Şirketinizde verimliliği artırırken maliyetten tasarruf etmeye hazır mısınız? İş akışınızı, iş gücü optimizasyon tekniklerini içerecek şekilde uyarlayın.
Şirketinizin iş gücünün işleyişini iyileştirdiğinizde, aynı hedeflere ulaşmak için daha çok değil, daha akıllıca çalışırsınız. Bunun, firmanızın performansı üzerinde önemli ve geniş kapsamlı bir etkisi olabilir.
Bu yazıda, size iş gücü optimizasyonunun potansiyelini tanıtacağız ve bunu şirketinizde nasıl kullanacağınızı göstereceğiz.
İşgücü Optimizasyonu nedir?
Özünde, iş gücü optimizasyonu (WFO), bir işletmenin genel verimliliğini artırmaya yönelik bir yöntemdir. Personel üretkenliğini artırmak, müşteri memnuniyetini artırmak ve organizasyonel prosedürleri düzene sokmak bunun birer parçasıdır.
Şirketler, kaynaklarından en iyi şekilde yararlanmak, hataları ortadan kaldırmak ve sonuçları iyileştirmek için temeldeki süreçleri optimize etmek için birçok araç ve yaklaşım kullanır. Nihai hedef, mevcut kaynakları kullanarak sonuçları iyileştirmektir.
İş gücü optimizasyonu için kapsamlı bir performans çalışması gereklidir. Kapsamlı inceleme, düzeltilebilecek kusurları ortaya çıkarır ve bunlarla nasıl başa çıkılacağına dair fikir verir. Aşağıdakiler, sürecin kapsadığı alanlardan bazılarıdır:
- İşgücü yönetimi
- Zamanlama ve planlama
- Bütçe yönetimi
- Kalite kontrol
- Müşteri İlişkileri Yönetimi (CRM).
Özünde, WFO, şirketin neredeyse tüm faaliyetlerini kapsayan şemsiye bir terimdir.
Optimizasyon süreci, kurumsal işgücünün verimliliğini artırarak daha yüksek müşteri memnuniyeti sağlar. Sürekli değişen pazar eğilimleri ve artan rekabet göz önüne alındığında, firmalar merdiveni tırmanmalarına yardımcı olmak için en son teknolojileri ve yaklaşımları kullanmalıdır.
Ve bu amaca ulaşmanın ilk adımı, performansı ve süreçleri optimize etmektir.
İşgücü Optimizasyonu Neden Önemli?
Şimdi milyon dolarlık soruya geçelim: iş gücü optimizasyonu neden hayati önem taşıyor veya bunu yapmalısınız? İşte iş gücü optimizasyonunun neden bu kadar önemli olduğunu anlamanıza yardımcı olacak birkaç örnek:
- İlerlemenin tek yolu sürekli olarak performansı değerlendirmek, kusurları keşfetmek ve daha iyisi için değişiklikler yapmaktır. İş gücünü optimize etmek, her sürecin kapsamlı bir şekilde incelenmesini gerektirir ve organizasyonun her parçasına ilişkin içgörü sağlar. Altta yatan iş gücü optimizasyon sistemini anladıktan sonra, prosedürleri uygun gördüğünüz şekilde optimize etmek için ayarlamalar yapabilirsiniz.
- Çalışan performansı, müşteri memnuniyeti ile doğrudan ilişkilidir. Yüksek kaliteli iş, tüketicileri (ve nihayetinde sizi) memnun eden operasyonel optimizasyondan kaynaklanır.
En önemli yönlerden biri, yetenekli bir iş gücünün zorlukları çözmek için sürekli olarak hazır olmasıdır. Sonuç olarak, bir sorunla karşılaşsanız bile, onu hızlı bir şekilde çözebilirsiniz. Dikkatli bir hazırlık ve programla kaçınılmaz olana hazırlanabilirsiniz. - Artan satışlara tutunan şirketler, genellikle çalışan memnuniyetini ve refahını göz ardı eder. İyi firmalar ise personel yorgunluğunu tetiklemeden performanslarını artırmaya çalışırlar.
