İŞ AKIŞI: Tanım, Araçlar ve Faydalar

İş akışı, bir işin bir iş sürecini tamamlamak için attığı adımların yanı sıra her aşamanın bir dizi prosedür standardına göre nasıl tamamlanıp otomatikleştirilebileceğini ifade eder. İş akışı, kuruluşlar tarafından görevleri yönetmek, üretkenliği artırmak, yanıt verebilirliği artırmak ve karlılığı artırmak için kullanılan bir araçtır. İş akışları, her adımın bir öncekine bağlı olduğu sıralı veya birkaç işlemin aynı anda gerçekleştiği paralel olabilir. Bu yazıda, iş akışı yönetimini ve araçlarını ve otomatik grafik akışını inceleyeceğiz.

İş Akışı

İş akışı, rutin işleri ve belirli bir sırayla gerçekleşen işlemleri organize etmek için kullanılan bir yöntemdir. İster mal üretimi, ister hizmet sunumu, veri işleme veya diğer değer yaratan faaliyetler olsun, bireylerin ve kuruluşların görevlerini yerine getirme araçlarıdır. Çeşitli iş akışlarından, bilgi sistemlerinden, verilerden, insanlardan ve faaliyet modellerinden oluşan bir iş süreci, iş süreci yönetimi bağlamında daha karmaşık kabul edilir ve basit bir dizi ayrık görev olarak tanımlanabilir. Bir iş akışı, bir diyagram veya kontrol listesi kullanılarak görselleştirilebilir ve basitliği ve tekrarlanabilirliği ile ayırt edilir.

İş akışlarını yönetmeye yönelik yazılım, bir kuruluşun iş sürecinin optimize edilmesine ve basitleştirilmesine yardımcı olur. Bunu çoğunlukla çeşitli taraflar arasındaki veya insanlar ve bilgi sistemleri arasındaki etkileşimleri düzenleyerek gerçekleştirir.

İş Akışı Yönetimi

Yüzyılı aşkın bir süredir, başarılı firmalar iş akışlarını etkin bir şekilde yönetmek için iş akışı yönetimi disiplinini kullandılar. Ancak, işletmelerin süreçleri otomatikleştirmesini kolaylaştıran yaratıcı teknolojilerin yaygınlaşması sonucunda son zamanlarda daha fazla dikkat çekmeye başlamıştır. Yüzyılı aşkın bir süredir, başarılı firmalar iş akışlarını etkin bir şekilde yönetmek için iş akışı yönetimi disiplinini kullandılar. Ancak, işletmelerin süreçleri otomatikleştirmesini kolaylaştıran yaratıcı teknolojilerin yaygınlaşması sonucunda son zamanlarda daha fazla dikkat çekmeye başlamıştır.

İş Akışı Yönetiminin Faydaları

İş akışı yönetimi, her sektördeki işletmelere aşağıdakiler gibi çok çeşitli avantajlar sağlar:

1 numara. Artan İşbirliği

İş akışı yönetimi aracılığıyla net iletişim yolları oluşturulur. Çalışanlar bilgi için nereye gideceklerinin farkındadır. Bir iş akışı yönetim sistemi ayrıca çalışanların gerçek zamanlı olarak iletişim kurmasını ve verilere erişmesini mümkün kılar, bu da iş yerinde daha fazla işbirliğini teşvik eder ve müşteri hizmetlerini geliştirir.

2 numara. Daha Fazla Uyum

Bir iş akışında birçok hareketli parça vardır. Manuel süreçleri kullanmaya devam eden firmalar için uyumluluğu sürdürmek zor olabilir. Kuruluşlar, prosedürleri otomatikleştirerek, iş akışlarını optimize ederek ve insan hatasını azaltarak iş akışı yönetimi yoluyla uyumluluğu artırabilir.

