İster bir birey olun ister bir işletmeyi yürüten bir girişimci olun, telefon çaldığında her zaman hazır bulunamayabilirsiniz. Ve ister mevcut müşterilerden ister iş anlaşması isteyen potansiyel müşterilerden arayın. Bu nedenle, müşteriler aradıklarında onlarla etkileşime giren bir proxy görevi görmek için iş hattınızda sesli posta karşılamalarını ayarlamanız gerekir.
Sesli posta selamları iletişim stratejiniz için hayati öneme sahiptir. Müşterilerinizle etkileşimi artırabilir, yakınlık kurabilir ve telefonu açmaya müsait olmadığınızda iyi bir ilk izlenim bırakabilirler. Onlarla, müşterilerinizin sizi özlediğinde hissettiği hayal kırıklığını, ilginç, yüksek değere sahip bir sesli mesaj selamlaması ile zevke dönüştürebilirsiniz. Aramalarına neden cevap veremeyeceğinizi ve bundan sonra ne yapmaları gerektiğini kısaca açıklayabilirsiniz.
Ancak sesli posta selamlamalarının önemini bilmek ile bırakılacak doğru mesajı bilmek arasında belirgin bir fark vardır. Yanlış anlarsanız veya tamamen bir kenara atarsanız, yokluğunuzda iş ilişkilerinize zarar verme riskiyle karşı karşıya kalırsınız.
Ancak doğru kelimelerle müşterilerinizin sadakatini orada olmasa bile koruyabilirsiniz.
Anahtar teslim paketler
- İyi bir sesli mesaj selamlaması kısa ve profesyoneldir.
- İnsanların kendilerine geri döneceğinizi bilmelerini sağlar ve arayanları bir harekete geçirici mesajla etkileşime devam etmeye davet eder.
- Profesyonel bir sesli posta selamlaması yalnızca müşterilerin mesaj bırakmasını sağlamakla kalmaz, aynı zamanda daha iyi bir müşteri hizmeti deneyiminin yolunu da açabilir.
Profesyonel sesli posta selamlaması nedir?
Profesyonel bir sesli mesaj karşılaması, müşterilere, iş arkadaşlarına ve iş ortaklarına, çağrılarını almaya müsait olmadığınızı bildiren bir kayıttır. Özellikle satış yapıyorsanız, etkili bir iş iletişimi stratejisinin önemli bir parçasıdır. Onlarla hemen konuşamasanız bile, potansiyel müşterilerden ve müşterilerden fırsatlar kazanmanıza yardımcı olur.
Müşterilerinize adlarını, numaralarını ve mesajlarını vermeleri durumunda onları geri arayabileceğinizi söylemek, onların size, profesyonelliğinize ve yeterliliğinize güvenmelerini teşvik eder.
Profesyonel bir sesli mesaj selamlaması, başlangıçtan itibaren olumlu bir izlenim bırakmalıdır. İyi hazırlanmış bir karşılama, onlara daha yüksek müşteri hizmeti sunarak müşterilerle yakın ilişki kurmanıza yardımcı olabilir. Aynı zamanda firmanızda profesyonellik ve güven duygusu oluşturur.
O sırada sizi arayanlarla konuşamasanız bile sesli mesajınız büyük bir fark yaratabilir.
Sesli selamlamada ne söylenir?
Profesyonel bir sesli selamlamada şunları söylemeniz gerekir:
- Kutlama
- Adınız
- Şirketin
- Aramayı kaçırmanın basit bir açıklaması (örneğin, telefondan uzaktasınız veya tatildesiniz)
- Kişiye ne zaman geri döneceğinize dair kaba bir tahmin
- Ulaşabileceğiniz alternatif bir kişi (ofis dışındaysanız)
- Alternatif bir iletişim modu (e-postayı veya mesajı tercih ediyorsanız)
- "Mesaj bırakın" veya "Bana e-posta gönderin" gibi bir harekete geçirici mesaj [e-posta korumalı]başlıklı bir kılavuz yayınladı
Sesli mesaj selamlamasının basit yapısı budur. Genel olarak selamlamanız profesyonel olmalıdır ancak ifadeler duruma göre değişebilir.
Profesyonel bir sesli mesaj karşılaması oluşturmaya yönelik ipuçları
Profesyonel bir sesli mesaj karşılaması, müşterinizin sorgusunu yanıtlamak için yokluğunuzu telafi eden pencereniz gibidir. Doğru satış ve müşteri hizmetleri ruhunu sergiler. Bu nedenle profesyonel sesli posta selamlamasının uygun şekilde çerçevelenmesi gerekir.