- Neyse ki WFO, çalışanlarının zihinsel ve fiziksel sağlıklarıyla ilgileniyor. Fazla mesai veya ekstra çaba riski getirmeden üretkenliği ve verimliliği artırır. Çalışan performansının bu şekilde optimizasyonu, becerilerini geliştirerek daha mutlu ve memnun olmalarını sağlar. Bu kesinlikle uygun iş gücü optimizasyonu uygulamasının kullanılmasını içerir.
Gördüğünüz gibi, WFO operasyonları optimize etmek ve bir işi büyütmek için önemli bir araçtır. Bir sonraki bölümümüz, çalışanlarınızın performansını nasıl iyileştirebileceğinizin tam bir özetini size sağlayacaktır. Optimizasyon prosedürüne daha yakından bakalım.
İşgücü Optimizasyonu Örnekleri
İşte WFO'nun pratikte nasıl göründüğüne dair bazı örnekler:
#1. zamanlama
Bu, bir çalışan programı oluşturmak için çalışan katılımını, performans istatistiklerini ve diğer göstergeleri takip eden bir yazılımdır. Sadece fazla mesai ve tükenmişliği kontrol etmekle kalmaz, aynı zamanda daha fazla insanı işe almanız gerekip gerekmediğini de belirleyebilirsiniz. Süreçler iş yükünü etkileyebileceğinden, bu aynı zamanda geçici işçilerle de ilgilidir.
Örneğin, Noel gibi satışların yoğun olduğu dönemlerde, çeşitli koşullara bağlı olarak yeni bir iş gücü sistemi kurmanız, geçici işçi almanız veya ek çalışanlar almanız gerekebilir. Birçok tedarik zinciri, depo ve perakende firması bu konuda endişeli.
WFO, İngiltere merkezli bir kitapçı olan “Book People” tarafından tahmin, günlük yönetim, zamanlama, tatil işlemleri ve gerçek zamanlı raporlamayı içeren iş gücünü yönetmek için kullanıldı. Sonuç olarak müşteri hizmetleri seviyeleri %5 arttı.
#2. Zaman yönetimi
Zaman izleme veya katılım yazılımı ile neler olup bittiğini her zaman anlayabilirsiniz. Çalışanların geç mi yoksa erken mi geldiği gibi sorulara cevap verir. Ya da çalışanlar arkadaşları için işe başladığında ortaya çıkan 'sahte girişler' olup olmadığı. Ancak cezai bir tedbir değildir. Bunun yerine, bir şirketin programlamayı incelemesine ve bunların her zaman, tüm coğrafyalarda, iş saatlerinde, yoğun saatlerde ve resmi tatillerde/hafta sonlarında kapsandığını doğrulamasını sağlar.
Örneğin Ingenico, aynı hizmet seviyelerini korurken fazla mesai giderlerini %25 ve kaynak bulma için harcanan zamanı %87 oranında azaltmak için WFO'yu kullandı.
#3. Performans Yönetimi
WFO, çalışanların performansını optimize etmek ve rollerinde başarılı olmak için en iyi şekilde konumlandırılmalarını sağlamak için performans yönetiminde sıklıkla kullanılır. Performansı ölçerken ve yardımcı olurken, Asana veya Trello gibi bir görev izleme platformu kullanmak genellikle faydalı bir araçtır. Bu teknolojiler, personelin "gürültüyü" kesmesine ve neyin kritik ve acil olduğuna odaklanmasına olanak tanır. Bireysel düzeyde, görev yönetimine yardımcı olur. Kuruluşların işi en iyi ve en verimli yöne kaydırmasına yardımcı olur.
