Çalışan izleme ve yönetim araçları, günümüzün hızlı tempolu, yüksek riskli iş ortamında çok önemlidir ve toplam iş gücü yönetim sistemi yazılımı tam da bunu sağlar. Perakende, yemek servisi, çağrı üzerine teknik yardım ve diğerleri dahil olmak üzere çeşitli sektörlerdeki işçiler, öngörülemeyen programlarda çalışmaya alışkındır. Bu düzensizlik 9'dan 5'e sektöre de sirayet etmeye başlıyor, özellikle fazladan çalışma, uzaktan çalışma ve iş için seyahat etme daha yaygın hale geliyor ve çalışanlar için ne zaman ve ne zaman olduğunun farkında olmaları için bir çalışma planı geliştiriliyor. nerede çalışacakları basit bir görev gibi görünebilir. İş gücü yönetimine yönelik ihtiyaçlar, temel çizelgeleme işlevlerinin çok ötesine geçer. Mobil iş gücü yönetim sistemi yazılımının en etkili unsurları, İK ile ilgili çok çeşitli faaliyetlerin yapılmasını kolaylaştırır.
Bu yazıda, işgücü yönetim sistemi yazılımlarının tüm ayrıntılarıyla anlatılmış ve işletmenizin gereksinimlerini karşılayacak bir çözümün nasıl seçileceğine dair öneriler sunulmuştur.
Toplam İşgücü Yönetim Sistemi TWMS Nedir?
En temel düzeyde, işgücü yönetimi, bir işgücünün olabildiğince sorunsuz çalışmasını garanti etmek için gerçekleştirilmesi gereken tüm faaliyetlerle ilgilidir.
Bunun birincil amacı, şirketinizin hem şimdi hem de gelecekte faaliyetlerini yürütmek için yeterli miktarda beşeri sermayeye erişmesini sağlamaktır.
Bu, doğru araçlara sahip değilseniz zor olabilecek birçok hareketli parçayı değerlendirmeyi içerir.
Bu eğilim nedeniyle, giderek daha fazla işletme işgücü yönetimi yazılımına yatırım yapıyor.
Doğru iş gücü yönetimi yazılımı özelliklerine sahip olduğunuzda, şirketinizin uzun vadeli iş hedeflerini değerlendirmek ve personelinizin bu hedeflere ulaşmak için iyi hazırlanmış olmasını sağlamak kolaydır.
Artan sayıda şirket artık işçilerin tam zamanlı veya esnek bir programla evden çalışmasına izin verdiğinden, bu işlevlerin önemi önemli ölçüde arttı.
İşgücü Yönetim Sistemi Nasıl Seçilir?
İnsan kaynakları yazılımı alanı, çok çeşitli gereksinimleri karşılamak için çok sayıda seçenek sunar.
Bordro yazılımı veya bir öğrenme yönetimi çözümü gibi bazıları, özellikle belirli bir İK faaliyetini tamamlamaya yöneliktir. Yine de, bir veya iki ek gereksinimi karşılayan ek işlevler de içerebilirler.
İnsan kaynakları bilgi sistemi (HRIS) gibi diğer sistemler de İK gereksinimlerinizi karşılamak için modüller verecektir.
İş gücü yönetimine yönelik çözümler, iki kategori arasındaki bu gri alanda bir yere yerleştirilebilir.
Aramanıza başlamadan önce, şirketinizin size en çok sorun çıkaran alanlarını belirlemeniz ve iş gücü yönetimi yazılımının özelliklerinin ihtiyaçlarınızı karşılayıp karşılamayacağını belirlemeniz sizin yararınızadır.
Aşağıda, bir iş gücünü yönetmek için en yaygın yeteneklerden bazılarının bir listesini bulacaksınız.
Listeyi inceleyerek ve bu özelliklerin her birinin şirketinizin operasyonlarını nasıl geliştirebileceğini analiz ederek başlayabilirsiniz.
Önceliklendirmeye karar verdiğiniz özellikler, kısa listenizdeki satıcıları değerlendirirken yararlanabileceğiniz bir gereksinim kılavuzu olacaktır.
İşgücü Yönetim Sistemi Yazılım Türleri Nelerdir?
İşgücü yönetim sistemi yazılımı çeşitli biçimlerde gelir. Bu öğelerden bazıları, aşağıdaki özelliklerden yalnızca birini sağladıkları için bağımsızdır, diğerleri ise hepsi bir arada yanıt sağlar.