#3. Daha Fazla Açıklık

İş akışlarına erişimi olan çalışanlar, bir süreci oluşturan görevleri, bunları yürütmekten kimin sorumlu olduğunu ve bundan sonra ne olacağını daha iyi kavrayabilir. Bu açıklık derecesi, morali ve iş mutluluğunu yükseltir, bu da çıktıyı artırabilir.

#4. Düşük Maliyetler

İş akışlarının kontrolü maliyetleri düşürmek için çok önemlidir. İşletmeler, dikkatli planlama yoluyla operasyonel esnekliği artırmak ve iş süreçlerini düzene sokmak için otomasyon teknolojisini kullanabilir.

İş Akışı Yönetim Araçları

İş akışı yönetimi araçları, kullanıcıların planlama, takip vb. faaliyetleri gerçekleştirmesine olanak sağlayan araçlardır. Ancak iş akışı yönetimi araçları şu şekildedir:

#1. Pazartesi.com

Herhangi bir projenin iş akışı, Monday.com aracılığıyla yönetilebilir. Ekipler ve projeler arasında görevler atayabilir, bunları takip edebilir ve prosedürleri takip edebilirsiniz. Sohbet, takvim senkronizasyonu, son tarih uyarıları, zaman takibi, grafikler ve içgörüler ve form özellikleri sağlar.

2 numara. jira

Jira'yı kullanarak projenizin tüm yaşam döngüsünü tasvir edebilen kişiselleştirilmiş iş akışları oluşturabilir ve yönetebilirsiniz. Süreçler, ekibinize bir projeye tam erişim sağlayarak herkesin aynı sayfada olmasını sağlayabilir. Jira, ekibinizin kullanıma hazır raporlar aracılığıyla verimliliği artırmak için kullanılabilecek hayati bilgileri elde etmesini de mümkün kılar.

#3. Jira Servis Yönetimi

BT personeli, Jira'yı değişiklik yönetimi ve olaylara hızlı müdahale için bir platform olarak kullanabilir. Ancak, onay iş akışlarını ayarlamada mükemmeldir. Danışma kurullarının yönergeleri, değişikliğin türü ve ilgili risk, yapılandırma sırasında dikkate alınabilir. Ayrıca Jira, en iyi ITSM özelliklerini uygulamak için harika bir çerçevedir.

#4. Tıklama

Hepsi bir arada bir proje yönetimi aracı olan ClickUp, zaman, görev ve süreç yönetimi özelliklerini içerir. Zihin haritalarının yardımıyla projeleri, görevleri ve diğer şeyleri planlayabilirsiniz. Yapılacaklar listesi oluşturmanıza, öğeleri iç içe yerleştirmenize, alt öğeler eklemenize vb. izin veren bir kontrol listesi özelliğine sahiptir. Daha da iyisi, kontrol listeleri atayabilirsiniz.

#5. Sistem Yardımı

SysAid, iş akışlarını yönetme görevini büyük ölçüde basitleştiren manuel prosedürleri dijitalleştirme kapasitesine sahiptir. Başka bir deyişle, SysAid, manuel iş akışlarınızı departmanlar arasında otomatik olarak dijital hale getirebilir. Entegre bir iş akışı tasarımcısı kullanılarak, kullanıcılara dijitalleştirilmiş süreçleri geliştirme, paylaşma ve iyileştirme fırsatı da verilir. Bu iş akışı tasarımcısı, iş akışlarını oluşturmayı ve değiştirmeyi kolaylaştırır. Kesinlikle hiçbir kodlama veya komut dosyası deneyimi gerekmez. Ek olarak, yazılım, sıfırdan iş akışları oluşturmayı daha da kolaylaştıran bir sürükle ve bırak kullanıcı arayüzüne sahiptir.

#6. Sonraki Konu

İş yapmak için daha etkili bir yöntem mi arıyorsunuz? Next Matter ile ısmarlama operasyon araçları, süreçler, entegrasyonlar ve daha fazlasını her zamankinden daha hızlı oluşturup uygulayabilirsiniz. İster ticari operasyonlar, pazarlama, yerine getirme ve depo, saha hizmeti veya müşteri operasyonları için olsun, Next Matter, şirketinizin operasyonlarının kesin ihtiyaçlarına uyacak şekilde uyarlanabilen modüler, hepsi bir arada bir platformdur. Operasyon araçlarını hızla oluşturun ve serbest bırakın ve her şeyi tek bir entegre platformdan yönetin.

