İŞ AKIŞI YÖNETİMİ: Anlamı, Örnekler, Yazılım ve Beceriler

İçindekiler gizlemek

İş Akışı Yönetimini Anlamak
3 Temel İş Akışı Yönetimi Uygulaması Nedir?
Dört Ana İş Akışı Yönetimi Türü Nelerdir?
İş Akışı Yönetimi Becerileri
İş Akışı Yönetim Yazılımı
İş Akışının 8 Aşaması Nelerdir?
İş Akışını Yönetmenin 5 Adımı Nelerdir?
İş Akışı Yönetimi Örnekleri
Proje İş Akışı Yönetimi
Beş Temel İş Akışı nedir?
2 İş Akışı Yöntemi Nedir?
İlgili Makaleler
Referanslar

Her kuruluşun ulaşmak için başarılı olduğu şeylerden biri, maksimum üretkenlik, verimlilik ve etkinliktir. Bu yüksekliğe ulaşmak için, ekipleriniz arasında sadece yetenekli yeteneklere sahip olmak değil, iş akışını yönetmenize de ihtiyaç vardır. İş akışı yönetimi, bir kuruluş içinde üretkenliği, verimliliği ve etkinliği artırmak için iş akışlarını tasarlama, analiz etme, uygulama ve izleme sürecini ifade eder. İş akışı, belirli bir amaç veya hedefe ulaşmak için tamamlanması gereken bir dizi görev veya faaliyettir. İş akışı yönetimi, kuruluşların süreçlerini düzenlemesine, hataları azaltmasına ve zamandan ve paradan tasarruf etmesine yardımcı olur. İş akışı yönetimi, üretkenliği sağlamak için yazılım ve ilgili becerileri kullanarak proje ve iş hedeflerinin başarısını sağlar.

İş Akışı Yönetimini Anlamak

İş akışı yönetimi, bir organizasyon veya ekip içindeki iş akışını organize etme ve optimize etme sürecidir. Belirli bir süreci veya projeyi tamamlamak için gereken görevlerin, faaliyetlerin ve kaynakların sırasını yönetmek için bir dizi adım veya prosedürün tasarlanmasını ve uygulanmasını içerir. Birincil amacı, verimliliği artırmak, hataları azaltmak ve ekip üyeleri arasındaki iletişimi geliştirmektir. Bir sürecin girdilerini ve çıktılarını tanımlamayı, görevlerin sırasını tanımlamayı, rolleri ve sorumlulukları atamayı ve işi yürütmek için açık yönergeler ve prosedürler oluşturmayı içerir.

İş akışı yönetimi araçları ve yazılımları genellikle iş akışı sürecini otomatikleştirmek ve kolaylaştırmak için kullanılır. Bu araçlar, ilerlemeyi izlemeye, performansı izlemeye ve iş akışını iyileştirmek için gerçek zamanlı geri bildirim sağlamaya yardımcı olabilir.

Etkili iş akışı yönetimi, artan üretkenliğe, daha iyi işbirliğine ve gelişmiş müşteri memnuniyetine yol açabilir. Ayrıca verimsiz alanların ve iyileştirme fırsatlarının belirlenmesine yardımcı olarak zaman içinde daha fazla verimlilik ve maliyet tasarrufu sağlar.

3 Temel İş Akışı Yönetimi Uygulaması Nedir?

Üç temel iş akışı yönetimi uygulaması planlama, yürütme ve gözden geçirmedir. Bu üç uygulamanın iş akışı yönetimini nasıl etkilediğini görelim:

#1. Planlama

Bu, bir görevi veya projeyi tamamlamak için gereken adımları ve bu adımları yürütmek için gereken kaynakları tanımlamayı içerir. Hedef belirlemeyi, bir zaman çizelgesi oluşturmayı, görev atamayı ve ekip üyelerinin rollerini ve sorumluluklarını tanımlamayı içerir.