İşgücü Optimizasyonunun Faydaları
1 numara. Artan verimlilik ve üretim
Daima uygun miktarda personeli hazır bulundurun. Kuruluşlar, personel katılımı ve toplam süre hakkında kapsamlı bir görünüm elde edebilir. Sonuç olarak, müşteri ihtiyaçlarını verimli bir şekilde karşılayabilirler. Yoğun sezonlarda, WFO, firmaların artan işgücü talebiyle başa çıkmalarına yardımcı olmak için geçici işçi çalıştırmaları veya teknoloji uygulamaları gerekip gerekmediğini belirlemelerine olanak tanır.
2 numara. Daha düşük maliyetler ve daha fazla tasarruf
Yetersiz müşteri hizmeti nedeniyle gelir kaybına yol açabilecek olan hem fazla hem de yetersiz personel alımını önleyebilirsiniz. Yalnızca maliyetleri düşürmekle kalmaz, aynı zamanda çapraz satış ve ek satış potansiyelini de açar. Otomasyonu içeren WFO, gelir beklentileri için gerçek zamanlı öneriler ve eyleme dönüştürülebilir bilgiler sunar.
#3. İyileştirilmiş müşteri hizmetleri ve elde tutma
Müşteriler yardım alır ve soruları hızlı ve verimli bir şekilde yanıtlanır. Bu, olumlu bir tüketici deneyimi ile sonuçlanır. WFO, müşteri iletişimini analiz etmede, tüketici davranışının temel nedenlerini anlamada ve müşteriyi elde tutma taktiklerini uygulamada size yardımcı olur.
WFO yazılımı, işletmelerin müşterilerinin alışkanlıklarını ve taleplerini karşılama yeteneklerini daha iyi anlamalarını sağlar. Bir şirketin tüketici endişelerine daha hızlı yanıt vermesini, daha hızlı hareket etmesini ve böylece müşteri mutluluğunu artırmasını sağlar. Memnun bir müşterinin geri gelme olasılığı daha yüksektir.
#4. Yeni fırsatlar
Yeni fırsatlar ve ürünler ortaya çıktıkça, WFO dahili kariyer geçişini teşvik eder. Bireylerin zirvede performans göstermelerini sağlayarak firma içinde dikey veya yatay ilerleme olasılığını artırır. Çalışan memnuniyeti ile birlikte müşteri memnuniyeti de artmaktadır.
İşgücü Optimizasyon Yazılımı Nedir?
Daha büyük firmalar, manuel olarak analiz etmek ve iyileştirmek mümkün olmayacağından işgücü optimizasyon yazılımından faydalanacaktır. WFO yazılımı, işyeri verimliliğinin çeşitli alanlarının optimizasyonuna izin veren bir çözümdür. Örneğin, personel sayısı, yoğun dönemler, müsaitlik durumu, bütçe, beceriler, iş kanunu ve sözleşmeden doğan taahhütler gibi iş gereksinimlerini inceleyebilir. Daha sonra bu bilgilere dayanarak iş gücünü değerlendirebilir, programlayabilir, tahmin edebilir ve optimize edebilir.
Çok sayıda iş gücü optimizasyon yazılımı sağlayıcısı vardır. En önemlisi, şunları yapmalıdırlar:
- Güzel bir kullanıcı arayüzüne sahip olun – Gerçek zamanlı kararlar alındığından, sezgisel bir yazılım olmalıdır. Kıvrımlı bir arayüz yalnızca kararları karıştırır. Görsel olarak çekici ve modern olmalı ve gerçek zamanlı güncellemeler sağlamalıdır.
- Ölçek – İş gücü optimizasyon çözümünün kuruluş genelinde, departmanlar arasında ve farklı iş türleri arasında ölçeklenebilir olması çok önemlidir.
- Entegrasyonlar – Muhtemelen en önemli faktör. Bir kuruluşun iç sistemleriyle iletişim kurmalı ve ortak İK programları (örneğin, SAP, Sage, BambooHR vb.) ile arayüz oluşturmalıdır.
- Özellik – WFO yazılımı genellikle pahalıdır, bu nedenle bir yazılım seçerken, ihtiyacınız olan tüm kontrollerin yanı sıra diğer bonusları (ör. güçlü müşteri hizmetleri, bir mobil uygulama ve yeni sürümler) içerdiğinden emin olun.
