İş akışları, iş süreçlerinin temelidir. Ve iş akışı yönetim sistemleri, maksimum verimlilik için bu iş süreçlerini otomatikleştirir. Aralarından seçim yapabileceğiniz en iyi açık kaynaklı yazılım örnekleriyle bu iş akışı yönetim sistemlerinin nasıl çalıştığı hakkında konuşacağız.
İş Akışı Yönetim Sistemi nedir?
Bir iş akışı yönetim sistemi, prosedürleri verimli bir şekilde otomatikleştiren bir yazılım platformudur. Kolaylaştırılmış iş akışları, kritik performans göstergelerini ve kurumsal üretkenliği artırır. İş akışı yönetim sistemleri örnekleri arasında Taiga, Pipefy, Kissflow, Kanboard vb. sayılabilir.
İş akışı otomasyonu, belirli koşullara ve kurallara dayalı olarak bir dizi eylemi organize etme ve önceliklendirme sürecidir. İş akışı yönetimi stratejileri, daha verimli ve akıcı bir iş akışı süreci geliştirmek için süreçlerdeki darboğazları ve gecikmeleri belirlemeye ve görevlerin haritasını çıkarmaya çalışır. Bir dizi bağımsız iş akışı yazılım aracı, önceden tanımlanmış bir yol boyunca insan ve makine güdümlü süreçleri otomatikleştiren tek bir uygulamada birleştirilmiştir. İş akışı yönetimi çözümleri, kurumsal başarıya ulaşmak için insan ve sistemlerin sorunsuz entegrasyonuna da yardımcı olur.
İş Akışı Yönetim Sistemleri Türleri Nelerdir?
#1. Doküman İş Akışı Yönetim Sistemleri
Bir ekibin proje süreçlerinde belgeler önemli olduğunda, belge iş akışı çözümleri hayati önem taşır. Belgelerin çeşitli prosedürler yoluyla akışı, kuruluşun şirketin verimliliğini artırma çabaları için çok önemli hale gelir. Başka bir deyişle, belirli bir aşamada bir belge üzerindeki bir işlemin sonucu, bir sonraki aşamanın girdisi olur. Belge onaylama ve inceleme, çeviri ve deşifre için belge merkezli sistemler kullanılır.
#2. İnsan Odaklı İş Akışı Yönetim Sistemi
İnsan merkezli iş akışı teknolojileri, önemli ölçüde insan katılımı gerektiren süreçlerin, görevlerin ve prosedürlerin tasarımında ve geliştirilmesinde kullanılır. Sonuç olarak, teklif yazma ve veri analizi gibi işlevlerde kritik öneme sahiptirler.
#3. Entegre İş Akışı Yönetim Sistemi
Entegre iş akışları, minimum insan katkısıyla yinelenen ve sıralı olarak tamamlanan tekrarlayan işlemleri gerektirir.
İş Akışı Yönetimi İşletmeniz İçin Neden Önemlidir?
Değişim her yaşta kaçınılmazdır ama kabullenmek zordur. Bilgisayarlar, dizüstü bilgisayarlar ve cep telefonları, yirmi birinci yüzyılda işgücünün genişlemesine yardımcı oldu. Herhangi bir cihazdaki verilere erişmek için bulutun yeteneklerini kullanırlar ve iş ve kişisel ihtiyaçları için cep telefonlarına güvenirler. Teknolojik gelişmelere bu kadar yaygın olarak maruz kalındığında, bir iş akışı yönetim sisteminin uygulanması kolay olmalıdır. Şaşırtıcı bir şekilde, birçok firma, kuruluşlarındaki iş süreçleri için bir BPM aracının veya iş akışı yazılımının önemini görmezden geliyor.
Aksine, endüstrinin iş akışlarını yönetmek, kurumsal süreçleri izlemek ve optimize etmek için iyi bir iş akışı yönetim sistemine ihtiyacı vardır. Süreç süreçlerinin daha derinlemesine incelenmesi, fazlalıkları ve bağlantısız işleri gösterir. Belgeler, makbuzlar, faturalar, izin başvuruları ve formlardan oluşan kağıt ve klasör yığınları, düzensiz görevlerden kaynaklanır. Bir iş akışı yönetim sistemi mevcut olmadığında, en gelişmiş yüksek teknoloji işletmeleri bile dağınık kağıtlar ve yapılandırılmamış ve bağlantısız faaliyetlerle sonuçlanabilir.