Size yardımcı olmak için, birkaç ticari sesli posta selamlama ipucunu listeledim:
- Müşterinizin öncelikle sizinle iletişime geçme konusundaki ilgisini doğrulamak önemlidir. Bu, 'Bize ulaştığınız için teşekkür ederiz' ile başlayıp, onlara rahatsızlık verdiğiniz için pişmanlığınızı daha da ifade ederek yapılabilir.
- Kısa ve basit tutmak, müşteri desteği verirken en iyi sonucu verir. Yardımın zaten gecikmiş olması durumunda, uzun, profesyonel bir sesli posta selamlamasının hiçbir faydası olmayacaktır. İdeal olarak, müşteri hizmetlerinde, kullanıcıların dinleyeceği ve yanıt vereceği profesyonel bir sesli selamlama mesajı yaklaşık 10-30 saniye uzunluğunda olmalıdır.
- Müşteri daha fazla bilgi isterse, profesyonel sesli mesaj karşılamalarında her zaman temsilcinizin bir sonraki müsaitliği gibi seçenekler sunabilirsiniz.
- Müşterinin endişesini gidermek için, profesyonel sesli posta selamlamanızın, sesli postayı kaydederken mümkün olduğunca çok ayrıntı sormasını sağlamalısınız. Ayrıntılar ayrıca müşteriyle iletişime geçmek için uygun bir zamanı da içermelidir.
Sesli selamlamalara ilişkin ek ipuçları
İyi bir sesli mesaj selamlaması oluşturmanıza yardımcı olacak şu ipuçlarını da dikkate almalısınız:
- Açık olun. Olumlu bir izlenim yaratmak ve arayanın sizden ne bekleyeceğini anlamasına yardımcı olmak için sesli mesaj mesajınıza kesin ayrıntılar ekleyin. Örneğin, saat diliminizi, çalışma saatlerinizi veya telefonda konuşmak için en iyi zamanları ekleyebilirsiniz.
- Geçici selamlar oluşturun. Tatildeyken veya ebeveyn iznindeyken geçici olarak kullanmak üzere yeni selamlamaları kaydedin. İşe ne zaman dönmeyi planladığınızı ve bu arada kiminle iletişime geçebileceklerini ekleyin. Bu, müşteriler için iyi bir iletişim deneyimi oluşturmaya yardımcı olur ve boşlukları önler.
- Bilgilerinizle yol gösterin. Arayanın doğru kişiyi aradığını doğrulamak için mesajınıza adınızla başlayın. Bunu, geri arama yapmak için telefon numarası ve çalışma saatleri gibi gerekli bilgileri isteyerek takip edin.
- Profesyonel tutun. Selamlaşmanızda mizah kullanmaktan veya çok rahat olmaktan kaçının. Kibar bir mesaj oluşturmak önemli olsa da, selamlamanızda şakalar yapmak yanlış izlenim yaratabilir, profesyonellikten uzak görünebilir veya arayanı rahatsız edebilir.
- Mesajınızı uygulayın. Selamlamanızı farklı zamanlarda bırakmayı deneyin ve versiyonlarını kaydedip dinleyin. Bu, daha doğal bir tonla kendinizi rahat hissetmenize ve harika bir sesli posta karşılaması oluşturmak için mesajınızı iyileştirmenin yollarını belirlemenize yardımcı olabilir.
- Kimin dinlediğini unutmayın. Sesli posta mesajınızı kaydederken hedef kitlenizin kim olduğunu düşünün ve mesajınızda ne söylediğinizi ve bunu nasıl söylediğinizi etkilemek için bunu kullanın. Her ne kadar işinize bağlı olsa da meslektaşlarınız, yöneticileriniz, potansiyel müşterileriniz ve daha fazlası selamlamanızı duyabilir; bu nedenle selamlamanın herkes için uygun olması önemlidir.
- Bir komut dosyası kullanın. Mesajınıza eklemek istediğiniz tüm gerekli bilgilerin bir metnini veya taslağını hazırlayın. Selamlamanızı kaydetmek için bunu bir kılavuz olarak kullanın ve önemli noktaları kaçırmadığınızdan emin olun.
Sesli mesaj karşılama şablonları
Aşağıda yararlı, kısa ve uygulanabilir bir satış sesli postası veya karşılama mesajı bırakmanıza yardımcı olacak 20 istemden oluşan bir şablon bulunmaktadır. Her alandaki kelimeler amacınıza hizmet etse de, metni teslimatınıza ve işinize daha iyi uyacak şekilde değiştirmenizi öneririm.