#7. taze servis

Proaktif BT hizmet yönetimi için gereken tüm yetenekler ve işlevler Freshservice tarafından sunulmaktadır. Maliyetleri ve el emeğini azaltacak güçlü otomasyon sunar. Workflow Automator'ı kullanarak dahili prosedürleri otomatikleştirebilirsiniz. Aracıların isteklere otomatik olarak atanması için özellikler sağlar. Workflow Automator, onay iş akışlarını sizin için tasarlamak için kullanılabilir. Programı, tüm modüller için hizmet masasının onay iş akışını tamamen otomatik hale getirmek için kullanabilirsiniz.

İş Akışı Şeması

Bir iş akışı şeması, bir sistemin veya iş sürecinin resimli bir genel bakışını sunar. Tipik olarak, ön araştırma ve proje planlama aşamalarını bitirdiğinizde, karmaşık görevleri görselleştirmek için bu diyagramları kullanacaksınız. Bir süreç şeması oluşturduktan sonra, genel proje zaman çizelgesine ve hedeflerine dayalı olarak üst düzey görevler ve bağımlılıklar hakkında ayrıntılı bir perspektif elde edeceksiniz.

İş Akış Şeması Ne Zaman Kullanılır?

İş akışı şeması, ister yeni tasarlıyor olun ister eskisini değiştiriyor olun, bir sürecin resmidir. Örneğin:

E-ticaret müşteri yolculuğunu hızlandıran bir yöntem.
Müşteri memnuniyetini ve kalıcılığını artırmaya yönelik bir program.
İnsan müşteri verileriyle ilgili süreçleri otomatikleştirmeye ve iyileştirmeye yönelik bir yöntem.

Proje başlamadan önce oluşturacağınız iş süreci haritası ile operasyonları optimize etmek ve basitleştirmek için kullanacağınız iş süreci otomasyonu bir iş akışı şemasıyla ayrılır. Bunun nedeni, haritanızın paydaşların çalışmaya başlaması için gereken belirli süreç adımlarını sunması, iş akış şemasının ise süreç boyunca geniş hedeflerin netleştirilmesine yardımcı olabilecek üst düzey bir görsel temsil olmasıdır.

İş Akış Şeması Nasıl Oluşturulur

Bir iş akışı şeması çizmeden önce, sürecinizin temel öğelerini bir araya getirerek başlayın. Bunu başarmak için girdilerinizi, çıktılarınızı, dönüşümlerinizi ve önemli süreç çıktılarınızı bir araya getirin.

1 numara. İstediğiniz İş Akışı Türünü Seçin.

Sizin için en uygun iş akışı türünü seçmeden önce süreciniz için gereken işlevleri düşünün. İşleminizi ilerledikçe değiştirebilseniz de, iş akışı türünü önceden seçmek daha kolaydır. Daha sonra iş akışınızın karmaşıklığını veya basitliğini ölçebileceksiniz.

2 numara. Başlangıç ve bitiş noktalarınızı seçin.

Ardından, iş akışınızın başlangıç ve bitiş noktalarını seçin. Bu noktaları belirlerken sürecinizin başlangıç ve bitiş noktalarını düşünün. Süreci başlatan belirli bir olay var mı? Süreci sonuca ulaştıran adımlar veya eylemler var mı? Sürecin başlangıcı ve bitişinin başarılı bir şekilde iletilmesine bu veri noktaları yardımcı olacaktır.

#3. İlgili Verileri Derleyin.