En İyi İş Akışı Yönetim Sistemlerine Örnekler
İşte deneyebileceğiniz en iyi iş akışı yönetim sistemlerinden bazı örnekler:
#1. kovan
Google, Starbucks, Comcast ve Toyota, Hive'ı gelişmiş proje yönetimi araçları olarak kullanıyor. Hive, güçlü proje ve görev yönetimi özelliklerine ek olarak, projeleri mümkün olan en verimli şekilde tamamlarken günlük iş süreçlerinde iletişim kurması gereken ekipler için iş akışı yönetimi yetenekleri sağlar.
Hive platformu içinde oluşturulan Hive Automate, Hive ve düzenli olarak kullanılan diğer iş uygulamaları arasında iş akışları oluşturmanıza da olanak tanır. Bu uygulama tüm Hive kullanıcıları tarafından kullanılabilir ve operasyonlarınızı düzene sokmak, tekrarlayan prosedürleri otomatikleştirmek ve zamandan tasarruf etmek için mükemmel bir yöntemdir.
#2. öpücük akışı
Kissflow, üretkenliği artırmak, ekiplere iş akışlarını görselleştirmede yardımcı olmak, ekip üyeleri arasında sorumluluk oluşturmak ve bir kuruluşta herkesi aynı sayfada tutmak için tasarlanmış mükemmel bir proje ve süreç yönetimi uygulamasıdır. Kissflow'u iş akışı yönetimi için mükemmel bir seçim yapan özelliklerden bazıları şunlardır:
- İşlemleri otomatikleştirmeye ve kolaylaştırmaya yardımcı olmak için tamamen özelleştirilebilen formlar.
- Organizasyonel rolleri ve sorumlulukları tanımlayan erişim kontrolü.
- Eyleme dönüştürülebilir ve genel iş akışına ilişkin kritik bilgiler sağlayan raporlar ve analizler.
- Entegrasyonu kolaylaştıran araç.
#3. Vardiya
Shift, e-posta hesaplarınızı, uygulamalarınızı ve uzantılarınızı tek bir tarayıcıda birleştirerek üretkenliğinizi artıran bir masaüstü programıdır. En sevdiğiniz uygulamalarla entegre edin, benzersiz çalışma alanları oluşturun ve gelen kutusundaki aşırı yükün üstesinden gelin. Shift, nihai üretkenlik aracıdır; Shift'i şimdi indirin ve odağınızı yeniden keşfedin. Bu gerçekten bir oyun değiştirici. Shift şunları yapmanızı sağlar:
- Çalışma alanınızı kişiselleştirmek için tüm e-posta hesaplarınızı ve favori web uygulamanızı bağlayın.
- Tüm Posta, Takvim ve Drive hesaplarınızda arama yapın.
- İdeal iş akışını oluşturmak için favori araçlarınızı birleştirin.
#4. Prof.Dr.
ProProfs Project, gerçek zamanlı proje yaşam döngüsü bilgileri sağlayan akıllı bir iş akışı yönetimi yazılımıdır. Kullanıcı dostu arayüzünde projeleri, alt görevleri ve teslim tarihlerini kolayca yönetebilirsiniz. Sorunsuz dosya paylaşımının keyfini çıkarın ve istediğiniz zaman istediğiniz yerden tartışmalara katılın. Araç, faturalar oluşturur ve bunları kişiselleştirmenize olanak tanır. Ayrıca projenizin gereksinimlerine göre ısmarlama iş akışları da geliştirebilirsiniz. ProProfs ile ekip işbirliği çocuk oyuncağıdır. ProProfs ayrıca onu mükemmel bir iş akışı yönetimi yazılımı yapan aşağıdaki özelliklere sahiptir:
- İş akışlarını otomatik olarak yürütün.