#2. Uygulamak

Bu, görevleri plana göre gerçekleştirmeyi, ilerlemeyi izlemeyi ve gerektiğinde ayarlamalar yapmayı içerir. Ekip üyeleriyle iletişim kurmayı, zamanı ve kaynakları izlemeyi ve işin zamanında ve bütçe dahilinde tamamlanmasını sağlamayı içerir.

#3. Gözden geçirmek

Bu, iş akışının sonuçlarının değerlendirilmesini ve iyileştirme alanlarının belirlenmesini içerir. Süreci analiz etmeyi, performansı ölçmeyi ve öğrenilen dersleri belgelemeyi içerir. Bu geri bildirim, iş akışını iyileştirmek ve gelecekte daha verimli ve etkili hale getirmek için kullanılır.

Dört Ana İş Akışı Yönetimi Türü Nelerdir?

Dört ana iş akışı yönetimi türü sıralı iş akışı, paralel iş akışı, durum makinesi iş akışı ve kural tabanlı iş akışıdır. Bunların her birinin aşağıda ne olduğunu bulalım:

1 numara. Sıralı İş Akışı

Sıralı bir iş akışı, bir görevin diğerini önceden belirlenmiş bir sırayla takip ettiği doğrusal bir süreçtir. Genellikle görevlerin belirli bir sırada tamamlanması gereken ve her görevin bir önceki görevin tamamlanmasına bağlı olduğu durumlarda kullanılır.

2 numara. Paralel İş Akışı

Paralel iş akışı, birden çok görevin aynı anda yürütüldüğü bir süreçtir. Genellikle görevlerin birbirinden bağımsız olduğu ve aynı anda tamamlanabileceği durumlarda kullanılır.

3 numara. Durum Makinesi İş Akışı

Durum makinesi iş akışı, iş akışının işlemin mevcut durumuna göre değiştiği bir işlemdir. Genellikle iş akışının uyarlanabilir ve esnek olması gereken ve sürecin belirli koşullara göre değişmesi gereken durumlarda kullanılır.

#4. Kural Tabanlı İş Akışı

Kural tabanlı bir iş akışı, iş akışının akışını kontrol etmek için kuralların ve koşulların tanımlandığı bir süreçtir. Genellikle uyulması gereken belirli kural ve düzenlemelerin olduğu ve uyumluluğu sağlamak için iş akışının otomatikleştirilmesi gereken durumlarda kullanılır.

İş Akışı Yönetimi Becerileri

İş akışı yönetimi becerileri, belirli hedeflere ulaşmak için görevleri verimli ve etkili bir şekilde planlama, organize etme ve yürütme becerisini ifade eder. Bu beceriler, proje yönetimi, operasyonlar ve üretim dahil olmak üzere çeşitli sektörlerdeki bireyler ve ekipler için gereklidir. Bu becerileri geliştirerek, bireyler ve ekipler iş akışı yönetimi yeteneklerini geliştirebilir ve hedeflerine daha verimli ve etkili bir şekilde ulaşabilirler. İş akışı yönetiminde etkili olmak için gerekli olan bazı beceriler şunlardır:

# 1. Zaman yönetimi

Bu beceri, görevleri önceliklendirme, son teslim tarihlerini yönetme ve kaynakları etkili bir şekilde tahsis etme becerisini içerir.

#2. Mükemmel İletişim Becerisi

İş akışı yönetiminde iletişim çok önemlidir. Hedefleri ifade etme, görevleri devretme ve ekip üyelerine geri bildirim sağlama becerisini içerir.

#3. İşbirliği

Takım başarısı için işbirliği şarttır. Başkalarıyla çalışma, ilişkiler kurma ve olumlu bir çalışma ortamı yaratma becerisini içerir.

#4. Problem çözme

İş akışı yönetimi, görevlerin yürütülmesi sırasında ortaya çıkabilecek sorunları belirleme ve çözme becerisini gerektirir.

#4. Planlama ve Organizasyon

Genel olarak, etkili planlama ve organizasyon becerileri, görevleri yönetilebilir bileşenlere ayırmayı ve görevlerin zamanında tamamlanmasını sağlamak için programlar ve zaman çizelgeleri oluşturmayı içerir.