Her şablondaki belirli kelimeler parantez içindedir; En iyi mesajı bırakmak için bu yer tutucuları sizin ve kuruluşunuzun bilgileriyle doldurun.
Sesli mesaj bırakmanız gerekiyorsa, satış görüşmeleriniz sırasında belgeyi açık tutmayı unutmayın.
BusinessYield Sesli Posta Şablonları
Sesli mesajla karşılama örnekleri
Karşılaşacağınız hemen hemen her durumda kullanabileceğiniz en iyi sesli mesaj selamlamalarından bazılarını derledim. İşte incelenecek bazı örnekler:
Sesli selamlar
- Örnek Kısa Sesli Mesaj Karşılaması: Merhaba, bu [adınız]. Ya telefondayım ya da masamdan uzaktayım. Lütfen adınızı, numaranızı ve kısa bir mesajınızı bırakın, ben size geri döneceğim. Teşekkür ederim.
- Örnek Çalışma Sesli Mesaj Karşılaması: Merhaba, [şirketiniz]'de [adınız]'a ulaştınız. Şu anda müsait değilim; muhtemelen [şirket tipinin] [X sonuç almasına yardımcı oluyorum, örneğin, '60 gün içinde potansiyel müşterilerini ikiye katlama', 'en iyi ve en parlak mühendisleri işe alma', '%40 daha fazla müşteri dönüştürme'].
- Örnek İşletme Sesli Posta Karşılaması: Merhaba, [X şirketine] ulaştınız. Şu anda aramanıza cevap veremiyoruz ancak lütfen adınızı, iletişim bilgilerinizi ve size ulaşma nedeninizi bırakın; ekip üyelerimizden biri 24 saat içinde sizinle iletişime geçecektir.
- Örnek Komik Sesli Mesaj Karşılaması: Bu Sünger Bob Kare Pantolon. Tamam, gerçekten [adınız]. Krabby Patties'i yapmayı bitirir bitirmez size geri döneceğim, ki bu muhtemelen en geç yarın olacaktır. İyi günler.
- Örnek Tatil Sesli Mesajı Selamlaması: Merhaba, [adınız, X şirketinin ofisine] ulaştınız. Ekip şu anda ofis dışında, ancak iyi yemeklerle dolu ve sizinle konuşmak için istekli bir şekilde [tarihte] geri döneceğiz.
- Örnek Tatil Sesli Posta Karşılaması: Merhaba, [adınız]'a ulaştınız. [Tarih] tarihinden [tarih] tarihine kadar uzaktayım. O tarihten önce [X] konusunda yardıma ihtiyacınız olursa lütfen [telefon numarası] numaralı telefondan [isim] ile iletişime geçin.
Profesyonel cep telefonu sesli posta selamları
İş amacıyla ayrı bir cep telefonu numarası kullanıyorsanız, profesyonel bir sesli karşılama mesajı ayarlamak, özellikle iş dışında olduğunuzda hayati önem taşır. Müşterilerinizi iş cep telefonunuzdan selamlamak için bazı profesyonel sesli mesaj karşılama örneklerine göz atın:
- “Merhaba, (adınız) firmasına (şirket adı) (bölüm) adresinden ulaştınız. Ben çok üzgünüm. Şu anda aramanıza cevap veremiyorum. Size geri dönebilmem için lütfen adınızı, iletişim numaranızı ve aramanın amacını bırakın. Eğer çok acilse, daha hızlı yanıt alabilmem için bana bu numaradan mesaj bırakın”
- “Merhaba, (şirket adı) adresinden (adınıza) ulaştınız. Şu anda bir müşteriye hizmet veriyorum. Adınızı, iletişim bilgilerinizi ve mesajınızı bırakırsanız, aramanıza mutlaka geri döneceğim.
- “Merhaba, (şirket adı) şirketinden (adınız) sesli mesajına ulaştınız. Şu anda ya başka bir görüşmedeyim ya da toplantıdayım. Lütfen bilgilerinizi ve arama nedeninizi paylaşın. Aramanıza mümkün olan en kısa sürede geri döneceğim. Teşekkürler!"
Komik sesli mesaj selamları
Profesyonel bir sesli mesaj karşılaması için komik bir sesli mesaj kullanmadan önce bir uyarı: Bunu yalnızca hedef kişiliğinizi rahatsız etmediği ve markanızın sesiyle eşleştiği sürece kullanın. Komik sesli mesaj selamlamalarının neşeli ve eğlenceli olması amaçlanır ve genellikle sesli mesaj selamlamanıza bir miktar kişilik katmak için kullanılır.