- Çapraz fonksiyonlu ekipleri kontrol edin
- Hareket halindeyken proje geliştirme güncellemeleri
- Gantt çizelgeleri, Kanban panoları ve diğer araçlar
#5. Akışkan
Fluix, bina, enerji, havacılık ve yeniden modelleme gibi işletmeler için kod gerektirmeyen bir web yazılımıdır. Platformun temel çözümleri, otomatik veri toplama ve iş akışı yönetimidir. Mobil formlar, daha sonra uzaktaki ekipler arasındaki işlemleri kolaylaştırmak için iş akışları aracılığıyla yönlendirilebilen verileri toplamak için kullanılabilir. Bunun gibi otomatikleştirilmiş bir yöntem, saha denetimlerinin, güvenlik kontrolünün, ekipman bakımının ve birçok görevi ve icracıyı içeren diğer iş operasyonlarının yönetimine yardımcı olur. Fluix şunları sağlar:
- Web, iOS ve Android platformları.
- Doldurulabilir PDF'ler ve web formları, birçok ekip arasında işbirliğini kolaylaştırır.
- Sürükle ve bırak iş akışı oluşturucu, adım tabanlı iş akışları geliştirmenize olanak tanır.
- Parçalı rol tabanlı erişim, görevlere ve dosyalara kimlerin erişimi olduğunu yönetir.
- İş zekası araçlarıyla entegrasyonlar, verilerin dışa aktarılmasını ve analizini sağlar.
#6. projeli
500apps' Projectsly, kapsamlı görev yönetimi ve güçlü otomasyon araçları içeren yeni bir proje yönetimi yazılımıdır. Uygulama, uzaktaki ekipler için son derece faydalıdır, iş birliğini kolaylaştırır ve proje yöneticilerinin önemli kilometre taşlarını kaçırmadan ekip atamalarını atamasına ve izlemesine olanak tanır. Projectsly proje planlamasını kolaylaştırır ve bir projenin başından sonuna kadar tüm bölümlerini yönetmenize olanak tanır. Projectsly aşağıdaki özelliklere sahiptir:
- Görevleri oluşturmak ve izlemek için kullanılan kanban panoları.
- Görev ilerlemesini grafik olarak izlemek için bir Gantt şeması kullanın.
- İş akışı oluşturma otomasyonu
- Chrome uzantısı aracılığıyla Gmail proje yönetimi
#7. Tıklama
ClickUp, ekip kaynaklarını yönetirken iş akışlarını ve proje planlarını düzenlemenize yardımcı olabilecek bir çözümdür. Dünyanın her yerindeki ekipler, işlerini yolunda tutmak için kolay, estetik açıdan çekici uygulamayı kullanıyor. ClickUp, aşağıdakiler de dahil olmak üzere çeşitli nedenlerle sizin için iş akışı yönetimi yazılımı olabilir:
Otomasyon şablonları, kullanıcıların iş akışlarının bölümlerini otomatikleştirmek için özel şablonlar oluşturmasına olanak tanır.
- Gantt, takvim ve zaman çizelgesi görünümlerinin tümü projeler için kullanılabilir.
- Özel panolar oluşturma yeteneği ile raporlama.
- Ek bilgi için ekiplerin şu anda kullandığı en iyi ClickUp alternatiflerine göz atın.
#8. Akıllı sayfa
10,000 fit ile ortaklık kurduğundan beri Smartsheet, yalnızca iş akışını yönetmek için değil, aynı zamanda bir ekip genelinde kaynak sağlamak için de mükemmel bir araç haline geldi. Smartsheet, öncelikle ekiplerin gelecekteki adımları ve eylem öğelerini kolayca görselleştirmesine olanak tanıyan Excel benzeri bir şekilde oluşturulmuştur. Smartsheet, aşağıdaki faktörler nedeniyle mükemmel bir iş akışı yönetimi yazılımıdır:
- Projeler ve görevler arasında iş akışlarının otomasyonu.
- Görev görselleştirmesi için Gantt şeması ve tablo görünümü, esnek proje yapılandırmalarına dahil edilmiştir.
- Microsoft Office ve Google Apps gibi ürünlerle entegrasyonlar.
- Artan kaynak kapasitesi.