# 5. Esneklik

Günümüzün dinamik çalışma ortamında esneklik çok önemlidir. Değişen koşullara uyum sağlama ve iş akışlarını buna göre ayarlama becerisi başarı için çok önemlidir.

#6. Sürekli gelişme

İş akışı yönetimi becerileri, sürekli iyileştirme taahhüdünü de gerektirir. Süreçleri ve iş akışlarını düzenli olarak değerlendirme, iyileştirme alanlarını belirleme ve verimliliği ve etkinliği artırmak için değişiklikleri uygulama becerisini içerir.

#7. Analitik beceri

İyileştirme alanlarını belirlemek için iş akışlarını analiz etme ve değerlendirme yeteneği.

#8. Proje Yönetim Becerileri

Son teslim tarihlerini ve teslimatları karşılamak için projeleri planlama, organize etme ve yönetme becerisi.

#9. Detaylara dikkat

Ayrıntılara çok dikkat etme ve hataları sorun haline gelmeden yakalama yeteneği.

İş Akışı Yönetim Yazılımı

İş akışı yönetimi yazılımı, işletmelerin yanı sıra bireylerin iş akışlarını verimli ve etkili bir şekilde yönetmelerini sağlayan bir araçtır. Bu yazılım çözümleri, tekrarlanan görevleri otomatikleştirmeye ve kolaylaştırmaya yardımcı olur, görev ilerlemesiyle ilgili gerçek zamanlı güncellemeler sağlar ve ekip üyeleri arasında işbirliğini etkinleştirir. Ayrıca işletmelerin ve bireylerin iş akışlarını düzene sokmalarına, üretkenliği artırmalarına ve hedeflerine daha verimli bir şekilde ulaşmalarına yardımcı olurlar. Aşağıda bazı popüler iş akışı yönetimi yazılım çözümleri verilmiştir:

1 numara. Trello

Trello, kullanıcıların iş akışlarını yönetmek için panolar ve kartlar oluşturmasına olanak tanıyan popüler bir proje yönetim aracıdır. Kullanıcıların görevlere öncelik vermesine, bunları ekip üyelerine atamasına ve ilerlemeyi izlemesine yardımcı olan görsel bir araçtır.

#2. asana

Asana, kullanıcıların görevleri, projeleri ve iş akışlarını izlemesini sağlayan kapsamlı bir proje yönetim aracıdır. Görev atama, proje yönetimi ve takvim entegrasyonu gibi bir dizi özellik sunar.

#3. Pazartesi.com

Monday.com, ekiplerin işlerini tek bir platformda yönetmelerine yardımcı olan bir proje yönetimi ve iş akışı yönetimi aracıdır. Görevleri, son teslim tarihlerini ve ilerlemeyi izlemek için görsel bir arayüz sağlar.

4 numara. jira

Jira, öncelikle yazılım geliştirmede kullanılan bir iş akışı yönetim aracıdır. Ekiplerin hataları, sorunları ve proje ilerlemesini izlemesini sağlar. Jira ayrıca, kullanıcıların iş akışı darboğazlarını belirlemesine yardımcı olmak için raporlama ve analitik sağlar.

#5.Maksimum İş Akışı

WorkflowMax, proje yönetimi, zaman takibi, faturalama ve raporlama işlevleri sağlayan bulut tabanlı bir iş akışı yönetimi yazılımıdır. Küçük ve orta ölçekli işletmeler için idealdir.

#6. Wrik

Wrike, ekiplerin görevleri, projeleri ve iş akışlarını gerçek zamanlı olarak yönetmesini sağlayan bir proje yönetimi ve iş akışı yönetimi yazılımıdır. Görev atama, belge paylaşımı ve mesajlaşma gibi işbirliği özellikleri sağlar.

İş Akışının 8 Aşaması Nelerdir?

Aşağıdakiler, iş akışının sekiz aşamasıdır:

Giriş
Ele geçirmek
Yönlendirme
Değerlendirme
onay
İşlemde
Çıktı
Arşiv

İş Akışını Yönetmenin 5 Adımı Nelerdir?