İşte kullanmayı düşünebileceğiniz bazı esprili ve eğlenceli profesyonel sesli mesaj karşılama örnekleri:
- "Bir problemimiz var Houston! Şu anda aramanıza cevap veremiyorum. Lütfen adınızı, iletişim kişinizi ve arama nedeninizi bırakın. Yakında size geri döneceğim!
- “Merhaba, (adınıza) ulaştınız. Çok yoğun bir gün geçiriyorum. Ama endişelenme. Seni bulacağım ve öldüreceğim! OOPS, kusura bakma, seni aramak istemiştim. Lütfen bilgilerinizi ve mesajınızı bırakın!”
- “Merhaba, (adınıza) ulaştınız. Şu anda masamda değilim. Lütfen adınızı ve mesajınızı bırakın. Devam et, günümü güzelleştir. Bana ne söylemek istediğini söyle. Ve iyi bir gün geçirmeyi unutmayın!”
- Hey! Bu (adınız). Bir şaka duymak ister misin? Tak, tak! Oradaki kim? Ben değilim, o yüzden mesaj bırakın, mümkün olan en kısa sürede size geri dönüş yapacağım!”
Müşteri desteği için sesli mesaj selamları
Müşteri destek departmanı genellikle birçok işletmenin ilk ve tek iletişim noktasıdır. Bu, müşteri destek departmanınız için profesyonel kısa mesaj örneklerinden yararlanılarak uygun bir profesyonel VM selamlamasının kaydedilmesini gerekli kılar.
Müşteri desteğine yönelik profesyonel sesli mesaj selamlamaları, siz aramalarına cevap veremeseniz bile, arayan kişiye profesyonel ve yararlı bir deneyim sunma fırsatıdır.
Sorularıyla gelen müşterileri selamlamak için birkaç profesyonel sesli mesaj karşılama örneği:
- “Merhaba, (şirket adı) adresindeki Müşteri Hizmetleri departmanına ulaştınız. Şu anda aramanıza cevap veremiyoruz. Bu arada lütfen adınızı, iletişim numaranızı ve size geri dönebilmemiz için tercih ettiğiniz zaman dilimlerini bırakın.”
- “Merhaba, ben (şirket adı) Müşteri Destek departmanıyım. Sorunuzla ilgili olarak size yardımcı olmaktan memnuniyet duyuyoruz ancak şu anda aramanıza cevap veremiyorum. Lütfen adınızı, iletişim numaranızı ve aramanın amacını bırakın. Sizi en kısa sürede geri arayacağız."
Ofis dışında sesli posta selamları
Önceden tanımlanmış bir süre boyunca bağlantı noktanızdan geçici olarak kullanılamadığınızda, İşyeri Dışında profesyonel VM selamlamasının kaydedilmesi iyi bir uygulamadır.
Ofis dışında sesli mesaj karşılama mesajınızda açık ve net olmanız ve acil bir durumda veya acil bir durumda arayan kişiye başka birine ulaşabilmesi için bir yol sağlamanız önemlidir. Bu, hem meslektaşlarınız hem de müşterileriniz de dahil olmak üzere sizinle iletişim kuranlar içindir.
Size yardımcı olmak için, OOO olduğunuzda kullanabileceğiniz profesyonel sesli posta selamlama örneklerine birkaç örnek:
- “Merhaba, (adınıza) ulaştınız. (Tarih ve saat) tarihine kadar ofis dışında olacağım. Lütfen bana mesaj bırakın, döndüğümde aramanıza cevap vereceğim. Aradığınız için teşekkürler."
- “Merhaba, (adınız) adlı kişinin telesekreterine ulaştınız. Lütfen bu mesajı istediğiniz zaman 0'a basarak atlayabileceğinizi unutmayın. (tarih) tarihine kadar tatil için ofis dışındayım. Acil yardıma ihtiyacınız varsa, çağrınızın resepsiyon görevlisi tarafından yönlendirilmesini sağlamak için 1'e basın.
Tatil/iş tatili sesli posta selamları
Tatil döneminde ofis dışında olacaksanız müşterilerinize bunu bildirmelisiniz. Ayrıca bunu müşterilerinize bayram selamı dilemek için bir fırsat olarak da kullanabilirsiniz.
Tatil/iş tatili sesli posta selamlaması, arayan kişiye müsait olmadığınızı bildirmenin ve ona gerekli bilgileri veya talimatları sağlamanın bir yoludur.
İşte tatil tebrikleri için bazı profesyonel sesli mesaj tebrik örnekleri:
- “Merhaba, aradığınız için teşekkürler (şirket adı). Ofisimiz (bayram/tatil) nedeniyle (tarih) tarihine kadar kapalıdır. Lütfen adınızı ve mesajınızı bırakın, müsait olduğumuzda size geri döneceğiz. İyi tatiller)!"
