konferansta yaptığımız sohbete devam etmeyi çok isterim! Meşgul olduğunuzu biliyorum ama konuşmalarımızdan keyif aldım ve bir kez daha buluşmayı çok isterim. Eğer buralardaysanız, şehirdeyken sizin programınıza göre çalışacak kadar esnekim. Bu hafta hangi günler ve saatler sizin için uygun olabilir? Levye |
| Kime: Alıcınız Senden Konu: LinkedIn'e bağlandığınız için teşekkür ederiz! |
| Selam Stanley, Geçen hafta LinkedIn'de sizinle bağlantı kurmak harikaydı. İşletmeniz pazarlama programını büyütmeye çalışırken faydalı olacağını düşündüğüm birkaç kaynakla tekrar temele değineceğim. Pazarlama Planı Şablonu: Bu yılki pazarlama stratejinizi özetlemek için bunu kullanın. Dijital Pazarlama E-Kitabı: Küçük İşletmeler İçin Giriş Kılavuzu. Reklam Planlama Seti: Daha Akıllı Reklamcılık için Şablonlar ve Kılavuz Eğer bu bağlantı kurmamız için iyi bir zaman değilse, iletişim halinde kalmamızı çok isterim. Pazarlama ve ürün güncellemelerimiz hakkında doğrudan benden bilgi alan ilk kişi olabilmek için bu formu gönderin. Gönderiminizi bekliyor olacağım. Teşekkürler! Levye |
Dostça hatırlatma e-postaları: En iyi uygulamalar
Dostça bir hatırlatma e-postası yazarken izlenecek en iyi uygulamaların bir listesi:
Net bir konu satırı seçin
Mesajınızın amacını açıklayan bir e-posta konu satırı, insanların e-postanızı açma şansını artıracaktır. Örneğin, bir müşteriye bir etkinliği hatırlatıyorsanız, etkinliğin adını konu satırınıza eklemek isteyebilirsiniz.
Ayrıca, okuyucunun dikkatini çekmek ve kalabalık bir gelen kutusunda öne çıkmak için "önemli" veya "yanıt gerekli" gibi güçlü kelime ve ifadeleri de dahil edebilirsiniz.
kısa ol
Kısalık, tüm e-posta pazarlama kampanyalarınız boyunca, özellikle de hatırlatıcı yazarken uygulayacağınız bir şeydir. Hatırlatıcınızı bir metin duvarına gömerseniz çok az kişi okuyacaktır.
Bağlantınız, bilgiyi okumak birkaç dakikadan fazla zaman alırsa, bilginin ne kadar önemli olduğunu umursamayacaktır, bu yüzden hızlıca asıl konuya geçin.
Dostça ama doğrudan olun
Müşterinizin bir şeyi yapmayı unutmuş olabileceğini ima ederken, yumuşak davranmanız ve arkadaşça bir üslup benimsemeniz önemlidir. Aksi takdirde onları rahatsız etme veya rahatsız etme riskiyle karşı karşıya kalırsınız.
Ancak aşırıya kaçıp samimiyetsiz görünmek istemezsiniz. Yazarken bunun bir iş-alıcı ilişkisi olduğunu ve amacınızın okuyucunun arkadaşı olmak olmadığını unutmayın.
Doğru gönderme zamanını bulun
Zamanlama, e-posta başarısının en önemli unsuru olabilir. Nazik bir hatırlatma e-postası göndermek için beklediğiniz süre büyük ölçüde duruma bağlı olacaktır.
Örneğin, ödeme hatırlatma e-postaları gönderilirken genellikle vade tarihinden sonraki bir gün kabul edilebilir. Hatırlatıcınızı göndermeden önce çok uzun süre beklemek, yanıt alma şansınızı da engelleyebilir. Zaman geçtikçe müşterileriniz tamamlamaları gereken bir şey olduğunu daha az hatırlayacaktır.
Mükemmel zamanlamayı bulmanın harika bir çözümü, teslimat tarihi ve saatine A/B testi yapmaktır. Bu, farklı hedef kitle segmentlerine, her seferinde bir öğeyi değiştirerek, bir hatırlatıcının iki versiyonunu gönderdiğiniz ve ardından hangi versiyonun daha iyi yankı uyandırdığını görmek için açılma oranı gibi performans ölçümlerini analiz ettiğiniz zamandır.
Etkili bir e-posta göndermek için mükemmel zaman, iş gününün başlangıcı veya sonu gibi duruma göre değişiklik gösterir.
Harekete geçirici mesaj ekleyin
Asıl amacınız insanlara bir şeyi hatırlatmak olsa da, her zaman ek geri bildirim veya etkileşime yer vardır.
E-postanıza veya oturumu kapattığınızda bir CTA düğmesi eklemek okuyucunun sorunun temeline kolayca ulaşmasına yardımcı olacaktır.
Gerekirse birden fazla kez takip edin
Hatırlatıcınızın eksik bir ödemeyle veya bir ürün lansmanıyla ilgili olması önemli değil; mesajınızın önemli, yararlı ve okunmaya değer olduğunu düşünüyorsanız takip etmekten korkmayın.
İyi bir zamanlamayla birleştiğinde, ikinci bir takip e-postası, müşterilerinizin artık satın almayla ilgilenmediklerini veya artık bir etkinlik düzenleyemeyeceklerini söylese bile, harekete geçmelerini ve ellerindeki görevi tamamlamalarını sağlayabilir.
Bunu bir pazarlama fırsatı olarak kullanın
Mümkün olduğunda ve bağlam dahilinde, öne çıkan ürünlerin resimlerini veya bağlantılarını ekleyin. Ayrıca yaklaşan teklifleri tanıtabilir veya sosyal medya kanallarınıza katılmaya teşvik edebilirsiniz.
Resimleri eklerken Gmail, Outlook ve iCloud gibi tüm e-posta servis sağlayıcıları için doğru boyutta olduklarından emin olmayı unutmayın. Kötü bir izleme deneyimi, okuyucuları markanızdan ve rakiplerinizden uzaklaştırabilir.
Referanslar