WFO yazılım örnekleri arasında Kronos Workforce Management, SAP Workforce Management, Monet Live WFO, When I Work, BambooHR ve Oracle Workforce Management yer alır, ancak birçok mevcut olmasına rağmen.
İşgücü Optimizasyonu için En İyi Uygulamalar
1 numara. Çalışanları, yöneticileri ve sahipleri dahil edin.
İşgücü optimizasyonu, yalnızca kuruluşunuzdaki çalışanlardan yöneticilere ve mal sahiplerine kadar herkes sürecin uygulanmasına dahil olduğunda etkilidir.
İşgücü optimizasyonu, özel çalışma modelinize bağlı olarak çok sayıda şekil alabilir. Uyguladığınız çözümler ekibinizi doğrudan etkilediğinden, personelinizi üzmek veya yanıltmak için en üst düzeyde bir karar almak istemezsiniz.
2 numara. Bir planlama çözümü koyun.
Planlamanızı kolaylaştırmak ve optimize etmek için en iyi araçları kullanmak, iş gücünüzü yönetmenin (ve onu daha iyi hale getirmek için geliştirmenin) çok önemli bir unsurudur.
Mümkün olan en iyi programı oluşturmak, ekip üyelerinizin becerilerini firmanızdaki belirli sorumluluklarla eşleştirmenize olanak tanır. Bu gerçekleştiğinde, çalışanlarınız memnun olur, müşterileriniz memnun olur ve her şey yolunda gider.
#3. Görev Atamaları Yoluyla Ekip Üyesi Odağının Korunması
Ekibinizin çalışma şeklini iyileştirmenin en etkili yöntemlerinden biri, görevlerine odaklanmalarına yardımcı olmaktır.
Herhangi bir iş gücü optimizasyon yazılımı, yöneticilerin ve personelin daha sonra hangi görevlerin tamamlanması gerektiğini belirlemek için kullanabileceği bir "Yapılacaklar Listesi" içermelidir.
#4. Zaman ve Seyirci Yazılımını Uygulayın
Kağıt zaman çizelgeleri, zaman hırsızlığı ve hatta sabit giriş/çıkış terminalleri geçmişte kaldı.
Ekibinizin tüm üyelerinin ihtiyaç duydukları her yerde ve her zaman kullanmaları için modern zaman ve katılım yazılımı artık bulutta mevcut.
# 5. İletişimi Geliştirin
İletişim, işgücü optimizasyonu süreci için çok önemlidir. İster ekip üyelerinizle yüz yüze konuşun, ister e-posta yoluyla iletişim gönderin veya onlara güncellemeler ve politika değişiklikleriyle ilgili anlık mesaj gönderin, yerinde bir iletişim sistemine ihtiyacınız vardır.
Düzenli olarak iyi iletişim kuramazsanız, bilgiyi ona en çok ihtiyacı olan insanlara ulaştırmada zorlanacaksınız.
#6. Ekip Görev Yönetimi'ni tanıtın.
Personelinizi doğru yolda tutmak, iş gücü optimizasyonunun önemli bir yönüdür. Ekip görev yönetiminin devreye girdiği yer burasıdır.
Ekip görev yönetimi, hem küçük hem de büyük projeleri tamamlamaya yönlendirme, düzenleme ve yürütme sürecidir.
Bu genellikle şunları gerektirir:
- Planlama
- Test yapmak
- Takip
- Raporlama
- son tarihler belirleme
- Görev bağımlılıkları dahil
- Öncelikler Yapmak
- Görev Zamanını Yönetme
Ekip görev yönetimi, diğer iki tipik iş uygulamasına benzer: basit yapılacaklar listesi ve proje yönetimi. Ancak gerçekte, üç aktivite son derece farklıdır.
Yapılacaklar listesi, personele herhangi bir günde yapılması gerekenleri anlatmak için basit bir yaklaşımdır ve siz de dahil herkesin düzenli ve yolunda gitmesini sağlar.