#9. Borulamak
Pipefy, ekiplere proje ve kampanyalar boyunca veri talep etmede, görevleri yerine getirmede ve başarıyı raporlamada yardımcı olan bir iş akışı yönetimi yazılımıdır. düşük kodlu iş akışı geliştirme yaklaşımı sayesinde dünyanın her yerindeki ekipler için iş akışı yönetimi için başvurulan çözüm haline geldi. Pipefy'ı mükemmel bir iş akışı yönetimi yazılımı yapan birkaç özellik daha:
- Genel iş akışlarını ve süreçleri yapılandırmaya yardımcı olmak için kullanılabilecek şablonlar.
- Üretkenliği artıran özel düşük kodlu iş akışları.
- Gerektiğinde, kurum genelindeki iş akışlarına ilişkin görünürlük.
#10. hava masası
Excel benzeri benzersiz çerçevesi nedeniyle Airtable, bir iş akışı yönetimi uygulaması için mükemmel bir seçimdir. Bu araç, dünya çapındaki ekipler tarafından kullanılmaktadır ve güçlü bir elektronik tablo olarak çalışabilmesi, onu iş akışı yönetimi için hayranların favorisi haline getirmiştir. Airtable'ı mükemmel bir iş akışı yönetimi yazılımı yapan birkaç özelliği daha:
- Tüm projeler ve görevler için özelleştirilmiş bir veritabanı oluşturabilme
- Uyarlanabilir projeye özel şablonlar
- Izgara, takvim, galeri ve Kanban görünümleri, projeleri sizin için en uygun şekilde görüntülemenizi sağlar.
- Deneyiminizi geliştirmek için önceden hazırlanmış uygulamalar
Açık Kaynak Olan İş Akışı Yönetim Sistemleri Örnekleri
Açık kaynaklı iş akışı yönetim sistemlerine ilişkin bazı örnekler:
#1. Tayga
Tayga, kullanılabilirlik sorununun üstesinden gelmeyi amaçlayan açık kaynaklı bir proje ve iş akışı yönetimi yazılımıdır. Kaleidos'ta bir ekip 2014'ün başından beri proje üzerinde çalışıyor. Taiga Agile artık projeye resmi bir yapı kazandırıyor.
Proje, Kanban veya Çevik şablonları kullanarak proje oluşturmayı kolaylaştıran araçlar içerir. Çevik'i sprintler ve kullanıcı hikayeleri geliştirmek için de kullanabilirsiniz. Ayrıca sprintlere kullanıcı hikayeleri ekleyebilir ve onlara görevler atayabilirsiniz. Ek olarak, post-it-type görev pencereleri ve kullanımı kolay bir sürükle ve bırak kullanıcı arayüzü ile projeler oluşturmak için bir Kanban şablonu kullanabilirsiniz.
#2. kanboard
Kanboard, açık kaynaklı, temel bir kanban iş akışı yönetimi yazılımıdır. PHP ile yazılmıştır ve bir MIT lisansı altında dağıtılmaktadır. Kanboard'un kurulumu basittir ve az kaynak tüketir. Görev arama ve filtreleme, ekler, alt görevler, yorumlar ve çok daha fazlasını içeren önemli özelliklere sahiptir. Kartlarınız ayrıca çeşitli biçimlerde dışa aktarılabilir.
#3 İş Listesi
Backlog, özellikle geliştirici ekipleri için tasarlanmış açık kaynaklı bir iş akışı yönetimi yazılımıdır. Kullanıcıların taleplerini karşılamak için özelleştirilebilen basit ama güçlü bir arayüze sahip tek bir platformdur. Geliştirme ve tasarım ekiplerinin üyelerinin herhangi bir yerden veya cihazdan tek bir platformda etkileşim kurmasını ve bağlantı kurmasını sağlar. Bir projenin gelişimini izlemek için Gantt çizelgeleri ve Git grafikleri gibi zarif görselleştirmeler kullanılabilir. Ayrıca, ekiplerin görevleri belirtilen zaman dilimleri içinde tamamlamasına olanak tanıyarak bilgi netliğini de artırır.