- Programlama yazılımı
- Seyirci Yazılımı
- Zaman izleme yazılımı
- Devamsızlık yönetimi çözümleri
- Bordro yazılımı
- Çalışan bağlılığı araçları
- Müşteri ilişkileri yönetimi araçları
- Müşteri hizmetleri ve destek biletleme çözümleri
- İşyeri güvenliği olay izleme yazılımı.
İşgücü Yönetim Sistemi Yazılımının Özellikleri
Aşağıdakiler, işgücü yönetimi yazılımında görülen en popüler özelliklerden bazılarıdır:
Bu yeteneklerin neler yapabileceği ve personelinizi yönetme süreçlerinizi geliştirmeye nasıl yardımcı olabileceği hakkında daha fazla bilgi edinmek için okumaya devam edin.
1 numara. Çalışan Planlaması
Total işgücü yönetim sistemi yazılımının en önemli işlevlerinden biri planlamadır.
Temel bir zaman çizelgesi oluşturmak bunun bir bileşenidir. Yine de, bu işlevi kullanmanın bir avantajı şirketiniz hakkında bilgi edinerek mümkün olan en büyük programı oluşturmanıza olanak sağlamasıdır.
Personel için mevcut gereksinimler, geçmiş performans verileri ve diğer ilgili hususlar analiz edilerek mobil iş gücü yönetim sistemi yazılımı tarafından belirlenir.
Bu otomatik işlev, belirli bir proje için gerekli personeli ve herhangi bir personel açığını hesaplamak için araçlar sağladığından, çizelgeleme ile ilgili varsayımlara olan ihtiyacı ortadan kaldırır.
- Zamanlama Optimizasyonu
- Pozisyonları ve Departmanları Tanımlayın
- Çok Bölgeli Destek
- Otomatik Zamanlama
#2. tahmin
Bir tahmin fonksiyonunun amacı, geçmiş verilere, mevcut trendlere ve şirketin arzulanan yoluna dayanarak gelecek hakkında varsayımlarda bulunmaktır.
Trend analizi özelliği aracılığıyla çalışanların zamanı ve işe devam alışkanlıkları analiz edilebilir ve planlama veya politika değişiklikleri için faydalı bilgiler sağlanır.
Örneğin, geçmiş verilere dayalı olarak, yöneticiler gelecek bir proje veya yoğun sezon için tahminlerin yardımıyla kaynakları tahsis edebilir.
Çok çeşitli çözümler, kullanıcıların simülasyonlara yeni değişkenler eklemesine izin vererek müşteri gereksinimlerine her açıdan bakmanıza olanak tanır.
- Geçmişe Dayalı Tahmin
- Kullanıcı Kontrollü Tahmin Motoru
- Tahmin Algoritmaları
#3. Performans Yönetimi
Performans yönetimi yönleri, bireysel çalışanların ve bir bütün olarak organizasyonun başarılarını takip eder.
Bu araştırma, organizasyonun takip ettiği süreçlere ışık tutar ve ortaya çıkan kalıpları tanımlar.
Çalışanların belirli işlerde, yerlerde ve çalışma dönemlerindeki davranışları performans yönetimi araçları kullanılarak değerlendirilebilir ve bu araçlar daha sonra iş gücü yönetimine bağlanabilir.
Bu bilgilerle, yöneticiler çalışanları uygun şekilde planlayabilir.
- Performans değerlendirmesi
- KPI Takibi
- İşgücü Analizi
# 4. Raporlama
Mobil iş gücü yönetim sistemi yazılımını kullananlar, görsel olarak çekici ve bilgilendirici veri sunumları oluşturmak için kullanılabilecek bir raporlama özelliğine erişebilir.
Rapor biçimi, bilgilerin okunmasını ve dağıtılmasını kolaylaştırır.
Analitik konusundaki yeterlilikleri veya altta yatan verilere aşinalıkları ne olursa olsun, tüm paydaşlar bir rapor kullanarak gerekli bilgileri alabilirler.
- Üçüncü Taraf Veri Çıkarma
- Zaman Levhalar
- Tatil Planlama Raporları
- Bordro Raporları
- Raporları Planlama
# 5. İşgücü Hareketliliği Yönetimi
Mobil çalışma popülerlik kazandığından, bu yetenek iş gücü yönetimi açısından en çok talep gören özelliklerden biridir.
Personelinin artık geleneksel anlamda bir masaya bağlı olmadığını keşfeden işletmeler için kritik olabilir.