Bilgi elde etmek amacıyla sürecin her adımını anlamak için paydaşlarla bağlantı kurun. Bu, iş akış şemanızı oluşturmaya başlamak için gereken bilgileri ve onayları toplamak üzere çeşitli departmanlardan ve yöneticilerden temsilcilerle bir başlangıç toplantısı düzenlemeyi içerebilir.

#4. Verimsizlikleri Durdurun

Görsel sürecinizi oluşturmadan önce, son adım, olası verimsizlikleri düşünmek ve bunlardan kurtulmaktır. İş akışınızı oluşturmadan önce, verimsizlikleri değerlendirdiğinizden emin olun, böylece sorunlarla hemen uğraşmak yerine sorunları önleyebilirsiniz.

# 5. Bir İş Akışı Oluşturun

Son olarak, iş akışınızı oluşturmaya başlayın. Birim verilerini, veri noktalarını ve verimliliği, birinci adımda karar verdiğiniz şema üzerinde eşleyin. Her prosedür farklı olduğundan ve her diyagram farklı bir şekilde yapıldığından, sizinki muhtemelen tasarımında benzersiz olacaktır.

Otomatik İş Akışı

Otomatik iş akışı, belirli işlemleri insan girişi gerektirmeden gerçekleştirmek için yazılım kullanma sürecidir. İşi hızlandırmak, basitleştirmek ve standartlaştırmak için bir araçtır. Otomatikleştirilmiş iş akışı, işletmelerin insan emeğini ve tekrarlayan prosedürleri azaltmasına yardımcı olur. Sonuç olarak süreçler daha etkili hale gelir ve çalışanlar değer getiren görevlere daha fazla zaman harcar. Süreç orkestrasyonu ayrıca büyük ölçüde otomatikleştirilmiş iş akışına dayanır.

Otomatik İş Akışı Örnekleri

İş akışı otomasyonunun ne olduğuna aşina olduğunuza göre şimdi bazı örneklere bakalım. Her iş akışının bazı otomatikleştirilebilir görevleri veya etkinlikleri vardır, ancak farklı otomatikleştirilebilirlik seviyeleri vardır. İş akışı otomasyonu yazılımının tipik olarak gerçekleştirdiği görevlere birkaç örnek:

Hizmet talepleri, e-postalardan ve form gönderimlerinden oluşturulur.
Davetiyeler ve takvim etkinlikleri yapılır ve gönderilir.
Hacim, zamanlama veya diğer faktörlere göre iş yükünün dağılımı.
Uygun kişi, iş öğelerine tahsis edilir veya yönlendirilir.
İş öğelerinin durumu değiştiğinde, e-postalar veya uyarılar vb. yayınlanır.

İş Akışlarını Otomatikleştirme

Bir iş akışını otomatikleştirmek için öncelikle nasıl sonuçlanacağını etkileyen her faktörü anlamalısınız. İş akışı otomasyon potansiyelini belirlemek için ekipten geri bildirim toplandıktan sonra, ister akış şeması sembolleri içeren resmi bir diyagram isterse bir liste olsun, bir iş akışı şeması oluşturulacaktır. İş akışlarını otomatikleştirmek için bir süreç aşağıda verilmiştir:

1 numara. Süreci Belirtin

İş akışını otomatikleştirmeden önce başlangıç ve bitiş noktalarını anlamanız gerekir. Süreci ne başlatır? İş akışı ne zaman sona eriyor? İşleminiz belirgin, sayılabilir bir çıktı ile sonuçlanmalıdır.

2 numara. İş Akışındaki Her Katılımcıyı Belirleyin.

Konumlarını belirledikten sonra başlangıç ve bitiş noktaları arasındaki noktaları birleştirin. Sürece kimler katılıyor? Yalnızca gözden geçirmek veya dağıtmak için olsa bile, malzemeye erişimi olan herhangi bir kişinin kimliği belirlenmelidir.

#3. Tüm Programları, Araçları ve Sistemleri Listeleyin.