#4. Apache Hava Akışı
Apache Airflow, proje süreçlerini oluşturmak, izlemek ve yönetmek için kullanılabilecek ücretsiz ve açık kaynaklı bir iş akışı yönetim yazılımıdır. Platform, dinamik, sezgisel, genişletilebilir ve yüksek düzeyde ölçeklenebilir iş akışı yönetimi yazılımının oluşturulmasına izin veren dört konsepte dayanmaktadır.
Yönlendirilmiş Döngüsel Olmayan Grafikler (DAG'ler), ekiplere düğümler üzerinden veri akışını tasarlama, programlama, programlama ve otomatikleştirme konusunda yardımcı olmak için Apache Airflow'ta kullanılır. Veri aktarımının yönü, Apache hava akışındaki boru hatlarıyla temsil edilir. Özünde, bir düğümün (görev) çıktısı sıklıkla başka bir düğümün girdisidir. Örneğin ekibin tüm görevleri tamamlayabilmesi için bir işlemin tamamlanması veya yeniden başlatılması gerekir.
#5. Apaçi Tavernası
Apache Taverna, bilimsel ekipler için bilimsel iş akışları oluşturmalarına ve yönetmelerine olanak tanıyan ücretsiz ve açık kaynaklı bir iş akışı yönetimi yazılımıdır. İş akışı aracı, platformdan bağımsızdır ve çeşitli işletim sistemleriyle kullanılabilir. Apache Taverna paketi üç bileşenden oluşur: Taverna motoru, Taverna Workbench ve Taverna Sunucusu. Bu bileşenler, bilim insanlarının karmaşık veri boru hatları oluşturmasına ve bunları analiz etmesine yardımcı olmak için birlikte çalışır. Ayrıca, paket tıp, coğrafya ve spor analitiği gibi çeşitli alanlarda hem kamu hem de özel kaynaklardan gelen verileri kabul eder.
Bir İş Akışı Yönetim Sistemini Nasıl Oluşturursunuz?
#1. Kolayca erişilebilir hale getirin
Günümüzde işletmeler durağan değildir. Mürettebatınız dünyanın her yerine dağılmış olabilir. Ancak herkesin iş akışlarını kolaylaştıracak çözümlere erişmesi gerekir, bu nedenle herkesin kolayca erişebileceği bulut tabanlı ürünleri ve platformları seçin.
#2. Ekibinizi aydınlatın
Personeliniz nasıl kullanılacağını anlamadıkça hiçbir iş akışı yönetimi çözümü etkili olmayacaktır. Onlara işlerinde yardımcı olacak bir yazılıma yatırım yapıyorsanız, herkesin faydalarını ve onu nasıl başarılı bir şekilde kullanacağını anladığından emin olun.
#3. Birlikte çalışmak
En başarılı iş akışı yönetim sistemleri, ekibinizin zahmetsizce ve gerçek zamanlı olarak işbirliği yapmasını sağlar. Bir iş akışı yönetim sistemini bir araya getirmek için yazılım paketleri ararken, işbirliğini bir öncelik haline getirin.
#4. Gelişiminizi takip edin.
Yönetim, süreç ilerlemesinin kaydını denetlemeli ve iş akışı yönetim sisteminizde herkesin kolayca erişebileceği iyileştirme alanlarını vurgulamalıdır. Dokümantasyon her organizasyonda önemlidir; iş akışı yönetim sisteminizin, ekibinizi büyüdükçe verimli bir şekilde izlemenize ve belgelemenize olanak tanıdığından emin olun.
#5. ihtiyatlı olun
Teknoloji sürekli gelişiyor ve şu anda iş akışı yönetim sisteminizi iyileştirecek çok sayıda yeni teknoloji geliştiriliyor. İş akışı yönetim sisteminizi iyileştirebilecek ve ekibinizin verimliliğini ve üretkenliğini artırabilecek yeni, gelişmekte olan sistemlere göz atın.
Bir İş Akışı Sürecini Nasıl Oluşturursunuz?
- Kaynaklarınızı belirleyin.
- Tamamlanması gereken işlerin bir listesini yapın.
- Her aşamadan kimin sorumlu olduğunu belirleyin ve görevleri atayın.
- Süreci görselleştirmenize yardımcı olacak bir iş akışı diyagramı yapın.