Mobil yetenekler, kullanıcıların işgücü yönetimi yazılımlarına istedikleri herhangi bir cihazdan erişmelerini sağlar.
Çalışanlar, farklı ofislere giderken, işe gidip gelirken çalışırken veya bir masaüstü bilgisayara erişimlerinin olmadığı diğer herhangi bir durumda işlerini halletmek için yazılımı kullanabilirler.
Bu işlev, personelin sık sık vardiya değiştirdiği bir restoran veya müşteri hizmetleri merkezi gibi programları sürekli değişen kuruluşlar için çok yararlıdır.
Bir mobil iş gücü yönetim sistemi, tüm çalışanları bu değişiklikler hakkında bilgilendirecektir.
Bu, işletmenin planlamasının üstünde kalmasına izin verecek ve çalışanların değişikliklerden habersiz olmalarından kaynaklanan herhangi bir kapsam boşluğunu önleyecektir.
#6. Zaman Takibi
Zaman izleme özellikleri, bir saate giriş ve çıkış yapmak gibi, izleme ve yoklama alma araçları sağlar.
Bu temel sistemler, biyometri ve uyumluluk kontrolleri gibi daha ileri teknoloji bileşenleri dahil ederek ek bir koruma katmanı sağlar.
İşletme sahipleri, katılımı izleyen araçlar da dahil olmak üzere zamanın geçişini ölçen araçları kullanarak çalışan saatlerinin doğru bir resmini elde edebilir.
Bu verilerin incelenmesi, karar vericilere, şirketin personel yönetimine ilişkin politikasını işlerinin gerekliliklerini karşılayacak şekilde uyarlamak için ihtiyaç duydukları bilgileri sunacaktır.
#7. Entegrasyonlar
İş gücü yönetimi yazılımının diğer insan kaynakları yönetimi sistemleriyle arayüz oluşturma yeteneği, kapsamlı bir işlevsellik koleksiyonuna izin verir.
Şirketinizin insan kaynakları yönetimi yazılımını üçüncü taraf platformlara bağlamak, işlevselliğinin her zaman güncel olmasını sağlar.
Başlangıçta bağımsız bir iş gücü yönetim aracına bir iş gücü yönetimi sistemini bir HRM sistemi veya diğer yazılım türleri ile entegre etmeyi ekleyebilirsiniz.
Bu tür entegrasyona eklenti entegrasyonu denir.
- İKY Entegrasyonu
- Zaman ve Seyirci Yazılım Entegrasyonu
- Bordro Yazılım Entegrasyonu
İşgücü Yönetim Sistemi Yazılımının Faydaları Nelerdir?
İşgücü Yönetim Sistemi yazılımı, yönetimin planlamayı basitleştirmesini, katılım ve zaman takibini yönetmesini, performans yönetimini optimize etmesini ve çalışan güvenliğini geliştirmesini kolaylaştırır.
Eyleme geçirildiğinde ve verimli bir şekilde kullanıldığında doğru işgücü yönetimi çözümü, şirketlere aşağıdakiler de dahil olmak üzere bazı şekillerde yardımcı olabilir:
- Eskiden zahmetli olan süreçleri otomatikleştirerek zamandan tasarruf edin, darboğazları ortadan kaldırın ve hataları azaltın.
- Gerçek zamanlı veri analizine ve personeliniz hakkında doğru, güncel bilgilere dayalı olarak daha iyi kararlar alın.
- Zaman takibi, ücretli izin, belgelenmiş fazla mesai vb. otomatik olarak uzlaştıran yazılım kullanarak bordro doğruluğunu artırın. Bu, verileri manuel olarak girmenin ve hesaplamalar yapmanın bir sonucu olarak ortaya çıkabilecek insan hatası vakalarının sayısını azaltmaya yardımcı olacaktır.
- Personelinizin gerçek zamanlı programlamasına ilişkin verilere bakın ve yetersiz personel gibi sorunları ortadan kaldırmak için gerekli ayarlamaları yapın. Potansiyel zamanlama çakışmalarını ortaya çıkmadan önce proaktif olarak işaretleyin ve ele alın. En iyi iş gücü yazılımı, yöneticilerin görevleri departmana, projeye, işe veya bölgeye göre filtreleyerek akıllı programlar yapmasına olanak tanır.
İşgücü Yönetim Sistemi Türleri Nelerdir?