İş akışına dahil olan kişilere ek olarak, görev üzerinde etkisi olan sistemlere, araçlara ve uygulamalara dikkat çekmelisiniz. Örneğin, ortak çalışma araçları, paylaşılan gelen kutuları, veritabanları veya ERP, CRM veya HRIS gibi antika parçalar. Ekibiniz düşük kodlu bir otomasyon sistemi veya başka tür bir katılım stratejisi kullanıyorsa, iş akışının etkisini hesaba kattığınızdan emin olun.

#4. Tüm Olası Girdileri gözlemleyin.

İş akışları, farklı kaynaklardan gelen verilere veya bilgilere bağlı olabilir. Bunlar, istekler, e-postalar, mesajlar, robotlar veya veriler gibi bir uygulamadan veya sistemden bilgi toplayan formlar olabilir.

# 5. Tüm Handoff'lara Dikkat Edin.

Bir iş akışı öğesi veya bilgi parçası aktarıldığında sıklıkla sorunlar ortaya çıkar. Bunlar darboğazlara, takiplerin başarısız olmasına veya bir sonraki öğeyi kimin halletmesi gerektiği belli olmadığından öğelerin durmasına neden olabilir.

#6. Otomasyon için İstek Listesi Yapın

Süreciniz için detaylı bir plan oluşturduktan sonra otomatikleştirmek istediğiniz tüm görev ve aktivitelerin bir listesini yapın.

#7. İş Akışını Gelecekteki Yinelemesinde oluşturun.

Artık tercih ettiğiniz otomasyon aracını kullanarak iş akışını güncellemeye hazırsınız. Düşük kodlu bir araç kullanmak, iş akışını oluşturmanıza ve kullanımı kolay bir görsel arabirim kullanarak otomasyonunuzu yapılandırmanıza olanak tanır.

# 8. Gelecekteki Yinelemeyi Test Edin.

Çıktının istenen sonucu sağladığından ve darboğaz, silo veya veri sızıntısı gibi sorunlar olmadığından emin olmak için ekibinize tanıtmadan önce yeni iş akışını test etmeye dikkat edin.

# 9. Müşterilerinizi Eğitin

Kullandığınız iş akışı yazılımı onlara yabancıysa, çalışanlarınızı yeni aracı kullanmaları için eğitmelisiniz. Halihazırda sisteminize alışıklarsa, optimize edilmiş iş akışındaki aşamaların farkında olup olmadıklarını ve onu rahatça uygulayıp uygulamadıklarını kontrol edin.

# 10. Uygulayın, İzleyin ve İyileştirin

Doğruluğunu, verimliliğini ve üretkenliğini sağlamak için yeni otomatikleştirilmiş iş akışını uygulamak için ekibinize her şeyi açık bir şekilde verdikten sonra iş akışını sürekli olarak izleme ve ara sıra iyileştirme sürecini başlatırsınız.

Çalışma Akışı ve İş Akışı Nedir?

Akış, iş akışı oluşturucularından ve kurallarından daha etkilidir. İş akışı kuralları her zaman arka planda yürütülse de iş sürecimiz boyunca bizi yönlendiren ekranlar sunabilirler. Akışlar belirli bir varlıkla sınırlı değildir.

İş Akışının 5 Aşaması Nelerdir?

İşimizi yönetmek için genellikle beş aşamalı bir iş akışı süreci kullanırız. Herhangi bir şey dikkatimizi çektiğinde, (1) onu yazar, (2) ne anlama geldiğini açıklar ve (3) sonuçları düzenleriz. Daha sonra (4) bir sonraki adımda ne yapacağımıza (5) karar vermek için sonuçları düzenli olarak düşünürüz.

Dört Tür İş Akışı Nedir?

Başarılı Bir İş Akışı Modeli Tasarlamak İçin Dört Nokta:

Bir beyin fırtınası yaparak başlayın.
Beyin Fırtınanızın Sonuçlarına Meydan Okuyun.
Herhangi bir işlemin aynı anda çalışıp çalışmadığını kontrol edin.
Rolleri ve sorumlulukları açıkça tanımlayın.