- Yeni iş akışınızı test edin.
- Ekibinizi yeni iş akışı hakkında bilgilendirin.
- Yeni iş akışını yükleyin.
Bir iş akışının 3 Temel Bileşeni Nelerdir?
Bir iş akışının üç temel bileşeni girdi, dönüşüm ve çıktıdır.
Dört iş akışı rolü nedir?
Gerekli iş akışı rolleri (Düzenleyici, Gözden Geçiren, Onaylayan veya Yayıncı) daha sonra, Bilgi Yönetişimi Kataloğu Sözlüğü Yöneticisi rolüne sahip bir kullanıcı tarafından bu yönetişim ekibinin bir parçası olan kullanıcılara atanmalıdır.
SAP iş akışı nedir?
İş akışlarını dijitalleştirmek, kararlar almak, uçtan uca süreç görünürlüğü elde etmek ve az kodlu bir yaklaşım kullanarak süreçler oluşturmak için SAP Workflow Management'ı kullanabilirsiniz. Kullanıcıların süreçleri oluşturmasını, yürütmesini ve yönetmesini sağlar. Kullanıcıların karar verme sürecini dijitalleştirmesine ve otomatikleştirmesine olanak tanır.
İş akışı modeli nedir?
Bir iş sürecini oluşturan düzenli faaliyetler ve seçimler dizisi, bir iş akışı modeliyle temsil edilir. Bir iş akışı modeli oluşturarak, iş kullanıcıları bir sürecin nasıl çalıştığını daha iyi anlayabilir ve onu en iyi sonuçlar ve maksimum verimlilik için kolaylaştırabilir ve optimize edebilir.
Akıllı iş akışı nedir?
İş gereksinimleri değiştiğinde bile Smart Workflow, benzersiz yönlendirme ve kural taleplerini karşılamak için değiştirilebilen önceden hazırlanmış bir çözümdür. Anlık onaylayıcılar, Smart Workflow'un kullanıcı dostu onaylayıcı sihirbazı sayesinde onay döngüsüne katılabilir.
İyi bir iş akışı yapan nedir?
İyi bir iş akışı, kurumsal operasyonlar hakkında derinlemesine bilgi sunar. İyi tasarlanmış bir iş akışı, yineleme ve fazlalığı ortadan kaldırarak şirket süreçlerini hızlandırır. Gelişmiş iletişim, görünürlük ve iş süreci üzerinde kontrol, süreç iş akışlarının bazı ek avantajlarıdır.
Sonuç olarak,
Doğru iş akışı yönetim sistemini kullanmak, kuruluşunuzun üretkenlik oranını artırmaya yardımcı olacak ve bu da gelir artışı sağlayacaktır. Bu kılavuzda en iyi iş akışı yönetim sistemlerini listeledik ve umarız bunları faydalı bulursunuz.
İş Akışı Yönetim Sistemleri Hakkında SSS
İş akışı örneği nedir?
Bir serbest çalışan, müşterisine bir fatura oluşturur ve gönderir. Fatura müşterinin finans departmanına gönderilir. Fatura finans departmanı tarafından onaylanır ve ödenir.
İş akışı diyagramı nedir?
İş akışı diyagramı, bir sürecin, projenin veya işin akış şemasına benzer bir görsel temsilidir.
İş akışı ve süreç arasındaki fark nedir?
İş akışları, küçük ölçekli hedeflere kadar ayrıntılı ayrıntıları hesaba katarken, süreçler daha büyük ölçekli çıktılara atıfta bulunur.
İlgili Makaleler
- Finans Mühendisliği: Programlar ve Maaşlar (Güncellendi!)
- Proje Planlama Yazılımı: 60'de 2023+ En İyi Yazılım (Ücretsiz ve Ücretli Seçenekler)
- TRELLO PROJE YÖNETİMİ: Temel Şablonlar, Özellikler ve Kullanımlar
- İş Görev Otomasyonunu Doğru Yapmak İçin 6 İpucu
- VERİ STRATEJİSİ: Her Bileşiğin ihtiyaç duyduğu 7 Veri Stratejisi Bileşeni
Referanslar