İş akışını yönetmenin 5 adımı aşağıdadır:

İş akışını tanımlayın ve belgeleyin
Görevler atayın ve son tarihler belirleyin
İlerlemeyi izleyin
İş akışını optimize edin
Değerlendir ve iyileştir

İş Akışı Yönetimi Örnekleri

İş akışı yönetimi, bir iş veya organizasyonel iş akışında yer alan süreçlerin yanı sıra çeşitli görevlerin planlanması, organize edilmesi, yürütülmesi ve kontrol edilmesi sürecini ifade eder. Farklı sektörlerde iş akışı yönetimine ilişkin bazı örnekler:

#1. Sağlık hizmeti

Sağlık hizmetlerinde iş akışı yönetimi, hasta randevularını yönetmeyi, tıbbi kayıtları izlemeyi ve bakım sunumunu koordine etmeyi içerir. Örneğin, sağlık hizmeti sağlayıcıları hasta verilerini izlemek, randevuları yönetmek ve farklı departmanlar arasında bakımı koordine etmek için iş akışı yönetimi yazılımını kullanabilir.

#2. Üretme

İmalatta iş akışı yönetimi, üretim süreçlerini yönetmeyi, envanteri izlemeyi ve lojistiği koordine etmeyi içerir. Örneğin, bir üretim şirketi, üretim hattını yönetmek, envanter seviyelerini takip etmek ve ham madde ve bitmiş ürünlerin teslimatını koordine etmek için iş akışı yönetim yazılımını kullanabilir.

#3. Pazarlama

Pazarlamada iş akışı yönetimi, pazarlama kampanyalarını yönetmeyi, olası satışları izlemeyi ve pazarlama faaliyetlerini koordine etmeyi içerir. Örneğin, bir pazarlama ekibi, sosyal medya kampanyalarını yönetmek, pazarlama çabalarının yarattığı olası satışları izlemek ve pazarlama malzemelerinin dağıtımını koordine etmek için iş akışı yönetimi yazılımını kullanabilir.

#4. finans

Finansta iş akışı yönetimi, bütçeleme, muhasebe ve finansal raporlama gibi finansal süreçlerin yönetilmesini içerir. Örneğin, bir finans departmanı, bütçeleme sürecini yönetmek, finansal işlemleri izlemek ve finansal raporların hazırlanmasını ve dağıtımını koordine etmek için iş akışı yönetimi yazılımını kullanabilir.

#5. İnsan kaynakları

İnsan kaynaklarında iş akışı yönetimi, çalışan işe alım, performans yönetimi ve diğer İK süreçlerini yönetmeyi içerir. Örneğin, bir İK departmanı, işe alım sürecini yönetmek, çalışan performansını izlemek ve eğitim ve gelişim faaliyetlerini koordine etmek için iş akışı yönetimi yazılımını kullanabilir.

Proje İş Akışı Yönetimi

Proje iş akışı yönetimi, bir projeyi tamamlamaya dahil olan çeşitli görevleri ve süreçleri planlama, organize etme, yürütme ve kontrol etme sürecini ifade eder. Genel olarak, proje iş akışı yönetimi, projenin zamanında, bütçe dahilinde ve gerekli standartta tamamlanmasını sağlamak için etkili planlama, iletişim ve koordinasyon gerektirir. Aşağıda, proje iş akışı yönetiminde yer alan bazı adımlar yer almaktadır:

1 numara. Projeyi tanımlayın

Proje iş akışı yönetiminin ilk adımı, projenin kapsamını tanımlamak ve amaç ve hedefleri belirlemektir. Projeyi tanımlamak aynı zamanda görevlerin yanı sıra bunları başarmak için gereken kaynakların ana hatlarını da içerir.

2 numara. Bir Proje Planı Oluşturun

Projeyi tanımladıktan sonraki adım, ayrıntılı bir proje planı oluşturmaktır. Bu plan, bir zaman çizelgesi, kilometre taşları, teslimatlar ve projeyi tamamlamak için gereken kaynakların bir listesini içermelidir.