Proje yönetimi ise büyük ölçekli bir girişimin aşamalarına ve arkasındaki ekip çalışmasına odaklanır.
Ekip görev yönetimi ortada bir yere düşüyor. Kağıt bittiğinde fotokopi makinesini yeniden doldurmanızı hatırlatmak yerine, projenin veya işin başarılı bir şekilde devam etmesi için tamamlanması gereken bireysel görevlere odaklanır.
#7. Bordro ve Avantajları Çevrimiçi Takip Edin
Bordro ve yan hakları manuel olarak hesaplamak ve düzenlemek hem karmaşık hem de zaman alıcıdır. Ancak, duruma özel uygulamaların bu gün ve çağında olması gerekmiyor.
Süreçte gerekli olan aşamaların çoğu, iş gücü yönetimi yazılımı tarafından otomatikleştirilir ve kolaylaştırılır, böylece personelinize ödeme yapmak eskisinden daha az zaman ve çaba gerektirir.
WFO yazılım araçları, maaş bordronuzu yürütme hızı ve avantajlar söz konusu olduğunda size daha fazla seçenek sunar. Sling, anında vardiya sonu ödemeleri ve zaman çizelgelerini bordroyla senkronize etme seçeneği gibi kullanışlı özelliklere sahiptir.
# 8. Doğum Eğilimlerini Tahmin Etmek İçin Verileri İnceleyin
Daha önce de belirttiğimiz gibi işçilik giderleri, şirketinizin karşı karşıya kalacağı en önemli giderlerden biridir.
Ayrıca, izlemediğiniz şeyi yönetemeyeceğiniz için Sling'in iş gücü optimizasyon araçları, trendleri öngörmenizi ve personel maliyetlerini optimize etmenizi sağlar.
Programlama sırasında işgücü harcamalarını inceleme olanağı, işgücü bütçenizi takip etmenize yardımcı olur ve önemli tasarruflar, daha geniş marjlar ve daha iyi kazançlar elde etmenizi kolaylaştırır.
Hatta potansiyel fazla mesaiyi belirleyip önleyebilir ve emeği satışların bir yüzdesi olarak görebilir, böylece paranızın tam olarak nereye gittiğini bilirsiniz.
# 9. Daha İyi Bir Sonuç İçin Önceden Plan Yapın
İş gücü optimizasyonu yazılımının tahmin gücüyle, hammaddeler, yeni ekipman ve teknoloji gibi en büyük harcamalarınız için daha doğru bir bütçe oluşturabilirsiniz.
WFO araçları tarafından toplanan veriler, firmanızın sermaye yönetiminin başarısız olabileceği veya ıskalamış olabileceği karanlık alanlara ışık tutar.
Bu, tasarruf etmenizi ve geliri kuruluşunuzun diğer alanlarına yönlendirmenizi sağlayan daha hassas bütçeleme sağlar.
Son Düşüncelerimiz
Doğru yapıldığında, iş gücü optimizasyonu çeşitli türden işletmelere muazzam faydalar sağlayabilir. İş gücünüzü optimize etmek için teknolojinin kullanılması başarı için çok önemlidir. WFO bir gecede oluşmaz. Yeni sistemler ve teknolojiler dağıtıldıkça yinelemeler ve iyileştirmelerle aşamalı bir süreçtir.
- Sling Çalışan Planlaması: Sling Planlama Yazılımı Nedir, Fiyatlandırması ve Daha Fazlası
- İŞ GÜCÜ YÖNETİM YAZILIMI: Nasıl Çalışır [+En İyi 10 Seçim]
- İŞ GÜCÜ YÖNETİM ARAÇLARI: En İyi İş Gücü Yönetim Araçları
- İşgücü Yönetim Sistemi: Türleri, Özellikleri ve Faydaları
- Çalışan Programı: Türler ve En İyi 5 Çalışan Çalışma Programı Uygulaması
Referanslar