İş gücü yönetim sistemi yazılımı türleri şunları içerir:
- Programlama yazılımı
- Seyirci Yazılımı
- Zaman izleme yazılımı
- Devamsızlık yönetimi çözümleri
- Bordro yazılımı
- Çalışan bağlılığı araçları
- Müşteri ilişkileri yönetimi araçları
- Müşteri hizmetleri ve destek biletleme çözümleri
WFM ve WFO Arasındaki Fark Nedir?
WFM, öncelikle çağrı merkezi personelinin yönetimi ile ilgilenirken, WFO sistemleri, gerçek verilere dayalı olarak kararlar almak için gereken destek yöneticileri sağlar.
Etkili İşgücü Yönetimi Nedir?
"Etkili iş gücü yönetimi" (WFM) terimi, bir kuruluşun işçi çıktısını artırmaya yönelik sistematik yaklaşımını ifade eder.
WFM, bir projeyi tamamlamak için ihtiyaç duyulan işçi sayısını doğru bir şekilde tahmin etmeyi ve ardından ekibin verimliliğini ve etkinliğini en üst düzeye çıkaran bir çalışma programı tasarlamayı ve uygulamayı gerektirir.
İşgücü Yönetimini Nasıl Oluşturursunuz?
Bir mobil işgücü yönetim sistemi yazılımı oluşturmanın adımları şunlardır:
- Süreçler ve düzenlemeler standartlaştırılmaktadır.
- Zaman ve katılım kayıtları bilgisayara aktarılıyor.
- Çalışan planlama fonksiyonlarının otomasyonu.
- Çalışan self servis seçeneklerini gözden geçirin.
- Proaktif devamsızlık yönetimi prosedürlerinin uygulanması.
İşgücü Yönetimini Nasıl Uygularsınız?
Toplam iş gücü yönetim sistemi yazılımını tam olarak uygulamak için ana hatlarıyla belirtilen bu adımları izleyin:
- İş hedefleri ve işe alım gereksinimleri senkronize olmalıdır.
- Gelecekteki Yetenek ve Beceri Gereksinimlerini İnceleyin ve Tahmin Edin
- Beceri Boşluğu Analizi Gerçekleştirin ve Mevcut Yetenek Arzını Değerlendirin
- Farklı sonuçlara hazırlanın
- Bir plan oluşturun ve uygulayın
- İlerlemeyi izleyin ve Sonucu değerlendirin
İşgücü Planlamasının Temel İlkeleri Nelerdir?
İşgücü planlamasının ana ilkeleri şunlardır:
- Stratejik planlama
- Planı analiz et
- Planı geliştirin ve etkinleştirin
- Planı uygula
- Planı izleyin, değerlendirin ve revize edin
Sonuç
Sonuç olarak, çalışanları yönetmek için İşgücü Yönetim Sistemi Yazılımı, firmaları başarılı kılan operasyonların temelidir.
Bu sistemlerin temel yetenekleri zamanlama, planlama ve müteakip devam takibine odaklanır.
Çalışan performansını yönetmeye yönelik araçlar, yüksek başarı gösterenleri belirlemenize ve personelinizdeki beceri boşluklarını doldurmanıza yardımcı olabilir.
En yeni analiz yazılımı, verileri analiz edebilir ve daha ihtiyatlı kararlar alınmasına olanak tanıyan değerli içgörüler sağlayabilir.
Güvenli kurulum ve devreye alma gibi ekstralar, sistemle sorunsuz bir deneyim yaşamanızı garanti eder.
Şirketinizin gereksinimlerini ve mevcut ortamınızın durumunu anlamak, bir işgücü yönetim sistemi geliştirmede çok önemli adımlardır.
Halihazırda bir İK yönetim sistemine sahip olan şirketler bunun özellikle doğru olduğunu görecektir.
İş gücü yönetimi özelliklerini içeren çeşitli insan kaynakları yönetimi platformları vardır; mevcut süreçler açısından nerede durduğunuzu bilmek, işletmeniz için doğru olanı bulmanın ilk adımıdır.
- İŞ GÜCÜ YÖNETİM YAZILIMI: Nasıl Çalışır [+En İyi 10 Seçim]
- Etkili İş Gücü Yönetimi için En İyi 6 İpucu
- İŞ GÜCÜ YÖNETİM ARAÇLARI: En İyi İş Gücü Yönetim Araçları
- İŞ YERİNİZ İÇİN EN İYİ DEVAM YÖNETİM SİSTEMLERİ
- İŞÇİ YÖNETİM SİSTEMİ: Nasıl Çalışır?
Referanslar