#3. Görevler ve Sorumluluklar Atayın

Ekip üyelerine görevler ve sorumluluklar atayın ve her kişinin neyden sorumlu olduğunu ve görevlerinin ne zaman yapılacağını bildiğinden emin olun.

# 4. İlerlemeyi İzleme

Her şeyin yolunda olduğundan emin olmak için projenin ilerlemesini düzenli olarak izleyin. Görevleri, son tarihleri ve ilerlemeyi takip etmek ve planı gerektiği gibi ayarlamak için proje yönetimi yazılımını kullanın.

# 5. Paydaşlarla İletişim Kurun

İlerlemeyi izlemenin yanı sıra, paydaşları güncel tutmalısınız. Bunu, ilerlemeyi, sorunları ve ayrıca proje planındaki değişiklikleri tartışmak için düzenli toplantılar düzenleyerek yapabilirsiniz.

#6. Riskleri Yönetin

Potansiyel riskleri belirleyin ve bunları azaltmak için acil durum planları geliştirin. Yine, riskleri düzenli olarak değerlendirin ve öngörülemeyen olayların etkisini en aza indirmek için proje planını gerektiği gibi ayarlayın.

#7. Projeyi Kapat

Proje tamamlandığında, başarısını değerlendirin ve öğrenilen dersleri belirleyin. Gelecekteki projeleri geliştirmek için bu bilgileri kullanın.

Beş Temel İş Akışı nedir?

Beş temel iş akışı, pazarlama iş akışı, satış iş akışı, operasyon iş akışı, müşteri hizmetleri iş akışı ve ürün geliştirme iş akışıdır. Bunlar, birçok sektörde yaygın olarak bulunan bir dizi temel iş sürecidir.

1 numara. Pazarlama İş Akışı

Listemizdeki ilk pazarlama iş akışı. Bu, hedef müşterileri belirlemeyi, pazarlama stratejileri oluşturmayı ve uygulamayı ve ayrıca bu stratejilerin etkinliğini ölçmeyi içerir. Pazar araştırması, markalaşma, reklamcılık ve müşteri adayı oluşturma gibi görevleri içerir.

2 numara. Satış İş Akışı

İkincisi, satış iş akışımız var. Bu genellikle müşteri adaylarını belirlemeyi ve nitelendirmeyi, onlarla çeşitli iletişim kanalları aracılığıyla etkileşim kurmayı ve anlaşmaları kapatmayı içerir. Ayrıca müşteri adayı yönetimi, satış desteği ve sözleşme müzakeresi gibi görevleri de içerir.

#3. Müşteri Hizmetleri İş Akışı

Üçüncüsü, müşteri hizmetleri iş akışımız var. Genel olarak bu iş akışı, müşterilere satış öncesinde, sırasında ve sonrasında destek ve yardım sağlamayı içerir. Müşteri sorguları, şikayetlerin ele alınması ve sorun çözümü gibi görevleri içerir.

#4. Ürün Geliştirme İş Akışı

Listemizdeki bir sonraki ürün geliştirme iş akışıdır. Bu iş akışı, yeni ürün veya hizmetlerin araştırılmasını, tasarlanmasını, test edilmesini ve piyasaya sürülmesini içerir. Ayrıca pazar analizi, prototip oluşturma, ürün testi ve ürün lansman planlaması gibi görevleri de içerir.

# 5. Operasyon İş Akışı

Son olarak, operasyon iş akışımız var. Bu iş akışı, üretim, lojistik, tedarik zinciri yönetimi ve insan kaynakları dahil olmak üzere işletmenin günlük faaliyetlerini yönetmeyi içerir. Ayrıca envanter yönetimi, satın alma, nakliye ve çalışan yönetimi gibi görevleri de içerir.

2 İş Akışı Yöntemi Nedir?

İki iş akışı yöntemi çevik ve yalın yöntemdir.