- ” Merhaba, (şirket adı) adresine ulaştınız. (Tatil) kutlamaları nedeniyle (tarih) tarihinden (tarih) tarihine kadar kapalıyız. Size en kısa sürede dönüş yapabilmemiz için adınızı ve mesajınızı bırakın. Çok acilse, (numara) numarasına (ekip üyesinin adı) mesaj gönderebilirsiniz. Teşekkürler ve harika bir hafta geçirmenizi dilerim!”
- “Aradığınız için teşekkürler (şirket adı). Şu anda aramanıza cevap veremiyoruz. Ama seninle konuşmak istiyoruz. Lütfen adınızı, iletişim numaranızı, e-posta adresinizi ve mesajınızı bırakın. Yeniden açılır açılmaz size geri döneceğiz.”
Alternatif iletişim sesli posta mesajı
“Hey, bu [adınız]. [X nedeni] için arıyorsanız, lütfen [şu kişiyle iletişime geçin] veya [web sitemize gidin, bana bir e-posta gönderin]. Diğer tüm sorularınız için adınızı ve kısa bir mesaj bırakın; sizi [bir, iki, üç] iş günü içinde arayacağım.”
Başka bir kişi adına veya rutin sorular için sürekli çağrı almak büyük bir zaman kaybı olabilir. Bu sesli mesaj komut dosyasıyla, özellikle sizin sorumlu olmadığınız ortak bir nedenden dolayı çağrı alıyorsanız, arayana alternatifler sağlayabilirsiniz.
E-posta seçeneği sesli posta örneği
“Merhaba, [şirket]'te [isim]'e ulaştınız. Hızlı bir yanıta ihtiyacınız varsa lütfen bana [e-posta adresini girin] adresinden bir e-posta gönderin; yarın EOD'ye kadar sizinle iletişime geçeceğim. Acil değilse bana adınızı ve numaranızı içeren bir mesaj bırakın. İyi günler."
E-posta yoluyla iletişime geçilmesini mi tercih edersiniz? Dinleyicilerin size e-postanız aracılığıyla ulaşmasını sağlamak için bunu sesli notunuzda açıkça belirtin. Bu özel sesli posta komut dosyası, daha hızlı bir iletişim modu olduğunu ima ederek e-postayı daha da çekici hale getiriyor.
Satış sonuçları sesli mesaj örneği
“Merhaba, [şirketinizde] [adınız]'a ulaştınız. Şu anda müsait değilim — muhtemelen [şirket tipinin] [X sonuç almasına yardımcı oluyorum, örneğin '60 gün içinde potansiyel müşterilerini ikiye katlama', 'en iyi ve en parlak mühendisleri işe alma', '%40 daha fazla müşteri dönüştürme'] Adınızı bırakın. ve sayıyı öğrenin ve şirketinizin benzer sonuçları nasıl görebileceğini tartışacağız."
Bir satış elemanıysanız, müşteri adayı yetiştirme sürecinize sesli mesajınız aracılığıyla devam edebilirsiniz. Bu sesli mesaj komut dosyasına, müşterilerinizin yapmasına yardımcı olduğunuz şeyin kısa bir açıklamasını ekleme seçeneğiniz vardır, böylece arayanlar değer teklifinizi unutmaz. Ve bu bir satış olasılığı olmasa bile, yanlış arayanların doğru kişiye ulaşıp ulaşmadıklarını anlamalarına yardımcı olabilir.
Sesli selamlamalarda son söz
Profesyonel sesli posta selamlamaları, özellikle çok sayıda çağrıyı yanıtlayacak kimse olmadığında, otomatik operatör rolünü oynar. Duruma, marka sesinize ve ICP'ye bağlı olarak müşterilerin ilgisini çekecek sesli mesaj tebriklerinizi çerçevelemek istersiniz.
Tavsiye Edilen Makaleler
- SESLİ MESAJ: iPhone ve Android'de En İyi 15+ Mesaj Selamlama, Değiştirme ve Kaydetme
- SESLİ POSTA UYGULAMASI: Verizon, Android, iPhone ve T-Mobile için En İyi Uygulamalar
- SESLİ MESAJI AÇIN: Anlamı, Nasıl Açılır ve Kılavuz
- İşletmeniz İçin Sesli Postaları ve Sesli Mesajlaşmayı Kullanmanın Faydaları
- Görsel Sesli Posta: Nasıl Çalışır ve Faydaları Nelerdir?
Referanslar
